“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務報銷系統(tǒng)模式研究

趙小珍?方美丹

自2019年《政府會計制度》落地實施以來，經(jīng)費來源、預算編制和經(jīng)濟業(yè)務等方面發(fā)生了天翻地覆的變化，不僅是數(shù)量增多了，要求也變高了，高校財務面臨著前所未有的壓力，這是機遇也是挑戰(zhàn)。財務報銷是最基礎的工作，也是高校行政管理的重要窗口，如何更好地使用信息化技術，改變現(xiàn)行的報銷模式，是當前高校財務改革的重點。

一、當前高校幾種財務報銷模式

（一）窗口報銷模式

窗口報銷模式即是現(xiàn)場排隊，在窗口進行報銷的模式，這是比較常見的報銷模式，由于報銷人次較多，現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展成為取號系統(tǒng)來進行排隊。長期以來，高校長期采用這套全流程線下財務報銷模式（圖1），在實際操作中報銷人員拿著整理好的發(fā)票并填寫審核單，經(jīng)領導審核簽字后排隊提交到財務部門報銷。經(jīng)財務報銷窗口審核以后，現(xiàn)場填制記賬憑證，經(jīng)過復核后由出納支付完成。

該模式的優(yōu)勢就是能夠面對面溝通，如果發(fā)現(xiàn)缺少材料或者缺少審批簽字可以第一時間退回。缺點是財務人員壓力大，因為報銷大廳環(huán)境嘈雜，排隊人員較多，容易出現(xiàn)某個時間點工作量暴增，從而導致工作效率較低。在使用了取號系統(tǒng)以后，解決了排隊秩序問題，但需要報銷人員在現(xiàn)場等候，所以工作效率也相對較低。

（二）網(wǎng)上預約報賬模式

為了優(yōu)化財務報銷流程，也為了讓教職工報銷少跑路，高校財務報銷由原來的傳統(tǒng)線下模式發(fā)展成為網(wǎng)上預約報賬模式。利用互聯(lián)網(wǎng)技術和網(wǎng)上辦公系統(tǒng)（OA），將線下排隊搬到了線上預約排隊（圖2），報銷人員根據(jù)“一事一單”、“一趟一單”等分類整理發(fā)票和相關附件，隨時隨地就可以登錄進行網(wǎng)上報銷，然后按網(wǎng)上報銷系統(tǒng)要求填報預約單，錄入報賬事項如項目編號、報銷摘要及金額等。需要線下領導簽字審批的，報銷人員將預約報銷單及原始票據(jù)現(xiàn)場遞交到財務報銷窗口，經(jīng)接單人員初審后即可離開。財務人員從系統(tǒng)中提取預約單號的相關信息后，經(jīng)初審人員確認、審核后就可以生成記賬憑證，再經(jīng)復核人員確認以后，通過無現(xiàn)金系統(tǒng)或國庫支付系統(tǒng)完成支付，在支付成功后報銷人員將收到系統(tǒng)提醒。為解決現(xiàn)場排隊問題，出現(xiàn)了自動投遞柜，報銷人員可將簽完字的預約報銷單和原始發(fā)票放入自動投遞柜中，免去了現(xiàn)場排隊人工投遞。

該模式的優(yōu)勢是項目經(jīng)費動態(tài)可控，減少了記賬憑證錄入工作量，報銷人可能通過預約系統(tǒng)在線查詢報銷信息和進度，真正實現(xiàn)了“最多跑一次”或“一次都不用跑”。缺點是投遞量如果較大，就會加大核算壓力，很容易出現(xiàn)“壓單”情況，所以導致不確定性加大。

二、W學院財務報銷系統(tǒng)模式研究

W學院是一所普通高等本科院校，下設12個二級學院，學院教職工700余人，20余個本科專業(yè)，在校學生達12000人，近兩年各類經(jīng)費年收支約在5億元左右，隨著教育經(jīng)費不斷增多，報銷業(yè)務量急劇增加，W學院目前啟用網(wǎng)上預約報賬模式，實現(xiàn)了從手工接單報銷到網(wǎng)上預約報賬，有效地縮短了現(xiàn)場等候時間，提高了財務報銷效率和服務水平。

W學院財務部門在改革前報賬采用的是現(xiàn)場排隊取號報賬模式，在報銷高峰時段人數(shù)非常多，需要等待很長時間，面對這種情況財務部門只能將所有時間都用來滿足師生的報賬需求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，為了解決師生的需求，高校不停完善和優(yōu)化財務報銷流程，逐步形成多元化及智能化的財務報銷模式。W學院經(jīng)歷了傳統(tǒng)的窗口報銷模式，現(xiàn)在正在實行網(wǎng)上預約報賬+現(xiàn)場投遞+物流式報賬模式，師生通過網(wǎng)上報賬系統(tǒng)申請預約報銷單，再由線下相關人員審核簽字后，投遞到自助投遞機。自助投遞機24小時全天候接單服務，師生可以就近投遞報銷單，實現(xiàn)了“無限時、零排隊、無等候”。師生投遞報銷單后，通過網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)可以隨時查看報賬情況，接單人員通過物流劃分單系統(tǒng)將預約報銷單分配到審核人員手中。財務報銷系統(tǒng)通過實時記錄每個流程，將報銷狀態(tài)及時推送給報銷人。報銷人通過自助設備和手機，就能隨時掌握報銷進度，不再受時間和空間約束，減少了排隊等待的時間。在全面上線的同時，還保留了人工接單業(yè)務，解決了個別需要人工接單情況，尤其年紀較大的教職工，需要人工接單方式，這樣不僅提高了效率性，也提升了準確性。

W學院無等候報銷是一套網(wǎng)上預約財務報銷系統(tǒng)，其中由網(wǎng)上預約報賬軟件、工資薪金管理軟件、網(wǎng)上查詢軟件、自動報賬投遞機和財務管理軟件等組成。網(wǎng)上預約財務報銷系統(tǒng)作為信息化建設的重要組成，已取得了一定的成績。但是W學院財務報銷系統(tǒng)模式中還存在以下幾個方面問題：

（一）未實行電子發(fā)票認證系統(tǒng)

由于區(qū)塊鏈技術的大量應用，目前財務報銷中多為電子發(fā)票，為確保提供的電子發(fā)票真實合法，W學院現(xiàn)采用了“打印電子發(fā)票+報銷業(yè)務承諾書”形式，要求報銷人員自行承諾電子發(fā)票的真實性和合法性。在實際應用過程中，打印電子發(fā)票提高了打印成本，而且也不符合財務數(shù)字化趨勢，如果電子發(fā)票沒有進行“驗真”，那么就會增加財務報銷風險。

（二）未實現(xiàn)線上審批且審批簽字難

W學院目前實行的“線上預約+線下審批+線下投遞”的模式，由于內控風險管理的需要，對經(jīng)費審批人進行分層次和分額度授權，一張報銷單需要若干領導進行審簽，這種情況導致線下“簽字難”問題，特別是月末、季度末和年末，領導會議多及出差多，根本無暇顧及財務經(jīng)費審核簽字，導致預約單積壓在簽字環(huán)節(jié)，無法實現(xiàn)實時投遞。

（三）未實現(xiàn)財務電子檔案，所以查檔比較困難

目前所有的單據(jù)均需打印出來，以紙質形式作為檔案保存，因此憑證量較大，紙質檔案保存有一定難度，造成了查詢檔案比較困難，同時還存在檔案損壞和丟失的風險。

（四）未實行系統(tǒng)化信息框架，信息孤島現(xiàn)象嚴重

目前財務各個管理系統(tǒng)已經(jīng)進行了連接，但是外部業(yè)務數(shù)據(jù)還無法接入，出現(xiàn)這種情況主要是因為未實行系統(tǒng)化信息框架和信息共享。財務系統(tǒng)中無法與合同管理系統(tǒng)及資產(chǎn)系統(tǒng)等核心業(yè)務數(shù)據(jù)進行有效對接，所以導致了信息孤島現(xiàn)象，如無法進行有效對接，則無法保證信息的準確性和一致性。

（五）未實行更優(yōu)化流程，管理方式比較粗放

目前財務管理以報銷為核心進行點狀管理，所有工作都是為了完成這個核心環(huán)節(jié)，由于對前置和后續(xù)環(huán)節(jié)關注較少，所以管理方式比較粗放，因此財務職能無法從“核算型”向“管理型”過渡。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下探索新的智能財務報銷系統(tǒng)模式

W學院利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術，提出了智能財務解決方案，以智能財務來帶動全校創(chuàng)新，運用“大智移動物區(qū)”等前沿技術，為財務轉型提供了新的方向。不僅打破了原有財務管理模式，也規(guī)范了財務流程，規(guī)避了傳統(tǒng)“窗口式”“投遞式”等模式的問題，解決了報銷排隊難、票據(jù)審核難和報銷審批難等問題，構建了一種新的智能化報銷系統(tǒng)模式。

（一）嵌入發(fā)票認證模塊，避免出現(xiàn)發(fā)票失真及重復情況

隨著區(qū)塊鏈技術的發(fā)展，在報銷系統(tǒng)中嵌入發(fā)票認證模塊，將其與國家稅務總局票據(jù)查驗平臺連接，可以自動地核對發(fā)票號碼、類別、抬頭、稅號、金額和日期等信息，同時完成真實性和合法性認證。在生成電子發(fā)票檔案的同時，將發(fā)票上內容和報銷系統(tǒng)綁定，在輸入項目編號和摘要以后就可以完成預約，并產(chǎn)生預約報銷單。這種處理方式很大程度地減少了審核及核對工作量，同時也避免了重復報銷問題。

（二）推行線上智能審批，節(jié)約財務審批時間

為了解決找人難、簽字難的問題，將線下簽字環(huán)節(jié)搬到線上，在網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)中設置線上簽批模塊，利用互聯(lián)網(wǎng)技術可以實現(xiàn)無紙化網(wǎng)絡自主簽批流程，運用分級審批制度將預約報銷單自動推送到各級審批人手中進行網(wǎng)上審簽，有效地提高了審簽效率。

（三）從PC端到移動APP，全面提升了工作效率

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，將財務管理平臺從PC端擴大到移動APP，使線上審批和移動審批結合，實現(xiàn)了高校財務系統(tǒng)智能化發(fā)展。師生可以通過財務APP進行網(wǎng)上預約、報銷、電子簽批、電子發(fā)票認證及自動生成預約單等，然后通過線上審批推送給負責人審簽，之后自動進行智能審核，同時將審核結果自動保存，從而形成電子檔案。報銷人通過財務APP平臺，能夠及時地查詢到報銷狀態(tài)和相關財務信息，全面地提升了財務報銷效率。

（四）完善了電子會計憑證管理

利用無紙化云報銷可以實現(xiàn)云存儲管理模式，同時建立了會計憑證存儲庫，將電子憑證制作成電子檔案進行保存，并通過憑證號及摘要等要素進行索引。隨著《會計檔案管理辦法》的出臺，無紙化報賬是未來的發(fā)展趨勢，大大地提高了檔案保存質量，也提升了查閱效率。

（五）設立網(wǎng)上預審模塊，確保報銷工作通暢

在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中設立預審模塊，由財務聯(lián)絡員進行初審，能夠有效地減少錯誤和填報；設立預審流程能夠減少報銷人員跑腿，使溝通更加通暢，大大地提高了報銷效率，有效地降低了返單率。

（六）設置智能審核環(huán)節(jié)，提升審核工作效率

根據(jù)財務報銷相關規(guī)則，設置了稽核公式進行智能審核，完成了基礎邏輯判斷，同時對報銷信息進行真實性、合規(guī)性預警，提醒經(jīng)辦人員和經(jīng)費審批人注意這些情況。通過這樣智能審核，大大地減少了審核工作量，避免了低級錯誤出現(xiàn)，也避免不規(guī)范報銷問題，全面地提升了審核工作效率。

（七）布局安全監(jiān)控措施，強化網(wǎng)絡與信息安全

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校財務信息化，具有一定的網(wǎng)絡安全風險，財務數(shù)據(jù)存儲在“云”端，很容易受到黑客和病毒等威脅，設立大數(shù)據(jù)監(jiān)控系統(tǒng)，對存儲數(shù)據(jù)進行24小時不間斷監(jiān)控，可以有效地提升系統(tǒng)安全性。財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)通過共享中心進行交互，財務部門可以單獨部署“私有云”進行數(shù)據(jù)存儲，這樣可以更好地確保數(shù)據(jù)安全性。通過定期和不定期結合方式對數(shù)據(jù)進行多地備份，對登錄用戶進行嚴格的身份審查和管理。

四、規(guī)范財務人員職能，促進財務職能轉變

機器取代財務人員進行智能審核和智能支付，是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的必然。現(xiàn)階段，必須要規(guī)范財務人員職能，通過加強專業(yè)和信息技術學習，可以更好地開展財務管理工作。國家也在不斷出臺關于新的政策，要想快速地適應當前的財務管理工作，就應當積極地轉變思想，這樣才能更好地轉變財務職能。智能化系統(tǒng)可以將財務人員從重復的核算工作中解放出來，利用信息技術對數(shù)據(jù)進行預測和分析，能夠為學校跨越式發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

結語：

W學院以財務信息化為目標，運用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術和信息化手段，打造了一套完善的服務系統(tǒng)，通過智能稽核、智能識別、大數(shù)據(jù)共享、智能存儲和決策分析等方式，全面地提升了財務報銷系統(tǒng)。報銷人員通過手機就可以實現(xiàn)隨時隨地報銷，財務人員不僅能及時準確地把控報銷節(jié)奏，而且操作也更加簡單，流程也更加明晰，最大程度地解決了“報銷難、報銷煩”等問題，解決了財務人員“上班累、上班苦”的狀態(tài)，提升了教職工的滿意度。在新時代“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，應當積極地向“智能財務”轉變，從而全面實現(xiàn)財務報銷數(shù)字化及智能化發(fā)展。