事業單位檔案信息資源共享問題及處理辦法

姜 娜

（唐山市衛生健康委員會綜合監督執法局）

檔案是事業單位發展過程的“見證者”，其對事業單位本身的發展以及各項職能的行使都有著重要的指導作用。在新時期發展背景下，為了能夠進一步提高我國事業單位公共服務水平，需要乘上互聯網這一快車，將信息資源在一定范圍內共享，提高事業單位內部管理的綜合水平。但是，當前事業單位檔案信息資源共享還面臨著一定的問題，諸如技術手段落后、共享意識不強以及相關體系建設失衡等問題，這都在很大程度上阻礙了檔案信息資源的共享，影響了事業單位的快速發展。因此，有必要對檔案信息資源共享問題進行分析與總結，并采取有效的處理辦法予以應對。

一、檔案信息資源共享

檔案信息資源對于事業單位的發展來說有著十分重要的意義，實現檔案信息資源的共享是事業單位發展的必然。而何謂檔案信息資源共享，筆者認為其主要體現在以下幾方面：首先，檔案信息資源的共享是以網絡為媒介，打破了以往信息傳遞中存在的時間及空間的障礙，進一步提升了檔案信息資源的傳播效率和使用范圍。其次，檔案信息資源共享是以用戶為核心、為用戶提供新型服務的一種方式。再次，檔案信息資源共享是建立在科學系統的管理體制以及先進信息技術基礎上的，能夠借助科學的管理以及技術來實現各項資源的共享。最后，檔案信息資源的共享具有一定的邊界，是在允許的范圍內最大程度地共享而不是無限制共享，本身有著較強的機密性、回溯性。由此可見，檔案信息資源共享是指以網絡為媒介和工具、以用戶為核心和根本、以有效利用為基礎和靈魂，充分利用現代化管理體制和先進的信息技術來為用戶提供最大程度的資源充分共享服務。

二、事業單位檔案信息資源共享的重要性

伴隨著內部管理結構與機制的優化，事業單位也開始對檔案信息資源管理給予了足夠的重視，并且在一定范圍內進行了檔案信息資源的共享。由此可見，檔案信息資源的共享有著十分重要的意義，其不僅能夠為事業單位各項工作的展開提供相應的指引，同時也能夠對事業單位發展中的各種信息進行全面的存儲，便于后期對這些數據進行合理應用，對于各項工作的科學化展開與合理化發展有著推動作用。在事業單位發展的過程中，加強對檔案信息資源的管理和信息資源的共享能夠幫助其及時發現工作中存在的問題，進而為各項決策的制定和戰略發展目標的實現奠定良好基礎。由此可見，實現檔案信息資源的共享對于事業單位的發展來說十分重要。

三、事業單位檔案信息資源共享面臨的問題

現階段，我國事業單位也認識到了檔案信息資源共享的重要性，并采取了相應的措施推動這項工作的進行，但是實際上依然面臨著一定的問題，主要體現在以下幾方面：

（一）觀念方面

事業單位經過了較長時間的發展已經形成了較為固定的模式，受到傳統觀念的影響，檔案部門往往會存在觀念保守、重藏輕用的思想觀念的束縛。與此同時，檔案管理部門從表面上來看并不能夠為事業單位帶來直接的經濟效益，所以領導對于檔案部門的工作也沒有給予足夠的重視。“無人問津”的情況在很大程度上限制了檔案資源的開發、利用和共享。除此之外，一些事業單位雖然意識到了檔案信息資源共享的重要性，但是本身的共享意識不強，對于相關工作的重視程度不夠，或是直接搞一搞面子工程，共享的力度不強，導致相關工作不倫不類。由此可見，思想觀念方面的束縛會直接影響到檔案信息資源的共享。

（二）管理方面

在檔案信息資源實現共享的過程中，管理體系的建設是整個共享工作展開的標準。然而在實際情況中，管理方面依然存在著一定的問題，其主要表現在：一方面，事業單位并沒有建立健全檔案信息資源共享管理制度，在實際情況中相關工作的展開沒有可以參考的制度標準，管理形式和方法的落后為后續的監督與審查工作也帶來了一定的困難。同時，管理者為了能夠壓縮成本和時間，在沒有參考標準的基礎上無法履行自身的職責與義務，導致檔案信息資源共享的程度有限，甚至質量也無法得到有效保障。另一方面，檔案信息資源共享是一項十分復雜的系統性工程，但是由于單位及管理部門沒有給予足夠的重視，所以統籌規劃工作也不到位，各個部門之間的溝通與合作不緊密，導致檔案信息資源共享工作受到了嚴重的影響。

（三）安全方面

事業單位檔案信息中所記錄的內容都具有較強的機密性，其所覆蓋的范圍十分廣泛，例如國防、城市建設、環境建設、人文歷史等，所以通常這些信息資源的保存都需要重視其保密性，會采取相應的加密措施來避免檔案信息資源被非法竊取和利用。紙質資源在共享的過程中很容易出現丟失、被破壞、被篡改等不良后果，所以事業單位都會將紙質資源進行掃描，形成電子資源，將電子資源進行共享，這樣也能夠有效提升紙質檔案信息資源的安全性。然而，在電子資源共享和利用的過程中，部分事業單位受到諸多因素的影響，由于其基礎設施的建設較為薄弱，掃描設施、加密措施等技術手段不齊全，造成電子資源面臨被竊取、盜用、非法篡改等安全隱患。

（四）隊伍方面

事業單位在運行的過程中每天都會產生大量的數據信息，所以檔案信息資源管理工作需要將大量的、復雜的數據信息進行分類、整理、整合與保存，相關工作的展開多數都是以計算機、網絡等為載體，這就對相關工作人員的能力和技術有著一定的要求。然而，當前的事業單位檔案管理工作人員很多都不具備專業的檔案管理專業能力和水平，不僅缺乏相應的專業知識，同時也難以正確使用計算機來進行檔案信息資源的共享。雖然近些年事業單位在不斷吸納高素質、高水平的人才，但是真正能夠專業匹配、能力匹配、素質匹配的檔案管理人才如同鳳毛麟角。除此之外，一些事業單位很少能夠為檔案管理人員提供專業的培訓，沒有建立相應的培訓機制，使得相關管理人員的綜合能力難以得到有效提升，導致檔案信息資源共享工作難以有效展開。

（五）資金方面

對于事業單位檔案信息資源共享來說，其需要足夠的資金作為支持，例如服務器、計算機、掃描儀、數據庫建設以及相關軟件的應用等軟硬件設施的建設以及后期的日常維護和人才培訓等方面，都需要足夠的資金才能夠實現升級與優化，是一項高投入的工程。然而，在檔案信息資源共享的過程中，能夠分配到此方面的資金十分有限，共享工作資金比例非常小，沒有足夠的資金支持，檔案信息資源的共享也受到了極大的影響。

四、事業單位檔案信息資源共享問題的處理辦法

根據上述內容可知，檔案信息資源的共享依然面臨著一定的問題，事業單位需要采取針對性的措施予以應對。

（一）樹立共享意識

第一，主動轉變觀念。觀念的改變是一個長期且存在一定難度的任務，為了能夠有效提升檔案信息資源共享的效果，相關部門應當要積極擺脫傳統觀念的束縛，正確看待信息資源的價值，積極主動轉變自身的觀念，由以往被動式服務向著主動式服務的方向轉變；由片面追求“小而全”逐漸向著資源整體共享的方向轉變。

第二，加強宣傳。事業單位應當要在日常工作中加強宣傳，讓領導層、管理層都能夠意識到檔案信息資源共享的重要價值。由于領導對各項決策都有著決定性作用、管理層能夠直接對檔案信息資源的共享提供支持，因此，單位應當要加強宣傳，通過線上以及線下共同宣傳的方式“雙管齊下”，將共享工作的重要性、標準、內容等與員工的個人價值進行掛鉤，驅動員工主動進行思想的轉變，積極推進檔案信息資源共享工作的進行，使其能夠在日常工作中主動挖掘檔案信息資源的價值，并且通過多種方式進行資源共享，進一步提升檔案信息資源的利用價值。

（二）優化管理體系

第一，統一規劃建設方向。現階段，我國事業單位檔案信息資源共享還處在發展階段，需要相關部門做好統一的規劃和建設方向才能夠為相關工作提供有效指導。從資源整合到相關平臺建設，都需要加強規劃與管理，加強上下級、不同部門之間的溝通與協調，做好統籌規劃工作。

第二，加強規范的管理機制。事業單位應當要根據實際情況建立本單位的檔案信息資源共享管理機制，一方面要建立完善的信息共享架構與模式，讓信息資源的共享能夠在可控制、可管理的范圍內進行規范化共享。另一方面要不斷完善檔案信息資源共享的管理制度，明確管理人員、檔案信息資源使用人員的職責與范圍，根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等文件中所要求的內容結合單位的實際情況制定新的檔案信息資源共享管理制度。在制度中，需要對共享工作的流程及步驟進行細化，并且制定統一的整理標準，讓各個部門之間的檔案都能夠在統一的標準之下進行共享，同時也便于管理部門對檔案信息資源進行管理。

（三）提升共享安全

第一，物理環境安全。為了能夠有效提升檔案信息資源共享的安全性，保證物理環境的安全尤為重要，其也是最為基礎的安全保障措施之一。在物理環境安全方面，檔案管理部門應當要保證室內環境的溫度和濕度適宜，做好防火、防盜、防潮等方面的保障性工作。在此過程中，為了能夠充分發揮人的積極作用，還應當要對相關管理人員的職責范圍、安全保密責任等內容加以重視，嚴禁相關工作人員由于自身因素而導致檔案信息損毀或是丟失或是人為惡意更改等，并且按照相關規定和標準對檔案信息資源進行一定范圍的共享，并做好資源共享的安全審查。

第二，網絡環境安全。針對網絡環境的開放性所帶來的安全問題，在檔案信息資源共享的過程中應當要采取各種網絡加密安全措施，以此來提升文件共享過程中的安全性。例如專用密鑰、對稱密鑰、公開密鑰等方式都是較為常見的數據信息加密技術。除此之外，網絡防火墻技術也是一種加強和控制網絡間訪問的安全技術之一，其可以有效保護內網運行環境，并且能夠組織外網用戶的非法入內，事業單位可以對該技術進行升級并應用于資源的共享中去，提升網絡的安全性。同時，還要對殺毒軟件進行合理應用，這種技術使用最為便捷。為了能夠有效提升檔案信息資源共享的安全性，事業單位可以根據實際需求對上文中所提到的幾種網絡安全技術進行綜合使用，進一步提升網絡環境的安全等級。

（四）加強隊伍建設

第一，建立完善的選拔任用機制。檔案信息資源共享是一項系統性、專業性、復雜性較強的工作，因此，其對人才綜合能力與素質的要求也相對較高。為了能夠讓人才與崗位需求更加匹配，事業單位可以實施崗位動態調整機制對在職的人才進行選拔調任，使更多具有此方面能力的人才勝任該崗位的工作，幫助檔案信息資源共享工作的進一步實施。為此，需要建立完善的選拔任用機制，并且將機制有效實施下去，使優秀的人才能夠充分發揮出自身的優勢。

第二，提供更加全面的培訓機會。事業單位需要為檔案信息資源共享管理人員提供更加全面的培訓機會，可以通過聘請專家演講、與先進單位進行業務交流、線上學習、外派進修等多種方式來進行培訓，學習先進的檔案信息資源共享管理理念和模式。同時要對相關管理人員的計算機操作能力進行培訓，使其能夠在檔案信息資源共享的過程中對網絡進行充分利用，并保證整個共享過程的安全性。

第三，吸納更多的優秀人才。事業單位應當要根據檔案信息資源的實際需求進行人才的招聘，吸納更多優秀的人才，通過高校直招、考試等渠道吸收更多優秀的人才，并且對人才的綜合能力進行考察，包括人才的檔案管理專業能力、計算機操作能力、現代化管理觀念和模式等。與此同時，為了能夠留住更多優秀的人才，還需要加強福利待遇、職稱評定等保障性措施的實施，吸引人才并激發人才的積極性和創造性。

（五）多方籌措資金

第一，發揮政府的導向作用。檔案信息資源的共享需要有足夠的資金來作為支持，由于事業單位本身的性質存在一定的差異（例如全額撥款、差額撥款、自收自支等），因此，需要政府發揮自身的引導作用。例如對于自收自支、差額撥款性質的事業單位來說，政府可以鼓勵并引導地方性中小金融機構的發展，加快發展商業銀行、農村信用社等，這樣可以為事業單位籌資建立更多的渠道；或者事業單位可以考慮與優秀的企業進行合作，利用自身的技術、人才優勢等來吸引更多的民間資本。對于全額撥款的事業單位來說，應當要將檔案信息資源共享的重要性進行宣傳，以便能夠爭取更多的財政撥款、專項資金等。

第二，提高自身內部融資能力。事業單位應當要搞好自身的經營管理（全額撥款性質的事業單位除外），積極利用自身的技術優勢、人才優勢等向社會提供有償服務，在此過程中收取一定的服務費用，這樣也可以在一定程度上彌補檔案信息資源共享方面存在的經費不足的問題。此外，還可以通過投資經營的方式來提高自身的融資能力，實現資金的保值、增值，例如對外投資、擴建固定資產、擴建無形資產等形式。

五、結束語

綜上所述，在事業單位發展的過程中，檔案信息資源的共享對于推動單位的穩步發展有著十分積極的作用。在新時代背景下，事業單位應當要對檔案信息資源共享給予足夠的重視，總結出當前存在的不足，并且采取多種方式來提升檔案信息資源共享的整體水平，進而提高檔案資源的利用率，為事業單位的發展營造良好的內部環境。