數字化模式在檔案管理中的應用探究

蘇添華

1.福建省科學技術信息研究所，福建 福州 350025

2. 福建省信息網絡重點實驗室，福建 福州 350003

0 引言

隨著互聯網和計算機技術的發展，產業數字化的趨勢已經勢不可擋，未來將朝著數字化方向發展，而產業數字化轉型也是綠色低碳轉型的驅動力。檔案管理也是如此，傳統的檔案管理方法已不能適應當今社會的快速發展。同時在現階段，國家大力發展低碳經濟，這不僅是環境發展的需要，也是社會可持續發展的需要。檔案管理是企事業單位的重要組成部分，加快檔案信息化建設，對促進社會經濟發展起著重要作用，數字化檔案也將成為推動國家信息化建設和檔案事業發展的基石。

1 數字化檔案管理的概念

數字化檔案管理是現代檔案管理部門管理方法的創新，可以發揮其大數據資源優勢，向客戶提供及時、精確、全面、權威、有重要參考價值的檔案數據。傳統檔案管理需要大量存儲空間，檢索需要花費大量時間，維護也不方便[1]，數字化檔案存儲能夠極大地緩解這一問題。一般而言，數字化檔案存儲能夠利用掃描儀把大量紙質文檔信息記錄到計算機數據庫中，并利用檢索條目功能來查找有關信息。在計算機上存儲信息的好處是數據恢復快捷，便于進行同步備份，存儲空間較小，維護簡單且安全。

2 數字化模式在檔案管理中的作用

2.1 響應信息化社會發展需要

由于現代社會科學技術的迅猛發展，加之計算機技術和信息通信技術的應用普及，由信息網絡發展而形成的數字環境，對人類生存的影響越來越大。公眾對電子檔案信息系統的需求量也隨之增大，信息共享的緊迫性日益突出。數字化檔案管理系統可使用戶隨時依據被授予的權限進入檔案管理系統，自由檢索自身所需要的檔案資料，而不受時間與空間的限制。在這一趨勢下，數字化檔案管理應運而生，并將逐漸成為推動國家信息化步伐和檔案事業發展的必然要求。

2.2 使檔案工作更加規范化、標準化

檔案是我國社會科學研究資料的重要組成部分，并已逐步成為我國現行經濟、科技、文化、教育等各行各業的重要資料。檔案數字化的工作內容，覆蓋了檔案事業的各個方面。檔案工作人員在積極利用檔案數據資源的過程中，要注重規范歸檔服務，以創造有價值的歸檔數據，真正實現檔案作為信息資源的目標，為社會經濟建設發展提供服務。檔案管理工作流程的控制能力和流程控制反饋期較短，所以必須從數字化檔案的生成階段開始管理，對每個階段特定的管理內容進行全流程監控[2]。管理工作的起始階段被提前到了數字化檔案的初步建立階段，并按照統一的管理標準和規范對業務過程進行重組，以便與業務流程有機地融合。在數字化文件的流程管理中，還必須將組織內所有文件內容數字化并集中登記，進而對文件內容進行分類管理。同時，數字化檔案管理還必須支持機構的檔案管理標準和流程，在保證數字化檔案完整、安全、精確、系統的同時，保證檔案管理標準與流程之間的安全、無縫、高效融合。

2.3 更好地保護原始檔案，促進長遠發展

利用數字化檔案取代原始檔案能夠更好地保存原始檔案。數字拷貝可按需保存到不同的地方，縮微膠片可以長期保存。這樣，在出現自然災害時這些資料不至于受到破壞，還可以修復檔案資料中模糊不清和褪色的手稿，修補破損的照片檔案。數字化檔案是將傳統的檔案對象轉化為數字化檔案信息，開辟了數字化檔案管理的新模式，大大降低了原始檔案的使用頻率，使原始檔案得到了更好的保護。檔案數字化后，檔案的檢查和使用變得非常方便和快捷，有效降低了檔案管理員的勞動強度，并推動了檔案的長遠發展[3]。

2.4 提升檔案管理人員的專業技能

隨著科技的發展，在檔案管理工作中運用信息化技術十分必要。在數字化檔案管理模式下，管理人員通過計算機就能夠完成資料和信息的獲取、利用與保存，極大地提高了信息數據資源的使用率，這樣不但節約了成本，也減少了原材料反復印刷帶來的紙張耗費和人力損耗等[3]。新時代檔案管理中，管理人員必須明確工作目標，不斷學習先進的信息技術，提高專業技能，這樣才能提升檔案管理工作的效率。在數字化背景下，檔案管理的信息化水平將會提升，檔案管理中數字化技術平臺的有效建設，相關工作包括選擇、獲取、轉移、掃描、搜索和鏈接數據資料，建設檔案信息數據庫，并進行備份，這些工作都離不開專業的技術人員，因此必須加強對相關工作人員在信息化建設方面的學習與培訓力度，提升檔案管理者的綜合素養，從而提高檔案管理工作的效率。

2.5 符合低碳環保發展理念

目前，國家大力倡導綠色低碳發展理念，檔案管理者應具有低碳理念和信息化意識，這也將是實現檔案信息化管理的重要措施。以往需要建設恒溫恒濕的檔案儲藏室保存紙質檔案，儲藏室占用大面積空間資源，且室內需要設立集中式空調系統、書庫房以及機要檔案恒溫空調系統，產生大量的能源消耗問題。而應用數字化檔案管理形式則大大減少了空間資源的占用及能源的消耗，更符合綠色低碳發展理念。

2.6 安全性易于保障，提高控制精度

在數字化檔案管理過程中，檔案管理是通過計算機網絡進行的，因此，檔案信息的安全性也受到網絡條件的影響[4]。在信息技術飛速發展的今天，檔案管理人員通過計算機技術對檔案數據進行歸類調用，軟件系統成為數字化檔案發展的重要媒介，而采取合適、專業、具有時效性的軟件工具能夠在數字化建設過程中使管理工作更加便捷安全，降低人力、物力的投入，減少人力檔案采集的誤差率，提高控制粒度與精準度?？傊?，充分發揮檔案數字化管理的作用，高度重視利用計算機技術保護平臺，能夠有效確保企事業單位數字化檔案的安全性。

3 實踐案例

以福建省科技檔案館為例，2019年福建省科技廳推進“全國示范數字檔案室”工作，逐項落實建設目標內容，完善檔案管理系統功能，全面提高電子檔案管理水平。通過開展課題研究，守正創新，不斷提升檔案管理水平。

3.1 建設“全國示范數字檔案室”的組織架構

2019年初，福建省科技廳“全國示范數字檔案室”建設工作領導小組正式成立。由分管檔案工作的福建省科技廳領導擔任組長，福建省科技廳各處室負責人和福建省科技檔案館相關負責人為成員，下設領導小組辦公室具體指導建設工作。在福建省科技廳領導小組的帶領下，以福建省科技檔案館為主體承擔的建設“全國示范數字檔案室”工作全面啟動。

首先，領導小組指導建設工作，進行頂層設計。福建省科技檔案館協調相關部門，全面梳理、逐條比對福建省科技廳各門類紙質檔案及其電子檔案管理的具體要求、創建標準，探討創建實施方案。

其次，結合福建省科技廳文書檔案整理情況，協調相關部門將之前應歸未歸的文件材料收集齊全并歸檔，進一步規范了文件材料的歸檔流程。

3.2 推進檔案管理系統的應用

福建省科技檔案館組織專業技術人員對數字化檔案管理系統的功能進行測試，并反饋給開發人員，進一步改進數字化檔案管理系統功能。同時，福建省科技檔案館對福建省科技廳各處室兼職檔案員進行講授與系統演示，指導相關人員更好地掌握計算機技術、數字通信技術、電子檔案基礎知識等，提高檔案管理者的業務水平。

3.3 提高數字化檔案管理的效率和安全性

當前，網絡安全環境惡劣，各種網絡攻擊、病毒泛濫，導致應用系統數據丟失或不可用，造成難以挽回的損失。檔案數字化背景下，保證業務系統數據的完整性和可用性十分必要。首先，要建立相關的保障制度，無論是針對電子檔案的制作，還是針對電子檔案的保管和利用，都應當制定出一套科學、合理的規章制度，以輔助和維護電子檔案的安全保護工作。其次，還應建立相關的防火墻網關、安裝殺毒軟件等，以有效防止病毒或者黑客對電子檔案的破壞及篡改。同時，還可以采用數字簽名、密鑰數字認證等加密技術保護電子文件。最后，還要定期對電子檔案的載體實行有效維護和檢測。通過實行數據備份制度，確保當主數據庫損壞時工作仍可以開展。

福建省科技廳檔案數字化管理工作中，也非常注重檔案管理系統資源的安全性，包括紙質檔案和電子檔案的安全。在安全性方面，福建省科技檔案館做了異地異質備份工作，確保有多地備份、多種存儲介質備份，如移動硬盤、藍光光盤等存儲介質。

3.4 降低數字化檔案管理成本，減少庫房存儲壓力

傳統紙質檔案的后續維護和開放利用工作比較煩瑣。例如，紙質檔案如果出現受潮或者蟲蛀情況可能會導致信息丟失，這就需要檔案管理人員經常對紙質檔案進行維護。隨著信息數字化在社會各領域的應用，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而這些歸檔材料易受潮、受損，其管理工作更是不容忽視。

數字化后的檔案就避免了這些問題，保存條件要求大大降低。福建省科技檔案館自從應用了檔案數字化管理模式，大大節省了成本。同樣的檔案材料，所需空間由原來的50 m2縮小到1臺服務器和1套存儲系統，不再需要高能耗的恒溫恒濕環境，這也符合國家提倡的低碳環保理念。

經數字化后實現了檔案雙套制管理，在檔案查詢利用上可以不再使用紙質檔案，可以直接在檔案管理系統上查詢、使用，并從系統中打印需要的檔案資料。因此紙質檔案就可以按要求移交給福建省科技檔案館統一保管，進一步減少福建省科技廳庫房的儲存壓力。

3.5 通過外包服務全面實現福建省科技廳各門類檔案的數字化工作

2020年福建省科技檔案館組織開展2017年之前的科技計劃項目檔案數字化工作，至2021年底共完成6742項科技計劃項目檔案數字化，并將歷年留存在業務處室的項目檔案全部收集、整理、歸檔到位。2022年底將實現福建省科技廳歷年來共計32 000多項科技計劃項目檔案以及聲像檔案100%數字化，為全面建成“全國示范數字檔案室”系統工作奠定了基礎。

4 結語

綜上所述，隨著社會經濟的高速發展，人們對檔案管理的要求也越來越高，而檔案管理的重要意義也在不斷突顯。在新的歷史時期，強化數字化和信息化技術的應用有助于提高檔案管理的實效性。我國比較重視檔案管理工作，從企業到事業單位皆是如此，要充分展現新技術的優勢和作用，提高檔案管理人員的素質和專業能力，提高檔案資料管理工作的效率，促進檔案管理工作的可持續發展。檔案數字化和電子檔案管理是新時期社會快速發展的必然趨勢，這將進一步促進社會文明的發展。