信息化背景下國企辦公室管理模式的革新策略

盧晟祺(中交水利水電建設有限公司，浙江 寧波 315000)

0 引言

一個企業的辦公室往往是企業綜合生命力的縮影。作為國企性質企業的綜合性服務部門—辦公室的職能是上傳下達、溝通協調、內外兼顧，綜合性和服務性都能有所體現。但是在互聯網技術廣泛應用的時代背景下，國企辦公室的模式卻并未第一時間跟上時代步伐，反而呈現出水土不服的癥狀，各種問題日益凸顯。這就要求相關管理者能夠與時俱進，深刻認識管理模式革新的意義，探索出國企辦公室管理模式的革新之路[1]。

在經濟發展日新月異和社會主義市場化程度日益深入推進的今天，國有企業在管理制度層面的創新層出不窮，取得了豐碩的成果，為現代企業改革的完善與發展貢獻了不少力量。細節決定成敗，這句話用于當今的國有企業辦公室管理模式革新再合適不過。無論何時何地，國有企業辦公室管理模式革新程度對成就企業發展與創新具有舉足輕重的作用。一旦辦公室的管理模式革新出現問題，國有企業的經營行為與經濟效益將會受到影響。由此可見，辦公室管理模式的革新不僅是國有企業的命脈，還是企業文化的重要內核[2]。從本質上說，國有企業辦公室管理模式革新作為現代管理學的重要內容之一，是社會分工與社會服務詳細化的鮮明體現，且十分強調科學化、精細化與規范化。也就是說，辦公室管理模式革新在國有企業辦公室中的應用以節省管理成本、優化管理結構為主要表現形式。當企業每一項責任都能落實到具體的人身上時，執行者才能在科學明確的要求中將工作做到最好，并能及時發現和解決問題。本文以下針對國企辦公室管理現狀，探討了國企辦公室管理模式革新的意義和完善措施。

1 國企辦公室管理現狀

關于國有企業內部管理制度的討論是個熱門話題，對于現有管理制度的評價大多毀譽參半。對于任何一家企業來說，企業文化與理念最終體現在具體的制度上，同時制度也是企業正常運營的重要基礎。基于國有企業根據自身的制度建立管理標準的這一事實，國企辦公室可以充分利用管理資源和優勢，既是生產產品的補充性說明，又是業務水平的具體體現。但不可置否的是，國有企業辦公室的精細化管理在批量化生產中逐漸被邊緣化，尤其是在企業生產標準上出現了嚴重的管理脫節，形成大量的管理盲區。此外，辦公室內部的職位設置過于傳統僵化，職位數量沒有同生產需求與職責規定結合起來，造成管理工作的重復交叉和大面積留白共存的嚴重后果。如此一來，辦公室職員沒有樹立起必要的工作責任意識，管理工作不了了之和工作完成度低下的情況屢見不鮮[3]。

由于國有企業涵蓋眾多部門，涉及業務十分廣泛，這給辦公室管理工作帶來了困難。再加上復雜的管理內容并無完善的管理制度相配，導致經常出了事沒法找人，很多日常性的工作拖泥帶水，不能及時安排，更不能及時處理。工作沒條理，工作質量堪憂。這不僅極大拉低了國企的整體工作效率，企業的正常發展運行也因此變得遲緩。另一方面，限于辦公室的職能，很多辦公室的人員都不能充分發揮主觀能動性，而只是隨波逐流，單純按照管理人員指示去做事。員工作為企業主人翁的意識不足，在具體工作中就難免缺少創新意識和服務意識，對于工作也過于敷衍。事實上，員工不僅要將決策上傳下達，還要盡最大努力落實決策。但是限于實際情況及員工意識不足，無形中阻礙了國企辦公室管理模式的革新，不利于國企整體的發展。

2 國企辦公室管理模式革新的重大意義

信息化時代給生活和工作帶來的突出優點是信息傳輸的多渠道、即時交互和便捷性。國企辦公室應當及時跟進，這不僅能夠大幅度提升辦公室工作人員的辦事效率，而且對擴大辦公室管理范圍也大有裨益，從而全方位帶動管理水平與時俱進。另外，信息化的信息共享性和數據存儲性能夠讓優秀的管理模式保存下來，為未來國企辦公室的革新之路提供經驗上的支持，這就為日后的決策平添了許多把握。經過專人的整理和留存，可以在具體工作上提供有利多樣的參考依據，降低決策的失誤率，從而將企業管理成本降低，減少不必要的損失。另外，信息的實時流通能夠讓國企各個部門實時溝通協調，讓溝通渠道更加簡化，溝通也能由簡單的上傳下達，變成雙向交互，這都會對工作效率產生利好影響。凡此種種，國企辦公室管理革新，就成了刻不容緩的探討議題。做好國企辦公室管理模式革新主要有以下意義[4]。

2.1 可以優化國企辦公室管理工作流程

相較于民營企業，國有企業規模大、員工人數多，這意味著辦公室管理工作涉及內容更廣，要同時抓好人力資源、薪酬管理、宣傳與培訓等與員工工作密切相關的環節，才能真正管理好規模和人員數量龐大的企業。同時，這也意味著辦公室每天需要處理多樣且繁瑣的工作，需要辦公室管理模式革新來重新梳理和制定工作流程。首先，辦公室管理模式革新可以在劃分日常工作性質的前提下，對不同工作的完成比例與時限做出準確的規定。其次，也可以重新分配不同崗位的工作職責和工作人數，確保每一位辦公室員工都能發揮盡可能多的價值，在實現自身業績的同時維護集體利益，協助完成集體生產任務。由此可見，精細化管理的深度應用對管理人員與行政人員而言都是極大的福利，有助于提升辦公室的工作效率，優化工作質量，提升工作熱情。

2.2 提升國企辦公室管理工作的決策質量

辦公室管理模式革新對于國有企業辦公室而言的另一個重要作用，在于能夠在短時間內實現大量工作的化整為零，執行人員能迅速熟悉自身工作的性質與要求，崗位職責更為清晰明了，大大提升管理者與執行人員之間的溝通效率，在無縫銜接中更好地實現命令的上傳下達。國有企業辦公室每天需要面對的工作五花八門，每一項任務都對應不同的處理方式。這樣一來，管理模式革新為管理者準確了解行政項目、實現科學決策、維護生產經營等方面提供了科學的信息平臺，夯實了企業運營的信息基礎。此外，辦公室管理模式革新的貫徹落實也是尋找解決問題突破口的重要途徑，既可以根據大量的行政實踐總結出切合企業自身的管理經驗，又可以針對不同的行政項目歸納解決問題的結論，站在更為客觀中立的角度看待和解決問題，優化決策部署，促進企業可持續發展。

3 國企辦公室管理模式革新策略

3.1 轉變思想觀念，完善企業管理制度

國企辦公室管理實現管理模式革新并非是簡單的技術更新，而是需要在理念和意識上轉變。長期以來的陳舊觀念，只有通過轉變思想觀念，完善管理制度，才能實現根本性的突破和超越。尤其是領導和決策層要充分認識到辦公室管理的決定性和重要性，給予辦公室人員與其他專業崗位同等重視，要在崗位晉升、績效薪酬等各方面一視同仁。同時，要通過管理模式革新供給推動管理工作實踐的精細、精準和精確。首先要將不屬于辦公室管理范圍的專業工作交由對應部門與人員。諸如財務、人力資源、社保、績效、庫管等專業工作需要由專業職能部門與人員專門管理[5]。而辦公室人員只要專注于本職工作即可。另外，要在傳統管理規則基礎上充分細化企業管理制度，也就是讓相對粗放、只有戰略指導意義的辦公室管理規則真正落到實處，具有一定可操作性和可執行性。這也是推動國企辦公室管理模式革新最直接、最主要的措施。

3.2 加快構建信息化管理模式

在信息時代背景下，信息化是解決各種管理粗放問題的根本措施。加快構建國企辦公室信息化管理模式，其本身就要求提高管理的標準性和精細化程度。因此，國企辦公室管理實現精細化也需要加快構建信息化管理模式。即，要改變完全人工操作的管理狀態；充分利用各種終端實現辦公室管理工作線上處置、交流與回復。諸如平板電腦、移動通訊終端等都可以成為信息化管理的輔助設備。而國企線上辦公平臺還有助于徹底改變機構臃腫、人浮于事的痼疾?；趪筠k公室點對點辦事的信息化操作，辦公室管理能夠最大程度削減不必要的中間環節，以更加扁平的管理模式實現最直接的信息傳輸和交流互動。

3.3 搭建國企辦公室知識管理平臺

從企業文化出發，國企也需要進行企業文化知識的管理及培訓，因此國企擁有自身知識管理平臺也是十分必要的。國企辦公室無論是文化知識，還是管理平臺，都需要優先革新[6]。如今信息化也是全球化互通，國企辦公室絕不可以固步自封，而是應該順應時代，與社會進行聯通，進行資源和信息的對接，最大化為辦公室管理服務，推進整個管理模式的革新。同時也需要重視知識管理模式的革新，在實際建設中，需要特別注意以下方面：第一，搭建辦公室知識更新和有效存儲的管理平臺，這樣可以第一時間對本地和外部的文化知識進行更新；第二，在現實管理條件允許的狀況下，網絡實現充分互通；第三，更新辦公室管理所需各種軟件，防止落后于時代，同時更新辦公室的數據庫。

3.4 強化教育培訓，培養專業化復合型人才隊伍

無論是管理模式革新還是信息化操作，人才都是提高國企辦公室管理水平的決定性因素。因此，國企辦公室管理模式革新還需要強化教育培訓，培養專業化、復合型人才隊伍。一方面，國有企業可以直接面向市場招聘高素質的復合型人才，實現辦公室管理工作整體水平提升；另一方面，國有企業也可以從現有辦公室人員中挑選資質優良、德才兼備的佼佼者著力培養，使其成為能夠帶動全體人員共同進步的星星之火。

3.5 整合優化國有企業資源

國有企業資源是涵蓋諸多方面的，進入信息化時代，國企在辦公室管理模式革新上，需要整合各種可能接觸到的優質資源，無論是新技術、新知識，還是新人才、新的管理軟件和經驗，都應該囊括其中，共同為管理模式的革新助力。

3.6 做好長遠規劃

國企辦公室管理模式革新不是一蹴而就的，在做具體工作之前，應當制定出長遠的戰略性目標，這個目標應當符合新時代要求。好的辦公室管理模式可以促進國企健康發展，在市場競爭中拔得頭籌。要明確一點，如同傳統管理模式已不適合現代時代背景，而一切所謂先進的企業管理制度都有其生命周期，對于國企辦公室的管理也一樣，如沒有長期發展戰略目標，則企業無法實現長期高效管理，最終事倍功半。

3.7 加快國企辦公室業務流程重組

國企辦公室的業務量多如牛毛，業務流程的重組也是基于國企內部的信息化的管理方法，適應企業管理理念。這對于整合國有企業內部資源，重新組成適合當下的業務流程是十分有益的。這不僅體現在管理方面，還體現在企業的經營方面。傳統國企在經營方面經常過分關注單純的業務流程，常常忽略知識流程的存在和潛在價值。重組業務流程最大的目的也正在于此，讓企業業務流程中的知識價值盡可能體現出來，這樣知識流程就能夠為業務流程的運行注入新的能量。企業信息化的好處不一而足，以企業知識資源管理為出發點，制定相關戰略，沖破傳統職能部門的楚河漢界，讓組織溝通及信息技術的運用更上一層樓，讓國企能夠保持自身優勢的同時，在激烈的競爭中實現有效管理。

3.8 提升管理隊伍整體素質

無論是國企辦公室業務的管理工作，還是國企辦公室管理模式的革新，都離不開組織和人的支持。所以，無論是國企的領導階層，還是基層的辦公室人員，都需要從自身提升管理意識，更新管理觀念，打破傳統的思想壁壘，更多在工作中采取換位思考的策略，這樣才可以全方位助力國企工作效率和管理效果的提升。這就需要一方面為辦公室添置必要的先進硬件，在物資方面給予辦公室必要的支持，同時要加強管理團隊的建設，讓工作人員管理水平和技術水平兼備，提升隊伍整體素質。

4 結語

綜上所述，基于辦公室在我國國有企業中的獨特地位，在新時代背景下，對國有企業辦公室管理模式的改革是國企改革的重要組成，對國有企業建立現代企業制度、增強國有企業活力、提高國有企業的經濟效益具有不可忽視的作用。因此，相關管理者要高度重視國有企業辦公室管理模式改革，根據新時代時期的需求，做好規劃、整合資源、用好信息化手段，有的放矢加以改革，為提升國有企業的競爭力作貢獻。