數(shù)據(jù)協(xié)同視角下高校紙質圖書資產(chǎn)管理探索

熊 霞，高 凡

(西南交通大學，四川 成都 610031)

紙質圖書是高校文獻資源保障體系的重要組成部分，2004年教育部印發(fā)的《普通高等學校基本辦學條件指標(試行)》明確規(guī)定，凡折合在校生超過30,000人的高校當年進書量超過90，000冊，該項指標即為合格[1]。紙質圖書也是高校重要的固定資產(chǎn)之一，《中央行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理辦法》規(guī)定紙質圖書應納入高校固定資產(chǎn)管理范圍[2]。隨著高校圖書館及院系資料室紙質圖書資產(chǎn)的累積，如何有效解決紙質圖書資產(chǎn)管理中存在的問題和不足，需從不同的視角進行探索和思考。

1 高校紙質圖書資產(chǎn)管理存在的問題

1.1 管理制度不健全，管理意識薄弱

紙質圖書作為固定資產(chǎn)管理對象，要經(jīng)歷采購、入賬、使用、管理、折舊、報廢等環(huán)節(jié)，需按照固定資產(chǎn)管理標準建立健全相關的規(guī)章制度和實施細則，由于紙質圖書資產(chǎn)的特殊性，常規(guī)的固定資產(chǎn)管理辦法并不適用于紙質圖書資產(chǎn)管理。當前，我國大多數(shù)高校都未制訂專門的圖書資產(chǎn)管理辦法，有的高校雖然在資產(chǎn)管理制度中提及了圖書資產(chǎn)管理，但僅是簡單說明，無論是在篇幅上還是在細節(jié)上，都缺乏有力度的管理措施和責任劃分[3]。此外，圖書館和院系資料室認為自身職責主要是為教學科研提供文獻保障，對圖書資產(chǎn)的保護管理意識淡薄，管理意識和水平有待提升。

1.2 資產(chǎn)數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、不規(guī)范

由于缺乏統(tǒng)籌協(xié)調機制，高校各部門對紙質圖書資產(chǎn)管理各自為政，如：圖書館和院系資料室從業(yè)務角度管理紙質圖書，財務部門從控制圖書經(jīng)費角度出發(fā)管理紙質圖書，資產(chǎn)管理部門僅統(tǒng)計資產(chǎn)數(shù)量[4]。由于紙質圖書的價值核算存在碼洋、折扣、實洋折算等情況[5]，同時使用過程中還有折舊、丟失、賠償?shù)痊F(xiàn)象，導致財務賬目、資產(chǎn)賬目和實物賬目不一致。除了常規(guī)紙質圖書價值核算，圖書館和院系資料室還需對古籍和受贈圖書進行價值核算[6]，雖然圖書館和院系資料室對這些圖書進行了臺賬登記，但并未將其納入固定資產(chǎn)管理。此外，很多高校圖書館歷史悠久，積累了大量珍貴的圖書文獻，這些文獻很多沒有進入圖書館的館藏目錄，更沒有被統(tǒng)計在資產(chǎn)報表和財務報表中。

1.3 紙質圖書折舊、丟失管理不及時

紙質圖書作為承載知識的特殊產(chǎn)品，無法按常規(guī)固定資產(chǎn)的折舊標準進行折舊管理，但其實物特性又導致其物理載體必然會隨時間和使用頻率的增加出現(xiàn)破損和消亡。目前，大部分高校對紙質圖書的折舊管理辦法是圖書館單方面按紙質圖書使用情況和實物狀態(tài)進行剔舊[7]。對于剔舊圖書，圖書館會在業(yè)務管理系統(tǒng)中變更圖書狀態(tài)，一部分放入二線書庫或三線書庫，另一部分打包堆放等待統(tǒng)一贈送或報廢處置。對于圖書丟失問題，雖然圖書館制定了圖書丟失賠償制度，但從資產(chǎn)管理角度看，圖書館單方面制定的圖書賠償制度無法實現(xiàn)資產(chǎn)管理的規(guī)范化和合理化，圖書館對丟失圖書的賠償處理無法及時、動態(tài)地體現(xiàn)在資產(chǎn)賬目和財務賬目上。無論圖書是折舊還是丟失，都涉及圖書資產(chǎn)的處置問題。高校很難針對每本圖書建立獨立的資產(chǎn)賬目[8]，尤其是歷史累積文獻的批量臺賬，因而在處置圖書資產(chǎn)時難以根據(jù)剔舊或丟失的圖書書目一一進行對應。此外，審批環(huán)節(jié)多、處置周期長、資產(chǎn)賬目籠統(tǒng)等也是高校圖書館和院系資料室難以及時動態(tài)進行紙質圖書資產(chǎn)處置的限制因素，致使資產(chǎn)處置滯后，出現(xiàn)賬實不符等問題[9]。

2 數(shù)據(jù)協(xié)同在高校紙質圖書資產(chǎn)管理中的作用

數(shù)據(jù)協(xié)同是建立在業(yè)務協(xié)作和數(shù)據(jù)共享基礎上，通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)結構、規(guī)范業(yè)務流程、多方面協(xié)調計算等方式，滿足不同數(shù)據(jù)需求的一種數(shù)據(jù)管理模式。總體而言，資產(chǎn)管理就是實物管理加數(shù)據(jù)管理，高校紙質圖書資產(chǎn)的實物管理主要由圖書館和院系資料室負責，而數(shù)據(jù)管理則需多部門統(tǒng)籌協(xié)調。從數(shù)據(jù)協(xié)同視角梳理和重組高校紙質圖書資產(chǎn)的管理流程，有助于高校落實固定資產(chǎn)管理政策，健全圖書資產(chǎn)管理體系。

2.1 紙質圖書資產(chǎn)管理流程涉及多部門協(xié)同

一般而言，高校圖書館承擔紙質圖書資產(chǎn)的招標采購、編目入藏、流通使用、報廢處置等全流程管理工作，只需與財務部門對接經(jīng)費支出使用以及與資產(chǎn)管理部門對接資產(chǎn)數(shù)量和賬目即可。但是，在實際操作中大部分高校圖書館對圖書資產(chǎn)的管理更多是從文獻保障和服務的角度出發(fā)，更關注紙質圖書的借還管理以及是否滿足讀者需求，重使用輕管理，而財務部門、資產(chǎn)管理部門等也僅針對紙質圖書的經(jīng)費或賬目等問題各自進行局部處理，長此以往紙質圖書資產(chǎn)勢必出現(xiàn)賬實、賬賬不符情況。

高校紙質圖書資產(chǎn)管理的整個流程包括預算、招標、采購、驗收、編目、典藏、入賬、報銷、使用及處置等環(huán)節(jié)，需要院系資料室、圖書館、采購部門、財務部門、資產(chǎn)管理部門等多部門協(xié)調參與。資產(chǎn)管理部門作為高校國有資產(chǎn)的綜合管理部門，應統(tǒng)籌協(xié)調各相關部門工作，整體規(guī)劃管理流程中各部門、各信息化平臺的業(yè)務流和數(shù)據(jù)流，審核監(jiān)督紙質圖書資產(chǎn)的入賬、處置工作，針對紙質圖書制定資產(chǎn)管理制度和實施細則，明確劃分管理責任和義務；圖書館作為紙質圖書及資料的歸口管理部門，應在滿足讀者文獻需求的基礎上，除對紙質圖書資產(chǎn)進行保管并及時提出處置申請外，還要完成新購紙質圖書的預算申請、招標申請、采購、驗收、編目、典藏、入賬申請、報銷申請等工作，并對院系資料室的上述流程進行監(jiān)督和審核，從而形成校內紙質圖書資產(chǎn)的一體化管理體系。

2.2 各類數(shù)據(jù)報表的數(shù)據(jù)協(xié)同管理需求

紙質圖書作為衡量高校基本辦學條件的重要指標，在固定資產(chǎn)中所占比例較大，國家及各級主管部門每年都會要求高校填報各類統(tǒng)計報表，如：高等教育基層統(tǒng)計調查表、全國高校教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫報表、教育部高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)報表、本科教學質量報告等，都要求填報高校紙質圖書資產(chǎn)的總量和當年新增量。各報表要求的統(tǒng)計時間及統(tǒng)計范圍并不完全相同，如：高等教育基層統(tǒng)計調查表對紙質圖書資產(chǎn)總量的統(tǒng)計截止時間為當年的9月1日，全國高校教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫報表的統(tǒng)計截止時間則是當年的9月30日，而教育部高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)報表要求填報上一自然年度紙質圖書資產(chǎn)的數(shù)據(jù)。除統(tǒng)計時間不同外，統(tǒng)計數(shù)量范圍要求也不同，如：高等教育基層統(tǒng)計調查表和全國高校教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫報表要求填報高校圖書館和院系資料室所有正式出版書籍的總數(shù)量，而教育部高校圖書館事實數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)報表則要求分開填報圖書館和院系資料室的紙質圖書數(shù)量。

目前，大部分高校的紙質圖書資產(chǎn)管理流程和模式都無法滿足各類報表填報需求，高校將填報任務交給圖書館，圖書館按能查到的數(shù)據(jù)大致進行統(tǒng)計，填報數(shù)據(jù)要么與實物數(shù)量不符，要么與上一年度數(shù)據(jù)有差異，準確性難以得到保證。從多部門數(shù)據(jù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共建共享角度出發(fā)對高校紙質圖書資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)進行動態(tài)管理，能夠保障相關管理平臺數(shù)據(jù)的一致性、完整性和可溯源性。

3 基于數(shù)據(jù)協(xié)同的高校紙質圖書資產(chǎn)管理流程構建

3.1 業(yè)務流程梳理

基于數(shù)據(jù)協(xié)同的高校紙質圖書資產(chǎn)管理業(yè)務流程主要涉及院系資料室、圖書館、采購部門、財務部門和資產(chǎn)管理部門等業(yè)務主體，整體管理框架體系由經(jīng)費審批、采購招標、采訪和加工、資產(chǎn)申報、報賬、資產(chǎn)使用、資產(chǎn)處置等7個子業(yè)務模塊構成，詳見下頁圖1。

3.1.1 規(guī)章制度保障。高校紙質圖書資產(chǎn)管理業(yè)務流程的順利開展需要有完善的規(guī)章制度作保障。資產(chǎn)管理部門應協(xié)同其他相關部門制定符合紙質圖書特性、可操作性強的合理全面的紙質圖書資產(chǎn)管理辦法和實施細則。紙質圖書資產(chǎn)管理辦法應對包括古籍、受贈圖書在內的所有紙質圖書從采訪編目、資產(chǎn)申報到日常使用管理，以及剔舊、丟失等全面細致地制定規(guī)則；以保障資產(chǎn)數(shù)據(jù)一致性為目標，制定圖書編目的基本數(shù)據(jù)要求和編目系統(tǒng)的使用規(guī)范，保證資產(chǎn)申報時圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。此外，高校應明確圖書館是紙質圖書及其他文獻資料的歸口管理部門，圖書館應承擔對院系資料室的業(yè)務指導工作和資源配置協(xié)調工作，以提升院系資料室工作人員的圖書編目能力和文獻資源的利用率。

圖1 基于數(shù)據(jù)協(xié)同的高校紙質圖書資產(chǎn)管理業(yè)務流程

3.1.2 經(jīng)費申請和采購實施。除了學校審批的經(jīng)費，高校圖書館和院系資料室還可以使用學院經(jīng)費、課題經(jīng)費、受贈經(jīng)費等其他來源經(jīng)費進行圖書采購。與供應商簽訂采購合同后，圖書館和院系資料室采訪人員可按讀者需求選購圖書，圖書采訪可以使用圖書館自動化管理系統(tǒng)中的采訪模塊，以達到圖書查重的目的，采購少量圖書或采購目的明確時可采用零購方式下單。圖書到館后需進入編目、加工和典藏流程，從資產(chǎn)管理角度看，編目是錄入資產(chǎn)的基本信息；加工流程包括貼標簽、貼條碼、打號、加裝磁條和芯片，保證圖書數(shù)據(jù)和實物一一對應，防止資產(chǎn)丟失；典藏則是對圖書賬目進行管理，按中標折扣或零購折扣對碼洋和實洋進行換算，確保圖書資產(chǎn)賬實相符、賬賬相符。

3.1.3 資產(chǎn)申報和報賬。圖書館作為紙質圖書的歸口管理部門，要對院系資料室提交的資產(chǎn)申報進行初審，然后提交至資產(chǎn)管理部門進行終審，由圖書館發(fā)起的資產(chǎn)申報則直接提交至資產(chǎn)管理部門進行審核。資產(chǎn)管理部門要對資產(chǎn)申報的數(shù)量、金額、發(fā)票、驗收情況等進行審核，審核通過后進入報賬流程。財務部門根據(jù)相關材料進行入賬處理。

3.1.4 資產(chǎn)處置。紙質圖書資產(chǎn)進入使用階段后，由圖書館和院系資料室負責其日常維護和管理，為全校師生提供借閱服務。圖書館和院系資料室除要定期依據(jù)借閱情況和圖書品相等對紙質圖書進行剔舊外，還要對丟失、損壞的圖書進行記錄和統(tǒng)計。在資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)，圖書館和院系資料室要根據(jù)實際情況提交圖書資產(chǎn)處置清單，交資產(chǎn)管理部門審核后辦理資產(chǎn)處置和財務下賬手續(xù)。

3.2 數(shù)據(jù)協(xié)同管理

基于數(shù)據(jù)協(xié)同的高校紙質圖書資產(chǎn)管理只有與各業(yè)務主體相關的信息化管理平臺對接，才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共建共享，如：圖書館和院系資料室完成紙質圖書入賬和借閱服務工作的圖書館自動化管理系統(tǒng)，采購部門完成圖書采購計劃、采購內容填報及采購合同管理的采購管理平臺，資產(chǎn)管理部門完成資產(chǎn)的入賬審核、維護、盤點和處置工作的資產(chǎn)管理平臺，以及財務部門處理財務報銷業(yè)務和入賬管理工作的財務管理平臺。各管理平臺間只有實現(xiàn)數(shù)據(jù)同步和共享，才能對紙質圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行協(xié)同和動態(tài)管理。高校各類管理平臺數(shù)據(jù)同步與共享流程見圖2。

圖2 高校各類管理平臺數(shù)據(jù)同步與共享流程

3.2.1 規(guī)范數(shù)據(jù)內容和格式。底層數(shù)據(jù)的一致性是數(shù)據(jù)同步和共享的基礎，圖書館既要保證內部業(yè)務部門間的數(shù)據(jù)協(xié)同，又要實現(xiàn)與采購、資產(chǎn)、財務等部門間的數(shù)據(jù)協(xié)同。圖書館負責制定的圖書編目細則和圖書資產(chǎn)申報數(shù)據(jù)規(guī)范是底層數(shù)據(jù)一致性的制度保障，圖書館作為紙質圖書資產(chǎn)管理主體要協(xié)同資產(chǎn)管理部門、院系資料室及財務部門，對各管理平臺要求的紙質圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)的內容和格式進行整合和規(guī)范化處理，在不影響圖書編目數(shù)據(jù)質量的前提下，將編目數(shù)據(jù)字段與資產(chǎn)數(shù)據(jù)字段進行映射，以及對編目數(shù)據(jù)不涉及的資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行補充，形成圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入的基本數(shù)據(jù)要求。基本數(shù)據(jù)要求包含以下內容：一是每冊紙質圖書資產(chǎn)的基本信息數(shù)據(jù)，包括資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、存放地點、保管人、碼洋、實洋、出版社、出版時間等。二是每批圖書的批次信息，包括合同號、銷售商、折扣、財政分類號、教育部分類號、使用方向、取得方式、價值類型、保管部門、發(fā)票照片、資產(chǎn)批次號、圖書冊數(shù)等。關于紙質圖書資產(chǎn)的價值核算，圖書館館藏目錄通常只顯示圖書的碼洋信息，而財務部門卻需要圖書的實洋信息，這就要求圖書館自動化管理系統(tǒng)在同步紙質圖書資產(chǎn)數(shù)據(jù)時既要同步圖書的碼洋也要同步實洋，從而保證圖書實洋和碼洋的對應關系。

3.2.2 明確資產(chǎn)記錄的詳細程度。圖書館傳統(tǒng)的申報紙質圖書資產(chǎn)方式一般是批量上報，如今紙質圖書資產(chǎn)信息化管理平臺為資產(chǎn)數(shù)據(jù)的精細化管理提供了技術保障，高校應明確紙質圖書資產(chǎn)記錄，以紙質圖書的編目數(shù)據(jù)為基礎，為每冊圖書建立資產(chǎn)記錄，使其對應唯一的資產(chǎn)編號，保證紙質圖書在后期使用和處置階段實現(xiàn)動態(tài)管理。

3.2.3 建立財務數(shù)據(jù)反饋機制。為保證固定資產(chǎn)管理程序和資產(chǎn)數(shù)據(jù)的完整，紙質圖書資產(chǎn)購置信息在上報資產(chǎn)管理部門、財務部門后，還需要財務部門將財務報銷預約單號和會計憑證號等信息反饋至資產(chǎn)管理平臺，再由資產(chǎn)管理平臺反饋至圖書館自動化管理系統(tǒng)，確保紙質圖書實物、資產(chǎn)賬及財務賬三者間對應關系的共享性和可追溯性，形成資產(chǎn)數(shù)據(jù)的閉環(huán)。

4 結語

綜上所述，對高校紙質圖書資產(chǎn)管理流程進行梳理和探索，從宏觀層面搭建高校紙質圖書資產(chǎn)管理的部門協(xié)作模式和數(shù)據(jù)協(xié)同框架，有助于高校各部門在數(shù)據(jù)共建共享的基礎上，實現(xiàn)新購紙質圖書資產(chǎn)的協(xié)同、動態(tài)管理，推動高校落實國家固定資產(chǎn)管理政策，健全紙質圖書資產(chǎn)管理體系。