新時期做好高校檔案管理工作的對策探究

張 偉

(呂梁教育學(xué)院，山西 呂梁 033000)

在高校不斷發(fā)展和進(jìn)步的當(dāng)下，必須要注重檔案管理質(zhì)量和價值，做好各項高校檔案數(shù)據(jù)信息搜集、記錄，展現(xiàn)出高校的歷史風(fēng)貌和時代更迭趨勢，展現(xiàn)出檔案管理工作的服務(wù)價值，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，第一時間將有價值的檔案信息傳遞給有需要的教職人員和領(lǐng)導(dǎo)人員，整合歷史檔案信息內(nèi)容，切實促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、穩(wěn)定、創(chuàng)新發(fā)展，借助高質(zhì)量服務(wù)來展現(xiàn)高校檔案管理工作價值。本文將針對新時期做好高校檔案管理工作的對策以及相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分析。

一、新時期做好高校檔案管理工作的意義

(一)有利于強(qiáng)化檔案資料管理效率

從客觀層次上來看，高校檔案管理內(nèi)容非常復(fù)雜，其中涵蓋了高校日常招生、教學(xué)、科研、管理等諸多歷史信息，并且高校檔案載體類型比較豐富，其中涵蓋了圖文、聲音、影像等諸多內(nèi)容，促使高校檔案管理工作管理難度增加、管理復(fù)雜性相對較大。在新時期背景之下，科學(xué)合理的進(jìn)行高校檔案管理創(chuàng)新，引入信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以有效對傳統(tǒng)檔案管理工作模式進(jìn)行優(yōu)化，借助互聯(lián)網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)庫來對各類檔案載體進(jìn)行統(tǒng)一處理，這樣更加方便檢索和信息處理。此外，在進(jìn)行高校檔案資料無紙化處理的過程中，還能夠強(qiáng)化檔案信息存儲的全面性與安全性，避免了檔案信息的損壞和丟失，能夠更加充分展現(xiàn)出檔案歷史資料的價值。

(二)有利于提升檔案服務(wù)水平

高校檔案管理工作最為重要的價值便是為高校日常管理、日常運(yùn)行提供數(shù)據(jù)信息保障和支持。針對當(dāng)前高校檔案管理工作實際情況來看，存在“重視存儲、忽略服務(wù)”的現(xiàn)象。在新形勢下科學(xué)合理開展高校檔案管理工作，可以最大程度上展現(xiàn)出高校檔案資料的價值。很多高校檔案信息具備高校教學(xué)管理工作總結(jié)功能，直接對高校各項教育教學(xué)管理工作效率、工作情況進(jìn)行了總結(jié)。科學(xué)合理的開展檔案資料應(yīng)用，引入信息化檔案共享系統(tǒng)，可以最大程度上為高校優(yōu)化各項管理事務(wù)奠定基礎(chǔ)資料基礎(chǔ)，此外，可以增強(qiáng)用戶信息檔案資料查詢服務(wù)效率、文件服務(wù)效率。檔案管理人員在信息化技術(shù)的支撐下，科學(xué)合理的開展檢索系統(tǒng)設(shè)計，能夠自動化結(jié)合不同使用者的需求，為高校各個部門、各個管理環(huán)節(jié)提供自動化檔案信息服務(wù)，切實展現(xiàn)出當(dāng)代高校檔案管理工作的價值。

二、新時期做好高校檔案管理工作的對策

(一)全面轉(zhuǎn)變檔案管理工作意識

在新時代環(huán)境之下想要實現(xiàn)高校檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新，就必須在高校檔案管理部門當(dāng)中全面貫徹服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)注重檔案存儲的觀念，全面提升檔案管理部門人員的思想意識。引入信息化思維，讓檔案管理工作人員認(rèn)識到信息化趨勢不可逆轉(zhuǎn)，并且愿意積極參與到檔案管理信息化創(chuàng)新當(dāng)中，不斷優(yōu)化檔案管理工作人員的信息化技術(shù)水平、信息化知識，并且能夠靈活應(yīng)用信息化系統(tǒng)，促進(jìn)高校檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。高校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該注重檔案管理工作的重要性，高校領(lǐng)導(dǎo)和各個職能部門，都應(yīng)該將檔案管理工作納入到整體工作規(guī)劃當(dāng)中，認(rèn)識到檔案管理對各個部門管理、學(xué)校發(fā)展帶來的價值，實現(xiàn)高校檔案資料應(yīng)用效率最大化，確保檔案管理工作惠及到高校整體發(fā)展以及各個部門工作管理。

(二)提升高校檔案管理工作服務(wù)效能

一直以來高校檔案管理工作都是處于相對保密、封閉狀態(tài)的，這就造成高校檔案管理工作相比其他管理工作來說具備一定的滯后性，這樣不利于高校檔案管理工作發(fā)展性創(chuàng)新。因為高校檔案管理工作屬于一種相對穩(wěn)定的工作，工資績效也趨于穩(wěn)定，促使一些檔案管理者呈現(xiàn)出默守陳規(guī)、安于現(xiàn)狀、求穩(wěn)怕險的現(xiàn)象，但是在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷創(chuàng)新的當(dāng)下，檔案管理工作人員自身必須要具備一定的創(chuàng)新觀念，并且在檔案管理工作當(dāng)中持之以恒的進(jìn)行創(chuàng)新、謀新，才能夠真正展現(xiàn)出當(dāng)代高質(zhì)量管理人員價值，凸顯信息化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢。不斷探求新的高校檔案管理工作方法和思路，不斷強(qiáng)化服務(wù)技能，真正以檔案資料信息利用為核心，大力開發(fā)檔案信息資源，確保高校檔案管理內(nèi)容深化、服務(wù)拓展、技能增強(qiáng)，確保高校檔案管理工作可以更好的為教育事業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

(三)完善創(chuàng)新高校檔案管理機(jī)制

新時代高校檔案管理工作想要不斷創(chuàng)新、持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)該從制度層次不斷優(yōu)化，明確領(lǐng)導(dǎo)體制、人員構(gòu)成、崗位職能，確保高校檔案管理工作順利穩(wěn)定實施。其一，明確檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，明確高校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。確保檔案管理工作在滿足高校日常管理基礎(chǔ)上，還應(yīng)該接受國家各級檔案管理部門監(jiān)督，確保各級管理領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)責(zé)分明、邏輯清晰、操作性強(qiáng)，落實各級領(lǐng)導(dǎo)部門責(zé)任。其二，明確構(gòu)成體系和崗位要求。高校檔案管理工作應(yīng)該由校長領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)置1名館長，2名副館長，1名辦公室主任。不同層次的管理者應(yīng)該負(fù)責(zé)起高校檔案管理日常工作，管理者必須要具備組織能力、管理能力、創(chuàng)新能力，具備創(chuàng)新意識，并且可以全身心的投入到高校檔案管理工作當(dāng)中。

(四)大力開展高校檔案管理信息化建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，社會各個領(lǐng)域都朝著信息化趨勢發(fā)展，想要提升檔案資料的服務(wù)水平、利用價值，就應(yīng)該在高校整體發(fā)展戰(zhàn)略的統(tǒng)籌下，將高校檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)和高校教育教學(xué)管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行資源共享，穩(wěn)步促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)。從硬件和軟件兩個層次進(jìn)行創(chuàng)新，針對硬件層次來說，應(yīng)該完善計算機(jī)設(shè)備、硬盤存儲設(shè)備、配套設(shè)備的配置，為信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)奠定硬件基礎(chǔ)。針對信息化高校檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)來說，應(yīng)該確保軟件系統(tǒng)和高校整體信息化系統(tǒng)建設(shè)契合、共享，結(jié)合檔案管理工作需求引入數(shù)字化編研技術(shù)、信息化存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫檢索技術(shù)、大數(shù)據(jù)信息技術(shù)等。確保的高校檔案管理工作無紙化發(fā)展、信息化發(fā)展，借助信息化發(fā)展，保障各項工作順利實施，展現(xiàn)出高校檔案管理工作創(chuàng)新效率。

三、結(jié)語

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，促使高校檔案管理工作實現(xiàn)了創(chuàng)新突破。高校檔案管理工作應(yīng)該認(rèn)識到當(dāng)前工作存在的滯后性，積極開展檔案管理工作創(chuàng)新和優(yōu)化。全面貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求、確保高校檔案管理工作科學(xué)、順利落實，必須要進(jìn)一步提升原本檔案管理工作的實效性和服務(wù)性，大力促進(jìn)高校檔案管理工作信息化進(jìn)程，穩(wěn)步促進(jìn)高校檔案管理工作創(chuàng)新。