新時代檔案信息化建設的幾個問題

朱麗平

山東省煙臺市公路事業發展中心 山東 煙臺 264001

引言

進入新時代，我國信息化高速發展，數字化、智能化在促進社會經濟進步、穩定國家治理體系、治理能力現代化等大小方面發揮著越來越重要的作用。在這場揚帆起航的較量中，檔案部門將貫徹我國最新的發展理念，依靠科技手段去化解在檔案發展過程中出現的矛盾，提高信息化手段在檔案管理中的應用，規范化、科學化去進行檔案管理，將信息化作為檔案管理的核心來一步步發展。

1 檔案信息化建設的內涵

1.1 檔案信息化利用

實現檔案信息化首要的目的就是為檔案利用提供方便快捷的查詢。在眾多乃至成千上萬件檔案中快速檢索，查到想要的檔案，就必須應用計算機來實現高速度檢索。檔案計算機檢索可以分為兩種檢索方式，即簡單檢索和高級檢索，就是在已知文件大致標題情況下，通過標題中關鍵字進行檢索，可以檢索到所有檔案標題中包含此關鍵字的檔案[1]。高級檢索，就是更加智能一種檢索方式，主要按照檢索者的意愿和要求將各種檢索內容相近任意組合，最終實現歸類模糊檢索。

1.2 檢索檔案權限

一般情況，運用計算機軟件檢索檔案首先是檢索到是檔案數據庫中所有檔案目錄數據，然后進一步檢索對外可開放利用的檔案目錄數據，最終檢索到對外開放檔案數據內容。在檢索檔案中，可能會涉及涉密檔案目錄數據，但是只能瀏覽檔案目錄，無法檢索到檔案實際內容，因為檔案檢索有權限要求，實行利用等級檢索，而絕密檔案只有檔案管理人員才有權利對檔案的標題進行檢索。

1.3 檔案分類管理

檔案信息化管理分類主要有：一是增加新類別檔案，根據工作職能與實際需求來劃分新的檔案類別，檔案管理人員要在以往的檔案分類情況下，增加新的檔案類別。二是消減原有的檔案類別，類別中檔案要適時鑒定或合并于其他類別之中。

1.4 檔案錄入

檔案信息的錄入是實現檔案管理信息化關鍵，檔案信息的錄入一般主要三種形式：一是檔案管理員可以手工錄入實體檔案。二是通過對實體檔案掃描方式錄入。三是通過計算機軟件直接將電子文件生成電子檔案。檔案信息錄入最關鍵的是將文件標題和檔案分類號錄入準確，否則給檔案信息檢索帶來不便。

1.5 檔案利用記錄

檔案管理的最終目標還是如何利用好這些信息，也是體現其根本價值的方式。無論傳統的檔案利用還是利用現代化手段檢索利用，做好檔案利用記錄是檔案工作重要一環。做好檔案利用記錄，通過網絡智能分析，確定檔案利用熱點和社會效益，啟發和決策檔案管理人員優先檔案數字化方案。

2 開展檔案信息化建設的重要性

無數經驗證明，建設好檔案管理工作的信息化過程是極其重要的。

2.1 推進檔案工作現代化

新時代下，隨著人們需求越來越高,也對檔案工作現代化有了更加嚴格的要求，傳統的檔案管理模式受到很大挑戰，在檔案工作中融合現代信息技術,就可以開啟一個新的篇章，產生1+1大于2的效果。隨著信息技術在社會上的發展和應用，電子政務在各部門的廣泛使用，未來檔案館的館藏主體部分的趨勢一定是現在的電子檔案。檔案管理部門要積極對傳統舊的思維邏輯進行翻新，淘汰傳統的運用人力對檔案進行整理收集、提供利用等方式，有效融入信息技術，推行現代信息技術管理手段。要創設相關部門與人才去探索發展檔案事業，加快檔案信息化過程，慢慢占據主動位置，不斷增強檔案工作效率，努力提升檔案服務社會水平。

2.2 順應信息時代發展步伐

隨著信息時代的到來，展現我國國力的一方面就是信息化技術的強弱，各領域信息技術的運用成為科技發展水平的標志。新時代的中國，運用大數據、人工智能等信息技術推動經濟社會發展已經是數字城市、智慧城市的標志，電子政務、電子商務、辦公自動化的日益普及，網上審批、各地推行“一站式服務”，給現如今的檔案管理工作帶來了一個嶄新的機遇。檔案相關部門要對應檔案信息化細節流程，推動檔案信息化管理，不僅是迎接信息化時代的挑戰，也是順應信息時代發展的需要。各級檔案部門應更新觀念，充分認識檔案信息化工作的重大意義，做好檔案信息化工作，推動檔案科學管理。

2.3 滿足各個企業的檔案信息管理工作的便利性

無論是事業單位還是普通民眾，對檔案工作信息化的要求也越來越高，且對現在的工作效率產生更高的要求。在客觀上要求加快檔案要更完整的建設信息化進程，充分展示檔案信息化之后，可以發揮出更加廣泛的社會服務價值。

2.4 為構建社會主義和諧社會做出貢獻

隨著改革開放的深入發展，檔案信息化已經在人們生活的方方面面進行了滲透，參與和利用檔案工作的人數在逐年增加，檔案在化解社會矛盾、保護群眾合法權益、豐富社會資源結構、維護社會穩定等方面的作用越來越大。

3 檔案信息化建設的原則

3.1 統籌規劃

檔案信息化管理是一項龐大的系統工程，需要給予更多的關注，以及投入很多的人力財力。因此，檔案部門要以科學發展的戰略眼光，立足全局，目光放遠，統籌規劃，細化到各個階段實施，一步步的達到每一個要求。還需要根據自身的優勢與能力和館藏基礎設施來分析對應實際需求，對館藏文件的利用率有更高轉化。把握輕重緩急，分步分階段實施，切記好高騖遠。堅持以需求為導向，以利用促開發，統籌規劃，才能使檔案信息化工作創造更大的效益。

3.2 標準規范

檔案信息化是一項以規范化、科學化為基礎的建設，需要在系統、規范的環境下開展，不能各自為政。在信息化建設中，檔案數據庫的建立、數字化加工、電子文件的接收等都需要有一套統一的標準。檔案管理部門需要制定和實施一個標準和規范的流程。這是檔案信息化工作的需要，也是有效提高工作質量和效率的捷徑。此外，檔案描述和編目必須有統一的規范和標準。否則，對檔案信息化的發展極為不利。

3.3 安全可靠

檔案信息化離不開計算機和網絡，目前，網絡上非法竊取信息時有發生，這就給檔案部門通過網絡提供檔案信息帶來安全隱患。因此，我們必須重視檔案信息化的安全管理，要采用科學、有效的措施保證檔案資料的安全。注重網絡信息的安全,最大限度防止檔案信息泄露，保證檔案信息絕對安全。完善檔案安全保密制度，防止檔案信息的泄露。

4 檔案信息化建設的要素[2]

一是資源建設。第一，建立好科學發展機制。運行機制的核心是以“需求開發利用”，保障信息資源對人民群眾有用，根據大數據來建立基于用戶需求分析的特征庫，挖掘特征信息資源的價值。其次，規范電子檔案中的條目，傳統檔案必須在圖書館等專門儲藏的地方進行歸檔和處理，因此，檔案信息資源建設的一個重要任務就是把傳統檔案歸檔轉變為電子檔案的存儲。電子文件歸檔方式必須依托傳統紙質文件歸檔方式進行參考。文件格式、描述、歸檔方式都是電子檔案在入庫前需要處理與分類的內容，并為最大化其價值的提供充分條件。信息時代北京下，確保資源實時進行共享是快速提升信息價值的關鍵點，檔案信息化建設還包括建立區域內網絡共享體系、構建區域檔案信息網絡，這都是未來發展之路。

二是服務功能建設。具體來說，可以從兩個方面入手。一是優化檔案信息資源硬件配置和專業化管理。信息技術發展背景下，社會各領域對電子檔案認可和關注越來越高，使用需求與日俱增。優化各領域的資源配置，才能滿足用戶日益增長的需求，也是以后構建服務功能的基礎和方向。歸檔信息資源的優化配置應從當前的館藏結構著手分析，以用戶需求為根本方向，分析不同層次歸檔用戶群的實際使用需求，配置歸檔信息資源……在資源管理層面，我們需要關注宏觀和微觀兩個方面。宏觀層面是做好要針對單一的館藏做好具體規劃建設，微觀層面是提高檔案信息化進程，將工作效率提升。同時，針對檔案咨詢服務中的不足進行優化。咨詢服務也是歸檔工作的重要組成部分，如何提供有針對性的咨詢信息，也是體現歸檔價值的重要方式。

三是預防安全體系建設。實現檔案信息化建設最基本的保障就是建設和維護好安全體系，要保證檔案信息的安全，才能提高檔案信息使用階段的效率和價值。

5 加強檔案信息化建設的對策

5.1 增強意識，樹立檔案管理信息化新理念

對檔案信息化工作愈發看重，是未來檔案事業發展的前提條件，也是檔案部門一項長期的工作任務。在這種情況下，檔案部門要牢固樹立檔案信息化觀念，適應新時代檔案工作發展模式、管理理念。一是要轉變工作思路，從傳統的檔案管理模式向現代化管理手段轉變，根據本地區信息化建設情況，構建適合自身發展的檔案信息化管理模式，同全地區信息化建設同規劃、同發展。二是增強檔案信息化建設意識，加大宣傳力度，積極爭取黨委、政府的重視，樹立危機意識，正視信息化環境下檔案工作面對的挑戰。三是相關部門要積極配合，加大投入，對檔案信息化建設所需的設施、設備等方面要舍得下本。

5.2 掌握標準，構建科學、規范化檔案管理體系

檔案信息化建設離不開信息化工作標準和規范的支撐，只有掌握了統一的標準和規范，才能確保檔案信息化建設有序開展。因此，檔案部門要采取有力措施，建立標準規范的檔案管理體系[3]。一是要堅持檔案基礎業務的規范和標準。檔案部門在平時的業務指導中，要嚴格要求，督促基層單位在檔案工作各個環節中按照標準、規范去執行，這樣就會避免因平時檔案業務基礎差而影響檔案信息化工作。二是堅持檔案信息化工作過程中檔案軟件和硬件的技術規范和標準。一個地區應使用統一的檔案管理軟件，檔案部門在檔案信息化工作過程中，無論是在數據庫建立、數字化掃描，還是在電子文件管理、信息共享等方面，應堅持“統一流程、統一著錄、統一數據結構”原則，確保檔案信息化工作可持續發展，促進檔案信息化工作規范化運行。三是要形成科學合理的規劃體系。檔案信息化工作是一項長期的、全面的、系統的工作，檔案部門要結合實際，統籌長遠規劃，分期分步驟制定長期、中期、短期的工作目標，統籌推進、持續進行。

5.3 加強培訓，培養一支檔案信息化建設專業人才隊伍

信息化人才隊伍是檔案信息化可持續性發展的前提和保障。檔案部門一定要加大檔案信息化工作的人員培訓力度，營造學習新技術和應用新技術的濃厚氛圍，檔案工作者也需要具備較高計算機的知識和清晰的頭腦邏輯，適應檔案信息化工作的需要。還要多渠道引進檔案專業技術人才，創造條件，讓德才兼備、既懂現代科學技術、又懂檔案管理的復合型人才從事檔案管理工作，這樣才能適應當下檔案事業發展的實際需要，更好地服務于社會。

5.4 重視管理，健全檔案信息化安全體系

首先是保證文件的安全性。在檔案數字化過程中，檔案部門對庫內外檔案進行登記，必須加強監控設備的投放，沒有特批的文件，嚴禁將檔案帶出工作場所，保持檔案在進入庫過程中完整、有序。二是要確保檔案數據安全。在信息化建設中，檔案部門要對所有產生的檔案數據采取多種方式做好防護和備份，做好異地備份，確保檔案數據安全。三是要保護好檔案的信息安全。做好保密工作，最大限度降低安全隱患，防止信息泄露。四是保護好網絡安全。采取必要的網絡防護措施，安裝網絡防火墻、防病毒軟件等，不斷地更新、升級，加大檔案信息的保護力度，保證檔案信息的安全。