基于環境監測檔案數字化管理的重要性分析與研究

葉 紅

（山東省生態環境監測中心）

環境監測工作是我國環境保護工作重要組成部分,在日常環境監測工作開展的時候,監測的數據需要被保留下來,同環境基本情況綜合整理以后,做成一份檔案保留。這些環境監測檔案內容的環境數據,在日后的環境監測工作中還能夠被再次使用。隨著信息技術的快速發展,我國的檔案管理工作同數字技術高效融合。檔案管理工作的開展和檔案管理工作人員有關,因為管理人員是環境監測檔案管理工作的基礎,提升管理人員的工作能力是數字化檔案管理工作開展的重點。

一、數字化管理環境監測檔案的涵義

我國的環境監測工作主要是將環境中對人類生活的環境有影響的各種物質進行監測,日常監測其物質環境含有量、排放量和環境變化規律。通過環境監測工作,能夠確定當前這種物質是否會嚴重影響到人類生活,而監測數據能夠為環境保護管理工作、環境污染處理工作提供基礎數據支持,而環境監測檔案中就是這些數據內容。在開展環境監測工作的時候,當地環境的實際環境情況需要有一個基礎的了解、當情況全面了解完成以后,就能夠開展環境監測。每一次監測到的樣品需要運輸到實驗室進行綜合分析,然后對當地環境進行更加全面的監測。雖然我國的環境監測網絡系統的建立相較于發達國家而言較晚,但是一直都在進步。在2015年,我國的《生態環境監測網絡建設方案》,全面性的提出環境監測工作重點,提供法律依據。生態環境建設工作中,環境監測工作是非常重要的組成部分,因此，利用數學化技術完成環境監測檔案管理工作具有重大意義。

社會經濟和科學技術的發展,同檔案管理技術密切相關。環境監測部門的檔案管理結合國家數字化技術,能夠更新傳統的環境監測檔案管理模式,實現提高管理效率的目的。我國檔案管理在數字化背景下,廣泛地利用網絡數據處理技術、網絡分析技術等,對完成環境監測的數字進行綜合分析處理，然后將數據存儲在相應的數據庫中,高效率完成檔案管理。環境檢測檔案在被使用的時候,能夠推進我國環境監測工作,同時提高環境監測管理工作的效率[1]。在這樣的環境下,發現環境監測檔案需要被時常調用,因此選擇使用一種能夠支持檔案調用,同時保護檔案安全的技術,非常的重要。在實際環境監測檔案管理工作開展的時候,因為數字化管理工作的工作內容較多,涉及范圍較廣,但是其運用的技術主要有四個,分別是通信技術、檔案信息庫建立、智能處理技術、系統管理技術。這四種技術將數字化管理工作的實際工作效率提升,完成最基本的數據監測、記錄、儲存和管理。這些技術是檔案管理工作人員需要學習的基礎內容,從而提升檔案管理人員對數字化技術的運用能力。（1）環境監測工作開展的時候,通信技術將監測到的信息傳送電腦中電腦接收到這些監測數據的時候,計算機網絡技術、多媒體技術都會一同運行,就能夠提高數字化技術使用質量。環境監測數字化檔案管理工作在開展的時候,將通信技術的TCP端數傳輸和接收完成,在檔案管理內部構建出一個計算機網絡為主的平臺。網絡平臺的建立,主要是為了完成外部寬帶分享型網絡構建,這樣讓檔案使用范圍不再受到時間和空間的局限,提高檔案數字資源利用率。（2）檔案數字化管理將檔案信息庫中的各類信息進行集中管理,然后作為核心資源,這樣在進行數據傳輸的時候,計算機網絡技術中的信息庫,將這些信息統一進行分析高效管理,讓存儲在其對應的數據庫中。我國信息技術中的建立數據信息庫,在實際使用的時候,能夠涵蓋了傳統檔案和辦公自動化的電子文檔,同時還能夠職能部門中形成的各類信息，各類信息的歸類工作完成以后，這些信息在網絡中有專門的存儲位置。在相關的網絡平臺中，環境監測信息便于后期的調取和使用。（3）環境監測檔案管理主要是將智能化的處理技術作為信息搜索技術,同智能技術發展有關。隨著科學技術的發展,能夠憑借智能處理技術,高效完成檔案傳統的數據庫信息轉變為基礎知識信息。當基礎信息工作轉換完成以后,在網絡分享平臺中,環境監測數據調用人員在工作的時候,需要利用關鍵詞語進行搜索,從而獲取環境監測數據信息。搜索是開展的重要流程,也是常見到的工作方式。（4）在長久的管理中,能夠發現高效的檔案管理體系在構建。這樣提供了一個安全的環境,為信息資源的全面搜集提供保障,這樣能夠全面進行數據信息保護。檔案管理體系的建立,是多種信息技術共同協調合作完成的體系,這樣的檔案管理，將數據保護性能提升,同時促進環境監測技術的發展。

二、數字化管理環境監測檔案的優勢

（一）實現數字化管理目標

在環境監測數字化檔案管理中,檔案管理工作人員在開展工作時,需要使用先進的網絡技術。我國的網絡技術的發展日趨于成熟，國家在相關行業培養出很多優秀人才。因此使用網絡技術進的時候能夠明確檔案管理目標,減少管理工作的盲目性，從而將檔案管理的安全有效性工作落實。數字化管理目標中,將環境監測數據的準確性提升,將各類環境信息分類保存,使其管理高效有序。與此同時,我國互聯網的專業化程度高、可視性強，未來發展潛力較大,這樣更能夠為管理者的查詢與瀏覽提供了便捷[2]。同傳統的環境監測檔案管理工作相比較而言,檔案數據的調取過程科學在數字化管理中,管理效率更好。

（二）提高聯網效率

由于環境監測檔案管理內容,需要經常被使用,因此，在檔案館對檔案進行有效管理的同時,還應加強互聯網的管理力度。聯網以后,在檔案內容,只需要對應的密碼,調用人員就能夠獲得,這樣既提高檔案管理整體效率,又避免發生借閱不及時或者漏記問題。每一個調用人員的信息會被儲存在檔案管理信息中,如果檔案出現問題,能夠及時找尋到相關人員,高效率解決問題。我國環境監測的檔案管理在聯網的形式下,能夠切實保證檔案信息資源管理的及時性、高效性,短時間內獲取到相關信息。

（三）保障信息安全性

環境監測信息是我國的重要信息資源,如果被其他國家掌握,非常不利于我國發展。因此，在環境監測檔案管理工作中,需要保障信息安全性。使用數字化技術,能夠在信息技術中提高環境監測信息的安全性。環境監測檔案管理者在工作的時候,網絡信息各類技術,能夠實現智能搜索和信息保護,這樣的智能搜索會將搜索網絡的地址信息實時監測。在防止外網人員入侵環境監測檔案系統的同時,保障信息安全性。數字技術中的智能技術,能夠幫助相關環境監測工作人員及時查閱所需信息資料,提高信息使用效率。與此同時,該技術還能夠提高信息資料的安全性,避免檔案數據丟失問題發生。

（四）信息范圍廣泛

當數字化技術在環境監測檔案管理工作中完全融入使用以后,檔案訪問者的訪問時間、地點都將不會受到限制。因為環境監測檔案管理基于信息技術以后,信息訪問者就能夠隨時隨地在互聯網上查閱相關信息，獲取到所需信息。環境監測檔案的文件資料非常多。當繁復的信息搜尋工作不再受到時間地點限制以后，信息訪問者的搜尋效率就會提升很多。通過數字化技術，能夠提升環境監測檔案管理效率。因為這樣簡單快捷的搜索特點,能夠大大減少信息訪問者的資料查詢時間和精力。在數字化技術中的環境監測相關的工作效率,能夠明顯發現其突飛猛進。信息的搜索在通常情況下,短時間內就能夠完成。同時數字化技術中的環境監測信息的保持年限延長,提高了信息使用范圍。在信息搜索范圍變大的同時,信息的真實可靠性同樣有保障。在環境監測檔案數字化管理中,網絡信號在的地方就能夠進行信息搜索。我國的網絡覆蓋率非常的高,因此，環境監測檔案管理工作在數字化中搜索范圍有保障。

三、數字化管理環境監測檔案的重要性

環境監測是國家重要工作內容,將其檔案管理效率提升,完成信息的存儲,能夠為后續環境保護工作提供很多數據依據。我國信息技術的發展,帶動各行各業檔案管理工作發展。環境監測檔案管理工作將信息技術高效率進行融合使用,不但建立出一個環境監測平臺,同時促進環境保護工作發展。在數字化管理中,檔案管理的信息安全、信息使用范圍和數據利用率都得到很大的提升,強化了管理工作業績。生態環境建設工作,能夠憑借環境監測數字化檔案管理工作,全面發揮出環境工作作用,保障國家健康穩定發展。

（一）環境監測檔案數字化是現代環境監測檔案的現實需求

信息數字化的發展不是一帆風順的,這是因為我國的網絡技術在環境監測檔案管理中,還需要進一步發展,才能夠得到其管理者的重視。通常情況下,環境監測的信息在被使用的時候,信息使用者必須在第一時間內獲得該信息數據。如果信息的獲取時間超過有效時間,信息使用者的工作效率就會受到很大的影響,同時還會導致環境監測檔案管理工作不理想[3]。隨著國家對環境監測檔案管理工作的重視程度增加,環境監測管理者在日常工作的時候,需要在原有的信息技術基礎上,再一次更新數字化技術,促進檔案管理工作健康發展。

（二）環境監測檔案數字化是提高環境監測檔案市場競爭實力的關鍵

每個國家在環境監測市場中,都在不斷地提升自身環境監測競爭力,而環境監測檔案的數字化管理,通過對傳統檔案管理模式進行深入的研究,然后完成革新。在環境監測實際工作中,數字化技術年后有效的提高環境監測檔案管理的市場競爭實力。競爭實力的提升,主要是表現在現在的檔案管理工作效率得到很大的提升,提升有效地促進了環境監測檔案管理發展步伐。在環境監測市場中,只有將環境中的物質進行全面監測，獲取到關鍵信息以后,才能夠保障自身環境監測實力。使用數字化技術就會提升自身競爭力的關鍵點之一。當國家的環境監測競爭實力提升以后，國家在環境保護工作中，會得到更好的發展資源。

（三）有助于提高檔案的安全性

檔案管理工作的重點之一,在于必須保障檔案整體安全性處于安全范圍之內。在實際檔案管理工作中,當環境監測的檔案管理工作人員在進行工作的時候,合理利用該技術,就能夠通過多介質來儲存環境監測檔案信息,從而確保檔案的安全可靠性。使用科學先進的信息技術,增加檔案管理模式內容,同時促進檔案管理工作人員的工作能力得到提升，在日常的工作中，高效率完成檔案管理工作。我國的數字化環境監測檔案管理工作，顯著的特點是在傳統的紙質檔案管理模式基礎上,增加一個電子檔案管理模式。這樣雙重的管理能夠保障檔案安全性。這種檔案管理采取電子檔和紙質檔兩種方式,能夠應對很多突發事故,互相之間進行填補。例如,如果紙質檔案遭到損壞,能夠憑借電子版的內容,然后科學修補及還原。

（四）合理選用軟件平臺是檔案數字化管理的前提保障

數字化的環境監測檔案管理工作中,管理部門通過建立網絡平臺來完成數字化管理。網絡平臺在建立的時候,通過以下的方法措施,能夠快速高效完成建立工作。我國的軟件公司的數字化技術的運用各有其千秋，環境監測檔案管理在進行軟件平臺建立的時候，需要選擇合適的軟件公司來配合協作，研發出便捷全面的軟件平臺。在軟件平臺研發工作開展之前，環境監測部門需要將需求告知軟件開發商,這樣才能夠保證軟件公司的研發產品符合監測部門的要求。通常情況下，軟件平臺的研發都會強調文檔一體化,這樣才能夠建立出一個數據錄入和數據調用的網絡平臺。通常情況下,環境監測部門的軟件平臺都會選用本地區檔案局提出的檔案管理軟件，這樣才能夠保證其環境監測符合當地的實際情況。網絡平臺的建立,能夠讓環境監測檔案管理內部工作人員的工作效率提升很多,同時提供信息調用平臺。這樣的方式,不但促進國家資源發展,還能夠提升環境保護效率。

（五）收集歸檔是檔案數字化管理的基礎構建

當檔案管理工作的數據資料在網絡平臺中，綜合整理以后，需要結合環境監測物質種類，這樣的數據化管理能夠高效完成收集歸檔,從而快速有效的防止環境監測數據丟失或者泄密,同時在數據對傳輸的過程中,使用信息加密技術,進行數據保護。數據傳輸線路不能夠被隨意的改變,從而防止數據泄漏。環境監測的檔案管理中的電子檔案在歸檔的時候，電子檔案的內容通常都是網絡數據傳輸完成以后，直接就進入數據開展數據存儲工作。這個過程中，檔案管理人員不會過度進行關注。因此需要高效準確的技術來鑒定電子文件的內容是否完整。通過文檔內容鑒定以后的電子檔案，其檔案數據的原始性會得到很大的保護，從而防止其他數據或者是文檔使用時被隨意篡改。環境監測檔案管理工作在開展的時候，需要利用相關技術來保證建庫成本之間的協調性，將成本控制工作做到位。環境監測的所有檔案文件在使用的時，會有一定的區別，部分文檔非常的重要。為了能夠在多樣的文檔中快速找出需要的穩定,可以在核心文件上做好歸檔標記。標記能夠讓文檔找尋時間大大的縮短,同時精準找尋到文檔。文件的存儲在一定的空間內是有限的,為了獲得較多的存儲空間就需要摒棄沒有歸檔意義的電子文件,這樣能夠提高文件管理效率。

四、總結

信息時代下,我國的多個領域的檔案管理工作都在朝著數字化發展。這是由于數字化管理具有很大的優勢,能夠提高日常檔案管理的效率和質量。但是,與此同時,相關檔案管理工作人員的工作職能和自身工作能力,需要進行自我能力提升。當檔案管理人員能夠將數字化管理技術運用嫻熟,才能夠在實際工作時,更好的完成檔案管理。我國的環境監測數據經常發生變化,如果使用傳統檔案管理方式,不能夠適應其數據變化速度。現有的數字化檔案管理,對于環境監測檔案而言,能夠讓檔案使用更加便捷、提高整理整體效率、保障信息安全性和管理時效性。環境監測檔案管理工作人員需要基本創新知識,做好日常的檔案管理工作,將數據分析結果準確性精度提高。在日常工作中,組織多樣活動,讓工作人員工作能力整體提升。數字化技術還在發展，現有的環境監測檔案管理工作在實際工作中，對各類物質數據進行監測的時候，還需要進一步深入。同時，環境監測檔案的數字化技術在運用的時候，要將網絡安全管理技術落實到位，提升網絡安全性。