新時期公立醫院電子會計檔案管理研究

王子云，劉波，姜嫚黎

華中科技大學同濟醫學院附屬協和醫院財務處，湖北武漢 430022

醫院的財務部門履行著對醫院醫療、科研、教學、管理等經濟活動記錄和報告的職能，必然會有大量的會計檔案。 公立醫院的會計檔案主要有3 類：①財務工作需要的外部資料如合同、協議、紀要、批文、票據、清單、支票、銀行回單、收款及轉賬憑證等；②財務部門制作產生的會計資料，如會計憑證、會計報表等專業性的核算資料；③具有醫療行業特殊性的會計資料[1]。公立醫院會計檔案管理可以反映醫院資產狀況、 記錄醫院經濟活動、財政資金使用情況，為反映經濟發展提供重要證據。 另外，其能為醫院領導決策提供數據支持，同時也可以為各種檢查、審計、司法調查提供資料[2]。 公立醫院會計檔案如何科學管理一直是值得研究的問題。 在手工化時期，紙質憑證和紙質檔案是記錄醫院經濟活動和財務狀況的記錄。 在電算化時期，會計憑證開始通過電算化系統記錄，利用磁盤存儲，會計檔案仍以紙質存儲。在信息化時期，財務共享服務和流程自動化成為趨勢，電子檔案管理是財務轉型中的重要一環[3]。在數據智能化時期，技術驅動促使醫院不斷深入挖掘電子會計檔案管理價值，數智化發展則是未來公立醫院信息化建設的發展方向。 在此背景下，加強電子檔案的管理非常重要。

1 公立醫院電子化檔案管理的驅動因素研究

1.1 政策因素

2013 年12 月財政部出臺的《企業會計信息化工作規范》（財會〔2013〕20 號）指出滿足條件的企業內部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料可以不輸出紙質材料，對于外部來源的會計資料在滿足條件時也可以不輸出紙質材料。

2015 年國務院出臺的《關于大力發展電子商務加快培育經濟新動力的意見》（國發〔2015〕24 號）對推行電子發票和電子會計檔案、完善相關規章制度和技術標準提出明確要求，要求稅務總局、財政部、國家檔案局、國家標準委等部門盡快出臺相應政策。 財政部、國家檔案局隨后印發的《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局令第79 號）首次將電子會計檔案納入會計檔案范圍，為會計檔案信息化發展提供了制度保障[4]。

2016 年12 月商務部、中央網信辦、發改委聯合印發《電子商務“十三五”發展規劃》，強調要加快企業電子檔案管理制度及平臺建設， 推進電子檔案管理，《規劃》要求建設發票信息庫、推動電子發票和電子會計檔案的制度建設和標準化建設。

2019 年4 月國務院令《國務院關于在線政務服務的若干規定》簽署，賦予電子檔案法律效力，加速憑據電子化進程；國家稅務總局明確了全電子發票系統的推進時間表，預計2021 年開始全面推行電子發票（包括專票和普票），同時逐步取消目前的稅控專用設備。

2020 年財政部會計司《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6 號）指明了電子發票等會計憑證的報銷入賬歸檔要求。電子發票電子憑證的應用和管理得到了大力發展，也加快了會計檔案管理轉型的步伐。

1.2 技術因素

近年電子會計憑證快速發展。電子發票、電子客票、電子行程單、財政電子票據、電子海關專用繳款書、銀行電子回單、電子合同（電子簽章、電子簽名）等外部電子會計憑證，會計報表、會計賬簿、會計憑證、輔助性會計資料如物資出入庫報表、成本計算表等內部會計憑證依托信息化建設得到廣泛應用，發票流、資金流、合同流與物流可實現四流合一。國內各種攝影技術和專用設施推陳出新，語音識別和OCR 技術應用日益普及，再加上大數據、云計算、物聯網、人工智能等技術不斷更新迭代，高新技術的應用推動了醫院檔案管理向電子化智能化數字化發展[5]。

1.3 管理因素

對電子檔案管理不足和傳統檔案管理面臨諸多困境是公立醫院檔案管理的現實狀況。

1.3.1 財務信息化發展推進檔案電子化管理 近年來，隨著公立醫院財務信息化建設產生了越來越多以電子化數據形式存在的財務信息，為了方便對海量檔案和財務數據的管理和利用，公立醫院迫切需要建立一套電子會計檔案管理系統，讓會計檔案成為醫院的數據資產[6]。目前醫院的信息化建設還存在流程管理系統未統一，主數據不統一等問題，流程驅動是數據驅動的基礎，數據驅動無法脫離流程驅動而單獨存在，其必須要以流程搭建和設計為基礎來確保數據的輸入源頭和輸出對象，會計檔案管理整體性的轉型升級還有很多困難要克服。

1.3.2 對電子會計檔案的規范化系統化管理有所欠缺2015 年底國家出臺的《會計檔案管理辦法》明確了電子會計檔案屬于會計檔案。 由于確定時間較晚，公立醫院對電子檔案的管理是邊做、邊看、邊完善制度，醫院電子會計檔案管理不構成體系和規范。在電子和紙質檔案同時存在的情況下，紙質檔案和電子檔案之間沒有標準的檢索關系，易出現查找困難的情況。

1.3.3 傳統會計檔案管理成本高 公立醫院會計檔案來源多個部門，并且涉及多種類型，特別是公立醫院，在進行政府會計制度改革和一體化的信息化建設后，預算會計和財務會計雙分錄的記賬方式和核算精細化程度加深，產生的會計憑證隨之大幅增長[7]。每年會計檔案的打印、裝訂、歸檔、移交搬運、存儲保管等會消耗醫院大量的人力、物力成本。

1.3.4 傳統會計檔案利用性差 ①檔案鑒定、檢索、查詢效率低。檔案鑒定、檢索和查詢依賴人工查看翻閱，特別是以前年度會計檔案沒有用Word 和Excel 等辦公軟件輔助管理，如果要查詢歷史較久遠的會計檔案可能需要更長的人工查找時間[8]。②檔案的共享性較差。由于紙質檔案保存在固定的庫房里，受查詢時間、地點、人員的限制，如果需要掃描、復印、提取檔案中的數據等信息又要耗費效率較低，影響資料提供的及時性。

1.3.5 傳統會計檔案易產生安全管理風險 ①紙質會計檔案有毀損、泄露、被篡改的風險，完整性難以保證。 ②紙質檔案保存在檔案室中，有些醫院設備較老、通風、防水、防火、防霉措施不到位[9]。 ③傳統的借閱記錄都是手工填寫，借閱歸還過程沒有辦法主動實時記錄，導致檔案借閱記錄的可追溯性較差。

1.3.6 檔案管理人員的專業性較低 不少醫院沒有專職的會計檔案管理人員，而且人員崗位變動頻繁，針對檔案管理的業務學習和培訓比較少，專業性不足，給會計檔案管理的收集、整理、利用等帶來不確定性。有些會計資料沒有歸口管理，而是保存在相應會計手中，哪個崗位的人經手的就保存在哪個崗位，離職、換崗或退休后就移交給接手的會計，可能會遇到不知道要到哪里查的問題。

2 公立醫院加強電子會計檔案的必要性

2.1 提升公立醫院管理水平

提高公立醫院電子檔案管理水平，強化會計檔案信息化建設，有利于醫院不同部門間信息共享查閱，提高會計信息處理的準確性和及時性，優化工作流程，提高工作效率，減少人力物力消耗，提升醫院整體的管理水平，助推醫院高質量發展[10]。 對于采用分院區一體化核算或是醫共體醫院推廣應用會計檔案電子化系統可實現對異地核算原始憑證的適時審核，強化財務管理的監督職能，起到防范財務風險的作用。

2.2 提高公立醫院風險應對能力

公立醫院的會計檔案在巡視檢查醫療糾紛賠償、新增醫療服務價格項目申報、審計檢查、醫保改革過程中發揮重要作用，保障著醫院正常運營[11]。 高效的電子化檔案管理能為醫院管理提供及時的信息與服務。會計憑證、會計賬簿、財務會計報告及銀行余額調節表、納稅申報表等是財務部門法定的保存內容，保管時間有明確要求。信息化建設下的電子會計檔案不僅包括以上類型會計檔案，還包括計算機電子設備形成、傳輸和存儲的電子數據及磁介質中存儲的電子數據。紙質檔案和電子檔案互為補充。

2.3 提高公立醫院數據挖掘能力

公立醫院業財融合發展趨勢需要將業務系統和財務系統形成大數據平臺，實現醫院的醫療、科研、教學業務流程與會計業務流程協同運轉，減少人工干預，保證數據的精細、真實、準確、完整、和可追溯。電子檔案系統可借助大數據平臺信息系統，及時分類、整理、歸集數據，將電子會計檔案作為醫院的“數據資產”，提高數據資產的利用能力，深度挖掘其中價值。

3 電子會計檔案管理策略

3.1 轉變會計檔案的管理理念

公立醫院檔案管理中存在重視紙質檔案不重視電子檔案的現象[6]。記賬憑證、會計賬簿、會計報表、現金日記賬和銀行日記賬等均為法定保存的檔案，都需要打印裝訂，大多數醫院對這部分內容做得比較規范、完整。但是對電子形式存儲的一些輔佐性材料重視不足。公立醫院應轉變對會計檔案管理的思路，重視電子會計檔案管理。 加大對會計檔案的投入力度。 大型醫院可以設立專門的檔案管理部門和崗位，搭建檔案管理平臺，實現網上報銷系統、會計核算系統和電子檔案系統數據自動傳輸和存儲。

3.2 加強公立醫院內部電子檔案制度建設

公立醫院應根據國家出臺《會計法》《會計檔案管理辦法》等文件精神，結合醫院自身特點，制定本醫院的檔案管理辦法，以明確針對電子檔案的管理要求、操作標準和執行規范，確保電子會計檔案管理辦法在財務處各崗位、各部門標準化的執行，以保證電子會計檔案的完整、準確、規范和可查詢。

3.3 建設電子檔案管理系統

公立醫院建設電子檔案管理系統，可以與網上報銷系統選擇同一公司產品，以便于數據兼容。 電子檔案系統應能實現接收、存儲、保管電子檔案和紙質檔案掃描件的功能，并能為信息系統使用者提供應用服務。

3.3.1 設置統一規范的檔案系統接口 ①加強會計信息系統建設， 形成數據中臺。 會計信息系統與業務系統的高度集成是實現數據交換、 數據共享的基礎。 應著力解決現階段各系統獨立運行的問題， 再將檔案管理系統和會計信息系統集成，實現數據源統一采集，建立數據倉庫。 ②明確會計電子檔案歸檔范圍、檔案類型、檔案來源、格式標準。 ③制訂檔案接入標準技術規范，制訂基于開放檔案信息系統 （open archival information system, OAIS）模型的電子檔案接入標準，建立電子檔案接入的文件格式、校驗規則、報文結構、接入頻率等技術標準[12]。

3.3.2 建立內控制度，保障電子檔案安全 （1）建立電子會計檔案管理認證制度。 對電子檔案實行加密技術，采取指紋、口令和驗證碼認證，采用電子動態水印、數據脫敏處理確保電子會計數據的安全性。電子檔案管理系統通過采用安全控制列表、負載均衡、組合數據備份、冗余存儲等信息技術以保障系統安全。 （2）建立授權操作制度。設立系統管理員或操作員崗位，實行專人操作，系統管理員或者操作員不能獨立修改或刪除檔案中的數據，需要經過上級管理者的審批和監督。 建立崗位分離制度，對不同崗位、不同職級、不同管理者和使用者設置權限，避免越權操作。 檔案管理人員具有賦予電子檔案查詢人只讀、可下載、可打印、可轉發、查詢周期等功能權限。 檔案查詢人無會計檔案增加、修改、刪除數據權限。在管理中應避免出現隨意修改數據、泄密、丟失、歸檔不及時或歸類錯誤等人為破壞檔案的現象。 （3）建立會計電子檔案接收和查詢管理制度， 在電子檔案接收前，先檢測電子會計檔案是否準確、完整、可用和安全，符合要求才可接收。 在數據傳輸上設置加密程序，建立重復歸檔檢測程序，避免重復歸檔。 在數據移交時簽訂保密承諾書，設立見證人員監督工作機制。 編制檔案檢索工具和索引目錄，確保調檔及時、準確。 建立借閱手續制度，負責人批準才可查閱，根據檔案秘級程度不同，設置不同的審批程序[13]。（4）建立檔案定期備份制度。電子會計檔案系統可采用雙機熱備份，電子檔案不僅要求對數據備份，對相應的軟件版本也要求備份，由專人定期把數據備份到外存儲器， 對備份檔案進行定期檢查和維護，避免會計信息損壞。 對存儲介質應該妥善保管，異地存儲。會計電子檔案是醫院的內部資料并有不同程度的保密要求， 醫院應高度重視檔案管理系統的網絡安全，安裝殺毒軟件、防止被病毒和黑客攻擊，建立安全的預警系統。（5）建立紙質檔案和電子檔案的協同機制。現行政策與管理模式下醫院勢必會存在大量紙質檔案和電子檔案共存的情況。紙質會計檔案和電子會計檔案同質化協同管理是公立醫院會計檔案管理中需要重點關注的問題，此時建議做到以下兩點：①制定數據基礎規范，協同業務部門從業務端源頭保證紙質檔案和電子檔案的產生、傳輸保持一致；②通過電子檔案和紙質檔案的對照表、報賬條形碼等建立電子檔案和紙質檔案的檢索關系，保證二者能互相查找[14]。

3.4 建立電子會計檔案長期保存機制

會計檔案的保管時間為10～30 年， 乃至永久保存，電子會計檔案管理應建立適應未來發展的長期保存機制。由于系統版本更新迭代，原有數據可能出現被覆蓋、數據毀損、版本不兼容、原檔案信息不能提取和使用等問題， 所以會計信息系統與電子檔案系統應保持協同，即使會計系統升級也可以和檔案系統兼容。 其次，電子會計檔案的保管要采用計算機服務器和外存儲器的雙保管、計算機軟件和數據信息的雙保管。然后，應選擇質量好、容量大的存儲介質。 最后，要定期檢查，及時發現問題、解決問題。

3.5 提高會計檔案管理人員執業水平

公立醫院會計檔案管理正在向數字化智能化轉型，醫院不僅需要專門的會計檔案管理部門和人員，還需提高會計檔案管理人員的專業能力。 此崗位不僅需要熟悉財務知識，還應具有信息技術、網絡安全和檔案管理專業的知識儲備和系統操作能力， 這樣才能保持公立醫院電子檔案管理持續發展。 公立醫院財務部門：①可以在招聘時考慮有計算機或檔案管理背景的財務人員； ②讓財務人員參與醫院檔案部門和計算機管理部門的崗前培訓； ③對在職的檔案管理人員進行繼續教育和提供進修培訓機會，以提高檔案管理水平；④可以選擇專業化的檔案托管單位， 將較早年份的紙質會計檔案和備份的電子檔案存放在托管單位，一方面，專業托管單位的庫房管理和檔案管理較為專業， 另一方面，還可以緩解醫院檔案室空間緊張問題，起到異地備份的內控作用[15]。

4 總結與思考

大數據、人工智能、移動互聯、云計算、物聯網、區塊鏈等信息技術的高速發展推進財務數智化轉型。電子化是未來公立醫院會計檔案的發展方向，公立醫院推行電子會計檔案管理預期可帶來以下收益，①降低紙張和打印機等消耗；②提高財務人員工作效率，減少打印裝訂等手工勞動的工作量；③建成了電子檔案標準化管理體系，減少人為因素影響；④提高數據處理的精度與速度等，提高數據共享效率。 電子會計檔案管理不是一蹴而就，而是隨著公立醫院信息化發展和管理流程的變革逐步改進和提高的，比如針對以前會計資料缺乏電子化信息的問題，醫院可有組織地對以前年度的會計憑證等資料大批量地掃描以提高電子檔案系統會計檔案的完整性。 公立醫院電子化會計檔案管理需要工作人員多思考、多總結、多探索，以提升會計檔案利用價值，提高數據分析和挖掘能力，促進公立醫院高質量發展。