信息化背景下檔案資源開發及利用分析

［摘 要］信息化時代，如何更好地將互聯網信息技術應用于檔案管理，成為檔案工作者亟待解決的難題。文章以檔案資源開發及利用的重要性為切入點，分析信息化背景下檔案資源開發及利用的問題，并提出檔案資源開發及利用的幾點策略，以供參考。

［關鍵詞］信息化；檔案資源；開發利用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.06.061

［中圖分類號］G273.5 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）06-0186-03

0" " "引 言

檔案對社會經濟的建設與發展起著重要作用。信息化時代，在信息技術、計算機技術的輔助下，傳統的檔案資源開發和利用壁壘被打破，空間、時間上的限制被消除，網絡共享檔案資源使得使用者能夠在短期內找到所需資料，檔案資料的使用效率隨之提高。下面筆者結合自身的檔案工作經驗，就信息化時代檔案資料開發及利用展開簡要論述。

1" " "檔案資源開發及利用的重要性

對檔案資源進行開發及利用，可以為社會發展提供幫助，無論是經濟發展、社會發展，還是科技發展，都需要檔案資源的支持［1］。另外，檔案資源的開發及利用也是檔案管理部門發展的必經之路。檔案管理部門在管理、保存的基礎上深入開發資源，從中挖掘有價值的信息，實現檔案資源的交流和共享，充分發揮檔案資源的功能價值，創造出更多的社會效益與經濟效益?，F階段，我國的檔案資源開發及利用率較低，即便是在信息技術的輔助下，仍存在一定的局限性，需要從專業角度分析，明確開發及利用的目標和方向，基于相關原則，運用信息技術的優勢，推動檔案資源的開發及利用。

2" " "信息化背景下檔案資源開發及利用的問題

2.1" "缺乏對檔案資源的正確認識

作為一種信息資源，檔案資源只有得到充分的開發及利用，才能體現出其內在價值。但是，受各種因素的影響，我國在檔案資源的開發及利用方面，仍存在效率低下的問題，這主要是因為公眾對檔案資源的認識不足，認為檔案資源只需停留于簡單地收集、處理上，尤其是基層市縣級檔案館，與國家級、省級檔案部門的開放程度也存在極大差距。同時，傳統檔案資源以紙質資料為載體，極少利用新媒體，傳播渠道和利用方式單一，使得公眾對檔案資源缺乏足夠的重視和正確的認識，影響檔案資源的開發及利用，也影響了檔案管理工作的開展。

2.2" "缺乏法律保障

目前，許多檔案資源已經可采用網絡媒體的方式傳播，但是網絡不僅具有信息共享的便捷性，也有各種限制性，同時，也缺乏相關網絡法律法規的規范與保障。再加上我國在網絡媒體知識產權方面缺乏保護意識，致使網絡檔案資源的開發及利用缺乏法律保障。

2.3" "檔案工作者自身素質有待提升

信息化時代對檔案工作者的工作能力、綜合素質提出了較高的要求，既要具備文字駕馭能力、文史知識，還要具備其他相關的知識，如計算機科學、統計學等，以滿足信息化時代對檔案資源開發及利用提出的要求。但就目前來看，我國很多檔案工作者的綜合素養很難滿足工作需要。個別基層檔案工作者工作經驗不足，缺乏專業知識；有的檔案人員未進行培訓便貿然上崗，對《中華人民共和國檔案法》等法律法規了解不透徹，影響到檔案資源的開發及利用，出現利用率低、開發不徹底等問題，不利于檔案事業的發展。

2.4" "檔案資源開發及利用方式落后

近幾年，我國在無紙化辦公方面取得了顯著成果，在節省紙質資源的前提下提高了工作效率。在檔案資源的處理上，雖然已借助大數據、云端等技術進行開發、利用，但仍有部分資源采用傳統的方式進行整理利用，信息化水平存在較大的地域差異，不利于檔案資源的開發及利用。

2.5" "館藏內容單一

檔案記錄著人類社會歷史的真實活動，涉及多個領域，如宗教、政治、科技、教育等，在一定程度上反映了社會歷史的發展進程。但我國有很多檔案館存在館藏內容單一的情況，不少檔案館檔案結構不合理，存量一般為黨政文書，造成開發利用存在巨大缺陷，無法為社會經濟的發展提供必要支持。

2.6" "缺乏專門的檔案資源平臺

目前，雖然我國對檔案資源進行了整合，但尚未建立統一、全國性的檔案資源平臺，很多檔案資源仍分散于各部門網站，公眾無法利用專用平臺查詢需要的信息。這種情況下，不僅無法滿足檔案資源的利用需求，而且不利于檔案資源價值的挖掘與開發［2］。

2.7" "其他問題

一是基礎設施不完善。在檔案資源開發利用過程中，完善的基礎設施可提高檔案利用率，滿足用戶的檔案資源需求。但就目前來看，基層檔案部門因資金有限，并沒有設置完善的基礎設施，也無法配備足夠的工作人員，影響檔案工作的開展。二是忽視檔案資源的安全管理［3］。部分基層檔案人員無法按時參與檔案法律法規及檔案業務培訓，不了解檔案資源管理的重要性，忽視檔案資源的安全保密管理，造成檔案資源丟失或泄露。

3" " "信息化背景下檔案資源開發及利用的策略

3.1" "轉變工作觀念，提高檔案開發利用意識

檔案資源開發及利用的要求是滿足公眾的檔案資源利用需求，充分發揮檔案資源的功能價值，推動社會經濟發展。因此，檔案管理人員需要結合信息化時代的發展趨勢，及時轉變工作理念，將重心從以往的保管存儲轉至開發利用上，從而提高檔案工作的服務質量。以筆者所在檔案館為例，工作人員要轉變工作觀念，提高檔案開發利用意識，可以從以下幾點著手。第一，從檔案資源利用者的角度出發，深入基層開展檔案資源的調研工作，在全面了解用戶需求的情況下進行開發，做到有的放矢，有針對性地對群眾需要的老房產證、退休職工檔案等進行優先數字化開發，提高開發效率的同時提高利用率，滿足用戶的實際需要。第二，做好檔案資源開發的長遠規劃，規劃好未來十年甚至幾十年的庫存容量和服務器存儲量，使檔案資源的開發始終處于可控范圍保障，數字化檔案開發利用工作順利開展。第三，牢固樹立以人為本的工作理念，在改進軟件、硬件設備滿足用戶的檔案資源查詢利用要求的同時，調整工作模式，簡化檔案資源的查詢利用和出證流程，建立高效完善的檔案服務機制，從而進一步提升服務水平。

3.2" "建立和完善法律法規

目前，我國尚沒有完整的信息化法律，對于檔案資源的開發利用也沒有明確規定。相關部門要加強檔案資源開發利用法制化建設，借助明確的法律法規，保障資源開發、利用者的權益［4］。在立法的同時，也要制定規范化的檔案資源開發標準，如基于計算機技術的電子檔案收集、生成等標準，以及檔案信息網絡建設標準等；統籌規劃、宏觀管理檔案資源的開發，規范開發行為，避免資源浪費、重復建設，為檔案資源的開發提供制度保障。

3.3" "提高檔案工作者的綜合素質

為滿足信息化時代檔案資源管理工作的要求，要構建一支專業能力強、綜合素養高的檔案工作團隊。首先，要從領導層面重視檔案人員培訓，加大檔案工作者的培訓力度，定期或不定期地開展檔案培訓活動，提高各部門檔案工作人員的檔案資源管理能力。其次，邀請上級檔案部門從業人員和高校檔案專業人才，利用講座等方式，組織檔案工作者，尤其是新晉檔案員參與專題培訓，提升檔案工作人員的檔案資源開發利用水平。最后，實行考核上崗制度。由檔案館嚴格把關，在每次培訓結束后均設置考試，考查檔案員對檔案相關知識、技能的掌握程度，對考試合格的初任檔案員頒發上崗證，各單位檔案員實現持證上崗。

3.4" "加強信息技術應用

第一，建立完善的檔案資源管理系統。管理系統是檔案資源建設平臺，是開發利用檔案資源的有效途徑。在檔案資源開發利用過程中，除了要及時轉變工作理念，還要將檔案資源管理系統的構建作為重點工作，加大推進力度，利用管理系統的優勢深度加工和挖掘檔案資源，并基于用戶的需求提煉、總結有價值的研究成果，提高檔案部門的服務水平。第二，推進檔案數字化建設。檔案數字化建設是檔案資源開發利用的重要方面，需積極引入人工智能、云計算等技術手段，實現檔案資源的數字化管理，為后續的開發利用創設條件［5］。對于年份較長、歷史價值比較大的重要照片等紙質檔案，要安排專人進行修復后再進行數字化處理，提高數字化水平，使檔案參考價值得到極大提升。另外，還要加大宣傳力度，在進行檔案人員培訓和檔案宣傳活動時，大力宣傳檔案數字化建設的意義，共同助力數字化建設。

3.5" "深挖檔案資源，優化館藏檔案資源結構

一是深度挖掘檔案資源。以大數據為核心，利用云計算、大數據等技術，深度挖掘檔案資源的內容與價值。隨著檔案資源規模的擴大，其涵蓋的內容越來越多樣化，這些內容對于群眾難題的解決、經濟發展意義重大。檔案部門要積極引入現代化信息技術，從巨量檔案資源中提煉出有價值的內容，并和業務工作相融合，運用數據分析工具，在原有檔案資料的基礎之上進行分析、處理，為公眾提供高質量的檔案服務。二是優化館藏檔案資源結構。加大檔案館的建設力度，優化館藏檔案資源結構，豐富館藏內容，最大限度提高檔案資源的質量。在數字化建設過程中，加強電子文件的接收，整合各類檔案資源，建立各級數據庫，形成一個規范化、多層次的檔案資源數據庫群，通過網絡平臺共享檔案資源，使用戶可以在任何時間、地點在網上找尋所需的檔案資源。

3.6" "構建檔案資源平臺，提高檔案資源開發利用率

其一，地方各級檔案部門要建立檔案資源處理云平臺，以便整合地方的檔案資源［6］。其二，信息化歸類處理檔案資源。信息化時代，檔案資源管理和建設更趨于智能化，在原本的檔案資源歸類基礎上，適當增添檔案存儲軟件、處理軟件等，通過企事業單位、地方政府檔案資源的整合提高檔案資源的歸類處理效率。同時，還應在明確檔案資源分類、標簽的前提下，提高檔案資源的利用率。其三，增強檔案資源開發利用的高效性。各級檔案部門要積極與微信公眾號、應用程序（Application，App）、網站平臺等合作，提高檔案資源的開發利用效率。

3.7" "加大資金投入力度，完善基礎設施

檔案資源的開發利用需要有安全的保存環境、便捷的管理平臺，因此，對于信息化時代的檔案資源開發利用工作來講，要結合用戶需求對檔案資源的便捷獲得提供技術支持。要重視信息技術的運用，加大云端數據庫建設上的資金投入力度，配備足夠的計算機等硬件設施，搭建完善的系統平臺，為檔案資源的開發利用提供基礎設施保障。

3.8" "加強檔案資源的安全保密管理

一是建立檔案資源安全運營體系。檔案部門可以參照國內外先進檔案資源安全運營模型，對基礎設施、網絡進行建設，合理運用授權、認證等方式，實現檔案資源的有效保護；監測識別互聯網上的檔案資源，盡早發現潛在風險［7］。在檔案資源出現丟失、泄露等問題時，能及時發出預警，進而保證檔案資源安全。二是建立檔案資源安全識別體系。在信息化時代的檔案資源開發利用中，檔案資源管理系統和互聯網平臺相連，存在被黑客入侵的風險，導致檔案資源泄露的風險增多，容易造成經濟損失。因此，要建立完善的安全識別體系，對于涉密檔案資源設置查閱權限，這樣能有效防止重要資源丟失。例如，對于專利性、專業性比較強的檔案資源，要進行加密處理，并設定身份驗證、訪問權限，定期分析和處理檔案資源，保證相關內容的安全性、完整性［8］。

4" " "結束語

檔案資源的開發利用在推動社會發展，促進檔案事業改革、可持續發展等方面具有重要作用。本文通過研究分析，結合筆者工作中的現實情況，發現信息化時代背景下的檔案資源開發利用存在一些問題，如對檔案資源缺乏正確認識、館藏內容單一、檔案工作者自身素質有待提升等，這些問題降低了檔案資源的開發利用率，影響了檔案資源價值的發揮。檔案部門在未來發展中，要提高對檔案資源開發利用的重視度，并從轉變工作觀念、建立和完善法律法規、提高檔案工作者的綜合素質、構建檔案資源平臺等方面，提高檔案資源的開發利用效率，充分發揮檔案資源的價值。

主要參考文獻

［1］王立貴.論檔案資源在信息化背景下的開發利用工作［J］.現代情報，2011（3）：79-82.

［2］張靜.檔案資源整合開發的幾點思考［J］.未來城市設計與運營，2022（5）：86-89.

［3］龍一鳴.數字化時代檔案管理信息化建設分析［J］.文化產業，2022（11）：92-94.

［4］謝雪燕.大數據時代檔案資源開發路徑與應用方式［J］.蘭臺內外，2022（6）：9-11.

［5］謝霜.企業檔案信息化資源開發與利用研究［J］.城建檔案，2021（3）：45-46.

［6］唐麗華.信息化背景下檔案資源開發利用探究［J］.中國檔案，2020（7）：62-63.

［7］徐潔.“互聯網+”背景下的檔案資源安全建設［J］.山西檔案，2018（5）：20-22.

［8］郭瑤，謝永憲，崔蘭.遼寧地區城建檔案館數字檔案資源安全管理現狀調查［J］.蘭臺世界，2021（6）：56-59.