淺析人事檔案管理現狀與對策

崔艷平

（魚臺縣醫保局）

人事檔案是個人學習經歷、工作能力、獎懲情況、性格特點等的真實寫照，加強人事檔案管理，深入分析單位人員人事檔案，可以更加真實全面地了解人員的基本情況，通過合理設置崗位，可以有效提高人才的使用效率，揚長避短、人盡其才，優化人事管理。同時，人事檔案也是一個單位人事部門決定員工工資待遇和升遷調動的重要依據。隨著時代的快速發展，各行各業面臨的形勢日新月異，人事檔案管理工作也應緊跟環境發展變化，與時俱進、不懼問題、勇于突破、創新管理，才能更好地發揮自身的職能作用，服務好人才使用管理需要。

一、人事檔案的特點

人事檔案雖然只是檔案資料的一種，但自身的特性也表現出了與其他檔案不同的特殊性。人事檔案主要表現出以下幾個方面的特征：一是現實性。人事檔案是人力資源部門合理確定工資福利待遇、合理配置人才的重要依據，直接服務于現實工作，這是人事檔案的突出特征之一。二是真實性。真實性是所有檔案資料的基礎要求，也是人事檔案最重要的特征，人事檔案只有記錄的內容真實準確，才能為用人單位提供正確的參考，否則這項工作會適得其反。三是動態性。人事檔案立卷之后，其中的內容并非一成不變，隨著當事人自身學歷、工作經歷的變化，人事檔案需要動態完善，補充新的材料，且要求人事檔案與當事人實際情況的脫節要盡量小，這也是人事檔案真實性的要求之一。四是流動性。人事檔案會伴隨當事人終身，隨著個人學習、工作的調動和職位升遷，人事檔案會“檔隨人走”，轉入新的單位。五是機密性。人事檔案涉及個人隱私信息，屬于機密性檔案資料，任何個人、任何單位非因工作原因和沒有正常理由都無權泄漏人事檔案中的內容，否則就是違法行為。

二、加強人事檔案管理的必要性

1.加強人事檔案管理是人事檔案信息化發展的需要。在以紙質為主的人事檔案管理工作中，人事檔案信息因人員調動、升遷提拔等在頻繁使用和存取過程中極易造成丟失或損壞，這樣會直接影響人事檔案信息的完整性和真實性，降低了人事檔案信息的利用價值，因此，要大力推動人事檔案管理信息化發展，提高檔案信息的科技化、現代化含量，這樣有利于用戶對檔案信息的查詢和利用，既方便又快捷，也有利于實時補充人事檔案信息，保證人事檔案信息的完整性、真實性和及時性。

2.加強人事檔案管理能很好地促進人才的培訓和培養，有針對性地提高人才技能，快速適應崗位需要，為單位提供更好的服務。為適應社會的快速發展，單位對工作的標準也相應提高，工作任務也更加具體和精細化，這需要單位整合內部人力資源，對人才提出更高的要求和標準。通過加強人事檔案管理，做好對現有人才的培訓工作，開闊視野、提升技能，強化綜合能力，使其成為一專多能的人才。通過人事檔案統計和數據，分析單位人才具有的優點和缺點，可以有針對性地提升其素質，設置更合適的崗位，調動員工的積極性，科學合理地促進人才在單位內部流動。因此，加強人事檔案管理是單位人員管理的一個非常重要的部分，也是單位的一項重要工作。

3.加強人事檔案管理是對單位人才需求進行精準預測的需要。實際工作中，通過高效地利用人事檔案，整合人員的年齡、學習、性別等相關信息，單位管理人員對人才配置是否合理、是否存在缺口就會一目了然，這樣也能大大提高人才的使用效率。隨著時間的推移和環境的變化，單位對人才的需求也會隨之發生變化，通過對人事檔案信息的分析和比對，可以很好地掌握人才缺口情況，進而可以從外部招聘或者從內部挖掘、培養人才以滿足需求。另外，利用人事檔案信息，單位可以更好地規劃自身人力資源儲備，在使用人才過程中按需引進培養，可以防止成本浪費，這樣既經濟又科學。

三、人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理制度相對落后。在國內，雖然一些專家對現有的人事檔案管理制度進行了初步探索和實踐，但仍屬于起步階段，體制、機制、理論體系既不健全也不完善。還有一些具體規定，比如《干部檔案工作條例》第三十一條第(五)項規定 “任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，自己都不知道自己的檔案情況，檔案信息談何能夠得到及時的補充、存檔和修正，這直接影響了檔案的完整性和真實性，也不利于檔案信息的有效利用，進而影響單位對人才信息的判斷。另外，這種情況也容易出現虛假檔案，單位個別員工為牟取私利，通過檔案管理人員弄虛作假，還有少數有不良想法的個人偽造檔案打擊報復別人。這樣的規定雖然初衷是保護個人檔案信息，但弊端也很多，嚴重影響了檔案制度的準確性。

2.人事檔案管理缺乏足夠的重視。人事檔案管理雖然是一項管理工作，但面對的是紙質的材料和相關的個人信息，和人員的交流少，也創造不出來效益，很容易被領導忽視，在人員配備、經費投入等方面自然就會得不到合理配置，所以檔案管理工作在真正執行時無形中都會被輕視。人事檔案管理工作在一些單位有時還存在誤解，沒有被列入單位的議事日程，認為檔案只要保管好，不丟失、不泄密就行了，沒有認識到人事檔案管理工作的重要性。另外，一些人員對自己的檔案資料重視程度也不夠，當取得學歷證書、職稱等級、獎勵榮譽時沒有及時把相關資料交到檔案管理部門歸檔，有時也存在不知道該交還是不交，由于不懂又怕麻煩就不交了。除此之外，還有一些人員麻痹大意，隨手填寫一些與實際情況不符的資料，同一信息多次填寫存在較大誤差，造成檔案資料的失真，不能真實反映自身情況，單位也不能準確無誤地通過檔案對其進行了解和掌握。

3.人事檔案管理人員素質參差不齊。在實際人事檔案管理配備時，存在隨意用人和人員素質不高的問題。由于重視程度不夠和存在誤解，許多單位領導認為人事檔案管理是一個“閑差”，工作既機械又簡單，優秀的人才優先安排到其他部門，大都把一些年齡偏大、學歷偏低的人員抽出來從事人事檔案管理，用人表現得極其隨意。人員素質不高主要表現為：一是不專業。沒有招聘專業對口的人員，也沒有培養相關專業的人才。二是現有的從事人事檔案管理的人員沒有學習系統的檔案專業知識，這就導致在實際的檔案管理過程中無法滿足工作要求。還有的管理人員責任心不強，造成檔案信息不真實，這都對人事檔案管理質量大打折扣，專業的檔案管理人員的缺失是制約當前人事檔案管理發展的一個核心因素。

4.人事檔案管理安全保障弱。當前，隨著人事檔案管理在各行各業起到的重要作用和直接效益的不斷提升，社會對人事檔案資料的安全意識也在不斷增強。2016年4月，國家檔案局印發了《關于進一步加強檔案安全工作的意見》，強調檔案安全是檔案工作的“底線”。但在實際人力資源檔案管理過程中，由于受到檔案管理人員素質低下、檔案安全管理意識薄弱、個別部門檔案管理重視程度不高等客觀因素的影響，人事資源檔案管理仍然存在檔案收集整理不及時，造成檔案資源缺失；檔案存儲不規范，造成檔案丟失或毀損；檔案歸集標準不統一，造成檔案資料不完整；檔案借閱管理不規范，造成檔案資源流失等檔案安全管理隱患。由此可見，檔案管理安全保障弱化是制約人事檔案管理發展的又一重要因素。

5.人事檔案信息化管理程度低。時代的發展和數字化的推廣大大改變了檔案管理的方式，過去以紙質為主要載體的檔案存儲模式已逐步被當前以磁帶、磁盤、光盤、膠片、云盤等為主要載體的檔案存儲模式所替代，在檔案的檢索、調閱、利用和開發等管理工作中，也逐步實現檔案信息數字化、系統軟件模塊化、數據信息云計算等大變革。但由于人事檔案管理具有其專業性特點，近年來，專業性開發應用的人事檔案管理系統仍不多，人事檔案管理在電子信息化建設方面仍處于探索與實踐的起步階段，再加上大部分單位重視程度不夠對人事檔案信息化建設資金投入較少，人事檔案管理信息化程度仍不高，這也是制約當前人事檔案管理發展的主要因素之一。

四、加強人事檔案管理的對策

1.健全人事檔案管理制度。繼續對人事檔案管理制度進行深入的探索和實踐，理順體制、機制，健全完善相關制度。具體工作過程中，建立健全檔案登記、借閱、檢查、歸檔等環節的規章制度，強化人事檔案管理人員的政策性與紀律性。打造適應當前社會要求的人事檔案管理方式，堅持以服務用戶為初衷，不斷加大人力、資金的投入力度，加快相關人事管理軟、硬件的建設速度，強化使用科技手段推動人事檔案管理工作，通過數字化等先進技術，整合檔案內容，快速、精準地實現檔案信息的查詢服務，進而深度開發檔案管理工作。

2.轉變人事檔案管理思想觀念。單位的領導，尤其是一把手要提高思想認識、轉變觀念，把人事檔案管理工作真正抓在手里、放在心上，必要時需要加大資金投入力度，夯實干部人事檔案管理工作的基礎設施。工作人員需要對自身的業務加強學習，正確認識檔案管理工作的重要性，強化責任意識，達到全域重視、全員落實。除此之外，檔案管理部門要加強對員工檔案信息知識的宣傳力度，讓他們明白檔案信息資料對個人的重要性，懂得自身那些相關資料應該納入個人檔案，及時、準確、完整地把應該入檔的資料交給檔案管理部門，保證檔案資料的真實性、完整性，提高人事檔案管理質量。

3.強化人事檔案管理人員隊伍建設。隨著人事檔案管理的科技化、信息化程度越來越高，單位規模的擴大，對檔案管理人員的專業、年齡、經驗等綜合素質的要求也相應提高，高素質檔案管理人員的培養要拓寬渠道，提高標準。第一，加大高校相關專業畢業生的招聘力度，他們雖沒有相應的工作經驗，但專業知識豐富，理念較新，可以為單位人事檔案管理人員補充新鮮血液，改變大部分單位檔案管理人員年齡大、學歷低的局面。第二，強化現有檔案管理人員的專業知識培訓，采取專家講座、外出先進單位學習、座談交流等方式，豐富檔案管理知識，提高專業知識儲備和綜合素質，開闊視野、拓寬思路、大膽創新，采用現代化的方式大力推進檔案管理信息化建設，提升檔案管理效率，更方便快捷地服務用戶，真正使人事檔案管理為單位的長期發展創造更多價值。

4.強化人事檔案安全管理。堅決貫徹落實國家檔案局《關于進一步加強檔案安全工作的意見》精神，守牢檔案管理“安全”底線，在人事檔案收集、整理、存儲、轉移、借調、利用等環節強化制度約束、規范工作標準、建立機制監督和加強績效考核，同時在當前人事檔案管理工作中，由于網絡環境下檔案信息安全受到較大的威脅，要求檔案管理人員要具備較強的安全意識，積極提升系統硬件條件，經常針對網絡系統進行檢查和檢測，強化對數據流轉的監管，設置網絡安全防火墻，及時更新軟件防護程序，并通過設置相應的密碼和訪問權限，強化檔案信息安全保障能力。另外，日常工作中要對檔案信息數據的備份引起足夠重視，通過運用云存儲，有效地防范突發情況的發生，確保人事檔案在檔案管理的全過程中實現收集及時、整理規范、存儲集中、轉借備案、利用登記，有效保證人事檔案歸集安全、存儲安全、流轉安全和利用安全。

5.推進人事檔案信息化建設。在當前信息技術普及應用的新形勢下，各領域都加大了對信息化建設的投入力度。人事檔案管理工作也不例外，通過重視信息化技術手段的應用，積極提升人事檔案管理信息化水平，不僅能夠保證人事檔案信息的真實性，還可以提高人事檔案管理工作的效率，為用戶提供更好的服務。特別是運用信息化手段將紙質檔案轉化為信息數據，在保證數字信息與紙制檔案信息一致性的前提下，更便于人事檔案信息的利用。同時，通過建立人事檔案管理系統，并運用專業的檔案管理軟件，將企業辦公自動化系統與單位人事檔案管理信息系統有效整合，可以大大提高人事檔案信息收集和歸檔的效率，積極推進人事檔案管理信息化建設，為高效利用人事檔案信息打下良好的基礎。

五、結語

任何事物的發展都不是一帆風順的，都有一個不斷完善和發展的過程。在推進人事檔案管理現代化、信息化的過程中肯定還會遇到很多困難，這就要求單位領導更加重視人事檔案管理工作，創新體制機制，加大資金投入，強化人員配備。從事人事檔案管理工作的人員要轉變傳統的工作理念，緊跟時代的發展步伐，有針對性地采取有效的措施，隨著經驗的積累和技術的進步，探索出現代化的檔案管理模式，持續提高人事檔案管理工作效率，使這項工作更好地服務于社會和人民。相信不久的將來，通過單位領導和從業工作人員的共同努力，人事檔案管理工作將會出現一個嶄新的局面，創造出一個更加美好的明天。

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人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。

人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及企業管理內容和要求的變化，人事檔案的內容也相應發生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。