基于智慧校園的某職業院校工程管理信息化建設案例研究

［摘 要］基于新時期職業院校完善工程管理的必要性，文章分析現階段職業院校工程管理建設過程中出現的問題，以某職業院校基于智慧校園的工程管理信息化建設為例，探討職業院校工程管理信息化建設的可實現性、效果性及可推廣性，以期為國內職業院校工程管理信息化建設提供參考。

［關鍵詞］智慧校園；工程管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.06.074

［中圖分類號］G717 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）06-0225-03

0" " "引 言

隨著國家對職業教育的重視和經費投入的增加，職業院校的建設規模日益擴大，基本建設項目逐漸成為學校管理工作的重要內容。基本建設項目耗資巨大、周期長、環節多，在管理過程中容易出現腐敗現象。本文以某職業院校基本建設項目的全生命周期管理為切入點，整合內部控制的手段，系統闡述如何在內部控制信息化系統中全方位嵌入工程管理“防控為先，預警為輔，數據監控，邊控邊改，挖掘問題，自動識別”的要求，探索工程管理在內部控制系統中的實現路徑。

1" " "現階段職業院校基本建設項目的常見問題

隨著職業院校的不斷發展，許多職業院校的資金量越來越大，由此產生了海量的數據和各種復雜的業務，給職業院校工程管理工作開展帶來了巨大的困難，學校常常疲于應對工程項目的現場建設，而忽略制度的規范建設及過程管理等。在工程審計或日常監督中，常發現學校在前期工作、建設實施及竣工驗收3個階段都存在問題［1］。

1.1" "前期工作階段

前期工作主要包括制度修訂、項目立項、勘察設計、項目報建及工程招標等。問題主要有管理制度不規范、不健全以及修訂存在滯后性等；項目立項缺乏可行性研究或者可行性研究流于形式，年度預算統籌缺乏預見性，計劃和執行存在差異；工程項目報建不規范；工程項目招標存在串通、暗箱操作或商業賄賂現象，工程項目合同內容不規范等［2］。

1.2" "建設實施階段

建設實施階段的內容主要包括合同管理、質量控制、安全管理、工期控制、變更控制及資金管理等。問題主要有合同管理不規范，部分工程項目竣工付款時才簽訂合同，導致付款延誤，給項目實施帶來風險［3］；合同履行管理不夠規范，部分工程項目超合同約定時間結算及付款；合同變更管理不夠規范，部分工程項目的設計變更及工程量變更未經審批就直接施工，事后結算時才補充相關材料等［4］；項目資金落實不到位，資金使用混亂，結算管理不嚴等；部分工程項目存在項目管理人員履職不到位、工程質量監督不到位以及變更控制存在漏洞等［5］。

1.3" "竣工驗收階段

竣工驗收階段的內容主要包括竣工驗收、工程結（決）算及資產交付環節。問題主要有部分工程項目竣工驗收延遲、驗收不規范，把關不嚴、工程結（決）算延遲以及資產交付延遲等［6］。

基于以上不足，某職業院校采用將工程管理信息化建設融入智慧校園的方式，以實現信息系統的常態化運行及維護，不斷強化校內外監督，以制度約束權力，用程序規范管理，提升管理數據的安全性與保密性［7］。

2" " "某職業院校基于智慧校園的工程管理信息化模型搭建

2.1" "建立全生命周期管理的一體化信息平臺

學校以工程管理問題為導向，以健全工程項目實施過程為出發點，協助工程管理部門在內部控制信息系統上建立工程項目管理的一體化信息平臺（見圖1）。

以平臺為基礎，工程管理部門在實施過程中能及時發現問題、解決問題及完善流程等，從而達到從源頭上進行監管。

全生命周期管理的一體化信息平臺的功能在內部控制信息系統中會同時涉及預算管理、收支管理、采購管理、合同管理、工程過程管理及資產管理等流程和模塊，通過建立模塊之間的關聯關系，實現工程項目預算申請、項目立項、采購實施、合同簽訂、項目驗收、項目結算、項目決算以及項目評價等一體化、全過程的閉環監管。

項目管理平臺從工程項目業務源頭制定標準，按工程項目大類歸集，分基本建設項目和修繕工程項目兩大類。項目實施過程的每一環節前后都有關聯，內置了業務實施的下個步驟指引。基于業財一體的表單設置了多項字段要素實現對關鍵點的管控，根據業務特點內設多種風險點校驗（如在簽訂合同條款時選取金額與清單作為風險點進行檢驗），工程管理部門可以實時進行風險阻斷或風險提示。所有工程項目皆通過系統歸口到工程管理部門進行統籌、管理、指導和監督，強化歸口管理，優化業務流程，充分落實主體管理責任。

一體化的過程流轉、留痕能支持實時監控，支持各層級責任界定。基于云端的平臺能支撐大類的運行數據儲備，涉及工程項目每個業務環節的佐證材料在不同模塊上傳存檔，是工程業務的大數據庫，也為內部實施數據審計儲備資源。

2.2" "構建基本建設項目管理平臺

為了進一步加強基本建設項目的過程管理，構建權責清晰、流程規范、風險明確、制度管用的風險防控體系，學校在基本建設項目立項審批、勘察設計、項目報建、工程招標、合同管理、質量控制、安全管理、工期控制、變更控制、資金管理、竣工驗收、決算審核和資產交付等過程中搭建了大型專項管理平臺，通過公開透明、分權制衡的線上管理防控工程管理風險。

基本建設項目管理分為基建過程管理和施工方管理。基建過程管理模塊除包括項目立項、論證、決策、采購、合同和驗收等通用模塊外，同時嵌入重大項目臺賬建立、臺賬執行進度、建設項目信息；施工方管理模塊包括開復工申請、勘察施工組織設計報審、分包單位資格報審、工程聯系單、工程變更報審、工程量現場簽證確認、隱蔽工程驗收、工期索賠申請、工程進度款支付報審、工程結算和竣工決算等基建專用模塊，覆蓋了基本建設項目的前期規劃、可研、批復、立項、設計、招標和施工過程等環節資料，基建管理部門按照施工合同制定項目臺賬，監管各實施環節，及時向各級使用者披露基建工程執行進度，監控工期，并按模塊指引及時上傳基建資料。施工方管理是利益博弈的關鍵環節，人為影響因素多，許多問題往往由披露不及時造成。為加強控制，學校要求內部審計提前介入過程監督，特別規劃了此功能。每個基本建設項目的造價、監理、設計公司及施工方須指定專人，學校給予登錄平臺身份和分配模塊，安排專人培訓工程管理規范和平臺操作規則，要求施工方在施工環節發生的任何需要校方協調確認的事項都必須第一時間線上申報，涉及需監理、造價或設計確認的亦流轉到相關人員，同步在線上審批，同時審批結果通知工程審計人員，實時監管。工程款支付報審單直接嵌入工程審計人員復核節點，把關進度款支付比例。

2.3" "構建工程人員管理模塊

工程人員管理模塊主要是為了歸集第三方服務公司人員信息，確保工程能按時保質地完成，同時區分各自責任。通過招標流程采用的第三方服務公司，需要指定人員跟蹤每個項目，實施過程中遇到問題能及時溝通解決。

2.4" "構建工程資金管理模塊

工程資金管理模塊主要是為提高建設資金使用效率，學校采用全過程審計監督，同時把造價委托、施工環節價格審核、工程款支付、工程結算及竣工決算都嵌入平臺，每個環節的實施都要求上傳相關的資料，并履行相關的審批流程。

2.5" "構建工程評價管理模塊

工程評價管理模塊主要針對已完工的工程項目進行評價，包括施工企業評價和施工評價綜合結果兩部分，其中施工企業評價主要由學校基建管理部門對施工進度、工程質量、安全文明施工、結算資料完整性及合同履行等情況進行評價，然后形成評價結果。評價結果是合同履行的主要依據，施工評價綜合結果主要是由學校相關職能部門及第三方服務公司實施的評價，形成評價結果，將施工優秀的企業納入學校信息庫，施工不合格的企業納入黑名單，以后在采購中會直接排除。

2.6" "可視化數據抓取臺賬

學校內部審計部門運用大數據技術手段將基建項目各環節相關數據通過自動抓取的方式形成一個可視化的報表，生成了自動更新、實時監管的基建項目臺賬。基建項目臺賬能直觀反映項目預算、最高限價、目前實施環節、采購情況、合同情況、結算狀態等，相當于基建項目作戰指揮圖，便于基建部門各層級人員清楚地掌握各項目進度和實施情況，內審人員也能通過臺賬全過程跟蹤、監管基建項目，財務部門也能監控未結算數據。

3" " "某職業院校工程管理信息化建設取得的成效

3.1" "提升工程管理水平

傳統的管理模式實施過程管理具有復雜性，過程資料既多又難以保管。在信息化管理建設中，系統基于內控原則，每一環節都設定了審批時間、資料上傳要求，同時對每一關鍵崗位都明確職責要求，大大提升了工程管理水平［8］。

同時，信息化在工程管理中的應用有效降低了管理人員的勞動強度，使項目管理的結果更加準確，且具備可參考性和可追溯性，降低了工程項目管理的其他成本。項目終端任務的有效管理，還可以使項目中材料和設備的使用及維護更加合理合規，合理使用資源，有效節約項目建設資源［9］。

3.2" "便于實現全過程管理

傳統建筑工程管理模式的局限性體現在主要關注工程設計環節、預算環節、竣工結算階段的管理，往往忽視了前期建設項目決策立項、可行性研究報告和后期運維階段，且各階段工程管理活動未完全起到聯動作用［10］。而在信息化管理模式中，系統將對項目管理平臺和各運行模塊進行管理，并關聯與內控系統相關的其他管理模塊，自動存儲從工程決策立項階段開始到最后一個階段的全部數據信息，工程管理活動貫穿于項目的全生命周期，滿足全過程管理需求。

3.3" "促進各職能部門之間的溝通協調

目前，大多數工程建設項目都有交叉現象，利用信息化系統管理平臺，可以即時交流相關交叉的問題，弄清交叉施工中存在的問題，通過傳輸內部數據和改善設計圖，快速解決問題。各模塊執行中出現的問題也能得到及時反饋和解決，避免因各職能部門管理混亂引起問題，提高管理效率。

此外，信息化管理模式還消除了造價管理、工期進度管理、質量管理等之間的邊界，可以做到信息資源共享、管理資源集中利用，滿足合同業務全過程、跨部門、跨層級、精細化的協同管理。

3.4" "便于創建項目管理數據庫

在此前傳統的管理模式中，相關人員在資料歸集、項目過程管理、招標規范以及合同簽訂等方面都存在不規范問題，導致經濟事項存在質量及舞弊風險，工作進度緩慢。而信息化管理系統在管理平臺和各模塊中實施，可以基于對項目數據的分析和集成分類整理，創建相關數據庫，方便管理和檢索。

4" " "結束語

工程項目信息化管理發揮的作用越來越重要。有效利用信息化可以幫助項目負責人監控施工過程，提高施工效率，確保施工質量，從而實現項目全過程管理，為學校獲取更好的經濟效益。因此，隨著現代信息技術和互聯網的不斷發展，信息化管理將成為工程建設項目管理領域的必然選擇。

主要參考文獻

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