淺析ERP系統(tǒng)下的制造業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理

■胡盈婷

（四川鴻政博恩口腔科技有限公司）

引 言

企業(yè)只有強(qiáng)化內(nèi)部控制管理，完善企業(yè)及各部門制度，建立良好的業(yè)務(wù)流程，才能提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范能力。生產(chǎn)制造型企業(yè)內(nèi)控涉及人員，資產(chǎn)，財(cái)務(wù)，生產(chǎn)等多方面協(xié)調(diào)，配合，溝通，進(jìn)而建立對(duì)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)合理的監(jiān)督機(jī)制。很多企業(yè)內(nèi)控管理都將財(cái)務(wù)內(nèi)控管理做為管控中心點(diǎn)來發(fā)散到其他業(yè)務(wù)階段，財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的重要性不言而喻。而ERP系統(tǒng)的問世為企業(yè)運(yùn)用信息技術(shù)提高內(nèi)控管理，特別是為財(cái)務(wù)內(nèi)控管理實(shí)現(xiàn)信息化，高效化進(jìn)入了新的階段。

1 ERP系統(tǒng)與企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的關(guān)系

1.1 ERP系統(tǒng)概述

ERP-Enterprise Resource Planning是基于電子信息技術(shù)，針對(duì)企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部各業(yè)務(wù)流程管理控制的需求，滿足企業(yè)內(nèi)外各種資源的最優(yōu)化配置和高效運(yùn)用，成為企業(yè)營運(yùn)決策，生產(chǎn)計(jì)劃，經(jīng)營控制和業(yè)績評(píng)價(jià)的全方位的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)管理與信息技術(shù)相結(jié)合的典型代表。

1.2 財(cái)務(wù)內(nèi)控管理概述

企業(yè)的內(nèi)部控制實(shí)際就是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制，起源于各種財(cái)務(wù)失敗，會(huì)計(jì)造假事件，從而逐漸內(nèi)化于企業(yè)的每個(gè)制度流程，流轉(zhuǎn)于每個(gè)環(huán)節(jié)。在企業(yè)的內(nèi)部控制中，財(cái)務(wù)內(nèi)控成為內(nèi)控核心，又以管理控制為重心，以資金和物資流動(dòng)為出發(fā)點(diǎn)，在企業(yè)籌資，投資，運(yùn)營，成本等方面，制定制度嚴(yán)管流程，實(shí)現(xiàn)事前、事中的監(jiān)督，把控于防止企業(yè)財(cái)產(chǎn)損失，財(cái)務(wù)舞弊，進(jìn)而控制企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 ERP系統(tǒng)下的企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，財(cái)務(wù)內(nèi)控管理趨向于制度化，流程化，實(shí)施過程中更傾向于管理者的管理水平和財(cái)務(wù)人員的職業(yè)判斷，容易使財(cái)務(wù)內(nèi)控難以監(jiān)管，成為一紙空談。加之財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是龐雜，繁多，為財(cái)務(wù)內(nèi)控管理帶來不小的挑戰(zhàn)。而ERP系統(tǒng)不僅能對(duì)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)信息進(jìn)行處理，為企業(yè)的經(jīng)營決策和財(cái)務(wù)控制提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息支持。ERP系統(tǒng)的實(shí)施可以使企業(yè)的制度和流程部分的自動(dòng)化和信息化，避免人為因素出現(xiàn)弊端，打破財(cái)務(wù)內(nèi)控的局限性。ERP系統(tǒng)將各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程精細(xì)化的運(yùn)作，促進(jìn)各部門間的溝通與合作，對(duì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)全面控制，也為財(cái)務(wù)分析提供了基本數(shù)據(jù)。從而實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，規(guī)避企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)管理的經(jīng)營效率與效果。

2 ERP系統(tǒng)在制造業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控中的應(yīng)用

2.1 便于企業(yè)的預(yù)算管理控制

企業(yè)預(yù)算是財(cái)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的開端，也是未來企業(yè)發(fā)展的初步規(guī)劃。ERP系統(tǒng)可以讓企業(yè)以銷售預(yù)算為起點(diǎn)，制定生產(chǎn)，采購，人力資源，投資等計(jì)劃，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)總預(yù)算的系統(tǒng)化的預(yù)算編制。較之以前的以人工為主，信息系統(tǒng)為輔的粗放式的預(yù)算管理，ERP系統(tǒng)以計(jì)算機(jī)為載體，將財(cái)務(wù)內(nèi)控管理中需要人工大量計(jì)算的復(fù)雜算法借以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成，更能體現(xiàn)出預(yù)算管理準(zhǔn)確性，便捷性。此外，ERP系統(tǒng)還可以讓企業(yè)簡便的實(shí)現(xiàn)當(dāng)下財(cái)務(wù)情況及項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)情況的數(shù)據(jù)分析，同時(shí)可以根據(jù)實(shí)際狀況對(duì)企業(yè)預(yù)算的方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整或修正，使得企業(yè)的發(fā)展可以按照企業(yè)既定的目標(biāo)完成階段性的實(shí)現(xiàn)。

2.2 有助于企業(yè)營運(yùn)過程中財(cái)務(wù)內(nèi)控

借助ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)指標(biāo)和業(yè)務(wù)指標(biāo)的融合，提升企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的全面性及可追溯性。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的相關(guān)性，財(cái)務(wù)部門可以通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化，反映企業(yè)物料，生產(chǎn)和經(jīng)營狀況，再通過財(cái)務(wù)分析及時(shí)掌握企業(yè)的營運(yùn)情況，指導(dǎo)企業(yè)的經(jīng)營和生產(chǎn)，為企業(yè)管理者提供營運(yùn)決策依據(jù)。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，每個(gè)環(huán)節(jié)相互銜接，缺一不可，而且每個(gè)環(huán)節(jié)都由不同的人員，不同的部門管控，形成不同崗位相互監(jiān)督，很大程度上降低人員舞弊的機(jī)會(huì)，同時(shí)大量減輕了財(cái)務(wù)人員的記賬，算賬，報(bào)賬等基礎(chǔ)工作的工作量。財(cái)務(wù)人員可以將工作重心轉(zhuǎn)為監(jiān)督?jīng)Q策為主，將企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)控管理為起點(diǎn)輻射到整個(gè)企業(yè)的營運(yùn)中去，進(jìn)而提高企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的能力。

2.3 加強(qiáng)集團(tuán)對(duì)旗下企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)控管理

ERP系統(tǒng)打破了企業(yè)管理空間上的壁壘，讓集團(tuán)與下屬企業(yè)之間的各種流程環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)一致化操作。ERP系統(tǒng)可以將每個(gè)下屬企業(yè)的信息和資源等內(nèi)容集中在一起，構(gòu)造出一個(gè)完整的信息平臺(tái)，集團(tuán)通過這個(gè)信息平臺(tái)可以合理利用調(diào)配每個(gè)下屬企業(yè)的資源，能有效的降低企業(yè)總的采購成本，庫存成本，及銷售成本，使資源利用達(dá)到最優(yōu)化，從而提高了集團(tuán)內(nèi)資源的使用效率。集團(tuán)公司可以借助ERP系統(tǒng)，對(duì)每個(gè)下屬企業(yè)的內(nèi)控管理特別是財(cái)務(wù)內(nèi)控進(jìn)行監(jiān)督和管控，統(tǒng)一調(diào)配資金，協(xié)調(diào)下屬企業(yè)間的物資平衡，做好企業(yè)的事前，事中控制，降低企業(yè)的經(jīng)營成本與風(fēng)險(xiǎn)，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面優(yōu)化管理，提高市場競爭力。

3 ERP系統(tǒng)下某公司的財(cái)務(wù)內(nèi)控管理

3.1 某公司的基本情況

某公司成立于2017年12月。主要經(jīng)營范圍：口腔醫(yī)療器械研發(fā)，制造，生產(chǎn)，銷售。是一家高科技型制造牙植體及其工具盒的生產(chǎn)型企業(yè)，旗下?lián)碛幸粋€(gè)加工型生產(chǎn)企業(yè)和一個(gè)銷售公司。隨著業(yè)務(wù)量的逐漸增大，內(nèi)部管理及內(nèi)部控制的需求也在不斷提升。企業(yè)借助ERP系統(tǒng)有效的利用，將人員，生產(chǎn)，銷售等方面進(jìn)行了有效的整合及優(yōu)化，同時(shí)還為管理目標(biāo)及財(cái)務(wù)內(nèi)部控制提供了不少的幫助。

3.2 ERP系統(tǒng)下某公司財(cái)務(wù)內(nèi)控的風(fēng)險(xiǎn)

3.2.1 系統(tǒng)設(shè)備安全管理不足

現(xiàn)階段某公司相關(guān)人員忽視了ERP系統(tǒng)設(shè)備的安全風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)設(shè)備的安全風(fēng)險(xiǎn)主要來自于環(huán)境因素和人為因素。若服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)嚴(yán)重的損壞，便會(huì)造成系統(tǒng)事故，丟失多年存儲(chǔ)的信息數(shù)據(jù)。另外，ERP系統(tǒng)是自動(dòng)化，多模塊的集合體，一旦ERP系統(tǒng)開始運(yùn)行人力難以對(duì)其內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行干預(yù)。一旦出現(xiàn)設(shè)備事故，可能會(huì)給企業(yè)造成不可磨滅的損害，數(shù)據(jù)的遺失，造成企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控?zé)o數(shù)據(jù)可依。某公司雖然及時(shí)的對(duì)ERP系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)做了備份，也聘請了ERP系統(tǒng)的建設(shè)人員進(jìn)公司為員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，但是某公司未控制公司局域網(wǎng)，未在安裝ERP系統(tǒng)的設(shè)備中設(shè)置下載權(quán)限，將設(shè)備暴露在網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅下。A企業(yè)也沒有對(duì)裝有ERP系統(tǒng)的設(shè)備安全管理制定制度管理，導(dǎo)致在事故發(fā)生后，不能迅速的做出應(yīng)急反應(yīng)，最終造成設(shè)備的損毀，從而使某公司的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制管理不能得到保障。

3.2.2 下屬公司人員對(duì)ERP系統(tǒng)不重視

某公司極力推行EPR系統(tǒng)，但是在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，其下屬公司特別是下屬的加工型生產(chǎn)企業(yè)沒有重視ERP系統(tǒng)的應(yīng)用。財(cái)務(wù)內(nèi)控管理中為了避免內(nèi)部人員的徇私舞弊，一般采用職責(zé)相分離的形式。而某公司下屬的加工型生產(chǎn)企業(yè)沒有有效的分離相關(guān)人員的職責(zé)，部分人員擁有了新增，修改，審核等多個(gè)不相容權(quán)限或權(quán)限被放大，該部分人員可以隨時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)偽造，修改或刪除ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)。比如，生產(chǎn)制造部門沒有按照某公司制度流程由專人領(lǐng)退料，而是自由進(jìn)出倉庫隨取隨放，任意人員都能在ERP系統(tǒng)中增加生產(chǎn)訂單，進(jìn)行投料，入庫的操作，同時(shí)同一賬號(hào)也能對(duì)該訂單進(jìn)行審核和下推進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。這樣隨意性的管理，時(shí)常造成財(cái)務(wù)核算產(chǎn)品成本時(shí)造成成本分配不均，更有甚者，忘記投料，報(bào)工時(shí)，甚至出現(xiàn)核算出產(chǎn)成品成本為零的現(xiàn)狀。借助于ERP系統(tǒng)來進(jìn)行財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的某公司，ERP系統(tǒng)操作的隨意性，不在意性。歸根結(jié)底是某公司下屬加工型生產(chǎn)企業(yè)管理層的失職，不真實(shí)的ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)，使的財(cái)務(wù)內(nèi)控?zé)o從下手，相應(yīng)的企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)增加。

3.2.3 信息傳遞過程中的隱患

隨著ERP系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，公司的信息傳遞可以借助ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公司及其下屬企業(yè)間的信息等無障礙溝通。比如，其銷售公司可以直接在ERP系統(tǒng)中向某公司購買銷售產(chǎn)品，銷售公司的相關(guān)人員將采購信息輸入ERP系統(tǒng)，某公司可以直接在ERP系統(tǒng)上讀取采購信息，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)管理一體化，某公司及銷售公司財(cái)務(wù)人員也可以就此采購信息借助系統(tǒng)由業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)成財(cái)務(wù)信息，這樣財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息一一匹配，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的可追溯性。

但是，在這個(gè)過程中，也會(huì)出現(xiàn)很多隱患。假如某公司的銷售公司人員輸入數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，那么整個(gè)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都可能受到影響，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤必然造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的問題，財(cái)務(wù)內(nèi)控的準(zhǔn)確性將受到質(zhì)疑。如果將錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)重新輸入必然會(huì)浪費(fèi)相關(guān)人員的工作時(shí)間，工作的時(shí)效性也必須下降。在ERP系統(tǒng)中各模塊的運(yùn)行，也可能出現(xiàn)問題，降低系統(tǒng)的應(yīng)用效率。

3.2.4 內(nèi)部監(jiān)督制度的不完善

隨著企業(yè)進(jìn)一步財(cái)務(wù)內(nèi)控的信息化發(fā)展，在ERP系統(tǒng)下，企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督也在企業(yè)管理工作凸顯出越來越重的地位。但是我國很多制造型企業(yè)的經(jīng)營權(quán)集中在一個(gè)手中，個(gè)人權(quán)利過大，內(nèi)部監(jiān)督制度缺失或形同虛設(shè)，財(cái)務(wù)內(nèi)控的作用難以實(shí)現(xiàn)。公司的董事會(huì)不參與實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營，其經(jīng)營權(quán)和管理權(quán)都集中在總經(jīng)理手中，時(shí)常形成“一言堂”。各部門無法明確各自的職責(zé)和義務(wù)，實(shí)際工作中時(shí)常出現(xiàn)推卸責(zé)任的行為，財(cái)務(wù)內(nèi)控難以有效的持續(xù)下去，加之內(nèi)部監(jiān)督的制度不完善，無追究責(zé)任和懲罰機(jī)制，導(dǎo)致內(nèi)部監(jiān)督的效果難以保證。

4 ERP系統(tǒng)下財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的措施

4.1 加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理和流程操作意識(shí)

在ERP系統(tǒng)下，完善企業(yè)管理制度，建立權(quán)責(zé)分明的不兼容崗位制度，對(duì)不同崗位的人員設(shè)置不同的使用權(quán)限，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)流程的控制，達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)管理和企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理相結(jié)合，杜絕企業(yè)內(nèi)部舞弊的可能。比如，物資采購，采購人員在系統(tǒng)中下采購訂單，其部門負(fù)責(zé)人審核通過后方可購買，物資入庫時(shí)，倉庫人員核對(duì)，檢驗(yàn)數(shù)量無誤后，方才將物資做入庫處理。這樣一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要通過不同業(yè)務(wù)部門銜接處理，不同的操作者，企業(yè)在充分并合理利用 ERP系統(tǒng)權(quán)限分配功能進(jìn)行職務(wù)分離控制。極大的降低了人為舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，使企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理有據(jù)可依。

4.2 提高計(jì)算機(jī)信息管理意識(shí)

企業(yè)全員上下需要提高計(jì)算機(jī)信息管理意識(shí)。企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)人員的網(wǎng)絡(luò)需求分別設(shè)置外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)，存儲(chǔ)重要數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)僅僅使用內(nèi)網(wǎng)或安裝專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理軟件對(duì)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)督和控制，通過信息過濾來保證信息系統(tǒng)的安全。也可以對(duì)安裝了ERP系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)設(shè)置下載限制，禁止隨意安裝軟件。同時(shí)將ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫或服務(wù)器多地方并隨時(shí)備份。還可以聘請外部專業(yè)人員對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行多方面的計(jì)算機(jī)信息管理培訓(xùn)工作，提高員工對(duì)ERP系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全方位的認(rèn)識(shí)，保障ERP系統(tǒng)能穩(wěn)定的運(yùn)行，進(jìn)而才能維護(hù)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理工作能穩(wěn)定開展。

4.3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員人才隊(duì)伍建設(shè)

財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的主導(dǎo)者是企業(yè)財(cái)務(wù)人員，而ERP系統(tǒng)則是實(shí)施財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的有力武器。財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，建立適合企業(yè)自身的資金流轉(zhuǎn)和信息流轉(zhuǎn)為一體的共享中心，為企業(yè)各項(xiàng)工作的開展提供保障。同時(shí)企業(yè)需要培養(yǎng)一批具有信息化管理及應(yīng)用思維的財(cái)務(wù)人才，將企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理和ERP系統(tǒng)系統(tǒng)的結(jié)合起來，做好企業(yè)的事前，事中和事后管理。

4.4 完善企業(yè)內(nèi)部管理體系

為了在ERP系統(tǒng)下做好企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合ERP系統(tǒng)和自身企業(yè)的特點(diǎn)做好制度建設(shè)，完善內(nèi)部管理體系，對(duì)企業(yè)的資金流和業(yè)務(wù)流達(dá)到控制與監(jiān)督，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。可以借助ERP系統(tǒng)下的各種業(yè)務(wù)模塊，做好經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估，再輔以內(nèi)部盡調(diào)來確保企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，管理人員還要根據(jù)評(píng)估結(jié)果及最終實(shí)現(xiàn)目的，調(diào)整現(xiàn)階段的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)防范策略，確保企業(yè)整體風(fēng)險(xiǎn)防范體系始終處于最佳狀態(tài)，以此維護(hù)企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。

5 結(jié) 語

總之，企業(yè)經(jīng)營發(fā)展關(guān)鍵在于企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的好壞，而企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理可以借助ERP系統(tǒng)來完善。各個(gè)企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)的過程中，需要根據(jù)企業(yè)的內(nèi)控制度來制定，優(yōu)化內(nèi)部管理，各部門崗位實(shí)現(xiàn)相互監(jiān)督。這樣在企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)中才能不斷的完善企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的作用才能更好的得到發(fā)揮，企業(yè)還可以通過加強(qiáng)監(jiān)督管理降低風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益。