論如何建立系統規范的出版社校對工作程序

李曉春

（四川民族出版社）

出版社的校對就是校對人員對原稿件進行核對，校正其中存在的錯誤，對于其中有疑議的部分及時和編輯或原作者溝通，并加以糾正。這是出版的最后一道工序，也是關乎出版物質量的最后一道關卡[1]。因此，一個合格的校對工作者不能只是檢查排版格式，還需要具有敏銳的觀察力來發現錯誤。對于有疑議的部分，能夠按照規范的工作程序，第一時間聯系作者進行核實，這樣才能為廣大讀者提供高質量的出版物。

一、強化出版社校對工作的必要性

出版物是一種信息載體，傳播思想文化和理論知識等，這些被傳播的內容得以借助出版物流傳于世。如果出版物中存在錯誤，那么不僅會影響出版社的聲譽，甚至還會帶來學術、政治等方面的影響，這種影響將會是難以估量的。所謂校對工作就是為了避免此類問題的發生，確保通過出版物所傳播的內容準確無誤、字詞準確，不會產生錯誤和歧義，將一切問題都消滅于出版物問世前。校對工作是編輯工作的延續和補充，是對作者和讀者的負責，是出版工作中必不可少的重要工作環節。校對工作的要求比較高，校對人員不僅要有較高的文字功底，還要具備廣闊的知識面，且還要具備足夠的耐心、責任心。在工作時需要從兩方面入手，一是校異同，另一個是校是非。前者是檢查打印樣稿和作者原稿是否有出入，是否存在錄入錯誤的問題[2]。后者則是提出疑問，找出作者文章中存在疑議的部分或是有爭議的部分，和作者溝通、商討，消除任何疑點。如果校對人員不能及時有效地發現錯誤，找出疑點，那么這些有錯誤、有問題的信息將會隨著出版物傳播出去，不僅會影響工作質量，還可能面臨法律風險、政治風險，威脅出版社的生存和發展，并帶來不良的社會輿論，還會隨著出版物的傳播，導致錯誤的信息流傳。因此校對工作看似是規模不大的工作，但是一旦出現錯誤，可能造成的影響將會無法估量。所以出版社必須加強校對工作，以規范系統的校對工作程序，保障校對工作質量。

二、構建系統規范的出版社校對工作程序

（一）校對工作的高效合理配置

要想實現系統規范的校對工作，首先應當對校對工作進行合理的配置安排。當前已經進入到了信息化時代，隨著網絡信息技術的普及，交稿的方式也不再是以往的手寫稿，而是借助網絡信息技術傳送電子稿，電子打印稿實現了原稿和樣稿兩者的合二為一[3]。如此一來，編輯就能直接編輯訂正電子打印稿，排版工作者根據編輯加工后的電子稿進行排版，最后由校對人員進行校對。在技術革新的背景下，校對工作也發生了重大變化，那么工作配置也需要加以重構，具體應從以下幾個方面入手：

1.集體交叉校對和責任校對相結合

專業校對是校對工作的核心，因此責任校對人員必須安排具備中級以上職稱的人員或者具備豐富經驗、專業技能過硬的校對人員來負責。且不能采用一人包校的方式，避免固定思維或其知識局限導致無法將錯誤識別出來，應當采用集體交叉校對和責任校對結合的方式，三個校次需要安排不同的校對工作者負責，絕不能一人獨攬。采用集體交叉校對和責任校對相結合的校對工作方式，可以形成互查互檢的工作機制，能有效提升校對工作的質量。

2.統籌兼顧 人盡其才

根據校對人員的工作經驗、文化水平、專業特長，負責不同類型稿件的校對工作。將校對人員安排到各自比較擅長的領域，校對相關稿件，這樣更能及時有效地找出錯誤，做到人盡其才，提高校對工作的效率。校對人員通常是文科專業人員較多，理工類專業人員較少。如果近期理工類稿件較多，那么應當合理安排工作時間，提前抽調比較擅長理工領域的人員，讓他們騰出空來，專門負責此類稿件的校對工作[4]。另外需要注意，校對人員擅長或喜歡鉆研的領域，并不一定等于他們所學的專業。比如有的中文系畢業的校對人員，業余時間喜歡了解醫學知識。一些古漢語專業人員，業余時間喜歡鉆研外語，因此還可根據校對人員業余時間的興趣愛好來挖掘潛能，并調動校對人員業余時間豐富知識的積極性，不斷提升自己的知識涉獵范圍，有助于提高校對工作的質量。

3.新老搭配的合作機制

校對人員配置可以采用新老搭配的方式。資歷老的校對工作者經驗豐富、技能過硬，但在信息技術的操作方面相對薄弱[5]。而新人的經驗明顯不如老校對工作者，但他們接受了更多新知識、新技術，對于信息系統的上手能力也更快更好。因此可采用新老搭配的方式相互促進，達到一加一大于二的互助效果。

（二）建立系統規范的校對工作流程

校對工作需要嚴格按照規范的校對流程進行。在排版完成后，需要先進行毛校，之后安排三個校次，層層校對，最大程度避免出現錯誤。雖然目前已有軟件信息系統提高校對效率，但是系統不能完全代替人工，出版社仍要堅持規范的校對工作流程，主要包括一校、二校、三校、謄樣、核紅、通讀、技術整理、對片／對藍樣八個工作流程。本處重點對“三校一讀”既一校、二校、三校、通讀和核紅做進一步的說明。

1.一校

一校又稱初校。校對人員先檢查原稿的頁碼是否有缺頁的情況，以及頁碼的順序是否有錯裝、順序排錯、正反面是否有問題等。確保這些部分無誤后，可開始對稿件的內容進行審核，確保沒有錯行，句子要通順，內容的格式也要統一，頁眉、頁腳是否有遺漏等，字體格式也要統一固定，不能出現低級錯誤。如果有生僻字，不能確定是否正確的部分，需要做好標記，盡快和編輯以及原作者進行協商。

2.二校

將一校之后發現問題的稿件盡快將問題處理，將重新編排后的大樣呈交給二校工作人員，進行更加細致嚴格的校對。這部分的校對工作需要逐字逐句仔細閱讀，甚至標點符號都要仔細審核，不要出現錯誤[6]。檢查重新排版后的頁碼、字體等是否出現錯誤，是否存在順序錯位的問題。有錯誤的部分也都要標記出來，和排版、編輯以及作者取得聯系，及時處理相關問題。

3.三校

將前兩次校對發現的問題都處理完后，需要進行第三次校對。三校人員不僅要檢查之前的問題是否都處理完，還要逐句逐字推敲，確保每句話、每個字都沒有問題。尤其是一些比較容易混淆，易被忽視的如“的、地、得”“渡過”和“度過”“接受”和“接收”等，同音易混淆的字詞，還有形似容易輸入錯誤的字，比如“入”和“人”，“末”和“未”等。仔細檢查這些問題，并標注出來進行更正。

4.通讀

通讀主要是承擔校是非的職責。通讀過程中脫離原稿閱讀，檢查校樣，尤其要注意隱性的政治性、思想性、知識性、語法性和邏輯性差錯，還要注意稿件中相互呼應的人名、地名、組織機構名、書刊名等前后是否統一。重點書可安排多次通讀，每次通讀可由多人承擔，各人各次通讀的內容不重復，但責任校對應通讀大部分校樣。

5.核紅

這是出版社校對工作的最后一個環節。檢查前幾次校對環節找到的錯誤是否都妥善處理，包括需要修改的字詞句，需要調整的格式、頁碼等情況。核紅分校次間核紅和付印清樣核紅兩種。

校次間核紅是指將改版后的校樣與前一次或者前幾次的校樣核對。常用的一校、二校連續進行的校對操作模式，是改版后再三校和通讀，所以通常由三校人員先核紅后再校對。核紅時，對新校樣上根據前次校樣修改的內容一般用鉛筆在其線下標記，因為前次校樣上可能存在不同于原稿的修改之處，標記后可避免對照原稿校對時再改回去。

付印清樣核紅是將付印樣即終校樣改版后輸出的付印清樣與付印清樣進行核對。為確保書刊成品質量，付印清樣仍須核紅。在付印清樣核紅時，一般先專人核對一次，再由責任校對復核一次并清點頁碼，然后交由責任編輯審核認定。重大書刊的校樣或有重大修改的校樣要經復審者和終審者認定。如果付印清樣還有改動，就還要繼續退改、核紅。如果付印清樣上沒有任何改動，一般情況下就可將排版部門據此制作的印刷電子文件發往印刷單位印制。付印清樣核紅時特別要注意以下六種情況。一是除核對前次校樣上的修改之處在新校樣上是否都已改正，還需要注意新校樣的每個頁面首末行，各行的起止文字是否與前次校樣一致。二是如果前次校樣存在因刪減文字而造成了版面變動的情況，則對新校樣不能僅僅核對改動之處，還需要對牽連到的相關字、行、面等做全面的檢查和核對，有圖、表、公式的要特別注意其位置是否合適。三是如果發現應改未改或者不應該改而錯改的地方，必須在上下各三行中逐字檢查一遍，以免發生鄰行錯改或鄰位錯改的情況，從而導致新的錯誤。四是如果改版后的頁碼或者版面有變動，與前面校次的校樣完全不一樣，則需要檢查目錄、書眉、注釋等處是否需要相應改動。五是如果有時前次校樣無錯，新校樣上卻出現了新增的大段文字、格式變化等差錯，這可能是改版操作失誤或者計算機不兼容的原因。核紅一旦發現一處這類差錯，就要對付印清樣做全面的檢查。六是在核紅時，如果發現付印清樣中個別頁碼存在較多差錯或重要差錯，則應要求排版部門根據改正后的付印清樣改版后再次輸出涉及改版頁面的校樣，校對人員需再重新核紅。

以上工作確認都處理無誤后，既全面完成校對工作。

（三）人本化的校對人員管理

校對工作是非常繁雜的工作內容，尤其是校對一些比較深奧的稿件，需要同時調動眼、腦、手，花費大量的時間和腦力，以及翻閱相關資料。還常遇到加急趕稿的情況，需要在有限的時間內處理大量繁雜的信息，工作枯燥、乏味。尤其是對于一些剛入職的新人，需要通過以人為本的管理手段，消除校對人員的不良情緒[7]，使他們能夠靜下來，專心、高質量地完成校對工作。

1.創造良好的工作氛圍

校對人員是校對工作的執行主體，他們的工作態度、工作質量將直接影響校對工作的開展效果。工作氛圍和環境會產生潛移默化的作用，校對部門應當營造出和諧、團結的工作氛圍。對于不在狀態、坐不住的校對人員，在不影響工作進度的情況下，允許其休息放松一下。采取比較人性化的管理方式，讓校對人員更加認同單位，感受到單位的人文關懷，得以全身心地投入到工作中。

2.管理層要以身作則

校對一向被認為是一個苦差事，很多校對人員的工作積極性不高，如果管理層沒有良好的工作態度，那么風氣由上至下，勢必會影響整個校對部門的校對工作質量[8]。因此管理層人員應當做好表率，以身作則，發揮榜樣的力量，以嚴謹的工作態度、高度的責任心，不斷自我提升的進取精神，帶動感染大家，打造積極向上的部門文化，從而形成一個高水平的校對工作團隊。

3.排憂解難 鼓勵校對人員

當校對人員在工作中遇到了困難或是在生活中遭受了挫折，出現負面心理情緒時，就很可能影響其工作質量，精力不能有效集中，不能及時發現書稿中的錯誤，甚至還會影響其他校對人員的工作態度及熱情。對于此類問題，應當給予校對人員足夠的理解，耐心傾聽校對人員遇到哪些難題，做好傾聽者，并盡自己所能幫助同事。此外，一些新人初到工作崗位時，面對枯燥無趣的工作難以提起興趣，因此出現工作失誤，也可能否定自己的能力。對于此類問題，應當及時發現新人的思想波動，為其打氣，給予鼓勵，通過幽默并充滿關切的話語使其感受到自己被認可，產生使命感，振作精神，調整工作態度，耐心、認真地完成為其布置的校對工作。

（四）構建配套的校對管理制度

1.嚴格執行“三校一讀”制度

雖然借助信息技術，能夠有效減少錯字、錯排等問題，但是仍可能存在一些錯誤無法被系統識別出來。比如“接受”和“接收”，通過軟件的檢查功能，都顯示沒有錯誤。但到底是對是錯，就需要人工結合前后文來判斷，所以傳統的“三校一讀”制度還是依然有必要的。堅持規范的“三校一讀”，各環節安排不同的人員負責，守好出版前的最后一關，將更加高質量的出版物貢獻給廣大讀者。

2.建立具有競爭性和激勵性的工作制度

競爭和激勵是激發工作潛能的有效方法，可以對校對人員進行工作量化考核，將考核結果進行比較，根據評比結果制定不同等級的獎金激勵。通過這種方式激發校對人員的進取精神，為了提高工作效率積極創新工作方式方法、提高自身的知識累積和工作經驗。按照多勞多得、獎罰分明的原則進行工作考核與競優評比。可以按照周、月、季度等方式進行，從而激發校對人員的工作積極性，提高工作質量。此外，對于長期工作考核結果不達標的校對人員，也應該采取篩選淘汰的機制，增強危機意識，不能甘于落后。

3.定期強化校對人員職業綜合素質

單位可定期舉行校對人員能力的強化培訓。結合工作質量要求以及最新的出版行業相關規定，對校對人員進行工作能力培訓，以及信息技術、操作系統的操作指導等。還可定期舉辦動員大會，激發校對人員的工作積極性。也可以相互分享工作經驗、工作技巧等，實現共同進步。

（五）借助信息技術提高校對質量

信息技術因其自動化、智能化的技術優勢，現已在各行各業推廣應用，均取得了理想的成果。校對工作也同樣可以借助信息技術提高工作效率，尤其是校對人員數量不足的出版社，運用信息技術是一種非常可行的方式。比如可以借助wps、word等文檔編輯軟件的自動校對功能或是黑馬校對軟件，減少差錯率。但無論是采用何種信息系統，都應當有效掌握系統的操作，避免因為系統人為操作失誤影響校對結果。但是，這些信息技術只能作為輔助工具，不能完全依賴信息系統。我國漢語言文字中同音近形的情況非常多，并且漢語屬于分析語，同一個詞在不同語境下、不同前后文中都會發生變化，計算機系統還不能有效分析不同語境和前后文。比如在地質類文章中，會出現“侏羅系”這個專有名詞，但是在WORD或WPS中就可能將其認定為錯誤，甚至會誤改成“侏羅紀”。同時，如果編輯不小心打成“侏羅紀”，軟件也不能識別出來這個錯誤。信息技術雖然能夠提高工作效率，但是不能完全代替人工。所以還是要堅持傳統的校對工作模式，在此基礎上和信息技術相結合，促進校對工作效率的提升。

三、結束語

綜上，校對工作是出版社的重要工作內容。校對人員要端正工作態度，不斷強化自己的工作經驗與知識面。出版社也要構建系統規范的校對工作程序，制定配套的管理制度，激發校對人員的工作積極性，保障校對工作質量，從而為社會提供更多高質量的優秀出版物。