大數據時代人事檔案信息化建設的思考

羅輝瑩

（陜西省寶雞峽引渭灌溉中心,陜西 咸陽 712000）

伴隨著大數據時代的到來,社會各界對技術和信息的需求與日劇增。現代企業在人事檔案管理方面,只有與時俱進,跟上時代發展腳步,將信息化趨勢有效融入其中,充分利用科技、信息技術,不斷改革和創新人事檔案管理模式,才能更好地適應中國乃至世界的發展。

1 大數據在人事檔案信息化建設中重要作用

1.1 建立較為完整的人事檔案信息庫

人事檔案管理是人事工作中不可或缺的重要組成部分,作為人事信息的主要載體,必須在大數據技術基礎上,建設人事檔案信息數據庫,為人事檔案了解和挖掘人才提供必要的信息支持,并結合具體人才實際情況合理配置工作崗位,實現人力資源的充分利用。在此背景下,人事檔案信息化建設速度不斷加快,因此只有始終堅持以人為本的理念,才能有效提高人力資源開發水平,從而實現人事檔案價值的最大化。現階段,在人才使用上,我們對大數據的應用進行了嘗試,采取了以傳統檔案為主、大數據為輔的手段來為人才進行一個客觀的評價。例如,通過大數據,了解其曾經供職的情況、個人征信等,來綜合考察一個人的德能勤績表現。

1.2 有效提升人事檔案管理工作效率

在大數據基礎上,各單位建立了人事檔案管理系統,有效分類存儲檔案,并詳細分析了檔案信息相關性,并進一步區分數據之間的關系,為人力資源管理提供優質的人事檔案信息,進而準確預測人力資源發展情況。同時,基于大數據技術,順利推進人事檔案管理工作,不僅利于人事檔案管理工作效率的提升,還可以有效保證人力資源管理工作質量。

1.3 科學管理人事檔案

傳統人事檔案管理往往更加注重工作經驗。在大數據技術持續進步的形勢下,檔案管理工作人員應及時轉變觀念,更加重視人事檔案管理信息精準性,并從海量人事檔案信息中挖掘出有價值的檔案信息資源,進而為后續工作順利開展提供重要的信息支持。傳統檔案具有原始、直觀的特點,但也存在著明顯的弊端,主要體現在,當今人員流動性大大增加,而傳統檔案在數據更新、傳遞和利用上的緩慢低效難以適應形勢需要。在人事檔案工作中引入大數據技術后,可以做到檔案數據的即時傳遞,同時檔案信息的更新速度也將得到極大的提升。我們在人事檔案管理中做了一些嘗試,以傳統檔案為主,以大數據技術為輔,對檔案信息進行補充,以完善人個檔案信息。對人才做出客觀評價。現階段由于大數據信息的來源尚存在一些缺陷,只能把大數據技術作為人事檔案管理的一種輔助手段,相信隨著社會的發展,技術的進步,大數據與人事檔案管理將會融合地更加緊密。

2 基于大數據的事業單位人事檔案信息化建設策略

2.1 樹立先進的人事檔案信息建設理念,合理分配高素質人才

構建人事檔案信息化的先進概念,不僅是人事檔案信息化建設的基礎保障,而且還是人事檔案信息化建設的先決條件,同時還是重要工作開展的指南。落后的思想只會帶來消極的工作方法和思維,缺少工作的主動性和創造性。在前沿信息化建設理念指導下,如何有效地提升人事檔案信息化建設人才的素質是人才合理化配置的關鍵。為了有效提高信息化建設質量,應配備具有相應綜合能力的檔案管理人員,其中包含了研究技術水平高、檔案專業知識全面和組織能力強的工作人員；熟悉相關專業知識的專業技術人員,能夠為紙質文件數字化的各個方面提供必要的技術支持,具有一定的數字基礎知識和熟悉相關操作的人員等。目前,我單位已引進了一名檔案管理專業技術人員,并對現有的管理人員進行了計算機業務培訓,制定了人事檔案信息化方案并完成了基礎工作,檔案管理工作的效率有了很大提升。

2.2 不斷優化完善人事檔案管理信息化管理機制

在大數據時代背景下,有效加強人事檔案信息化建設,不僅有利于提高人事檔案管理的整體水平,而且還能最大程度發揮人事檔案價值,為事業單位長足發展貢獻力量。在實踐中,為保證事業單位人事檔案信息管理活動有序開展,有必要根據具體情況制定相對完善的管理機制。從人事檔案的收集、分類、整理到歸檔、查詢、利用,制定非常詳細的操作規程,實現統一管理。特別是在文件查詢、使用、下載等眾多環節,需要為不同的用戶設置不同的權限。同時,人事檔案數據來源相對寬泛,格式多種多樣。為了方便跨系統操作,還需要進一步明確人事檔案的格式標準,便于使用和管理。

2.3 不斷補充完善人事檔案信息管理系統

在多媒體技術和互聯網技術發展的基礎上,人事檔案信息的建設必須緊跟時代發展步伐,及時更新原有檔案管理軟件和數據庫,從而有效提高人事檔案管理水平。實踐中,相關工作人員要積極構建科學化、便捷化的人事檔案管理系統,進而實現人事檔案信息資源的統一管理。使用大數據技術構建人事檔案信息管理平臺時,既可以統一存儲人事檔案信息,又可以實時存儲和查閱相關人事檔案信息。只有這樣,才能有效提升人事檔案管理工作效率,同時提高檔案資源利用效率,推動人事檔案管理向著網絡化、信息化發展,同時,發揮人事檔案管理工作的最大價值。

2.4 加大基礎設施建設力度

為了合理分配軟硬件設施,人事檔案信息化建設需要不斷完善基礎設施,認真落實物質基礎保障工作,及時補充基礎架構,結合自身實際情況,選擇適合的人事檔案管理軟件。同時,制定完善的檔案管理系統,統一數字檔案格式,為以后的人員檔案信息收集和資源共享提供必要的支持。另外,要對網絡建設進行合理規范,并將網絡連接、設備配置以及相應安全工作落實到實處,確保人員檔案信息的安全性。

2.5 確立健全的數據庫

當前,大數據技術被廣泛運用到各行各業中,工作人員借助大數據技術建立人事檔案信息數據庫,從而為后續人事檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎。在人事檔案信息化建設期間,原始數據在其中占據著非常重要的位置,必須引起重視。因此,身為人事檔案管理員,首先要樹立良好的責任心,及時歸納整理相關檔案信息,重點審核原始資料信息,確保原始檔案信息的可靠性和真實性,從而為人事檔案管理提供重要參考,為信息建設順利發展奠定堅實基礎。檔案信息審核工作完成后,有必要進一步建立人事檔案數據庫框架,建立統一的檔案信息分類標準,進一步保證檔案信息錄入的真實性和可靠性。當數據庫建成之后,工作人員還應在固定時間檢查和維護數據庫系統,確保其安全性,一旦發現漏洞,必須第一時間進行修復,這樣,才能更好地保障人事檔案信息的安全,防止檔案信息發生泄漏。

2.6 整體提高檔案管理人員專業能力

在事業單位人員檔案管理中,管理人員的綜合素質對檔案管理效果影響較大。此外,大數據時代對管理人員的綜合素質要求日益提高。因此,具體實踐過程中,高校也需要重點關注檔案管理人員的培訓和再教育。一方面要提升其人事檔案管理專業知識；另一方面還要不斷提高其信息化水平,確保人事檔案管理人員能夠靈活運用計算機輸入、組織和存儲檔案信息。此外,單位有必要積極引導人事檔案管理人員掌握更多檔案學科知識,如信息科學知識和圖書館學知識,為更好地開發和利用人事檔案打下基礎。

3 結語

伴隨著計算機技術和互聯網數字化在現代企業中的不斷發展和普及,傳統落后的人事檔案管理模式得到很大改善,并在不斷升級更新中。在現代企業管理中,人事檔案的信息化建設有利于數據的分析和利用,不僅大大解放了勞動力,而且還節約了大量人力、物力,為企業用工和考核提供必要保障,促進了工作效率的提升。不斷健全人事檔案管理的信息化建設,是每一個檔案管理者的重要職責。只有這樣,企業和員工才能相互促進,充分利用內部所有可用資源,實現效益最大化。