提升煙草企業采購管理“規范高效”策略初探

■楊文丹

（寧夏銀川市煙草專賣局（公司））

引 言

煙草企業是我國經濟發展中的基礎支柱性產業，但因為各種外部元素的影響和沖擊，導致市場競爭趨勢進一步加劇，從而影響煙草企業的建設發展。采購作為企業日常經營管理的重要環節，會直接影響企業的經營成本，決定企業在市場中的競爭地位，為此需要深入分析煙草企業采購問題，形成有效解決策略，促進企業實現健康穩定發展。

1 煙草企業采購管理現存問題分析

1.1 煙草企業采購管理問題

在采購活動開展過程中，違法違規行為會引發巨大采購風險。煙草企業在采購中容易出現串標和圍標等問題，部分煙草企業甚至在招標活動中還會遇到私下合謀，哄抬標價等問題，或供應商利用多種企業名義參與投標，產生串標。招標中還會產生相似招標書的問題，投標企業對應報價和標價較為接近，導致招標方利益受損。項目招標中還要防范轉包以及掛靠等問題，中標后未能按照具體規定履行責任，未得到招標方授權條件下，直接把承包工程轉給各個承包單位。部分投標企業甚至會進行低價搶標，最終出現不平衡報價，無法在競爭中得到優勢順利中標。低價搶標的企業在中標后因為無法履行合同要求，能力不足，會采取擅自修改合同內容，調整設計方案，或利用其它方法延遲工期，阻礙正常采購進度[1]。

1.2 問題成因分析

企業中的采購問題成因如下，第一是法律制度不完善，導致無法對市場行為受形成有效約束。法律法規于利益保護層面更加傾向投標方，缺少招標環節管理制度，針對各種不正當的交易操作未能采取合理控制措施。第二是在涉及煙用物資、專用設備設施的單一來源采購上，議價能力相對較差。部分項目盡管實施了比價操作，但采購價格和市場零售價格兩者優勢并不明顯，競爭性談判、邀標、詢價競爭在操作中容易使某些深層問題被掩蓋。第三是企業員工在思想意識層面，還不能充分認識到嚴格規范的重要性，缺乏自我保護意識。企業相關管理者尚未意識到招標采購重要性，導致工作流于表面形式，未能準確把握整個采購流程管理價值。在遇到效率與規范的問題上，存在先做后補問題，隨意性大，對規范性要求存在麻痹大意、疏于管理、缺少自律。第四是部分采購人員在各種利益誘導下，影響采購招標活動秩序。參與采購人員經驗不足，崗位能力較差，不能充分了解招標工作復雜性，無法熟練應用各種信息工具，對于供應商的認識、了解不足，無法對中標機構實施合理制約[2]。

2 提升煙草企業采購管理“規范高效”的具體措施

2.1 全面落實企業采購管理規定，規范各項采購項目

煙草企業各項采購工作管理的要求，需要在具體操作實踐中認真落實，嚴格按照規定實施各項工作，做好宣傳培訓工作，深化員工的認識和理解。企業中的規范管理部門應該充分利用不同方式，對采購管理相關工作制度和會議精神、實施條例等進行重點宣傳，確保企業上下各級員工可以充分了解到各項管理規定落實對于工作的影響，強化員工的依法依規的工作意識，破除傳統模式下依靠人際關系辦事的不良風氣，提升員工對于規范采購認同性和廉潔風險防范意識。企業實施規范高效采購相關宣傳工作中，還需組織開展專門的教育培訓活動，特別是做好采購部門人員對采購工作相關法律政策的學習教育，預防采購人員在實踐操作中出現各種違規行為或是無法可依。借助實戰培訓、講座培訓、崗位培訓等方式重點強化采購知識的宣傳普，組織員工及時學習和了解政府各項招投標法、采購法、合同法以及最新法律政策，深化理論知識學習，幫助工作人員深入理解企業各項文件精神內涵，提升員工業務技能和綜合能力。

健全現有采購管理制度，全面優化整個采購流程，簡化采購程序，提升各項制度的可靠性和實效性。在采購管理部門指導下，加強不同部門間的協調配合，按照采購規定要求形成規范化操作，改善制度實效性。為提升煙草企業采購規范性，落實行業采購管理“應招盡招”和“真招實招”的管理要求，積極推進公開招標、網上采購等方式，縮減單一來源、詢價采購方法，擴大公開招標比例，合理引入競爭制度，挑選出綜合實力強、價格低、質量好的優質供應商。在確保采購質量和嚴格規范的基礎上，控制采購成本[3]。

2.2 健全企業采購管理保障機制，落實各項工作任務

充分發揮行業采購管理機構職能，嚴把需求部門提報初審關、采購部門復審關、管理委員會終審的“三關三審”。對企業的采購方式實施全面審核，按照適用標準嚴格控制采購模式，嚴格審核非公開招標的項目，避免出現利用多種手段避開招標環節的問題。

從供應商管理層面分析，部分零散小項目無法充分激發供應商參與積極性，可采取歸類合并、合理打包的方式，擴大項目額度，進行集中招標、集中采購。從業務部門層面分析，持續提升規范化意識，明確項目需求和標準，科學合理的制定解決方案。在開始制定項目方案提報立項前，深入開展市場調研，準確把握需求，采集產品信息，明確產品種類和參數指標，把握市場行情，結合預算合理設置最高限價，積極征求各個專家意見，嚴格把關產品技術參，避免出現要求過高和排他問題，保證編制文件質量，進一步減少采購風險。在項目采購招標環節，全面控制整個運行流程，加強核心環節監督管理，如投標資質條件的制定、采購文件編制、招標過程、合同履約、廉潔風險防控等。及時發現整個操作流程中的不規范、不合理部分，進行及時糾正，對于其中部分重大或復雜的項目可以聯合第三方監督，合理監控各個項目環節。

圍繞監督重點制定采購規范管理相關評價考核制度，使規范管理要求融入到考核管理當中，進一步落實行業文件制度要求。制定企業內部規范監督管理辦法，形成完善的考核機制。針對采購項目整個過程，包括從立項到合同履約、檔案管理等環節進行全過程的監督考核，定期通報考評結果。制定采購實施部門自主核查、采購管理部門定期抽查以及規范監督管理部門季度審查的長效機制。充分發揮監督部門聯合監督的優勢。突出各監督部門專業崗位、專業能力的特長，多角度對業務工作規范開展情況進行排查，力求早發現、早解決，形成利于工作長期開展的指導性意見。

健全供應商管理和評價制度，規范供應商管理以及招標代理企業，提升采購效率和采購質量。建立采購項目監督檢查臺帳。做到對各個項目檢查情況、跟蹤進度、問題整改效果實施全面跟蹤記錄，保證檢查工作沒有任何重復、遺漏和死角等問題。按照相關制度要求積極實施物資采購問題專項治理、工程建設項目問題專項治理，實施對多元化的企業采購管理和招投標項目治理，打造廉潔工程、陽光工程，促進采購透明化、公開化，形成干凈、透明采購流程，有效防控廉潔風險。

2.3 創新企業采購管理模式，提升采購管理效率

煙草企業在推進“應招盡招”的采購中，盡管有助于規范采購工作，但依然存在相應的缺陷，為此需要在實踐中不斷總結經驗和發展完善。針對煙草企業現有采購類型和采購時效，需要考慮市場發展變化以及項目特征，聯系項目實際發展需求，靈活調整采購方式，創新采購管理模式，促進采購工作的有序實施。加強對供應商管理，定期評價供應商是否達到應有的標準資質，考核供應商技術水平、服務保障能力和產品質量等，掌握供應商信譽。監督供應商合同履約過程，保證其可以按時交付。合理制定各類采購項目庫內供應商數量，如果入庫供應商數量較少容易削弱競爭效果，導致產生價格壟斷，無法保障服務質量。但入庫供應商數量過多，容易增加企業管理復雜度，影響各項工作的順利實施，為此在確定庫內供應商數量時，應該保障維持良性競爭，提升市場活力，優化服務質量。合理制定防控措施，提升風險控制水平，以采購流程為核心，對不同程度風險節點進行有效梳理，針對相關風險問題合理制定解決策略[4]。

2.4 強化采購過程控制管理，指導有序采購

煙草企業應該注重提升采購工作中的風險防控水平，并對采購中的各種風險隱患進行準確辨識，以嚴把供應商準入關為基礎采取合理預防措施，加強投標方資質審核和投標資料審核工作，加強招標活動中的風險控制和管理，仔細審核各項招標文件，做好供應商管理工作，核實相應的誠信記錄，有無行賄行為記錄，促進控制關卡前移。重點加強整個采購環節控制管理，即借助有效管理措施和監督手段控制采購風險，實施項目質量控制，包括評標現場管理和監督工作，針對評標專家和招標代理等行為實施嚴格管理，禁止評標環節產生任何影響評標問題出現，保證采購過程控制的掌控性、嚴謹性和全局性，立足于整體層面加強采購管理。采購過程包含采購目錄編制、采購計劃制定、實施、合同簽訂和執行等，通過加強公開采購招標和管理，公開整個采購過程，大大提高項目透明性、真實性，確保嚴格按照各項法律法規和規范性要求實施。

2.5 加強采購隊伍建設，提升規范采購意識

加強隊伍建設，增強規范管理意識，企業員工需要進一步了解到采購規范化和高效化重要性和必要性，提升依法依規工作意識。樹立良好的責任意識、風險意識和規范意識，秉持對工作負責的態度，避免給企業留下任何隱患和風險。采購人員的業務能力是實施采購工作的重要因素，能夠直接提升采購質量，為此需要打造優質采購隊伍，提升采購人員綜合素質，優化各個采購環節效率。通過強化企業員工培訓，堅持以經驗豐富的內部培訓師資源作為依托，組織企業對應部門圍繞規范采購核心環節，結合采購中的各項問題，設計學習內容和課程。借助有效的培訓教育活動，采取外出學習、技能比武、專題授課等措施，確保采購人員了解到采購工作價值，明確采購工作規范性，提升采購人員自主管理意識，提升業務操作能力和規范管理水平，優化實踐操作技能和整體素質。

組織員工以精益案例、OPL等形式分享采購經驗，交流采購問題，積極探尋更為有效解決措施和處理方法，持續提升采購人員綜合能力。提升采購隊伍自主創新意識，鼓勵采購人員開展QC小組活動、申報科技創新項目，在嚴格遵守規范管理要求的基礎上，形成靈活、合理的采購問題解決方法，為順利開展采購工作提供創新發展思路，并充分利用表彰獎勵機制調動人員積極性和參與動力。

2.6 建設信息化采購系統，形成信息化采購程序

信息技術和計算機技術發展為企業變革發展提供了更多機遇，雖然煙草企業內部已建設起采購管理信息系統，但在過程管控、信息共享、協同工作方面仍存在應用的短板，需要借助先進的信息技術手段提升采購管理便利性，強化采購過程控制管理，借助流程固化和遠程監控等措施，促進規范采購管理活動的全面落實，促進采購工作系統化管理。按照煙草行業采購管理信息系統建設操作規范的要求，借助信息技術手段應用預警提醒、節點查詢、流程固化等技術方法，加強對招標采購、采購決策、非招標采購以及供應商選擇等各個核心節點控制，提升管理工作的規范性和科學性。優化并完善信息管理系統各項功能。借助采購系統，達到上一環節未通過禁止開始下一環節的硬性約束目標，實現公開、監督和業務協同進行的運行要求。

除此之外，以采購管理大數據平臺為基礎，進一步滿足多維度統計、查詢、共享、分析等要求，合理設計系統自動提示預警以及在線查詢，實現以項目管理為主線的流程管控，為崗位人員提供所需項目信息，包括項目實施進度、時間標識、各期資金結算等信息，為監督崗位人員適時提供預警信息，對超出計劃進度的項目或異常情況，信息系統能夠發起監督預警信息，由監督崗位人員進行核實并處理，方便第一時間發現并解決問題，提升采購風險防控能力。通過采購數據庫實現信息全面共享，集中采集采購過程各種問題信息，形成相應解決策略，促進信息化管理平臺滲透到整個采購環節。

3 結 語

綜上所述，煙草企業在新時期建設發展中，為實現“堅定不移全面提升行業規范管理形象”的管理目標，需要充分考慮保障機制、管理模式、過程管控、隊伍建設等因素，規范采購管理，提升采購質效。需要充分考慮采購工作在企業整體建設發展中具有重要作用，不但會影響企業正常經營生產，還會影響企業健康穩定的發展。為此需要進一步提升煙草企業采購工作的規范化和高效化水平，促進社會效益和經濟效益全面統一。