工程建設(shè)招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制方法

黃承儒

(莆田市交通投資集團(tuán)有限公司，福建 莆田 351100)

0 前 言

有發(fā)展就有需求，我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展為各行各業(yè)提供了廣闊的平臺(tái)，人們物質(zhì)生活水平也在不斷提高，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)需求量與日俱增，大量的工程建設(shè)項(xiàng)目正在實(shí)施。項(xiàng)目順利施工的前提是在工程項(xiàng)目建設(shè)之前進(jìn)行招投標(biāo)并簽訂合同。工程建設(shè)招標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制具有同等的法律效力，對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量和保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，合同一經(jīng)簽訂雙方均受合同約束，項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)任何問題都可以按照合同有關(guān)規(guī)定解決。工程建設(shè)招投標(biāo)時(shí)間倉促而緊張，如何在這樣的情況下簽訂一份合同條款比較完備、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)相對(duì)合理、合同雙方責(zé)權(quán)關(guān)系比較平衡的合同文件對(duì)于工程項(xiàng)目的順利實(shí)施、項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和合同的有效履行非常重要。因此，作為承包商更應(yīng)該重視招投標(biāo)階段的合同管理工作，對(duì)合同進(jìn)行有效的管理，保證合同質(zhì)量[1]。

1 招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制的作用

要想使工程建設(shè)招投標(biāo)順利實(shí)施，應(yīng)該做好合同管理和費(fèi)用控制，這樣不僅能保證合同管理的有效性，而且能實(shí)現(xiàn)費(fèi)用風(fēng)險(xiǎn)最低化。具體來說，合同管理與費(fèi)用控制在工程建設(shè)招投標(biāo)階段中具有以下作用：提高建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的安全性、豐富工程建設(shè)招投標(biāo)的維度、提升工程質(zhì)量、提高工程信息流通性、改善工程監(jiān)督管理過程。

1.1 提高建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的安全性

在合同中，工程負(fù)面反應(yīng)有所體現(xiàn)，具有很好的預(yù)警作用，所謂合同就是本著公平原則，風(fēng)險(xiǎn)與利益并存的情況下雙方都能履行合同中的權(quán)利與義務(wù)。費(fèi)用控制的同時(shí)也有風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警作用，因此，可以在工程建設(shè)中提高工程的安全性。

1.2 豐富工程建設(shè)招投標(biāo)的維度

工程建設(shè)招投標(biāo)的意義在于確保市場主體公平競爭，優(yōu)勝劣汰，達(dá)到資源最優(yōu)化配置的目的，其中的合同管理和費(fèi)用控制是保證工程建設(shè)招投標(biāo)工作順利開展的重要步驟，由于三者之間的側(cè)重點(diǎn)與功能不同，因此，合同管理和費(fèi)用控制拓寬了工程建設(shè)招投標(biāo)的領(lǐng)域。

1.3 提升工程質(zhì)量

合同管理和費(fèi)用控制體系是否健全是工程建設(shè)招投標(biāo)能否穩(wěn)定和正常進(jìn)行的關(guān)鍵所在。從工程研發(fā)和上市的角度來看，工程建設(shè)招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制對(duì)工程的研發(fā)和上市的安全流程跟蹤起到積極作用。從工程單位以及工程研發(fā)單位的角度來看，工程建設(shè)招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制能深入了解工程的安全性，從而把控工程質(zhì)量，并且當(dāng)工程出現(xiàn)負(fù)面反應(yīng)時(shí)能在風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估和干預(yù)過程中起到積極作用。

1.4 提高工程信息流通性

提高工程信息曝光率是工程建設(shè)招投標(biāo)階段合同管理與費(fèi)用控制的最大優(yōu)勢。工程信息曝光率的上升，使得工程信息不單為工程監(jiān)督機(jī)構(gòu)所知曉。因此在監(jiān)督管理這一環(huán)節(jié)多了一層保障，建設(shè)單位會(huì)更加重視工程信息的管理，處理方法也會(huì)更明確。當(dāng)人們沒有充分了解合同管理和費(fèi)用控制的情況下，建設(shè)單位可以采用公共媒體等宣傳資源來宣傳，使合同管理和費(fèi)用控制被人們了解且熟知。乙方公司需要積極配合建設(shè)單位進(jìn)行工程安全檢測以及風(fēng)險(xiǎn)管理，合同管理和費(fèi)用控制信息應(yīng)在合同管理和費(fèi)用控制技術(shù)檢測機(jī)構(gòu)和建設(shè)單位之間起到信息聯(lián)通作用，要在第一時(shí)間如實(shí)公布風(fēng)險(xiǎn)信息內(nèi)容，并且隨時(shí)保持跟進(jìn)，合理計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)公布時(shí)間、公布對(duì)象、發(fā)布權(quán)限以及信息載體，并且需工程監(jiān)管部門和建設(shè)單位提前確認(rèn)。

1.5 改善工程監(jiān)督管理過程

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，工程量大幅度增加，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，近幾年，我國針對(duì)工程建設(shè)招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制相關(guān)領(lǐng)域不斷做出完善和改進(jìn)，其中包括學(xué)科知識(shí)領(lǐng)域、法律法規(guī)領(lǐng)域還有相關(guān)政策。建設(shè)單位以及工程研發(fā)單位都異常重視完善和優(yōu)化合同管理和費(fèi)用控制體制。

2 招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制的優(yōu)化措施

2.1 建立合同管理規(guī)范流程

一份合同從計(jì)劃到簽訂再到執(zhí)行，每一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)被詳細(xì)記錄，例如有文件待審批歸檔、有合同待簽署、日常工作備忘提醒等一系列待處理事宜，能夠使甲方工作人員的工作順利有序地進(jìn)行，確保合同不漏簽，進(jìn)而提高建設(shè)單位工程建設(shè)招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制效率。工程調(diào)查、不良反應(yīng)追蹤和評(píng)價(jià)都是其中最重要的環(huán)節(jié)。但是，由于我國工程監(jiān)理檢測條件的不成熟、相關(guān)工作人才的缺失以及工程監(jiān)督管理監(jiān)測相關(guān)部門主要發(fā)揮的是行政監(jiān)督的作用，沒能把工程建設(shè)招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制體系有效建立起來，缺乏專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)，因此，針對(duì)我國工程監(jiān)督管理這一環(huán)節(jié)薄弱的問題引入招投標(biāo)階段合同管理和費(fèi)用控制技術(shù)系統(tǒng)，有利于建設(shè)單位解決行政監(jiān)督效率低的問題，而且大幅度提高了工程監(jiān)督效率，也對(duì)工程監(jiān)督機(jī)構(gòu)的責(zé)任和職責(zé)做出明確的分工。

2.2 完善配套法律法規(guī)

任何工作的開展都必須在法律范圍之內(nèi)，招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制也不例外。雖然，我國很多法律都對(duì)招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制做出了相對(duì)完善的規(guī)定，但法律無法面面俱到，有些實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題無法在這些法律法規(guī)中直接找到答案，這就需要相關(guān)管理部門結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況予以解決。監(jiān)督管理部門應(yīng)將合同內(nèi)容與實(shí)際操作結(jié)合起來，細(xì)化到每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，實(shí)行量化分級(jí)管理，從施工開始到施工結(jié)束逐步審核工程是否符合合同要求、是否符合法律規(guī)定，按照要求對(duì)招投標(biāo)合同的各個(gè)方面進(jìn)行管理。同時(shí)，不斷提高招投標(biāo)各方人員的職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)，力求使市場平穩(wěn)有序發(fā)展[3]。

2.3 建立合同電子存檔

傳統(tǒng)的存檔方式采取的是紙質(zhì)存檔，這種存檔方式不僅占用空間，而且容易丟失損壞或泄密，建立電子合同存檔系統(tǒng)可有效避免以上弊端，在管理上也會(huì)更加方便和容易，電子合同存檔軟件可以根據(jù)需求設(shè)置權(quán)限，不但方便工作人員的查閱，而且可以確保機(jī)密不外泄。同時(shí)當(dāng)項(xiàng)目出現(xiàn)資金問題時(shí)，合同電子存檔后可借用此平臺(tái)根據(jù)評(píng)估篩選合格的公司，并對(duì)其進(jìn)行授權(quán)，從而解決資金短缺的問題，另外可以挑選一些非政府組織進(jìn)行合作。

2.4 加強(qiáng)招標(biāo)過程管理

為避免工程項(xiàng)目在建設(shè)過程中出現(xiàn)含糊不清、界定不明的情況，應(yīng)在工程開始前確定監(jiān)理單位。監(jiān)理單位在招投標(biāo)工作開始后對(duì)招投標(biāo)文件嚴(yán)格把關(guān)，從第三方的角度出發(fā)，對(duì)可能引起歧義和誤解的點(diǎn)對(duì)各方人員進(jìn)行解讀和交代。發(fā)包單位、監(jiān)理單位、招標(biāo)工作人員應(yīng)高度配合，共同審查工程招標(biāo)文件，對(duì)文件內(nèi)容深度把關(guān)。另外，在施工過程中，監(jiān)理單位的工程監(jiān)理人員要隨時(shí)關(guān)注施工現(xiàn)場的動(dòng)向，全面掌握第一手材料，變被動(dòng)為主動(dòng)，充分實(shí)行監(jiān)理權(quán)利，全面保障工程合同真實(shí)有效，全力促進(jìn)工程招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制工作的平穩(wěn)有序進(jìn)行[4]。

3 梳理和完善建設(shè)單位主數(shù)據(jù)體系

建設(shè)單位主數(shù)據(jù)需要統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)體系化，這不僅是一種對(duì)公司內(nèi)部管理的一種標(biāo)準(zhǔn)，而且是對(duì)此標(biāo)準(zhǔn)是否具有可行性的一種衡量。為滿足核算標(biāo)準(zhǔn)，需建立財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)庫，其中建設(shè)單位的交易賬目、稅務(wù)賬目、公司管理賬目都要詳細(xì)體現(xiàn)，這樣方便滿足建設(shè)單位管理的需求。

根據(jù)項(xiàng)目特殊性調(diào)整費(fèi)用控制工作，對(duì)于具有特殊性的建筑計(jì)劃要采取針對(duì)性的措施，做針對(duì)性的準(zhǔn)備，建設(shè)單位的技術(shù)部門和安全管理部門要履行好監(jiān)督職責(zé)，定期對(duì)費(fèi)用控制部門進(jìn)行審查，審查結(jié)果在審查結(jié)束后提交給技術(shù)人員和總工。招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制也有批準(zhǔn)費(fèi)用的職能，對(duì)此項(xiàng)目的審查應(yīng)該采用書面的形式事先整理，然后到施工現(xiàn)場嚴(yán)格核實(shí)。同時(shí)招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制要詳細(xì)認(rèn)真記錄，在核對(duì)無誤之后費(fèi)用控制人和被費(fèi)用控制人都需要在費(fèi)用控制明細(xì)表上簽字，現(xiàn)場的安全人員也有權(quán)參加費(fèi)用控制，方便更好地開展和了解合同管理與費(fèi)用控制工作，并更好地督促施工，以免在施工過程中出現(xiàn)人為風(fēng)險(xiǎn)。這部分應(yīng)該由項(xiàng)目經(jīng)理和安全管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，從眾多安全事故中得出結(jié)論，合同管理與費(fèi)用控制的公開和質(zhì)量情況的公開對(duì)項(xiàng)目安全具有較大的影響。

4 轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)管理意識(shí)，讓權(quán)責(zé)對(duì)等財(cái)務(wù)需要

向建設(shè)單位提出管理意識(shí)轉(zhuǎn)變的意見，管理意識(shí)轉(zhuǎn)變要落實(shí)到管理層以及各個(gè)部門，各個(gè)部門在此期間產(chǎn)生的一切費(fèi)用都由各業(yè)務(wù)部追究其合理性和必要性，并且該部門不但有審核的職能，而且有承擔(dān)責(zé)任的要求。為明確各個(gè)環(huán)節(jié)工作人員的權(quán)限和職責(zé)，可以制定相關(guān)制度詳細(xì)流程，引入考核機(jī)構(gòu)。工程建設(shè)招投標(biāo)階段的合同管理與費(fèi)用控制控制工作相輔相成，前者是后者重要工作內(nèi)容，后者又是前者的具體保障。

5 結(jié)束語

合同管理與費(fèi)用控制在工程建設(shè)招投標(biāo)過程具有積極的作用，合同管理和費(fèi)用控制能有效抓住關(guān)鍵信息，有利于做出明確有利的決策，利用合同管理和費(fèi)用控制管理的優(yōu)勢，填補(bǔ)工程建設(shè)招投標(biāo)的空缺，合同管理和費(fèi)用控制也會(huì)提高信息曝光率，在未來合同管理和費(fèi)用控制還將發(fā)揮更有用的價(jià)值，并且在工程建設(shè)招投標(biāo)中的地位也會(huì)越來越重要，因此，提高相關(guān)人員對(duì)合同管理和費(fèi)用控制的認(rèn)知非常重要，只有有效利用合同管理和費(fèi)用控制，才能提高我國工程建設(shè)招投標(biāo)的水平和效率。

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