公共資源交易電子化檔案管理途徑

林麗芳

在我國公共資源交易業務逐漸擴大的過程當中，只有加強對公共資源交易電子化檔案的管理，才能更好地在信息化社會促進相關行業的穩定發展。

作為信息化時代的新生事物，電子化檔案不僅迎合了信息化時代信息豐富和傳遞迅速的特點，更使得以往繁雜的檔案資料整理、管理與運用過程變得相對輕松。只有做好對電子化信息檔案的管理與利用工作，才能更好地發揮出信息化時代下檔案電子化的優勢，為社會的發展帶來更大的便利。

一、公共資源交易電子化檔案管理的優勢

（一）電子化檔案歸檔更加便捷

在我國公共資源交易發展的過程當中，電子化檔案相比以往的紙質檔案形式，在歸檔方面有著更加便捷的可操作性，不僅可以直接對原本的檔案進行修改而不留下痕跡，更能夠直接通過特定的操作對檔案信息標識文件原始證書的部分關鍵信息進行直接的修改，但這也使電子化檔案在檔案真實性、準確性與法律效力方面出現了一定的缺陷。因此，在對電子化檔案進行管理工作的過程當中，管理人員應當對原始電子文件進行數字簽名，同時設置一定的驗證信息進行加密，才能更好地在電子檔案歸檔管理使用的過程當中避免各種錯誤的發生，進而使電子檔案具備超越紙質檔案的真實性與準確性，避免影響到檔案的法律效力。

（二）電子化檔案保管更加嚴密

相比于以往將紙質檔案保存在檔案柜或保險箱當中的存儲方式而言，電子化檔案在保管方面變得更加嚴密，但這對于電子化系統的安全性有著相當高的要求。在對公共資源交易的電子化檔案進行管理的過程當中，工作人員可以針對不同內容檔案的重要性來設置不同保密等級，并且通過計算機上的保密系統設置，來針對不同人群授予不同的訪問權限，這樣就可以有效地實現對高等級的檔案信息進行嚴格的保密。但是，由于計算機以及相關網絡自身的技術性原因，電子化的檔案還是很容易在網絡環境下受到病毒的影響或是黑客的攻擊，因此只有對于公共資源交易平臺的系統安全建設提出更高的要求，并且通過相關的制度規范工作人員的操作，才能更好地避免相關信息數據受到損失。

（三）電子化檔案使用更加方便

在信息化時代的影響下，將公共資源交易信息檔案電子化可以使用戶對于檔案資料的查詢更加方便快捷，這對于推動檔案資源的共享與使用有著非常好的效果。以往的紙質化數據檔案可以讓人們直接閱讀，而電子化檔案對于電子信息設備有著一定的依賴性，必須在特定的硬件與軟件環境下才能夠觀看，但是通過計算機對公共資源交易信息進行適當的處理，用戶就可以非常便捷地使用電腦遠程檢索查詢所需要的檔案資料并進行下載打印，這不僅直接減少了以往紙質檔案使用過程當中檢索過程的耗時，可以借助互聯網便捷的信息傳播能力將檔案信息直接傳遞給用戶，從而使用戶對于公共資源交易電子化檔案的運用更加的自由。

（四）電子化檔案存儲能力更強

由于電子化信息數據存儲特點的影響，我國公共資源交易所產生的檔案內容經過電子化后可以在計算機當中更好地儲存，有時甚至僅需一臺設備就可以存儲以往需要數個甚至數十個檔案柜才能夠保存的檔案內容。但是，電子化檔案的存儲對于保存環境與保存條件上有著區別于紙質檔案保存的要求，尤其是對于設備所處環境的溫度、磁場等條件的要求更高，一旦將計算機設備放置在惡劣的環境當中，就很容易導致設備在外界環境影響下產生損壞，而這種損壞甚至可能導致整個設備當中存儲的數據全部丟失。因此，只有結合設備工作的需求為其選擇適當的防護措施與工作環境，才能借助電子設備存儲更多的公共資源交易電子化檔案數據。

二、公共資源交易電子化檔案管理的基本要求

（一）保證檔案的完整性

與其他類型的文書檔案相似，電子化檔案由于其組織機構、行業類別、規格形式和整理方式等方面的不同，因此電子檔案經常會在管理工作的過程當中，面臨大量的內部交易檔案，要做好有針對性地應用，就需要接觸相關的信息化技術。因此，只有在公共資源交易電子化檔案管理工作的過程當中提高相應的認識，并且端正工作人員的態度，采取有效的措施對檔案內容進行整理，才能更有效地保證公共資源交易電子化檔案的完整性。

（二）保證檔案的原始性

與傳統的紙質檔案形式不同，公共資源交易檔案的電子化很容易導致檔案的資料內容失去其原始的狀態，這對于檔案內容的法律效力有著非常嚴重的影響。對于相關單位而言，通過互聯網將原本的實體化數據進行記錄后的數據既可以認為是原始的也可以認為是復制的，這就導致了保證檔案資料在收錄過程當中的原始性是一項非常重要的工作。只有加強對電子化檔案資料原始性的保障，才能更好地使電子化的公共資源交易檔案資料具備應有的效果。

（三）保證檔案的真實性

與紙質形式的檔案資料相比，電子化的公共資源交易檔案資料由于其載體形式的變更是可以被原樣復制的，而且檔案資料在被修改之后往往不會留下痕跡，這就需要工作人員在公共資源交易檔案資料在建立與使用的過程當中必須加強對檔案資料真實性的保證。受到電子檔案形成過程當中采取的方法、程序和格式等方面的差別，電子化信息檔案發生錯誤的概率比起傳統的紙質檔案而言會更高。因此，只有采取相應的規范化措施來進行電子化信息檔案運用過程當中的管理，才能更好地避免檔案資料真實性受到影響。

（四）保證檔案的安全性

相比于傳統的紙質檔案而言，電子化的公共資源交易檔案資料更容易直接受到不法分子的影響而被更改、刪除或是盜取，這對于電子化檔案資料的安全性有著非常嚴重的影響。另外，作為電子化檔案存儲的載體，一些電子設備也很容易在外界因素的影響下出現信息讀取方面的錯誤，這對于檔案信息的使用與保存也有著一定的干涉。只有在對檔案進行管理的過程當中做好檔案安全保護方面的工作，才能夠更好地推動我國公共資源交易市場的發展與穩定運行。

三、公共資源交易電子化檔案管理存在的問題

（一）公共資源交易數據共享程度不高

在信息化時代推動公共資源交易電子化檔案管理工作進行的過程當中，公共資源交易數據的體量導致數據共享程度難以提升是一項長期存在的問題。在我國，目前已經有絕大部分的省市或自治區正在信息化時代的影響下開始使用或是建設電子化的公共資源交易平臺系統，而這就導致了我國公共資源交易平臺僅每月生成的數據量就已經高達500TB以上，這些數據雖然投入公共資源交易環節能夠獲得更高的生產價值與經濟價值，但因為這些數據體量巨大難以實現有效的共享，再加之我國目前并沒有對公共資源交易信息化平臺的建設投入過多的重視，從而導致了我國絕大部分的公共資源交易平臺當中都難以實現資源共享，甚至還可能在公共資源交易過程當中出現嚴重的數據錯誤與公共資源浪費的現象，進而嚴重地影響了公共資源的交易效率。

（二）公共資源交易數據信息混雜多樣

我國公共資源交易平臺產生的信息量極為龐大，而且由于公共資源交易數據信息的類型繁多，因此很容易導致公共資源交易數據信息變得相當混雜。比如，在公共資源交易平臺當中的招投標信息這一項，就可以劃分為國有產權交易、工程建設和政府采購等多個方面，而從用戶類型上看，代理機構、采購人與招標人等也會對信息進行一定的延展，比如在其中額外加入人員信息、信用狀況與資質業績等等。而從招標的流程上看，相關數據更可以根據流程劃分為招標、投標、開標和評標等多個環節。正是因為這種繁雜的資料數據信息的影響，導致了我國公共資源交易信息化難以制定并實施統一的標準，進而導致了我國各地的公共資源交易數據信息存在著相當大的差異性，從而導致了大量的交易時間的浪費。

（三）公共資源交易監督管理質量較差

在管理工作開展的過程當中，對第三方代理機構進場交易的管理、公共資源項目保管的管理以及工作人員行為操作規范的管理等都是非常重要的工作，對于促進公共資源交易管理質量的提升有著很大的幫助。但在一些相關部門的認識當中，對公共資源交易的監督管理往往會導致企業運行成本的上升，而這就導致了很多企業缺乏對公共資源交易管理工作的正確認知。

四、加強公共資源交易電子化檔案管理的措施

（一）加強電子信息技術知識的學習

為了在信息化時代加強我國公共資源交易電子化檔案管理的具體成效，把握好當今社會信息化發展的歷史機遇，順應公共資源交易電子化的時代趨勢，需要加強對電子信息技術知識的學習。在這個過程當中，我國各省市自治區都應當結合我國所提出的相關政策要求不斷地推動當地公共資源交易的電子化系統的建設，并且以當地的公共資源類型與市場發展需求作為電子化平臺的建設導向。另外，相關部門還應當圍繞著公共資源交易的電子化檔案管理工作加強開展相關的培訓學習活動，并且出臺相關政策對從業人員所具備的電子化公共資源交易信息檔案管理能力進行要求，才能在信息化社會的發展過程當中逐漸提升全國各地公共資源交易市場以及相關監督部門的信息化程度，以此更好地推動相關產業與市場環境的發展。

（二）加強公共資源電子化交易平臺的優化

首先，應當結合當前公共資源交易平臺的類型與需求建立完善的信息化體系，并且對信息化內容進行不斷的完善，使用戶能夠通過信息化平臺完成更多的公共資源交易相關操作，減少公共資源交易中的冗余服務環節；其次，相關單位應當對我國公共資源進行統一的規劃，并且按照行業標準在電子化交易平臺當中建立對應的交易模塊，通過對公共資源交易電子化平臺的統一建設與規劃來保證信息發布與信息交易之間的同步，縮小公共資源交易當中出現的時間差；最后，相關部門還應當對公共資源交易平臺所涉及的信息進行統一規劃，并以此推動公共資源交易平臺信息資源共享程度的提升，使社會群體能夠第一時間從公共資源交易平臺得到相關的服務信息，進而在提升平臺信息化程度的同時有效拓展社會群體信息獲取途徑，從而有效地體現國家對于社會群體的重視。

（三）加強公共資源電子化檔案管理的組織與人才保障

在加速信息化時代公共資源交易檔案管理電子化的過程當中，加強相關的組織工作與人才保障工作，也是非常重要的工作內容。從監督部門的角度上，對于公共資源交易數據檔案的電子化管理需要使工作人員具備更加優秀的職業素質，不僅要具備通過電子化的方式開展或強化監督管理工作質量的能力，更需要加強對信息化時代公共資源交易監管新方式方法的監督，才能更好地保障公共資源交易市場環境的平穩有序發展。而從市場的角度上來看，做好相關的組織與人才保障工作更是順應當前社會信息化時代發展潮流的關鍵，只有不斷地強化從業人員的業務能力與整體素質，使其在工作當中能夠更好地運用信息技術手段，才能更好地適應優勝劣汰的市場環境。

（四）加強公共資源電子化檔案管理相關配套設施的建設

建設高質量的公共資源交易信息化平臺并加強檔案管理的電子化還需要加強相關配套設施的建設，比如機房建設、通信線路建設、監控設施建設以及系統軟硬件建設等。在此過程當中，各級地方單位應當根據自身的公共資源交易市場具體狀況來選擇建設符合自身實際情況的配套信息化設施，并且可以嘗試將信息化配套設施的建設與政府部門的電子政務建設進行一定的結合。只有不斷加強相關配套設施的建設，促進公共資源交易平臺各項功能的不斷完善，才能更好地在信息化時代對公共資源交易電子化檔案實施有效的管理與運用。

結語：

在信息化時代的發展過程當中，電子化檔案自身的特殊性對于檔案資料管理與運用提出了全新挑戰。只有采取正確的電子化檔案存檔方法、管理方法與建設方法，保證電子化檔案的準確性、有效性與法律效力，才能更好地通過公共資源交易檔案的電子化來推動相關行業的規范化發展。