企業合同管理內部控制存在的問題與優化措施
——以C物流公司為例

文/龍婕

如今，在我國市場經濟體制逐漸完善與發展的大背景下，與企業合同相關的法律制度與規章條例也逐漸成熟與完善。企業在對合同進行管理時，要按照相關規范與標準來開展工作，防范合同風險，切實維護企業的經濟利益。重視合同中的法律風險的有效解決與消除是推動企業更好、更健康發展的重要內容，也是增強企業經營管理效率與水平的有效途徑[1]。合同管理是企業日常管理的重要環節，企業合同管理水平的高低對物流企業的發展至關重要，健全的合同管理內部控制體系能夠防范合同管理風險，提升企業合同管理的水平，增強企業核心競爭力，對企業而言是至關重要的。

一、C物流公司企業合同管理的重要意義。

C物流公司的主營業務是為海洋石油勘探開發、建造、生產等上游產業及中下游煉化提供物資服務、倉儲服務、貨運代理服務、運輸服務、港口服務以及基地建設和管理等一體化物流服務，C物流公司是一家專業基地后勤服務經驗的專業化物流服務公司，主要為海上油氣開發提供物流支持，其中海上鉆井業務所需的鋼管、水泥、石灰石粉等物資和鉆頭、鉆桿、纜繩等器材設備的倉儲和配送服務，還包括海上平臺人員的生活物資都是C物流公司的服務范疇。面臨著當今經濟環境，C物流公司壓力劇增，經過努力規劃生產管理，推進全面投入使用引進新建裝置，近三年C物流公司的各項經濟指標已經逐漸轉好。C物流公司在為促進當前公司的蓬勃發展，在防控風險的前提下，運用現代供應鏈管理思想，嘗試深化物流改革、加強信息管理、采用物流業務外包、進行聯合儲備等方面不斷探索。從而優化物流管理，降低物流成本。本文主要以C物流公司為例，對C物流公司合同管理內部控制進行研究，發現該公司合同管理內部控制存在的問題，對其問題進行成因分析，并針對問題產生的原因對該公司的合同管理內部控制提出具體的優化措施。在C物流公司的日常管理工作中，合同管理是其重要內容與組成部分，其能夠對企業間的合作關系進行更好地規范，還能夠維護C物流公司與其他企業的合作關系。企業普遍存在合同履約管理不及時、合同未按規定付款、合同檔案歸還不及時等問題等問題。加強合同管理的意義就是為了能夠對合同風險進行更好地控制與規避。

二、C物流公司在合同管理內部控制存在的問題。

（一）C物流公司合同訂立階段存在的問題。C物流公司在企業合同簽訂的初期，合同承辦人調查僅為形式審查，例如：合同訂立的對象出具的資格、資質評估報告，證明其具備經營資格并且資質在授權范圍內，但并無相關信用方面的證明件和評估報告，無法證明其具備履約能力。合同要件內容不完善，表現為：合同條款表述不嚴謹；部分合同未見簽訂日期；交付時間和交付方式不確定。另外，C物流公司存在合同審核審批時間長的問題。（二）C物流公司合同履行階段存在的問題。C物流公司可以說未對企業的合同履約進行管理，不能確保企業及時完整的履約合同約定。C物流公司在成立初期，為了快速擴張企業市場發展，未對企業的合同履約情況及時進行跟蹤調查，從而不能確保該公司能夠及時履行約定，若企業無法履行合同約定，就會面臨著違約情形，要依照相關合同規定賠償違約金，嚴重的會誘發合同糾紛，損害企業利益和形象。像C物流公司這樣的物流企業，有的合同例如國際海運業務可能需要較長的執行周期，且有很多不確定因素導致很大的執行風險，合同履約的跟蹤更加重要且關鍵。之所以這樣，是因為可以更好的劃分雙方履約責任。（三）C物流公司補充協議存在的問題。補充協議是公司針對原合同存在約定不明確處對其進行的補充，對于原合同中的不明確地方通過補充協議進行補充從而明確合同約定，使雙方能夠按照合同約定好的權利和義務履行合同條款，但補充協議中仍然存在條款模糊的情況，會使補充協議的作用大打折扣，使雙方不能按照明確清晰的條款履約，對協議再次進行補充會耗時耗力，還會耽誤合同履行進度，影響企業的利益[2]。C物流公司就存在多次補充協議的情形，主要是合同承辦人在簽訂合同時未對相應條款約定清楚，執行過程中發現問題并簽訂補充協議。

三、C物流公司合同管理內部控制問題成因分析。

（一）C物流公司缺乏必要的法律意識與能力。目前，很多企業特別時企業的高層管理人員并沒有對企業的合同管理予以充分的關注與重視，主要表現為：法律意識比較淡薄、法律風險管控能力不足、合同管理缺乏一定的靈活性與動態性。與此同時，領導層對合同管理內部控制工作的重要性認識不足，沒有重視公司法務部門的設立、法律人才的培養，法律意識比較淡薄、警惕法律風險的能力不足，從而容易在合同簽訂后履行合同的過程中發生一些不可控的法律風險，給企業帶來不良影響或者經濟損失。在C物流公司中，由于管理層法律意識不足，直接導致合同承辦人在經辦合同時，缺乏法律敏銳度。（二）C物流公司缺乏完善的合同管理動態機制。目前，C物流公司在管理合同時，動態管理僅表現為動態的合同臺賬填報、動態化的管理機制流于形式，缺少法律風險缺乏動態的預防與管控，因此容易產生一些法律風險。從C物流公司體系建設管理發現，缺少合同管理考核追責方面的規定，致使C物流公司合同管理考核追責沒有制度依據，導致C物流公司合同管理考核與追責難以及時有效的開展，起不到應有的作用。（三）C物流公司缺乏創新。C物流公司是一家傳統的物流公司，在管理模式等方面都較傳統，在管理和經營模式方面管理相對滯后，導致C物流公司創新不足，固化年輕人的思想和意識，漸漸的從根源上不愿意創新，也會拖垮C物流公司的整體創新程度。

四、C物流公司合同管理內部控制的優化措施。

（一）C物流公司加強法律風險防范意識。在風險面前，預防大于管控。可以根據C物流公司的工作安排，給在職領導分批次開展法律知識體系培訓，主要目的是使各層級領導熟悉國家法律條款以及合同管理方面的知識，加強對合同管理的法律風險預防與控制，如風險規避、風險識別與分析、企業主觀風險預見與預防等等，增強領導對企業合同管理的重視程度。另外，還需提高合同管理工作人員的風險意識，也可以通過對合同管理員、合同承辦人、業務人員進行定期開展培訓的方式，向大家講解法律條款以及合同管理方面的知識，使C物流公司員工能夠豐富自己合同管理方面的知識的同時，還可以認識到合同管理的重要性，從而提高這些員工的法律風險防范意識。（二）C物流公司完善合同管理制度。正所謂“無規矩不成方圓”，從合同的訂立、履行、變更、管理等都要有一個明確的機制與審簽流程，C物流公司從訂立合同之前就要將一些法律風險進行有效規避與杜絕，這樣才能夠為合同的履行與變更補充提供更好的基礎。與此同時，有了健全的合同管理制度，C物流公司各部門可以各司其職，并進行更好地配合與協調，促進合同管理的流程與各個環節更加順暢、有序。在C物流公司中，擬訂的合同文本須經由法務部、財務部、安全裝備部審核和公司領導審批，對應部門的審核人員在審閱了相關條款后應如實在合同評審表的對應位置上簽評審意見并署名，各部門審核時間不得超過2天。評審人員應慎重使用公司賦予的評審權，并對自己署名的評審意見負責任。C物流公司法務部對各承辦部門的合同履行情況進行監督檢查，各承辦部門應按規定向法務部報送合同履行月報表，與此同時還要接受法務部的監督和檢查。承辦部門的合同承辦人擬訂的補充協議須按規定的權限和程序經由法務部、財務部、審計部審核和總經理審批，履行審批程序并通過后方可簽訂正式補充協議[3]并開始執行。（三）C物流公司合同管理模式的改革與創新。在社會經濟與市場機制不斷變化與發展的大情勢下，外部環境的變化也會給企業的發展帶來一定的影響，企業在合同管理方面不能墨守成規，而是要主動出擊，不斷規范合同管理的流程，強化合同管理模式的改革與創新，結合企業當前合同管理模式中存在的局限與弊端，不斷優化合同管理模式與體系，不斷解放思想、與時俱進，將合同管理與法律風險的預防與管控都置于一個動態化的管理鏈條中，持續進行改變與更新，從而更好地增強合同管理效率、防控法律風險，為企業的持續經營與健康發展提供更好的保障。C物流公司當務之急，就是與時俱進，可以召集相關人員進行頭腦風暴并記錄，結合公司實際經營情況，形成書面紀要提報歸口管理部門，提出一些創新的管理模式。

綜上所述，C物流公司為了能夠增強合同管理效率，合理管控法律風險，必須要重視法律風險防范意識的增強，健全與完善合同管理體系，創新C物流公司合同管理模式，對合同實施動態化管理，做好合同中法律風險的預防，推動合同管理效率、企業法律風險預防效果得更好提升。C物流公司應當逐步建立健全合同內部管理制度。對合同實施歸口管理，做好合同登記的管理，定期對合同進行統計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更情況，實行對合同的全過程管理。對合同履行情況還要實施有效監管，可建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協調機制，實現合同管理與預算管理、收支管理相結合。