醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特點(diǎn)與管理初探分析

荊坤蘭

（山東省高密市夏莊中心衛(wèi)生院）

對于大型的突發(fā)公共衛(wèi)生事件來說，如何對醫(yī)療資源進(jìn)行科學(xué)合理的使用，改善事件的應(yīng)對效果，對醫(yī)療資源進(jìn)行科學(xué)合理的分配，集中調(diào)配人力資源等，是醫(yī)院在衛(wèi)生檔案管理工作上的重點(diǎn)目標(biāo)。尤其是在疫情常態(tài)化的社會背景下，新冠肺炎隨時可能卷土重來，一旦放松防控，則有可能為城市帶來巨大的災(zāi)害。因此，醫(yī)院在突發(fā)公共衛(wèi)生事件上的檔案管理工作顯得重要。綜合現(xiàn)狀展開分析，現(xiàn)階段醫(yī)院在衛(wèi)生檔案管理工作上還存在著顯著的缺陷和不足，需要進(jìn)一步提高檔案的管理水平，改善管理手段，以保障醫(yī)院在公共衛(wèi)生事件上的防范能力。

一、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的重要作用

（一）為制定應(yīng)急方案提供科學(xué)依據(jù)

通過醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理，能夠?yàn)楹罄m(xù)的各類突發(fā)事件提供強(qiáng)有力的參照依據(jù)，輔助醫(yī)院制定出科學(xué)合理的決策，以此來有效降低由于信息不對稱對突發(fā)公共衛(wèi)生事件帶來的不利影響。在出現(xiàn)城市突發(fā)公共衛(wèi)生事件的過程中，醫(yī)院可以對檔案資料展開進(jìn)一步的深入分析，依照當(dāng)?shù)匕l(fā)生過的公共衛(wèi)生突發(fā)事件以及相關(guān)的事件處理模式和發(fā)展方向，對當(dāng)前公共衛(wèi)生突發(fā)事件的發(fā)展趨勢進(jìn)行科學(xué)合理的預(yù)測，并綜合實(shí)際因素，對公共衛(wèi)生突發(fā)事件中會出現(xiàn)的可能性進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的全面分析，確保應(yīng)急處理方案的科學(xué)合理性，進(jìn)一步降低錯誤決策的可能性。在城市出現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件之后，依照過往的檔案資料可以對相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行進(jìn)一步的歸納和總結(jié)，展開更為全面化、系統(tǒng)化、科學(xué)合理化的分析，為后續(xù)相似事件的處理提供強(qiáng)有力的參照依據(jù)。舉例來說，在我國出現(xiàn)新冠疫情之后，建立方艙醫(yī)院就是參照2013年我國對非典疫情進(jìn)行抗擊時所建立的小湯山醫(yī)院所建設(shè)的，以幫助相關(guān)設(shè)計人員在最短的時間內(nèi)建立出火神山和雷神山醫(yī)院，保證設(shè)計圖紙的科學(xué)合理性，降低了在設(shè)計工作上所需要花費(fèi)的時間周期。

（二）記錄歷史資料

通過醫(yī)院對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的記錄，能夠展現(xiàn)出各級黨組織以及相關(guān)政府部門對公共衛(wèi)生事件治理的全流程。醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)檔案管理部門可以對這些檔案資料展開歸納和總結(jié)分析，并從中獲得經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，運(yùn)用到后續(xù)的實(shí)踐工作過程中。

（三）服務(wù)社會大眾

在城市突發(fā)公共衛(wèi)生事件之后，檔案管理和信息數(shù)據(jù)資料需要將真實(shí)性作為基礎(chǔ)條件，針對突發(fā)事件的數(shù)據(jù)信息展開客觀的真實(shí)記錄，集中展現(xiàn)公共衛(wèi)生事件發(fā)展的具體過程，并對醫(yī)院、社會醫(yī)療機(jī)構(gòu)的應(yīng)急防范措施展開歸納和總結(jié)分析。這些檔案資料對于突發(fā)公共衛(wèi)生事件的宣傳以及衛(wèi)生教育具有無法估量的價值和作用，系統(tǒng)、全面為社會傳遞與公共衛(wèi)生事件相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，起到一定的警醒作用。強(qiáng)化事故預(yù)防概念，樹立事故預(yù)防意識，以提升在突發(fā)公共衛(wèi)生事件上的應(yīng)急處理水平。

（四）豐富與深化醫(yī)院醫(yī)學(xué)研究資料

對于城市中的公共衛(wèi)生突發(fā)事件檔案來說，具有一定的醫(yī)院臨床治療參考價值以及科學(xué)研究價值。通過檔案中的數(shù)據(jù)資料以及其中涵蓋的各類資源，能夠?qū)Τ鞘型话l(fā)公共衛(wèi)生事件展開綜合性的全面分析和研究，掌握事件的處理流程，并對事件發(fā)生之前的跡象事件展開全面收集，對發(fā)展趨勢進(jìn)行更為合理的綜合性判斷。城市突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行不斷地建立健全，保障其處理模式的科學(xué)合理性，為突發(fā)公共衛(wèi)生事件的防控提供強(qiáng)有力的參照依據(jù)，保障計劃制定的科學(xué)合理性。除此之外，通過突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的記錄和管理，促使醫(yī)院在應(yīng)急防范措施上變得更為完善，保障醫(yī)院的檔案資料的豐富多樣，為醫(yī)院的醫(yī)學(xué)研究提供相應(yīng)的服務(wù)和保障。

二、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的特點(diǎn)

（一）檔案收集的非程序性

在出現(xiàn)城市突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，大多數(shù)人在思想準(zhǔn)備上還不夠充分，對于醫(yī)院的檔案管理工作人員來說也是這樣。面對這種檔案資料管理的新環(huán)境以及在資料搜集上的新任務(wù)，傳統(tǒng)檔案管理工作中的管理流程，包括資料收集、資料整理、資料鑒定、后續(xù)保存和分類統(tǒng)計方式，在此時已經(jīng)無法進(jìn)行使用。很多工作都需要從頭開始，致使原來的檔案管理工作變得更為被動。為了進(jìn)一步確保醫(yī)院檔案資料的安全性，傳統(tǒng)的檔案管理工作體系、管理原則、管理辦法和管理機(jī)制都需要不斷地進(jìn)行調(diào)整，制定出創(chuàng)新型的檔案管理機(jī)制，以此來迎合當(dāng)前的檔案管理需求，因此具備一定的非程序性。

（二）檔案內(nèi)容的多樣性

在醫(yī)院的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案中，其內(nèi)容較為豐富多樣，除了政府相關(guān)主管部門所頒布的各類文件資料，例如城市突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案、決策以及相關(guān)的數(shù)據(jù)監(jiān)測報告等，還包括媒體領(lǐng)域的各類報刊、照片影像資料等。正是由于資料的來源渠道不同，檔案記錄載體形式不同，檔案材料才會構(gòu)建出一個更為完善的有機(jī)整體，展現(xiàn)出我國對于城市突發(fā)公共衛(wèi)生事件的預(yù)防意識、抵抗機(jī)制以及后續(xù)的重建模式，將其全過程進(jìn)行綜合性的全面記載。

（三）檔案管理的專業(yè)性

檔案管理的專業(yè)性主要是通過公共衛(wèi)生突發(fā)事件的具體類型來進(jìn)行決定，突發(fā)公共衛(wèi)生事件在城市中是哪類，那么相關(guān)的檔案資料就需要基于專業(yè)化的角度對事物的具體內(nèi)容、防范措施、防范流程進(jìn)行綜合性的記錄，將其全過程全面記載下來，讓不同的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案按照專業(yè)特征，制定出專業(yè)化的檔案管理模式。

（四）檔案利用范圍的限制性

醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的運(yùn)用，應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)合理的限制。主要是因?yàn)樵谶M(jìn)行突發(fā)衛(wèi)生公共事件的檔案管理過程中，除了需要對當(dāng)前公共衛(wèi)生事件進(jìn)行綜合性的全面客觀記錄，還需要對其中的應(yīng)急預(yù)案以及由于國家之間敵對勢力所帶來的破壞活動進(jìn)行綜合性的記錄。因此，對于這類應(yīng)急預(yù)案保存具備一定的機(jī)密性，需要保密。盡管我國在對城市公共衛(wèi)生突發(fā)事件的應(yīng)急管理上有明確要求，需要保障信息的公開性和保障大眾的知情權(quán)，但是對于應(yīng)急的具體方式、具體內(nèi)容、應(yīng)急技術(shù)以及應(yīng)急手段屬于國家機(jī)密，不能夠輕易對外公布。因此在對醫(yī)院重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件的資料進(jìn)行運(yùn)用過程中，需要有效平衡保密和運(yùn)用二者之間的關(guān)系，并依照檔案資料的使用人員對資料的具體適用范圍和使用級別進(jìn)行科學(xué)合理的限制。

三、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的優(yōu)化策略

（一）建立檔案工作應(yīng)急機(jī)制

一是需要建立與突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資料管理相關(guān)的專題檔案，綜合考量公共衛(wèi)生突發(fā)事件具備的特殊性質(zhì)。對檔案資料管理的具體管理方式、分類模式和編號機(jī)制進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)立，建立出與突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)的專題檔案以及相關(guān)的信息資源庫，以確保當(dāng)前醫(yī)院的檔案資料可以真正的展現(xiàn)出城市突發(fā)公共衛(wèi)生事件的全部發(fā)展流程。

二是需要制定科學(xué)合理的檔案管理規(guī)范機(jī)制，與公共衛(wèi)生突發(fā)事件相關(guān)的各類法律法規(guī)、政策規(guī)定、防治技術(shù)和病原體檢測的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，全部將其劃分到檔案資料的收集范圍之內(nèi)。

三是需要制定出與檔案管理相關(guān)的制度體系，展現(xiàn)出制度對檔案管理和事故應(yīng)對所能夠帶來的價值和作用，為事件的防范提供保障。保障制度建設(shè)的規(guī)范性、完善性，實(shí)現(xiàn)和新舊制度的銜接和轉(zhuǎn)換。在紙質(zhì)檔案和電子化檔案的轉(zhuǎn)換過程中，保障信息數(shù)據(jù)保存的完整性，改善檔案資料管理的有序性，為制定防范體系、資源共享以及病患救治提供保障，保障事件突發(fā)時的響應(yīng)度。

（二）構(gòu)建分類檔案管理體系

除文字資料外，還需要收集聲音、影像資料、實(shí)體資料，以此來確保檔案資料管理的完善性，在醫(yī)院內(nèi)部建立更為完善的檔案資料管理分類體系。在檔案管理過程中，應(yīng)該始終秉承寧多勿少的管理原則，在資料收集工作上做到完善，盡最大可能確保檔案資料的完整性。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案資料中，除了圖片、文字、影像資料之外，還包括一定的病歷資料和相關(guān)政府部門的會議記錄。因此醫(yī)院應(yīng)該綜合檔案資料的類型，對其展開分類綜合性管理，進(jìn)一步提高在管理體系的建設(shè)水平。

一是需要建立與實(shí)物相關(guān)的管理檔案體系，對實(shí)物檔案進(jìn)行綜合性的分類，并如實(shí)對其進(jìn)行登記記錄。依照現(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)部的管理原則，編寫出統(tǒng)一化的實(shí)物資料編號，并對實(shí)物檔案的具體數(shù)量、重量進(jìn)行清晰的記錄，在其中蓋上醫(yī)院的章號，并依照檔案的具體信息，將檔案進(jìn)行整齊排放，保障檔案資料的完整性。

二是聲像檔案資料的管理。聲像檔案主要是在出現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件時，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門和上級領(lǐng)導(dǎo)在對事件發(fā)生時所做出的具體指示。在對聲像檔案進(jìn)行處理的過程中，應(yīng)該篩選出其中最具價值信息的檔案，展開統(tǒng)一化的歸檔，科學(xué)合理的編號。對于上級領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行探望、醫(yī)療系統(tǒng)匯報這類聲像，需要對聲像資料進(jìn)行整理，對其進(jìn)行統(tǒng)一化的編號，依照其時間順序，展開分類歸檔。

三是文書類檔案資料管理。對文書類的檔案資料來說，需要展開分類管理模式，依照檔案的具體性質(zhì)，將其劃分為中短期資料、長期資料以及永久性檔案資料。對于需要永久性保存的檔案資料，應(yīng)該依照檔案的具體性質(zhì)進(jìn)行類別劃分，如應(yīng)急機(jī)構(gòu)的具體編號、參與應(yīng)急的具體人員以及人員的派遣方式等，其中還需要包括一些重大的會議資料以及電子文件，這些資料需要進(jìn)行重點(diǎn)保存。而對于一些需要長期保存的檔案資料，應(yīng)該依照中央應(yīng)急相關(guān)衛(wèi)生部門所做出的指示，將頒布的與突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)的各類政策文件進(jìn)行保存。與此同時，還需要將突發(fā)事件過程中的文件資料進(jìn)行存儲，包括醫(yī)療救治模式、護(hù)理工作開展情況和應(yīng)急處理辦法等。

最后就是病歷檔案資料的管理。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中，醫(yī)院的病歷資料是非常重要的參照資料，因此應(yīng)該將患病人員病歷資料作為管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，將病人姓名、生病時間、生病過程、性別和治愈狀況進(jìn)行清晰的記錄，為相關(guān)流行病學(xué)的科研人員提供研究參考資料。醫(yī)院需要將病歷資料制作成冊，依照時間順序進(jìn)行分類，進(jìn)行有效歸檔。

（三）加大檔案開發(fā)與利用力度

醫(yī)院需要進(jìn)一步提高對公共衛(wèi)生事件檔案的綜合性研究水平，加強(qiáng)對各類公共衛(wèi)生突發(fā)事件檔案的開發(fā)和資源運(yùn)用，改善公共衛(wèi)生突發(fā)事件檔案資料的綜合應(yīng)用價值，為相關(guān)政府部門和衛(wèi)生部門制定出科學(xué)合理的事件防范機(jī)制和事故治理措施提供強(qiáng)有力的參照依據(jù)。醫(yī)院的相關(guān)部門需要綜合臨床科室，構(gòu)建與疫情相關(guān)的檔案資料庫和案例分析庫，對突發(fā)公共衛(wèi)生事件具體發(fā)生原因、醫(yī)院的防范落實(shí)成果以及具體的防范措施展開綜合性的全面研究，在出現(xiàn)類似事件時，為其提供有效的參照經(jīng)驗(yàn)，并對突發(fā)公共衛(wèi)生事件展開更為細(xì)致的比較和分析，尋找出現(xiàn)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的內(nèi)在機(jī)理，其中存在哪些聯(lián)系和共同特點(diǎn)，為醫(yī)院制定科學(xué)合理的應(yīng)急檔案和預(yù)警工作提供有力保障。除此之外，還應(yīng)該建立與突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)的檔案資料編制，對一手原始資料進(jìn)行全面的分析和綜合處理。對檔案信息進(jìn)行全面加工，促使醫(yī)院在檔案精品工程的建設(shè)上足夠完善，為進(jìn)一步提高醫(yī)院在公共衛(wèi)生突發(fā)事件上的應(yīng)急水平打下堅實(shí)基礎(chǔ)，為我國衛(wèi)生事件的預(yù)防作出貢獻(xiàn)。

（四）加快檔案信息化建設(shè)

進(jìn)一步提高醫(yī)院在城市公共衛(wèi)生突發(fā)事件檔案管理工作上的信息化建設(shè)水平，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)直報系統(tǒng)的綜合運(yùn)用，并展開深入研發(fā)和探索。逐步建立電子化的檔案管理資料庫，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化和智能化建設(shè)，并對檔案管理信息化的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行精準(zhǔn)落實(shí)，優(yōu)化我國在公共衛(wèi)生突發(fā)事件檔案信息資源的建設(shè)力度。醫(yī)院需要綜合城市疾病控制中心以及相關(guān)的檔案資料庫，對現(xiàn)階段醫(yī)院的檔案信息資源進(jìn)行全面梳理。與此同時，醫(yī)院還可以綜合運(yùn)用信息資料庫，對當(dāng)前突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)展機(jī)理、具體規(guī)律展開綜合性的全面分析，并依照不同季節(jié)的傳染病特點(diǎn)，展開重點(diǎn)預(yù)防工作，建立對應(yīng)的風(fēng)險防范機(jī)制，進(jìn)一步迎合社會大眾在衛(wèi)生信息上的獲取需求。醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資料對于城市衛(wèi)生工作來說，是極其重要的參照依據(jù)，為我國的流行病研究、制定決策打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，確保其決策的科學(xué)合理性和保障應(yīng)急管理方案的有效性。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)對公共衛(wèi)生突發(fā)事件的檔案管理工作的關(guān)注和重視，強(qiáng)化檔案館的資料信息化建設(shè)，進(jìn)一步強(qiáng)化公共衛(wèi)生事件的資料開發(fā)水平，逐步走上信息化智能化的發(fā)展之路，為我國公共衛(wèi)生事件的預(yù)防打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)論

綜上所述，伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，與西方國家之間的貿(mào)易往來以及文化交流越來越頻繁。因此，醫(yī)院在突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急管理上，壓力和挑戰(zhàn)也越來越大。尤其在新冠肺炎疫情發(fā)生之后，我國便呈現(xiàn)疫情防控常態(tài)化。由此醫(yī)院在突發(fā)公共衛(wèi)生事件上的預(yù)防和診治也受到社會的廣泛關(guān)注。醫(yī)院需要對檔案資料管理的服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行全面的拓寬，進(jìn)一步創(chuàng)新管理機(jī)制和管理模式，改善在檔案資料管理上的綜合性服務(wù)機(jī)制，有效滿足社會大眾對于公共衛(wèi)生突發(fā)事件的信息獲取需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，為醫(yī)院的應(yīng)急和事故防范保駕護(hù)航。