淺談智能財務報銷體系在鐵路企業(yè)應用

張昀 中國鐵路哈爾濱局集團有限公司房產(chǎn)管理所

很多鐵路企業(yè)在過去采用的是傳統(tǒng)報銷模式，填寫報銷單后找負責人、財務進行審批，等待的時間較長，而且速度也很慢，甚至會產(chǎn)生無法報銷、錯誤報銷的現(xiàn)象。而本文中提到了一種智能、快捷的財務報銷體系，其不但能實現(xiàn)移動的審批，也減少了工作人員的負擔，提高了審批效率，更為鐵路企業(yè)的財務管理打下了良好的基礎。

一、智能財務報銷體系的建立

（一）建設目標

對于鐵路企業(yè)而言，對智能財務報銷體系進行建設是非常重要的一部分，因為其關系到鐵路財務的集中化管理工作。而且智能財務報銷體系的建立目標在于優(yōu)化鐵路企業(yè)的報銷流程、管控流程，提高管理的效率和效果，改進財務管理模式中存在的不足。同時，智能化的體系還能降低鐵路企業(yè)的報銷負擔，避免因為管理不當而導致支出產(chǎn)生問題。所以，財務報銷體系的建設目標包括以下內(nèi)容：第一，促使報銷單據(jù)規(guī)范化。借助智能財務報銷體系來對報銷單據(jù)的內(nèi)容以及格式進行監(jiān)管，促使財務入賬依據(jù)更加標準和規(guī)范。第二，促使審批流程更加智能化。整個體系中的電子報銷單與附件會進行智能化流轉(zhuǎn)，管控鐵路企業(yè)的待辦事項集成、報賬規(guī)則，促使報賬審批流程得以優(yōu)化[1]。第三，促使信息傳遞更加方便，其中的通信接口能和鐵路企業(yè)的系統(tǒng)接口相連，快速傳遞信息和數(shù)據(jù)，提高報銷的效率。

（二）整體架構(gòu)

鐵路企業(yè)的智能財務報銷體系包括了BPM 系統(tǒng)、OCR 系統(tǒng)、稅務系統(tǒng)等，具有諸多的功能，可以對報銷、審批、預算、流程等進行管理。整個系統(tǒng)能促使報銷的全過程都實現(xiàn)智能化的目標，工作人員借助電腦或者手機來進行操作，對平時工作和差旅、采購中的支出進行報銷。而且該系統(tǒng)還能上傳不同的票據(jù)附件，借助自定義審批流程來對報銷開展審批，方便進行報銷。

總的來說，智能財務報銷體系包括了七個部分，即報銷申請、費用審批、預算系統(tǒng)、票據(jù)上傳、登錄系統(tǒng)、流程管理、字典系統(tǒng)。所以其中涵蓋了費用報銷的所有功能和內(nèi)容，具有集成性、輔助性、連接的特點[2]?？蓪鈱W字符進行識別，也可對各種系統(tǒng)進行連接。

（三）技術架構(gòu)

在整個智能財務報銷體系的技術架構(gòu)中，將前端和后端進行了分離。前端展示層建立在Html5、Vue 等基礎上由電腦進行操作。后端展示層屬于業(yè)務邏輯層，采用了Spring 結(jié)構(gòu)，包括了工作流和報表、信息傳遞、OCR 等部分，而且集成單點登錄。對于底層的數(shù)據(jù)庫，則使用MySQL 來對數(shù)據(jù)進行收集和存儲、查詢。

（四）業(yè)務流程

智能財務報銷體系覆蓋了全部的報銷流程，從而促使鐵路企業(yè)的財務報銷更加先進和快捷。而且在審批的時候全面落實報銷管控方案，提高了鐵路企業(yè)的管理效率，它的業(yè)務流程為：員工填寫報銷單，將票據(jù)掃描并且上傳到系統(tǒng)中，然后再粘貼原始票據(jù)。智能化系統(tǒng)會對報銷申請單的內(nèi)容進行審核，檢查電子報銷單和原始票據(jù)是否一致。審批通過之后，會扣除相應的費用。如果審批不通過，則會自動駁回。而且這個智能報銷體系和鐵路企業(yè)的財務系統(tǒng)相連接，會進行自動的審核與記賬，并發(fā)出付款通知。

（五）系統(tǒng)的管理

智能財務報銷系統(tǒng)的管理包括了多個方面，比如用戶管理、崗位管理、部門管理、權(quán)限管理等，保證整體系統(tǒng)能順利運行下去。在管理工作中，在點擊進入用戶管理的界面后，對用戶進行編輯、調(diào)整、刪除。而崗位管理需要負責對每個部門的崗位進行增加、刪除或者編輯。通過設置主崗，促使用戶進入這個系統(tǒng)中。部門管理可以對部門數(shù)量、上下級等進行增刪，系統(tǒng)自動形成樹狀結(jié)構(gòu)的信息。最后還有一個權(quán)限管理，對菜單的名稱進行設置，展示出相關的頁面，而且可以對頁面排序進行維護，菜單則能展示出相應的圖標[3]。

（六）憑證的管理

審批了財務信息后，可點擊進入Excel 表格中，查看生成憑證的報銷單，保存相關的XML 憑證文件。如果需要這個文件，還可點擊導入和下載，隨時對相應的憑證以及相應的表格文件進行查看、使用。在這個表格文件中，包括了報銷者的個人信息、銀行卡號、具體報銷金額，方便進行打款。

（七）接口的管理

在鐵路企業(yè)這個智能財務報銷系統(tǒng)中，接口必須是統(tǒng)一的，規(guī)范的，而且需要和其他系統(tǒng)進行連接，更好的傳遞信息與數(shù)據(jù)。其中的BPM 系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口對流程信息推送接口進行使用，將流程數(shù)據(jù)傳遞給報銷系統(tǒng)，加快審批的速度。此外，財務6.0 系統(tǒng)接口和智能財務報銷系統(tǒng)進行連接，可實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的審核。先選擇審核通過的報銷單據(jù)，產(chǎn)生總的XML文件，可通過電腦進行下載。并傳遞到財務6.0 系統(tǒng)中，減少財務工作的負擔，更加方便快捷。最后還有數(shù)據(jù)服務平臺接口，根據(jù)鐵路企業(yè)的數(shù)據(jù)共享需要，整個財務報銷體系必須提供關于業(yè)務數(shù)據(jù)的傳遞服務，借助自動和定時的同步模式，將數(shù)據(jù)傳遞到數(shù)據(jù)服務平臺，滿足鐵路企業(yè)的財務報銷數(shù)據(jù)共享需要。

二、智能財務報銷體系的關鍵技術

（一）前后端進行分離

整個智能財務報銷體系的前端和后端進行了分離。其中，前端的框架采用了基于Vue.js 技術，而且手機和電腦都可以進行操作。后端的框架則是Spring Boot，可以對不同的微服務進行分解，而且兼容分布式部署，方便對系統(tǒng)進行更新和升級。

（二）對服務接口進行集成

智能財務報銷體系和另外的業(yè)務系統(tǒng)需要進行連接，從而對數(shù)據(jù)進行傳遞。其中的集成服務技術，能促使BPM 系統(tǒng)接口、財務核算系統(tǒng)接口、報銷系統(tǒng)接口等進行集成。并且將系統(tǒng)自動生成的財務憑證傳遞給財務系統(tǒng)中，方便進行核算和對賬。

（三）自動統(tǒng)計分析和分級管理

智能財務報銷體系中的數(shù)據(jù)查詢功能，可促使鐵路企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計以及查詢，從而更好地對財務數(shù)據(jù)進行監(jiān)管。同時該系統(tǒng)還可對數(shù)據(jù)進行分級管理，設置相應的管理范圍。一步一步地對數(shù)據(jù)進行維護，從而減少數(shù)據(jù)維護的負擔，達到分級管理的目標。

三、智能財務報銷體系在鐵路企業(yè)中的應用

（一）報銷管理

對于鐵路企業(yè)的員工而言，需按照要報銷的費用類型來填寫單據(jù)。然后再在系統(tǒng)中提出申請，系統(tǒng)按照之前所設計的預算規(guī)則，對相應的報銷費用范圍、結(jié)余額度、項目額度范圍進行自動分析，給出提醒。相關工作人員在對報銷申請進行處理時，根據(jù)系統(tǒng)所發(fā)出的提醒來開展工作。而且財務人員也要對審批通過的報銷單據(jù)進行查看，防止產(chǎn)生其他的問題。最后，系統(tǒng)會自動產(chǎn)生財務憑證。

在提交了報銷單之后，財務報銷體系會自動產(chǎn)生二維碼。平均每個報銷單號只有一個二維碼，報銷單傳遞給財務人員。財務人員掃描其中的二維碼，核對紙質(zhì)報銷單據(jù)的二維碼。確定單據(jù)被接收，從而開展審核工作[4]。在這個過程中，工作人員可以對報銷單的二維碼進行掃描，找到相應的報銷單。

（二）單據(jù)管理

智能報銷體系會根據(jù)鐵路企業(yè)的情況，對報銷單進行調(diào)整和改進。在進行報銷與審核的過程中，系統(tǒng)在線打印報銷單據(jù)，直接交給財務部門。

鐵路企業(yè)的員工先對原始票據(jù)進行掃描、拍照，在上傳報銷申請的過程中，系統(tǒng)會大量上傳票據(jù)圖片。工作人員在審核的過程中，能看到這些報銷單相對的電子票據(jù)信息。智能報銷體系也能對所上傳的票據(jù)進行監(jiān)管，自動劃分不同種類的票據(jù)，開展有針對性的維護工作。工作人員可根據(jù)時間、報銷類型、報銷人員的差異，對報銷情況進行審核、查詢和處理。

（三）審批流程

智能報銷體系根據(jù)報銷種類的差異，選擇適宜的報銷審批流程、模板。具體的流程為：

報銷人員填寫報銷單，然后提交和上傳。管理者會收到信息待辦提醒，然后點擊進去對報銷信息進行處理。審批結(jié)束之后，再上傳到財務部門進行審批，財務人員對電子報銷信息和紙質(zhì)票據(jù)進行檢查，選擇適宜的報銷科目。在審批通過之后，報銷便完成了。如果在這個過程中，若是系統(tǒng)提醒了單據(jù)中的異常情況，財務人員便要進行駁回，按照鐵路企業(yè)的業(yè)務情況駁回到前面一級或者報銷者那里去。

（四）對報銷進行統(tǒng)計和管理

在智能財務報銷體系中，可對報銷進行統(tǒng)計和管理。工作人員需要按照報銷者、報銷時間、財務信息等不同的維度，對財務報銷信息進行搜索。而且這個系統(tǒng)還可以統(tǒng)計不同項目的總報銷量，了解報銷的情況。針對報銷量過高的，則要進行處理和改進。

首先，智能財務報銷體系可以自動生成報銷的表格，這個表格的內(nèi)容包含了很多，通過橫向和縱向的比較，得出更加科學合理的決策。其次，可對報銷費用支出進行掌控。查詢沒有提交的支出、已申請的報銷、已通過的報銷，對報銷量進行預測，為鐵路企業(yè)的財務管理帶來參考依據(jù)[5]。最后，是不同費用報銷的分析，通過這個系統(tǒng)，能形象地展示鐵路企業(yè)在各方面的報銷比例。比如差旅、辦公、交通、招待等等。從而掌控鐵路企業(yè)的費用支出，加強這方面的管理。

（五）對數(shù)據(jù)進行管理

在鐵路企業(yè)的報銷流程中，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括了項目數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)、計算數(shù)據(jù)、住宿和餐飲標準、會議標準、差旅標準、銀行賬號等。這些都是報銷過程所形成的，而且科目和項目、成本中心等數(shù)據(jù)，都屬于財務憑證產(chǎn)生的依據(jù)。此外，住宿和餐飲標準、會議標準、差旅標準則屬于工作人員報銷的范圍和標準。而鐵路企業(yè)需要對主數(shù)據(jù)進行編輯和調(diào)整，做好平臺數(shù)據(jù)的維護工作。在工作人員上傳了報銷申請之后，系統(tǒng)會從這些重點數(shù)據(jù)中抓取需要的信息，實現(xiàn)對信息和數(shù)據(jù)的自動化管理。

（六）對信息進行識別

過去在對出差信息進行報銷時，哪怕是一人往返一個地點，也必須錄入諸多信息，比如車票起始點、時間、車票金額、座位數(shù)等等。若是多人多地點出差，那么報銷需要錄入的信息更多。而這個智能化財務報銷體系則改變了這一切，因為其中有光學字符識別技術，也就是OCR。要進行報銷時，只需要通過手機對票據(jù)拍一張照，上傳到系統(tǒng)，然后系統(tǒng)會對其中的信息進行抓取，與系統(tǒng)報銷資料填寫的每一欄進行對應。這樣一來，便不用再對很多報銷信息進行一一填寫，所以也提高了工作人員報銷信息的填寫效率。最后，若報銷的招待費用發(fā)票抬頭是企業(yè)全稱，而不是增值稅發(fā)票，那么會根據(jù)原則來劃分場景，同時在系統(tǒng)界面進行提醒。

（七）對其他功能進行拓展

這個智能財務報銷系統(tǒng)也能實現(xiàn)對其他功能的拓展，比如某鐵路企業(yè)在科研項目方面的業(yè)務量增加，可采用預借開票的功能，和財務系統(tǒng)進行對接，進行大量的開票。系統(tǒng)中有票據(jù)原始資料，也有科研項目的審核流程，通過Excel 表格可展現(xiàn)出開票的詳細信息，滿足了相應的需要。最后還能對鐵路企業(yè)的合同進行管理，借助合同號字段來和財務報銷單據(jù)形成聯(lián)系，提取合同中的付款信息。同時系統(tǒng)會對報銷付款信息進行智能匹配，保證付款的準確性和安全性[6]。

四、應用的效果

（一）優(yōu)化了報銷流程

鐵路企業(yè)在采用了這種智能財務報銷體系之后，員工可以通過手機或者電腦填寫報銷單，無須線下去找領導、財務報銷。而且后臺審批的人員可隨時隨地進行審批，不受空間的限制。所以也優(yōu)化了審批的流程，實現(xiàn)了移動提報、移動審批的目標。為鐵路企業(yè)節(jié)約了更多的成本，強化了報銷審批的效果。

（二）簡化了報銷審批

在鐵路企業(yè)過去的報銷審批中，不但麻煩、煩瑣，而且毫無規(guī)律和標準可言。但該智能財務報銷系統(tǒng)根據(jù)鐵路企業(yè)的情況，制定出了審批流程對策，對審批流程信息進行整理，對數(shù)據(jù)庫進行管理。每張單據(jù)都按照金額、部門的情況，從數(shù)據(jù)庫里調(diào)取審批流程信息，促使報銷審批更加有序。這樣一來，原本需要花一兩周才能完成的報銷審批，幾個工作日便能完成，所以縮短了周期。

（三）控制了報銷的風險

該智能化財務報銷體系也具有大數(shù)據(jù)分析功能，其控制了報銷的風險。比如傳統(tǒng)報銷模式中產(chǎn)生的一些問題，只能通過交叉對比才能發(fā)現(xiàn)，所以大數(shù)據(jù)技術的利用非常重要。舉個例子，鐵路企業(yè)的工作人員報銷差旅費，系統(tǒng)大數(shù)據(jù)分析之后發(fā)現(xiàn)差旅費報銷單的出差日期有重疊的問題。系統(tǒng)發(fā)出預警之后，財務人員對這個重疊進行分析，檢查有沒有多次報銷的情況。不但節(jié)約了時間和精力，而且也避免了多次報銷、重復報銷的問題，減少風險產(chǎn)生概率。

（四）保證了數(shù)據(jù)的安全性

在智能財務報銷體系中，安全性也是非常重要的一個問題。其中的審批系統(tǒng)通過了CA 認證，以及短信授權(quán)簽字，從而保證得到了經(jīng)費負責人本人的授權(quán)。而過去的紙質(zhì)報銷簽字則因為沒有水印，所以可能產(chǎn)生造假和仿冒的問題。而且通過這個智能財務報銷體系，更能夠?qū)?shù)據(jù)進行保密管理、備份管理。工作人員登錄進這個系統(tǒng)，也需要權(quán)限和密碼，所以非常安全可靠。

五、總結(jié)與體會

如今，隨著社會的全面發(fā)展，過去的報銷方法和體系已經(jīng)不再適用。鐵路企業(yè)需要采取智能化、先進化的財務報銷體系與技術，滿足內(nèi)部的財務報銷、管理需要。在本文中，筆者分析了智能財務報銷體系在鐵路企業(yè)中的應用，希望能提高報銷的效率，強化財務管理的效果，為鐵路企業(yè)帶來更多的便利。