提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

趙海珍

（雙遼市中醫醫院）

目前，信息技術的應用和普及從根本上改變了事業單位的檔案管理模式。保留傳統的紙質文件管理方法不僅會浪費大量的人力、物力和財力，還會造成文件丟失、老化等一系列問題。對此，我們要把檔案信息化建設作為當前檔案規范化管理的主要方面，堅持問題導向，明確提出檔案信息化建設的方向，全力支持檔案信息化建設，推動檔案信息化建設朝著正確的方向發展。為事業單位提供有效的歸檔支持。

一、事業單位檔案管理工作的特點

事業單位檔案管理具有政治性和專業性。首先，事業單位檔案管理與國家相關政策和政策密切相關。檔案資料的收集、加工和使用應當在具體政策的指導下進行。有關人員必須牢記自己的政治使命。其次，組織檔案管理有自己的管理方法和程序，專業性很強。事業單位的文件包含有關各個領域社會活動的重要信息，文件涵蓋教育、文化和其他領域，這些文件是提高國家競爭力和國家健康發展的重要基礎，可以為國家發展和決策提供信息支持。保護事業單位的文件不僅是一項專業性工作，也是一項保密工作[1]。服務社會是事業單位工作的核心和重要內容，檔案管理是每個部門的核心職能，因此這些部門的檔案管理對效率的要求是非常高的。此外，事業單位檔案的機密性決定了檔案管理的機密性，文件中的大部分政策和科研資料應當保密。因此，事業單位文檔的管理是非常重要的。

二、信息技術在事業單位檔案管理中的具體應用

（一）儲存和備份

事業單位檔案管理的第一步是完成紙面數據轉換為電子數據的過程，將其輸入計算機檔案管理系統，并通過手動掃描進行存儲和備份。在大數據時代，越來越多的行業開始感受到大數據處理技術的優勢，這些技術在不斷發展和完善，事業單位檔案管理也不例外。如果大量的數據與檔案管理密切相關，那么原始的紙質文件就會變成電子數字信息。存儲庫是一個本地硬盤，其中一部分存儲在云空間中，它可以更好地服務于檔案管理，增強檔案管理者的意識，提高檔案管理的整體效果，為檔案管理的健康可持續發展奠定基礎[2]。

（二）憑借計算機程序進行管理

電子信息技術已在現代社會得到廣泛應用，專業應用軟件也將應用于文檔管理和文檔維護，不斷優化文檔管理應用程序可以提高文檔信息的檢索速度和準確性，減少與文檔接觸的可能性，避免信息泄露和文檔丟失，確保文檔數據的完整性和安全性。因此，檔案管理人員必須具有較高的政治覺悟和檔案處理專業技能。崗位應特別重視人員培訓和設備升級，真正體現檔案管理的電子化、信息化。

（三）共享管理云技術

現階段，云技術的聯合管理相對成熟和安全。受現代科學技術飛速發展的影響，云傳輸更加簡單、高效、易于操作。在文件服務管理過程中，終端技術可以實現資源共享。共享云技術的重要性不言而喻。如果使用得當，文件管理可以及時共享內部文件，這有助于改變管理和維護方法。由于云技術優勢，信息共享在所有領域都是可行的，但是在運行的過程中，必須加強信息安全，提高聯合使用單位文件人員的綜合技能，防止信息泄露。最后，應該加強電子信息技術與各業務單位檔案管理的合作，有助于提高檔案管理的整體服務水平[3]。

三、事業單位檔案信息化建設的重要性

（一）促進高水平檔案信息化管理體系的建成

現階段，在互聯網上保存科技成果的最佳方式是建立信息管理系統，特別是紙質文檔被轉移到電子存儲庫后，各種信息技術被用來有效地管理和傳輸電子文檔。在這一過程中，現代信息技術以具體方案和設備的形式付諸實施，幫助事業單位形成一個高層次的管理體系。在檔案館中使用信息系統不僅可以縮短檔案管理的時間，而且可以提高檔案整合的效率，為今后檔案管理形式的多樣化奠定良好的基礎。因此，網絡檔案信息管理可以有效促進事業單位檔案信息管理系統的高層次建設。

（二）保障檔案數據的安全性

文件管理中的數據安全是文件管理和使用中不可忽視的重要問題。因此，大多數事業單位都有足夠的機密和權威文件。通過信息管理系統，文檔中的部分數據可以通過互聯網連接，這帶來了一定的安全風險。在此基礎上，各部門在建立信息檔案管理體系時，應提高保密資料的安全意識和檔案的保密性。面對機密文件，要始終堅持內網管理，堅決防止不安全使用互聯網，加強安全體系建設，防止黑客入侵，確保文件安全[4]。

四、檔案信息化建設與管理的原則

(一)全面統籌原則

在事業單位檔案信息化建設和管理過程中，應遵循統籌規劃的原則，按照指揮結構進行統籌規劃，改造傳統的紙質檔案，最大限度地減少人力、財力、物力浪費。各類檔案信息管理重點是從舊的檔案管理模式向新的檔案管理模式轉變，完善組織體系，充分發揮檔案信息化和管理的優勢。

(二)技術適用原則

在經濟組織檔案信息化建設和管理中，要順利開展檔案信息化建設，必須遵循技術應用的原則。文件的建設和管理必須依靠信息技術，事業單位應選擇符合自身實際的系統軟件平臺，并使用兼容性好的擴展接口，全面擴展系統平臺的能力。同時，在檔案管理和建設過程中，要構建高度兼容的體系結構，整合新技術、新結構、新要素，體現檔案信息化建設和管理的作用和優勢[5]。

五、機關事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）信息化體系硬件設施不健全

事業單位的信息系統建設還處于研究階段，現階段還沒有建立管理信息系統。一些政府機構和事業單位沒有采取統一的監管制度，部門之間的統計合并標準也不同。從長遠來看，在選擇信息的過程中要花費更多的時間和精力。事業單位事業單位負責人對檔案信息化重視不夠，投入不多，檔案系統軟件不完善。因此，盡管需要輸入和過濾相關信息，但輸入過程繁瑣且容易出錯，由于軟件的可訪問性和功能有限，檔案管理信息系統的建設需要大大優化。管理信息系統沒有更高版本，如果系統頻繁運行，很容易發現漏洞，這種情況的存在必然會對數據輸入和信息資源的利用產生負面影響。此外，一些管理者對管理信息系統的重要性認識不足，從長遠來看，不能促進檔案管理信息系統的建設。

（二）缺乏科學有效的工作標準

目前，政府部門對檔案管理信息化更加重視，但對信息技術的應用范圍、有效的組合方式以及檔案信息化管理的具體成果尚未探索。在先進的工作體系中，這些因素無法量化，缺乏明確的要求和規范，使員工在檔案管理中應用信息科學技術時處于被動地位。因此，要糾正這種狀況，必須制定統一的數據標準，促進檔案數據的有效交流，提高檔案數據的價值[6]。

（三）管理人員水平良莠不齊

根據對當前政府檔案管理階段的分析，許多部門沒有對檔案管理的改進給予應有的重視，聘用的專業檔案管理人員薪酬不合理，培訓不規范、不系統，導致能力參差不齊；檔案管理不嚴格，沒有遵循統一要求，檔案分類不明確，談判過程耗費了大量的時間和精力，業務水平急劇下降。此外，政府部門人員流動率高，文件移交未初步完成，丟失文件數量事件增加。此外，一些組織還委托員工家屬擔任多個職位，以吸引各種專業人員。然而，大多數員工沒有足夠的經驗接受教育。因此，他們無法在一定時間內改變工作態度，工作表現也不理想。

六、提高機關事業單位檔案管理信息化水平的有效策略

（一）建設檔案信息數據庫

文檔信息資源的建立和完善是信息技術應用階段的關鍵工作，旨在更方便、快捷地整合和優化各種文檔資源。然而，在實踐中，許多事業單位都忽視了這一點。數據庫和系統可以在確保檔案資源的完整性和共享方面發揮作用。此外，各部門在開展業務時，可以利用這一優勢，方便快捷地查詢單據，共同提高事業單位的工作效率和效益。檔案信息數據庫包括存儲時間、檔案類型、檔案信息、檔案規格等，為了使數據更加準確、全面和安全，要求專業人員和管理當局負責數據庫維護和文檔的快速更新和維護。隨著信息技術的飛速發展，越來越多的信息技術可以選擇建立信息數據庫。選用先進的信息技術保障和完善數據庫，提高檔案數據庫的信息化水平。

（二）健全檔案信息化管理制度

規范檔案行為，必須建立完善的檔案信息管理系統。制度性文件反映了事業單位的歷史發展，它們記錄了有關重要會議、戰略目標、機構改革和重組的重要信息，是事業單位管理方面的助理和顧問。如果沒有文件，則無法比較數據。隨著信息時代的到來，我國的檔案管理體制越來越不適應現代信息時代的要求，因此要建立健全檔案管理制度，提高檔案管理的科學性。在信息化過程中，在現有體系的基礎上，不斷更新和完善文檔管理體系，構建文檔管理體系，構建文檔信息系統。技術的存在是為了滿足用戶的需求，因此，在信息化建設中，應充分考慮管理者的意見，以滿足各種文件的管理和使用需求，有利于事業單位有效的信息化和應用活動。此外，根據檔案管理信息化績效考核體系，各部門應根據自身實際制定科學的考核體系，提高檔案管理的權力和效果。此外，各部門還應建立相應的維護制度，進行定期維護，并根據實際情況及時更新和維護現有信息系統，保證系統的正常運行和數字文件的最大安全性。

（三）確立檔案管理信息化建設方案

根據當前事業單位的發展和信息化的發展過程，應該結合國家信息化管理規定，制定和建設檔案管理信息化建設方案。首先，通過近幾年進行的受眾調查和研究，確定檔案管理信息化的最終方向和群體。其次，在檔案保管制度改革中，管理標準也將發生變化。事業單位應按照新標準提供教育和管理服務。最后，要明確檔案管理的主要環節和關鍵節點，建立部門間的溝通協調。與此同時，事業單位對檔案管理員的需求也在增加。因此，選拔優秀人才至關重要，每個人都應該達到相應的水平。檔案管理改革不是全面創新，不是要擺脫舊的管理方式，而是要實現新舊聯動，妥善保存傳統管理方式，提高管理效果。

（四）建立并不斷優化檔案管理信息化平臺

建立正式的檔案管理網站是檔案管理的重要內容之一。邀請專家提供技術指導，建立快速、方便、完善的網絡接入服務。平臺應確保信息的公開性、用戶對有效請求的訪問以及平臺提供的服務。此外，應邀請專家定期對平臺進行維護和升級，以填補平臺的空白，使服務器正常運行。管理員會將信息寫入文件，以確保信息可以快速準確地下載。用戶可以在登錄后請求信息，也可以通過服務請求幫助。同時，檔案的計算機化和檔案管理的優化必須同步進行。檔案管理模式應與信息化相適應，使各部門能夠在信息化的基礎上高效、高質量地開展工作，實現信息化建設的最終目標。

（五）完善安全管理的方式

在檔案信息化的過程中，安全性非常重要。為了進一步提高信息建設的安全性，必須安裝防火墻和防病毒軟件，以避免信息系統受到外部攻擊。應該選擇一位專家定期檢查計算機系統，一旦發現信息有危險，應及時處理，確保電腦安全運行。首先，管理人員在操作計算機的過程中應嚴格遵守相關規定，不能將外部網絡和外部USB連接到計算機，這基本上保證了儲存的安全性。為了方便管理員的工作，有必要制定一個統一的格式標準，以便能夠及時傳遞電子文檔內容的信息。此外，文件管理員必須創建電子備份，以防止在運行時丟失文件。其次，安全級別應基于不同級別的文檔數據設計，并通過分類和編碼確保文檔信息的安全性。在訪問期間，必須設置訪問權限以規范存檔管理員的行為。在使用之前，必須以用戶身份登錄。數據訪問必須基于不同用戶的認證權限，數據庫訪問必須按照審批程序進行。要加強文件編制，掌握各種信息技術，規范各種信息手段的操作。這不僅可以提高檔案管理的信息化水平，而且可以保證檔案信息的安全。特別是，在文件中輸入信息時，必須根據規范對其進行詳細分類。為了確保數字信息輸入的準確性和完整性，在將來轉換文檔中的信息和圖像的過程中，應特別注意方便檢索，必須輸入關鍵字才能找到相關信息。

（六）合理配置管理資源

在檔案管理過程中，要明確不同部門的不同職責，既要保證檔案管理的質量，又要保證檔案管理的有效性。只有明確檔案人員的具體職責和權限，有針對性地開展工作，才能有效提高工作質量和效率。在實際管理過程中，要進行科學分析，增強管理能力。在實踐中，系統應區分具體工作內容，細化管理方法，進行系統分析，合理有效地管理實際工作，確保檔案管理的科學性。此外，應通過電子信息管理、系統模式管理、人事管理、財務系統管理等手段優化管理結果。優化系統分析檔案管理實踐，確定管理內容，完善管理結構，建立各部門員工管理檔案，主要保證管理質量和效率。此外，檔案管理在工作中非常枯燥，這對員工提出了更高的要求。我們不僅要提高他們對檔案管理的興趣，還要提高他們對檔案管理的認識，提高他們的管理能力。

（七）提高人員綜合素養

事業單位檔案管理人員的能力和素質直接影響檔案信息化和資源共享的發展。因此，有必要加強對事業單位檔案管理人員的培訓，提高管理人員的專業化水平，更好地滿足事業單位檔案信息化和資源共享的實際需要。首先，必須開展常規培訓。定期培訓檔案人員的檔案處理技能，進一步增強業務能力，提高檔案信息化效率。二是提高事業單位檔案管理質量。我們不僅要關注檔案管理人員的專業素質和價值觀，還要關注生產事業單位通過檔案數字記錄技術等相關技術實現檔案信息和資源共享的實際需要，以及檔案管理系統的維護。由于文檔信息數據和應用邏輯，生產事業單位的文檔管理員具備購買先進辦公設備滿足所需的功能，充分發揮文檔管理員在文檔信息化和資源共享中的價值和作用。

七、結束語

隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理方式已不能滿足現代發展的需要。特別是，現代事業單位需要處理的信息量在不斷增加，人工處理檔案管理已經難以滿足，因此應該建立可靠的數據庫，分析文件中有價值的信息，進一步改進各職能部門的工作。