淺談中小學校檔案管理工作

唐曉軍

檔案是學校在教育教學活動及其他工作中直接形成的，具有保存、參考、利用價值的各種資料，檔案能夠真實地反映學校的辦學情況，能夠體現學校的管理水平。加強檔案管理工作不僅能夠確保學校的建設和改革，還能夠為學校發展提供決策依據。

一、學校檔案的作用

1.總結學校教育教學經驗

檔案能夠充分反映學校的教育教學情況，以及學校的整個發展歷程，是學校的重要資源。在學校開展各種教育教學活動時，檔案強大的數據支持是活動順利開展的重要依據，一線教師可以通過查閱檔案，從中發現規律，總結教學經驗，完善自己的教育教學方法，提高自身教學水平和能力；教育管理者可以通過查閱檔案，改進工作方式，創新工作方法，提升工作能力，從而提高學校的辦學質量。

2.豐富校園文化建設

檔案收集的不只是學校發展的文字資料，還包括學校獲得的各種獎牌、獎狀、證書、錦旗、獎杯、紀念品、書籍等。檔案是校園文化建設的一部分，是學校進行思想道德教育的重要載體。利用檔案資料編輯校史、建設校史館，不僅可以傳播學校的辦學理念，還可以增強學校的文化底蘊，豐富校園文化。

3.發揮思想道德教育功能

檔案是學校在發展過程中保留下來的珍貴資料，這些資料包括學校發展過程中的很多成就，如學校的各種榮譽、培養的優秀人才、勵志的典型人物等。因此，檔案管理人員可以結合思想道德教育主題，把這些檔案資料編輯成書籍或做成展板，供學生閱讀、參觀、學習。檔案管理人員還可以為學生講解這些內容，讓學生充分了解學校的發展歷程和取得的成就，感受學校的辦學精神，感受榜樣的力量，從而調動學生學習的積極性和主動性，以達到思想道德教育的目的。

4.考核評估學校辦學水平的依據

考核評估是檢驗一個學校在一段時間內工作開展、落實的重要手段之一。考核評估組除了實地查看外，還要了解這所學校在一段時間內的辦學情況，這就需要學校提供相應的教育教學資料，檔案的重要性此時就體現出來了。檔案管理人員可以為考核評估組提供所需檔案資料，如辦學數據、中高考錄取情況、教育教改成效等。

二、學校檔案管理工作的現狀

1.學校對檔案管理工作不夠重視

部分中小學校對檔案管理工作認識不足，既沒有把檔案管理工作提上日程，又沒有認識到檔案在學校教育教學及管理方面的積極作用，甚至有的中小學校認為檔案管理工作只是將紙質材料簡單地裝訂在一起而已，可有可無，只要把財務檔案管理好以備審計使用就行了。部分學校管理者對檔案的重要性沒有清楚的認識，更沒有制訂相關制度開展學校檔案管理工作，導致檔案管理工作滯后，不能發揮檔案的真正作用。

2.教職員工檔案管理意識薄弱

檔案管理工作最重要的一個環節就是檔案的收集。檔案的完整性和教職員工有著密切的關系，檔案收集、整理是檔案管理人員的主要工作。一些學校的教職員工檔案意識相對薄弱，對學校檔案管理工作不是特別支持，完成工作任務后移交檔案室的資料不完整或不向檔案室移交，有些人將檔案資料隨意存放，導致檔案資料破損、遺失。

3.檔案管理人員素質有待提高

部分學校檔案管理人員由一線教師兼職或由即將退休的教師代理，這些教師由于日常教育教學工作繁重，或知識老化，大部分沒有參加過檔案管理法律法規培訓及專業技能知識的培訓，對檔案管理法律法規不了解，檔案管理業務不熟悉，檔案管理專業知識欠缺，在工作中容易出現檔案資料收集不全、不及時，整理不規范，工作不主動等問題，從而影響學校檔案的質量。

4.檔案管理室硬件設施不到位

當前，一些中小學校檔案管理的硬件設施達不到檔案管理的基本條件，有的學校連最基本的檔案管理室都沒有，這勢必會對檔案管理工作的正常開展產生很大的影響；有的學校檔案管理室沒有防火、防潮、通風的條件，檔案管理工作存在一定的安全隱患。尤其是信息化時代的到來，檔案管理室保存電子文件的設備、檔案管理軟件等更是缺乏，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

三、解決學校檔案管理問題的策略

1.提高對檔案工作的認識

一是學校要重視檔案管理工作，將檔案管理工作列入日常工作計劃，并安排專職人員負責檔案管理工作，還要加強檔案管理人員的法律法規知識培訓；二是檔案管理人員要主動學習專業技能，經常性地向主管領導匯報檔案管理工作，爭取領導的理解和重視，以取得人力、物力、財力方面的支持，從而改善檔案管理的工作條件；三是針對檔案管理工作存在的問題，檔案管理人員應提出專業性的建議，并及時采取相應措施予以糾正和提高；四是邀請檔案行政部門相關人員來校開展檔案法規條例講座，為教師普及檔案知識，強化教師的檔案意識，在學校營造人人重視檔案管理工作，并能自覺支持參與學校檔案管理工作的良好氛圍。

2.完善制度規范檔案管理

完善的檔案管理工作機制，是學校檔案工作實現科學化、規范化、制度化管理的有力措施和重要保障。綜合檔案室成立后，按照《檔案法》《陜西省檔案工作目標管理認證標準》的要求，學校建立健全了檔案工作管理機制，完善了檔案工作各項制度，制定了《武侯中學綜合檔案室管理制度》《武侯中學綜合檔案室工作職責》《武侯中學專兼職檔案員工作職責》《武侯中學檔案庫房（室）管理制度》《武侯中學檔案保密制度》《武侯中學檔案查閱制度》《武侯中學綜合檔案室檔案鑒定、移交、銷毀制度》。此外，學校還制定了武侯中學綜合檔案室檔案分類方案和保管期限表，使學校的檔案管理工作有章可循，保證了檔案在收集、整理、保管、利用等各個環節的質量。同時，學校還將檔案工作納入各處室年度目標管理檢查考核中，結合平時檢查和年終考核情況選優評先。這樣一來，學校各處室專兼職檔案人員都非常重視檔案工作，能夠認真落實本部門的檔案工作任務，將學校的檔案管理工作有條不紊地落到了實處。

3.健全組織機構分工合作

學校成立了以校長為組長、各部門第一負責人為副組長的檔案管理工作領導小組，設立了學校綜合檔案室，并配備了專職檔案管理員，學校黨群組織、各處室配備一名兼職檔案管理員，負責本部門（處室）檔案的收集移交工作，從組織機構上保證了檔案管理工作的順利開展。檔案管理工作領導小組定期聽取檔案管理人員的匯報，及時研究解決檔案管理工作中所涉及的經費、設備、檔案用房等硬件實施的改善，以及檔案管理人員的培訓等問題，使得檔案管理工作與學校其他管理工作齊頭并進、同步發展。

4.強化專業培訓

學校要積極為專兼職檔案管理員提供檔案管理知識培訓的機會，一方面讓檔案管理人員學習檔案法律法規和專業理論知識，提升他們的認識水平；另一方面讓檔案管理人員學習檔案管理工作前沿知識和前沿技術設備（軟件）的操作技能，使學校的檔案管理工作能夠跟上時代的步伐，更好地為學校教育教學及其他工作服務。

5.發揮檔案管理的服務作用

學校檔案管理工作不只是為了把檔案資料收集好、保管好，而是為了更好地為教育教學服務。為此，學校綜合檔案室編制了很多檔案檢索工具，如武侯中學綜合檔案室全引目錄、案卷目錄、全宗介紹、專題目錄等，將紙質檔案進行了掃描，把檔案目錄錄入了計算機，利用泰坦檔案管理軟件實現了計算機管理，便于教師查閱利用。綜合檔案室成立后，我們提供的服務有：教職員工工資調整及職稱評定檔案、查找校友在校情況、編寫校史等。

6.注重檔案收集防止遺失

學校檔案資料的完整與否直接反映著本單位工作的實績，檔案資料可以為領導研究工作、決策、處理重大問題提供參考和依據。因此，搞好檔案資料收集工作，防止檔案遺失是學校檔案管理工作的重要環節。學校采取的措施是：年初制訂各處室檔案管理工作目標責任書，將各處室需要收集的檔案資料全部分解細化，責任落實到各處室專兼職檔案管理員，并與年終考核掛鉤，對檔案資料收集歸檔成績顯著的處室和專兼職檔案管理員給予適當的獎勵，對收集不齊或遺失檔案的專兼職檔案管理員在年度考核、評優等方面一票否決，促使檔案收集及時完整。

總之，學校檔案管理工作者必須轉變理念，加強學習，提高自身檔案管理水平，以科學的態度把學校檔案管理工作做得更好，確保學校檔案管理工作能夠為廣大師生服務，為黨的教育事業添磚加瓦。

作者單位? ?陜西省勉縣武侯中學