淺談加強高校零急修工程管理——以SJ大學為例

沈 花 盧 琦

淺談加強高校零急修工程管理——以SJ大學為例

沈 花 盧 琦

[上海交通大學后勤保障中心]

高校零急修工程管理是后勤基建部門的主要任務之一，安全及時，保質保量地完成零急修任務是實現學校高質量辦學的有力支撐。本文直面零急修工作中存在的一些問題，從完善管理制度，把好招標入口，細化合同約定，做好結算審計等方面提出了加強高校零急修工程管理的相關措施。

高校修繕；搶急修； 招標； 施工管理； 審計

一、修繕及零急修的范疇及特點

修繕是指物業自建成移交至拆除報廢的整個過程中，業主或者使用單位對因自然或人為因素造成的損壞進行維修[1]，還有基礎設施維護、管道管線維護以及環境、道路等項目[2]。修繕工作是高校一項日常性的、持續性的的工作，是基建后勤或資產管理部門的主要任務之一。修繕是為了消除安全隱患，延長房屋與設施的使用年限，保障教學、科研工作順利開展和師生的日常生活有序進行。[3]從空間上劃分，主要分為樓宇修繕與外場設施修繕；從專業上劃分，涉及防水、幕墻、電氣、給排水、暖通、市政道路等；從修繕范圍及金額上劃分，可分為一般修繕及零星修繕。從緊急程度上劃分，可分為普通修繕及搶急修。不同高校承擔修繕職能的部門不同，對修繕工作的分工也不同，有些不管項目大小，均由同一個部門管轄，有些按照修繕范圍及金額，由不同的部分負責。SJ大學將修繕劃分為一般修繕（主要包含大修、中修），及零星修繕兩部分，分別由基建部門及后勤保障部門負責。后勤保障部門負責的零星修繕項目是指為修復校園內局部損壞的房舍、基礎設施、環境設施等而進行的，且單項維修金額小于20萬元人民幣的各類零星與搶急修工作，不含物業職責范圍內的維修工作。搶急修是指對學校正常工作、教學、生活等秩序造成較大影響的，必須在短時間內予以落實維修的項目，如水管爆裂、斷電、裝飾面層塌落、大量或大面積漏水、外立面有墜落危險、結構有危險等內容。小額零星修繕與搶急修合并稱為零急修。

小額零急修工程與一般修繕工程相比 有相似性，如涉及專業多樣、原始圖紙資料不完整、維修難度大等。，也有不同之處。其一，項目多。截止2021年底，SJ大學M校區占地面積近26萬平方米（約3900畝），建筑面積117.6萬平方米，2021年全年零急修項目共計約2100項。其二，單個項目規模小，工期短，造價低。根據SJ大學對零星修繕的定義，一般單個項目涉及范圍很小，如一個房間局部漏水或一處路面有凹坑需修補，幾處井蓋破損等，據統計，SJ大學2021年度平均單個項目為6300元。但積少成多，一年下來總計有上千萬元。因此，做好零急修工作管理，對于提升校園面貌，發揮好有限的零急修資金的最大效益具有重要意義。其三，涉及面廣，零星又繁瑣。既有樓內的又有樓外的，既有屋頂上的，也有地底下的，既有日常的，又有突發的。其四，搶急修項目較多。受到學校建成時間日久、，部分設施設備老化及人員活動量大、使用頻繁的因素影響，一些突發問題總是不可避免，一旦發生影響正常秩序，不管是節假日還是深更半夜，都需要及時處置。

二、零急修工程管理的現存問題

（一）修繕管理制度不健全

大部分單位重視新項目建設，輕視老項目維修，因此，對于新建項目，從概算申報、立項審批、招標管理、合同簽訂、施工管理、工程量變更確認、組織竣工驗收、審計、工程資料歸檔等方面都作了詳細規定。而現有物業的維修則按照約定俗成的規則來，沒有相關的制度可循，這樣可能會造成多部門之間扯皮，維修責任難落實、維修不及時、質量難以保證、施工方高估冒算等問題，影響樓宇正常使用及校園環境面貌，還影響師生對基建后勤部門的滿意度。或者是缺少學校層面的制度設計，造成參與修繕工作的經費管理部門、資產管理部門、修繕管理部門、實施部門、使用單位的職責和權限不明確，難以形成有效規范的工作程序，修繕工作的最大效益很難發揮出來。[3]

（二）施工方水平參差不齊

高校后勤社會化改革以來，各種施工隊伍進入高校服務，在不同的施工隊伍之間，存在著施工組織能力和工人技術素質等方面較大的差異，導致工程施工水平參差不齊。[4]由于單個修繕項目金額較低，有些維修內容復雜，部分具備實力的大型企業不屑參與，又由于大企業很難與小微企業去比拼價格，有些小微企業憑借著低價進入高校，施工中壓低勞務成本，偷工減料，工人技術不過關，導致維修工程質量難以保證。[5]

（三）項目現場管理不到位

一些高校并沒有區分零星修理與中修、大修，相對于后兩者來說，零星修理數量眾多、分布零散、發生頻繁、單個項目造價低，因而沒引起管理人員的重視。或者因為寒暑假期間，維修、改造項目眾多，無暇管理。另外，存在管理單位委托使用單位進行管理、驗收的情況，使用單位一般派學院綜合辦的老師負責或者派物業經理負責，他們由于缺乏專業經驗，容易被施工單位蒙混過關，或者被施工單位忽悠，同意擴大不必要的維修面積。由此，容易造成維修質量不過關，維修資金浪費的問題。

（四）費用控制不嚴格

零急修對于使用方來說是無償性的，即學校將零急修資金撥給后勤基建部門管理，維修時使用方不支付費用。[1]有些使用方不管大事小事，都遞交報修單，比如僅僅是墻上出現一道裂縫 就申請維修。其次，由于零急修項目工程量小，施工前一般沒有圖紙，不做精確預算，如果現場管理不嚴格，即給施工方擴大工程量的可趁之機。另外，一些搶急修工程，需要連夜搶修，管理人員無法到場確認，看到的時候已經是完工狀態，簽證單是后補的，如無過程的影 像資料，容易 對工程量的認定產生分歧。再者，一般高校很少聘請監理單位對后勤基建負責的零星修繕項目作全過程監理，更不用說對單項金額幾百元至幾萬元的項目進行監理了。

三、加強零急修工程管理的措施

（一）建立健全零急修管理制度

SJ大學出臺了《零星修繕及搶急修業務管理規定》，規定包括了后勤部門零急修工作的職責、零急修范圍、工作原則、業務發包與職能分工、維修程序及監督考核等。《零急修過程管理流程圖》則規定接到報修單至審計結束的全流程，為各類人員規定了職責，明確了行動指南。《零急修服務遴選供應商名錄使用及管理辦法》明確規定了名錄的確定與分類、供應商及發包人應履行的義務、入選供應商的資質條件、及取消其入選服務商資格的情形等。還制定了全校統一格式的《報修單》。規定了施工隊伍的退出機制，工期、質量管理要求，施工隊伍考評的頻率，考評內容、評分人員的組成等，其中考評內容包括了進場響應時間、施工時限、現場管理、工程質量、協調合作、資料遞交等。考評辦法制定以來，一直遵照執行，每年年終考評時，施工單位作年終總結，考評組打分。最終按月度考核占70%，年終考評占30%，匯總出各施工單位的年度綜合評分。綜合考評得分連續三年最低者，至少1年內不得承接校內零急修施工業務。招標辦法及審計辦法分別遵照SJ大學負責招投標管理的部門及負責審計的部門發布的校級規定。

（二）通過招標流程，遴選高質量零急修服務商，并細化合同內容

SJ大學將全校零急修工程劃分為房屋樓宇與外場兩部分，由于樓宇校舍面積廣大，又將其劃分為5個片區，另外還有專門負責防水修繕及專門負責玻璃幕墻修繕的單位。一般每個片區的年度修繕任務均達百萬元以上，達到政府及學校規定的公開招標的標準，因此由后勤管理部門提出招標申請，招采部門審核招標需求與內容，發布招標公告，完成招標流程，擇優選定零急修工程入圍單位。確定入圍單位后，后勤保障單位代表學校與其簽署框架協議，服務期為二年，框架協議一年一簽，每年根據考評結果決定是否續簽下一年協議。

在招標文件中，SJ大學明確不同類型零急修供應商的資質條件：房屋樓宇修繕供應商須-具有建筑工程施工總承包三級及以上資質或 建筑裝修裝飾工程專業承包二級及以上資質；屋面及墻體防水專項維修服務供應商 須具有防水防腐保溫工程專業承包二級及以上資質；玻璃幕墻維護與維修服務供應商須具有建筑幕墻工 程專業承包二級及以上資質；道路及道路設施日常養護供應商須具有上海市道路養護從業條件登記證（綜合三級）及以上資質。并明確描述了各類零急修服務的范圍及金額區間，還規定了供應商的退出機制、結算原則等。如此要求明確又細化的招標 文件有利于學校遴選出高質量的供應商。在簽署框架協議時，細化描述供應商的工作內容與要求，約定工期、工程質量要求、驗收規定、結算原則、送審要求、工程款支付方式及周期、資料歸檔要求等[3]，并簽署安全管理協議，質量保修書及廉潔協議。SJ大學通過采用這種方式，將零急修工作方方面面納入合同約束下，減少溝通成本，提高效率，提高供應商服務水平。

（三）加強施工管理

SJ大學通過一系列流程保證管理 人員能去每一個現場查看，每一個項目簽字確定維修方式與工程量，維修過程中進行抽查，每一個項目維修結束后與使用單位一起簽字驗收。現場檢查著重查看是否安全施工、文明施工、材料是否以次充好，工序是否錯漏。安全施工主要包含施工人員對自身的保護及對場地周邊活動人員的保護。文明施工體現在工人言行是否文明，是否在規定的時段內作業，避免“噪音擾民”問題的出現，是否穿著統一工作服，施工結束后能否及時清理現場。一些時效性要求高的項目要抓好進度管理，不耽誤使用單位的正常使用。

（四）嚴格把關，發揮修繕資金最大效益

一是明確修繕范圍。召集各樓宇的使用單位及其聘請的物業管理單位召開會議，明確說明SJ大學定義的零急修工程范圍，這樣能減少無效報修單數量，減少溝通成本，節省人力。二是借助外部力量，嚴控工作量。除搶急修項目之外，接到每一個報修單后，現場管理人員與維保單位一起前往現場勘查，確定維修方式、預估工作量，如預估金額在1萬元以下，維保單位直接落實維修。如預估金額超過1萬元，維保單位遞交預算書，投資監理（由SJ大學后勤部門聘請，代表后勤部門行使權力）勘查現場復核工作量后，施工單位再開工。金額在2萬元至10萬元之間，還需上報零急修分管領導審批，然后實施維修。如金額在10萬元至20萬元之間，零急修業務主管部門組織施工單位進行方案與價格比選，經內部評審并落實經費后上報中心分管領導審批。預算確認后，因特殊原因造成費用增加，施工方須第一時間上報，經同意后方可實施，若未經同意或事后上報，則超出部分不予結算。如有搶急修項目，涉及到確認工作量的關鍵部分，施工單位須留下影像資料，以便于監督檢查與審計核實。三是內審、外審兩道把關。SJ大學要求每家服務單位每個月匯總整理上個月的項目送審，如金額達到5萬元以上即送學校審計處審計，簡稱為外審，在此之前，先由后勤部門聘請的投資監理進行審核，簡稱為內審，此舉能杜絕套錯定額、取費錯誤等弄虛作假現象。

[1]藺頗，李亞茹.高校零星維修工程存在的問題及對策研究[J].高校后勤研究,2021（08）: 33-34，41.

[2]徐維臣.淺談高校零星修繕工程預結算審核的制度規范[J].建筑·建材·裝飾，2019（04）: 125，215.

[3]閆勇.高校修繕工作的分析與研究[J].高校后勤研究,2019（08）: 61-62，65.

[4]趙界歡.高校修繕工程管理存在的問題與對策[J].高校后勤研究,2009（04）: 52-54.

[5]程彥智.高校后勤修繕工程管理存在的問題探討及對策建議[J].河北農機,2021（12）: 167-168.

（責任編輯：楊書元）