電子文檔歸檔與管理系統構建

駱欣

甘肅省生態環境統計與數據中心 甘肅 蘭州 730030

引言

電子文檔的歸檔是智能辦公系統建設的重要基礎性工作。借助先進信息技術，企業建立通用的文檔工作管理機制，推進了OA系統、數字化文檔管理系統對接；實現了基于OA系統的電子文檔和信息傳輸接口；促進了企業辦公自動化的發展。電子文檔利用信息技術，其歸檔和管理須依賴于信息技術。與管理數字信息相比，由于字體、性質及其屬性的差異，對其操作技術要求也有差異。目前，由于數字文檔管理系統設計理念和使用環境的限制，其文檔管理功能相對比較簡單，并涉及較少的組織。因此，必須要不斷創新和提升適應電子文檔組織的文檔管理系統并拓展其功能和相關要求。

1 企業進行電子檔案歸檔和管理的重要性。

電子文檔是企業生產過程中，由計算機產生的電子版本的文字、圖形、圖像、視頻等信息，并具有保存價值必須進行存檔信息集合。因此必須遵循電子檔案歸檔管理的相關規定和信息系統運行的規律，統一管理、規范標準同時進行必要的安全保密工作。在電子文檔管理方面，要完成相關信息的收集、電子文檔的提交和處理工作，并與企業的運行緊密結合。為保持文檔檔案的準確性，辦公自動化、文檔傳輸與檢以及音像檔案管理，必須圍繞電子歸檔的相關標準，并開展將信息技術與檔案管理融合。確保了電子檔案的安全，提高了企業工作效率，起到了企業信息的保護作用[1]。

電子檔案是數字檔案創建的基本條件和發展趨勢。

在今天，各企業必須要高度重視電子檔案的發展，要將電子檔案的應用和管理提上日程，為電子信息檔案建設創造條件。并不斷深化電子文檔檢索工作，加強對電子文檔形成、歸檔的監督，要建立電子歸檔傳輸機制，規范電子歸檔和檢索流程，對促進持續推進企業電子檔案館建設具有重要意義。

2 企業電子檔案管理過程中面臨的問題

2.1 OA系統與電子檔案管理功能接口沒有實現良好適配

電子文檔的分段建設性質嚴重影響了檔案信息的集成管理。目前企業電子文檔系統需要不斷進行研發。只關注管理人員的早期參與是不夠的。在建立電子文檔系統時沒有全面考慮文檔管理的過程。導致OA系統與文檔系統的兼容性不強，無法從電子數據中提取足夠電子描述信息，不僅費時費力，且消耗了大量的資源[2]。

2.2 電子文檔與紙質文檔的建檔案號不科學

在企業電子文檔的管理和運營中，電子和紙質文檔會長期共存。目前歸檔系統要求電子和紙質文檔的建檔號合并。根據具體情況，歸檔頻率、按年限進行歸檔或實施動態歸檔管理。不同的文檔使用頻率將，導致不同的文檔編號策略。如果僅歸檔一套電子或正式紙質文檔，則必須按保留期限劃分編號，并保證檔案的具有連續性，而混合電子文檔須建立雙向檢索聯系。但目前的企業在建檔編號過程中存在許多不合理的操作。

2.3 電子文檔和紙質文檔的真實性難以保證

電子文檔歸檔是管理電子文檔的重要工作部分。在開放式的存取系統中，難以保證文檔的唯一性、真實性和可追溯性。由于對于電子文體管理的不足，在信息接收和儲存過程中容易導致文檔信息被人為操縱、盜竊甚至損壞。須采取更為先進技術措施保證文檔內容的真實性以及完整性。同時電子文檔的標準化管理也有待加強。文檔數據記錄時數據的發生、描述和其關系屬性，揭示文檔的形成、內容和格式。但目前的電子文檔管理缺乏對文檔格式標準和信息流轉過程的相關記錄。從電子文檔的創建、分類和文檔目錄整理，缺少對元數據管理。因此難以確保電子文檔的有效性[3]。

3 提升電子文檔歸檔管理的措施

3.1 全面推廣電子文檔一體化管理

要改變傳統的文檔歸檔管理觀念。施工企業仍然保持著相對落后的檔案管理模式，面臨著檔案數字化轉型帶來的挑戰。文檔管理工作要積極取代傳統的管理理念。改變思路堅持創新，在企業文檔管理中引進先進的管理技術和設備，整合文檔協作機制，確保電子文檔的閉環管理。形成完整的歸檔管理過程。同時還要準確的劃分組織和歸檔管理職責。加強電子文檔管理流程。由于管理電子文檔比紙質文檔比較復雜。因此劃分相關人員的管理責任，卷宗電子單證管理制度，突出備案責任有重要的現實意義。必須要保證和規范電子單證管理流程。并且其他相關管理崗位，也要全面推行統一的檔案備案制度。

3.2 實施統一的數據接口標準

要全面OA系統與電子檔案管理無縫對接，對電子文檔實時歸檔，推進電子文檔管理的標準化。實現OA系統、文檔系統、簽名系統、文檔安全保護系統的統一。使各應用系統和軟件，高度集成、相互協調，實現全面的文檔格式可視化和傳輸問題，保證電子簽名和無用數據的過濾問題。同時還要提高各個系統的系兼容性。完成標準和統一化電子文檔分類方法。規范電子文檔的索引、錄入系統、終端訪問以及數據庫管理程序等，符合檔案技術標準和相關法規的要求。實現標題、文檔密級、責任者、日期、檔案頁數、年度等信息的齊全，同時還要對電子目錄按二級類目、三級類目排序，并標識歸檔狀態和部門[4]。

3.3 規范電子文檔的歸檔內容和方式

要規范電子文檔的歸檔內容。由于文檔的歸檔范圍和電子檔案儲存是評估文檔價值的最重要依據。因此在進行文檔歸檔選擇時，必須要將文檔歸檔的范圍進行有效的規范，進行科學的結構和非結構化信息管理，并以單獨形式存在和保存的價值的信息，并將電子文檔和元數據將一起歸檔。通常包括電子文檔、表格、以附件等。另外還要規范電子文檔歸檔方式。以數字平臺為主導，實現在線歸檔，離線歸檔。在連接OA系統和數字歸檔的智能協同系統可在線歸檔，電子文檔通過OA接口發送至數字系統。對于無法在線歸檔的文檔，應在數字歸檔中設置文檔描述信息，創建統一的文檔編號，可根據實際情況離線上傳或歸檔[5]。

3.4 統一文檔歸檔檔號

文檔編號是訪問指南和篩選結果的實現，對于紙質文檔要遵循電子文檔管理文檔的新思路。紙質文檔的管理檔號必須與對應的電子文檔內容一致，文檔編號必須對應，并且與相關識別文檔編號的對應。考慮電子文檔歸檔和紙質文檔歸檔按即時歸檔和集中歸檔，關鍵代碼由文檔確定，電子文檔按年份、機構、保存期限和文檔分類目錄確定，對代碼對合并文檔號進行分類。紙質文檔需要遵循與編號對應的電子文檔進行統一的編號，保證紙質文檔與電子文檔相同，確保相關文檔的對應性和連續性，便于文檔的檢索和管理。無論有多少類型的載體，對于同一個文檔都可以共享文檔號。在數據庫設置文檔類型字段，可通過類型文檔號和存儲快速檢索相關文檔。在數字文檔管理系統中找到相關的載體，對于相同的歸檔文檔都被編譯為唯一的編號[6]。

3.5 對檔案采取安全保護措施

隨著信息技術的發展，推動了在電子文檔歸檔加入安全檢測功能，確保電子文檔來源和元數據的真實性。采取特殊技術措施，應從傳輸和使用方面采取安全措施。在電子文件歸檔管理中，加密傳輸確保文檔的安全，應用標準加密系統和防火墻技術，可以防止電子文檔存儲和傳輸中的非法訪問和篡改。保證電子文檔的真實性和有效性[7]。

3.6 電子文檔歸檔系統的構建與管理流程的設計

數字文件管理系統的構建大多采用平臺面向對象的分布式應用服務，遵循技術標準，基于高安全性多層架構、服務導向系統、獨立于平臺的遠程訪問和調用服務等。隨著數字技術的發展，多維空間系統的概念將得到應用，特別是在檔案管理和系統的建設中。采用優化技術構建智能化的多維操作環境，按照歸檔分類的標準流程，對于設計應采用循序漸進的操作模式，需要有彈出界面，支持場景驅動的多維預覽。在手動文件組織環境中操作，支持系統根據元數據信息自動完成操作，定義操作規則。在分步操作中，系統自動生成默認值，定義操作規則和數據信息，還可以提供操作人員確認，通過虛擬場景進行操作。系統可以自動提供不同類別的順序，如文檔處理和跟蹤過程等。系統根據預定義的條件檢查操作是否標準，并確定是否可以進入下一個流程。對于人機界面的設計必須面向場景和多維視角，力求操作程序的簡潔快捷，以實現信息的智能生成和流程化操作。基于相同的技術原理，構建整體歸檔和分類流程。在操作上采用獨特的方法，對于上道工序完成后，通過合法性驗證，方可進入下一工序，然后直到整個備案和歸類過程完成。對于系統自動生成并下發標準化報表，如歸檔文檔登記表和電子文檔目錄等，自動完成后完成歸檔文件的操作流程。對于電子文件的分類，對于分頁的價值應用較好，尤其是對于從OA系統中抓取的多類別的原始電子文檔，在其分類和過程中加入分頁具有實際的意義。對于綜合文件管理和使用需求，可以采用根據文件應用環境的要求確定，可以定義電子文件所需的處理方式。數字檔案的管理需要智能化和系統化的平臺，對于電子文件管理歸檔系統是其主要部分之一，需要完整高端的解決方案。根據文件的屬性和應用環境，構建分類功能需要更加智能的環境，必須利用一些新的信息技術來設計開發多維場景[8]。

4 結束語

綜上所述，協同文檔工作機制，是跨越了文檔與檔案工作的界限，實現電子文檔及時歸檔歸檔的數字化工作。在電子文檔管理不僅是企業管理的重要部分，也是電子文檔管理的精髓，能全面促進企業文檔歸檔的科學化和規范化，促進了文檔集成管理與企業的發展。計算機技術的成熟，改變了傳統的存儲方式，也為文檔的儲存和管理提供了新方向。根據電子文檔要求和管理規定，及時對文檔進行處理和文檔歸類，并由相關部門對文檔信息包進行測試，由負責人審批，分配交付標志。電子文檔與紙制文檔的內容信息必須一致。電子檔案歸檔管理，要基于先進的計算機技術優勢，以更好地發揮其作用，不斷提高企業為檔案信息管理水平。