內(nèi)部控制視角下合同生命周期管控研究

■徐青青

（寧波德遵會計師事務所有限公司）

1 引 言

全球經(jīng)濟一體化進程不斷發(fā)展，競爭環(huán)境瞬息萬變，企業(yè)的經(jīng)營風險不斷加大。要想躋身惡劣的市場環(huán)境中，企業(yè)必須擁有一技之長，在發(fā)展經(jīng)濟的同時，重視合同管理，通過對合同生命周期各環(huán)節(jié)加強管控，如對合同準備、起草、審查、簽訂、履行、歸檔等整個生命周期形成規(guī)章制度，不斷完善與改進。合同的管控與經(jīng)濟活動的發(fā)展相輔相成，不斷優(yōu)化與改進，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展打下良好的基礎。

2 內(nèi)部控制視角下合同生命周期管理的重要性

對于企業(yè)而言，內(nèi)部控制是企業(yè)為實現(xiàn)控制目的，通過制定制度、實施措施和執(zhí)行程序，對經(jīng)濟活動的風險進行防控和管控。在內(nèi)部控制視角下，有效管理合同生命周期，能提升企業(yè)的管理水平，縮短合同履行時間，降低經(jīng)濟業(yè)務的時間成本，有更多的機會尋找新的業(yè)務，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。加強合同生命周期管控，規(guī)避合同法律風險，降低企業(yè)合規(guī)運行風險，防止合同倒簽、補簽現(xiàn)象發(fā)生，實現(xiàn)風險管控目標。對合同的履約過程實時跟蹤管理，采取早收晚付的資金管理方式，提高資金周轉速度，減少壞賬風險，避免合同糾紛及給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。提升合同生命周期管控質(zhì)量，對企業(yè)快速發(fā)展具有重要的意義。

3 合同生命周期管理的風險點

3.1 沒有充分重視合同管理

我國仍處于社會主義初級階段，市場經(jīng)濟發(fā)展尚不完善，企業(yè)類型多樣化，制度建設未能真正落到實處，多數(shù)企業(yè)合同管控仍處于有制度而束之高閣的狀態(tài)。合同管理流程與經(jīng)濟業(yè)務相脫節(jié)，企業(yè)內(nèi)部信息不對稱，各環(huán)節(jié)未能有效銜接，合同制定流于形式，未能真實反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的實質(zhì)。簽訂合同的過程中，重視定價而忽略了其他合同條款，在履約過程中極易造成法律風險，合同雙方對合同條款產(chǎn)生歧義，合同履行未滿足雙方要求，導致合同糾紛，增加不必要的合同成本，消耗企業(yè)人力、物力，使企業(yè)的發(fā)展受阻，信譽受損。

3.2 各部門缺乏協(xié)調(diào)配合

隨著企業(yè)內(nèi)部分工細化，更多的部門參與到合同履約過程中，但很多企業(yè)存在著部門間各司其職，各管其事的行為，對合同的履行僅對涉及的部分負責，獨立于其他部門，未銜接本環(huán)節(jié)前后的合同執(zhí)行情況，在整個合同執(zhí)行中缺乏溝通，機械配合，未達到各環(huán)節(jié)相互制約，相互配合。如融資部未充分考慮企業(yè)是否缺現(xiàn)金流，未與業(yè)務部、財務部溝通，大量融資，造成資金閑置。部分中小企業(yè)情況更不樂觀，企業(yè)固定資產(chǎn)已出售，未與財務部門溝通，賬面未對資產(chǎn)進行清理，也未進行納稅申報，造成企業(yè)的涉稅風險；甚至有中小企業(yè)股東一股獨大，收付款項未與財務部門溝通，已結清的款項仍長期掛賬。各部門間缺乏溝通，信息不對稱，為了自身利益出現(xiàn)違規(guī)操作，給企業(yè)帶來各種風險。在合同的起草階段，相關人員相互獨立，法務、財務部門未參與合同簽訂，或者各部門參與了僅審核自身業(yè)務領域的部分，而未進行充分的討論，未站在企業(yè)層面，權衡合同利弊。因?qū)I(yè)能力的不勝任或把關不嚴，又欠缺溝通，最終給企業(yè)帶來的經(jīng)濟損失。在合同履行過程中，合同內(nèi)容、條款發(fā)生變化，甚至出現(xiàn)解除合同的情況，未及時通知各部門，導致各部門仍以原合同執(zhí)行，增加履約成本或給企業(yè)帶來法律風險。

3.3 合同執(zhí)行過程中存在的法律風險

企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務呈現(xiàn)多樣化的趨勢，合同的簽訂也存在多種模版，而眾多的合同簽訂、審核、履約及異常情況的出現(xiàn)均通過人為管理，不能很好地對風險進行辨別、防范和控制，一旦發(fā)生失誤，帶來不可控的風險，將對企業(yè)造成損失。另外，企業(yè)為承攬業(yè)務而變相低價競爭，簽訂了不平等的合同條款，實際操作中難以實施或者不按合同條款履約，造成企業(yè)虧損或承擔法律風險。

3.4 企業(yè)合規(guī)運行風險

企業(yè)的經(jīng)營活動中，存在先執(zhí)行業(yè)務，后簽署合同，甚至業(yè)務結束后也未簽訂合同。從內(nèi)部控制視角，企業(yè)的合規(guī)性存在風險。企業(yè)在運行過程中，一項新合同的產(chǎn)生均應經(jīng)各部門進行評審，到簽、補簽的情況使合同評審環(huán)節(jié)處于被動局面。企業(yè)持續(xù)性服務合同，到期后未繼續(xù)簽訂合同，服務仍在進行，業(yè)務正常開展，但存在著法律風險和合規(guī)性風險。部分企業(yè)因為長期合作關系，在合同簽訂時未填寫價格，待業(yè)務履行過程中再商討定價，可能給企業(yè)造成損失。

3.5 合同管理缺乏統(tǒng)計分析

合同生命周期由各個環(huán)節(jié)組成，當合同履行完畢后，多數(shù)企業(yè)對合同進行歸檔處理，而未對合同履行過程進行統(tǒng)計分析，也難以在合同管理中汲取經(jīng)驗。合同信息包含著大量對經(jīng)營決策有價值的信息，缺乏合同統(tǒng)計分析，未能使企業(yè)總結經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)更多的機會，難以使合同在企業(yè)管理中發(fā)揮提升作用。當合同履行異常時，未做出總結歸類，在以后的發(fā)展中，未能提升企業(yè)的應急處理能力。

3.6 缺乏信息化管理

一個完整的合同生命周期涉及多個環(huán)節(jié)，多個部門，產(chǎn)生的文件數(shù)量龐大。如沒有借助信息化系統(tǒng)，可能引發(fā)各種問題。合同管理未能有效銜接，各部門缺乏信息溝通，而合同履約涉及多個部門，信息量大，流轉時間長，上下環(huán)節(jié)容易銜接不上，延長了合同的履約時間。合同進度難以控制，依靠傳統(tǒng)的手工登記臺賬或借助表格耗費大量的人工成本，但合同進度控制并不理想，也未能對合同進度進行動態(tài)管理，實時監(jiān)管難度大，各部門存在重復溝通的情況，管理層想掌握合同進度需要多個部門匯報工作，極大的浪費了人力資源。合同查找困難，歸檔文件容易遺失，多數(shù)企業(yè)以紙質(zhì)合同為主，合同量大，需要占很大的空間存放合同，應急時查找困難，耗時耗力，因合同管理人員變動、更換，對合同疏于管理，容易造成遺失。信息匯總困難，各部門各自登記臺賬，未統(tǒng)一臺賬格式，匯總工作需要花費大量人力，容易造成偏差，核對差異費時費力，一個合同信息涉及多個部門，管理層獲取匯總數(shù)據(jù)較為困難。

3.7 缺乏專業(yè)的合同管理人才

合同管理工作是一項高水平的復雜的工作，合同管理人員應具備相應的要求，不僅熟悉相關業(yè)務流程，更要熟練掌握國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)則、企業(yè)內(nèi)部制度，具備一定的專業(yè)性，才思敏捷、條理清晰。而目前多數(shù)企業(yè)對合同管理工作并不重視，缺乏專業(yè)的合同管理人員，管理零散，或未成立專門的合同管理部門。企業(yè)涉及的合同由各部門自行管理，未統(tǒng)一管理辦法，加深了管理難度，各部門存在重復管理或遺漏部分合同，對管理層決策造成一定的障礙。給企業(yè)查找合同、匯總信息造成很大的麻煩，提高了合同管理風險，出現(xiàn)問題后，相互推諉，很難責任到人。

4 改善內(nèi)控視角下合同生命周期管控的對策

4.1 加強對合同管理的重視

第一，重視合同全過程管理，制定符合企業(yè)情況的合同管理制度。宣貫合同管理的重要意義，強調(diào)合同各階段管理重點，各部門在各環(huán)節(jié)緊密配合、提高合同執(zhí)行效率。第二，合同生命周期過程中，各部門行使不同的職能。合同形成之前，采購部、營銷部進行篩選、比對合格供方、誠信客戶，為后續(xù)合同的流轉打下良好的基礎。合同簽訂階段，重要合同由業(yè)務、法務、財務部門等審查合同中的相關條款，利用專業(yè)知識，避免合同在簽訂階段埋下隱患，降低合同中存在的風險。第三，合同應由專人管理。從合同的起始階段到終止階段，應由專人跟蹤，嚴格按照合同條款履約。合同的保管應按時間先后，分門別類歸檔。

4.2 加強各部門協(xié)調(diào)配合

為解決部門間各自為政、各管其事的局面，在合同管理制度中明確各環(huán)節(jié)管理職責，賞罰分明，制度約束。并定期要求各部門積極學習合同管理制度，不得懈怠，并入年終考核指標。在合同生命周期的各個階段，各部門銜接前后環(huán)節(jié)的履行情況，并形成記錄，要求相關部門負責人簽字確認，責任分明。合同管理系統(tǒng)作為企業(yè)合同履行過程中的必要介質(zhì)，開放責任人員的相關權限。在合同起草階段，起草部門將合同立項文件、定價規(guī)則、會議紀要等與合同形成相關資料上傳系統(tǒng)，由審核人員進行審核。審核人員包含業(yè)務、法務、財務部門等，各部門根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)則、企業(yè)制度、合同基本情況的相關要求，審核合同的合法性、合規(guī)性、合理性等，對合同條款進行修訂、改進，在形成正式合同前，相關部門開會討論，并向管理層匯報，避免簽訂的合同存在違法、違規(guī)行為。在合同履行過程中，難免出現(xiàn)異常情況，相關人員及時將合同異常情況通知各部門，各部門實行聯(lián)動討論解決方案，收集相關資料，及時采取有效措施，對合同的變更或終止進行多部門匯簽，并辦理相關手續(xù)，及時匯報管理層，并上傳至合同管理系統(tǒng)，審核部門重新審核。各部門間因合同變更及時溝通，相互監(jiān)督，避免了合同履約過程中的漏洞。

4.3 防范合同執(zhí)行過程中的法律風險

針對人工管理合同中存在法律風險，應采取人工與信息化管理相結合，在相同的業(yè)務模式下，逐步探索出標準、規(guī)范、通用的合同模版，并請各部門人員積極探討溝通，從業(yè)務風險、財務風險、法律風險三個維度審核合同，逐項排查合同中存在風險點。統(tǒng)計企業(yè)所有合同，分類建立數(shù)據(jù)庫，按時間先后順序、合同內(nèi)容、合同對方進行歸類，對相同業(yè)務相同供應商或客戶的合同盡量采取歷史合同，并逐步完善。

4.4 促進企業(yè)合規(guī)運行

企業(yè)從內(nèi)部控制視角出發(fā)，建立一套完整可靠的合同質(zhì)量管理體系，嚴格按照合同質(zhì)量管理體系規(guī)范企業(yè)的經(jīng)濟行為，從合同生命周期的各個環(huán)節(jié)進行管控，明確責任歸屬，杜絕合同倒簽、補簽現(xiàn)象，按照流程辦理合同簽訂手續(xù)，對于即將到期的合同，督促承辦部門及進更換合同，有效規(guī)避合規(guī)性風險，提高企業(yè)的經(jīng)營效率。

4.5 加強合同統(tǒng)計分析

企業(yè)的發(fā)展是不斷總結經(jīng)驗的過程，合同履行完畢，及時對合同履行過程進行統(tǒng)計和分析，吸取經(jīng)驗和教訓，取長補短，規(guī)避風險，為以后的發(fā)展提供借鑒。了解企業(yè)所有合同的簽訂、履行、完成情況，分類歸納，統(tǒng)計合同類型、合同文本，選取優(yōu)秀合同范本作為標準化的合同模版，有效節(jié)約各部門的審核時間，提高審核效率，降低合同風險。對于合同履行中出現(xiàn)的異常情況，總結經(jīng)驗，形成應急預案，未來經(jīng)濟活動中遇到類似情況，在歷史案例中尋找應急處理方法，提高工作效率，降低合同履約成本。并將合同管理經(jīng)驗與應急處理辦法寫成文件供各部門學習，提高員工應對異常合同的能力，大大降低了企業(yè)的涉訴風險。

4.6 加強合同信息化管理

根據(jù)企業(yè)情況，選擇適合的合同管理系統(tǒng)，借助合同生命周期管控理念，將合同各環(huán)節(jié)的履行情況輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)反饋的進度條，各部門查閱及跟蹤管理，加快合同的流轉速度，提高企業(yè)管理效率。合同信息上傳至管理系統(tǒng)，各部門根據(jù)相應權限查看合同情況，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享、信息互通，加強了部門間的溝通，方便了合同查找功能，節(jié)約了人力物力，又便于合同的統(tǒng)計分析，提高了數(shù)據(jù)的精準性，對于合同異常情況，提升了應急處理能力。當系統(tǒng)存在預警和提醒功能，各部門間工作積極性提高，并極大提高履行合同的效率。合同信息均存放于系統(tǒng)內(nèi)，合同歸檔更加容易，管理層對合同的可控性增強，規(guī)范了管理能力，提升了經(jīng)營效率。

4.7 強化人才隊伍建設

根據(jù)合同管理工作的專業(yè)性、復雜性，應加強合同管理人才的建設培養(yǎng)。選聘人員時進行側重考核，合同管理人員應具備責任心強，掌握一定的法律知識，較高的文學素養(yǎng)，思維清晰。企業(yè)應定期在企業(yè)內(nèi)、外開展合同管理人員專業(yè)培訓，從合同起草、合同審核、合同風險評審、應對合同異常情況、合同終止后的分析、歸檔等一系列事項進行專業(yè)性的培訓，提高員工的專業(yè)勝任能力，使企業(yè)的人才隊伍符合執(zhí)業(yè)要求。另外建立合同管理制度，明確合同責任，實行崗位責任制，提高風險控制意識，避免出現(xiàn)責任不明確的情況。同時進行獎罰機制，獎勵突出貢獻的合同管理人員，同時對不能勝的合同管理人員進行崗位調(diào)動。合同管理人員的數(shù)量應根據(jù)企業(yè)業(yè)務量、合同量配備。人少事多，可能造成管理質(zhì)量下降，影響企業(yè)的競爭力，因減少管理人員數(shù)量而節(jié)約人力成本可能造成企業(yè)更大的管理損失。

5 結 語

合同的發(fā)展由來已久，契約精神是文明的體現(xiàn)。各種經(jīng)濟活動通過合同作為介質(zhì)，供需雙方履行合同要求而達到自身的目的，已成為當前經(jīng)濟運營的主要形式，合同管理對企業(yè)而言至關重要。本文羅列內(nèi)部控制視角下合同全生命周期的管控的存在各種問題，提出改善建議?？茖W的合同全生命周期管控，有效地避免風險發(fā)生，為企業(yè)創(chuàng)造更多的機會和發(fā)展價值。