煤炭企業物資采購內部控制管理的幾點思考

宋 路 山西潞安環保能源開發股份有限公司物資采供分公司

現代企業之所以要加強自身的內部控制管理，一方面是為了防范各種外在的財務風險，另一方面也是為了確保企業能夠保持穩定健康的發展狀態。內部控制管理本身是當前企業所關注的重要內容之一，但許多企業都沒有形成完善的內部管控機制，容易在實際的管理過程中出現大大小小的問題。在煤炭企業的生產運營過程中，物資采購屬于非常重要的一個環節，針對這一環節展開強有力的內部管控，不僅可以降低煤炭企業的整體物資采購成本，還能夠為企業的發展提供物質方面的重要保障。我國的煤炭儲存量位居世界前列，煤炭資源非常豐富，是推動國民經濟發展的重要能源。物資采購是煤炭企業生產銷售和供應的第一道環節，如若這一環節的業務實踐效率較低，將會直接消耗大量的采購成本，進而影響到企業內部的供給平衡。面對激烈的市場競爭環境，煤炭企業應當做到穩中求勝，逐步優化物資采購內部控制管理措施，在降低企業生產成本的同時提高經濟效益。

一、煤炭企業物資采購的主要業務流程

采購業務是一種最為基礎的經營活動，其本身是為了滿足企業日常生產需求，通過消耗一定資金成本來從市場上獲得所需要的生產資源。作為一般的市場主體，煤炭企業物資采購的主要業務流程包括以下幾個環節：第一，提交物資采購申請。煤炭企業的采購部門應當按照生產需求向企業財務部門提交物資采購申請。第二，制定具體的采購方案。在物資采購申請得到批準以后，采購部門要按照生產需求來制定具體采購方案，然后將采購方案提交給企業管理層，由管理層進行審批。第三，確定物資供應商。煤炭企業規模較大，所需要采購的物資也較多，因而往往會涉及大量的資金成本。在確定物資采購訂單以后，應當面向市場公開招投標，并對物資供應商進行對比，分別從信譽、質量、成本等幾個重要因素出發，選擇最為合適的供應商。在與供應商簽訂物資采購合同時，應當在合同中詳細標明雙方的權責和義務。第四，驗收登記采購到的物資。物資供應商應當按照合同要求，在合同所規定的期限內將相關物資交付給煤炭企業。在采購物資到貨后，采購部門要對物資進行驗收，只有驗收合格才能進行登記入庫。相比于普通企業的物資采購活動，煤炭企業的物資采購業務有著相當多的不同，如煤炭企業通常不會采購原材料，而所采購的物資往往是煤炭生產過程中所需要用到的各類生產工具和材料，某些時候還會采購輔助性質的機械設備。這樣的物資采購業務整體而言較為穩定，因而一旦找到信譽良好的物資供應商，往往會與其保持長期的良好合作[1]。

二、煤炭企業物資采購內部控制管理存在的問題

(一)物資采購過于粗放，缺乏嚴謹性

雖然物資采購在整個煤炭企業的生產經營當中屬于最為基礎的一環，但多數煤炭企業都沒有認識到加強物資采購內部控制管理的重要性，依舊保持著傳統的粗放型采購模式，相關的物資采購活動缺乏嚴謹性，容易出現各種問題。煤炭企業的物資采購環節主要由采購部門來完成，很多物資采購人員在采購過程中為圖方便，往往會直接選擇熟悉的供應商進行采購，不會從質量和成本方面展開詳細考慮。雖然與固定供應商合作，能夠在一定程度上保證日常生產經營的有序開展，但市場環境并不是一成不變的，所采購的物資也可能會發生價格上的變化。如果不能結合市場實施做出調整，那么必然會對煤炭企業的采購成本形成影響。同時，一些沒看企業的采購部門為了提高采購效率，盲目壓縮采購成本，直接導致所采購的物資難以保證質量。在標準規范的煤炭企業物資采購環節，采購人員需要合理對比供應商的不足與優勢，優先考慮采購成本和物資質量。然而，從現階段來看，不少煤炭企業的物資采購部門都沒有形成嚴謹性，在采購過程中的整體考慮不足，不僅容易造成采購成本的額外負擔，還難以保障基礎的物資質量。

(二)物資采購管控體系不完善

在競爭不斷加劇的市場環境下，企業為了保持良好的市場競爭活力，必然需要對內部管控加以優化。因此，煤炭企業也應當針對物資采購形成完善的管控體系。但多數企業都沒有認識到構建物資采購管控體系的重要性，保持著傳統的物資采購管理模式，整體效用非常低。在現代化的煤炭企業物資采購當中，管控體系對于提高物資采購質量有著非常重要的作用，而要想發揮這一作用，需要保證管控體系能夠與實際物資采購緊密聯系起來，確保管控制度能夠落實到整個物資采購環節當中。一些煤炭企業由于缺乏健全的物資采購管控體系，導致實際物資采購整體較為混亂，存在各種管理問題。同時，物資采購管控體系的建立，可以推動物資采購的系統化發展，使得煤炭企業管理層能夠直接了解物資采購狀況，并適當提出一些采購建議。但多數煤炭企業沒有將物資采購融入到系統當中，所有物資采購工作都是由采購部門人員來自覺實施完成的，存在非常大的個人影響因素，如某些采購人員會偏向采購質量，另一些則會偏向成本，導致形成了不同的采購傾向。在這樣的物資采購模式下，不僅難以確保物資采購質量，也不利于煤炭企業加強物資采購管理[2]。

(三)物資采購人員缺乏現代化管理認知

雖然在整個煤炭企業的生產運營活動中，物資采購屬于最為基礎的活動類型，但也有必要緊緊跟隨時代的步伐加以調整和優化。在當前的煤炭企業物資采購過程中，一些采購人員并沒有樹立現代化管理觀念，依舊保持傳統的采購習慣，整體的內部控制意識相當薄弱。不少煤炭企業甚至沒有設立專門的采購管理部門，相關采購管理人員非常少，而這些企業的采購活動會由后勤人員直接負責。在這樣的狀況下，煤炭企業物資采購管理逐步呈現出了形式化現象，缺乏實質管理成效。同時，采購人員的采購素養也需要不斷加以提升。在開展日常采購管理時，采購人員需要具備較高的采購認知，不僅要掌握物資采購成本，避免成本消耗太大，也需要關注采購物資質量。但許多煤炭企業的采購人員在采購方面已經出現了思維固化問題，每次采購都會直接聯系熟悉的供應商，并逐漸形成了人情交易觀念，即便物資價格提升，他們也不會去尋找更加合適的供應商，而是為了減少麻煩繼續選擇原有供應商。這很容易帶來額外的成本支出，嚴重不利于加強企業的成本管控工作。

(四)企業內部采購管理部門的有效性不足

煤炭企業在發展過程中，往往都會針對煤炭生產活動設立對應的生產管理部門，但在采購管理方面卻很少設立對應的職能部門，使得企業內部采購管理缺乏專門負責人員，相應的管理工作更加無從談起。同時，煤炭企業內部管理存在嚴重的職能重復問題，在一些物資采購活動中往往會出現多個責任主體，導致具體管理工作不知道該由哪一方來執行。多數煤炭企業規模較大，內部管理活動繁多，需要各個管理部門保持高度嚴謹性，嚴格落實相關管理制度，才能真正提高內部管理成效。但物資采購一直沒有專門負責的管理部門，也沒有健全的管理方法，導致管理的有效性不足，在很大程度上降低了煤炭企業的內部管理效率[3]。

三、加強煤炭企業物資采購內部控制管理的實踐策略

(一)加強對物資采購合同的審核管理

在煤炭企業物資采購過程中，采購合同簽訂屬于最為重要的一環，不僅意味著采購方與供應商形成了契約關系，也明確了雙方的責任和義務。在優化物資采購內部控制管理時，煤炭企業首先便應該從物資采購合同出發，要求管理人員加強對物資采購合同的審核管理。物資采購合同是維護企業利益的重要保障。煤炭企業采購部門在與供應商簽訂采購合同時，應當在合同上詳細標明采購供應商雙方、采購價格以及采購方式，從而對合同雙方的責任和義務加以明確，并按照相關權限來簽訂合同。在對采購合同加以審核時，若是其中出現一些較為復雜的法律關系，那么便需要及時進行溝通了解，必要時還可以對外咨詢專家，確保不會對自身利益產生損害。煤炭企業管理人員要對合同審核保持嚴謹認真態度，結合物資采購相關需求來確定采購條款的合理性，如果存在不明確的地方，需要及時與供應商溝通聯系，并做出適當補充[4]。

(二)構建完善的采購業務管理控制機制

為了加強物資采購的規范性，煤炭企業應當結合采購業務的實際開展狀況，構建完善的采購業務管理控制機制，首先，煤炭企業應當建立物資采購監督小組，由采購部門的管理者擔任組長，其他采購人員則作為監督小組的成員，互相監督，有效確保物資采購業務不再出現人情交易現象。其次，煤炭企業應當將物資采購內部管理控制融入到整個內部管控體系當中，并作為日常的主要管理活動來開展，以督促所有人員重新審視物資采購管理的重要性，形成全新的內部管控觀念。再次，物資采購管理控制機制應當與時俱進，不斷跟隨物資采購需求的變化做出調整，在最大程度上保證采購業務管理控制機制的先進性和適應性。最后，物資采購部門應當做好基礎的采購信息記錄工作，每當完成一次采購業務后，都需要準確全面記錄相關信息，并將這些信息提交到企業的數據庫當中，便于財務部門展開后期的審核工作，明確采購業務的執行情況，確定其是否與最初的預算相一致。如在審核過程中，發現采購業務有額外的成本消耗，需要找到出現這一狀況的原因，并對后期的采購計劃做出修改完善，提高采購管理的科學有效性[5]。

(三)開展市場調研，建設物資采購信息平臺

市場環境長期處于不斷變化當中，煤炭企業物資采購部門要實時根據日常生產經營活動的開展狀況，對物資采購市場展開全面合理的調查與分析，著重了解物資材料的市場分布與價格狀況，然后對不同供應商物資材料的質量和價格展開對比分析，接著了解這些供應商的資質與經營狀況，并對這些情況進行總結，得出準確的評估結果，最后可以結合評估結果來選擇合適的供應商。為了提高整個市場調研效率，煤炭企業還可以建設基于大數據技術上的物資采購信息平臺，利用先進的計算機信息技術來搜集整理所需物資在市場上的價格變化。同時，采購部門也可以將采購計劃與物資結算資料及時上傳到這一信息平臺上，便于管理層結合這些信息來準確了解相關物資的使用狀況，一旦物資庫存不足，就可以加快部門審批，及時開展物資采購業務，保障生產經營活動的有序進行。如果煤炭企業需要采購新型物資或者設備，那么在前期的物資采購環節，還可以結合市場變化來設計招投標計劃，對于大型設備可以優先設定招投標的具體范圍和標準，從而確保招投標工作的公平性。

(四)提高物資采購人員的現代化管理素養

在煤炭企業物資采購工作中，采購人員是各項采購業務的直接執行者，如果這些人員不具備現代化管理素養，那么便容易給日常的物資采購管理工作造成諸多不良影響。因此，煤炭企業應當積極開展對采購人員的管理培訓，定期進行思想教育，引導這些員工形成正確的采購管理認知，不再保持原有的人情交易思想，轉而會從成本和質量的角度進行考慮，選擇合適的供應商。同時，煤炭企業應當強化采購人員的風險防范意識，結合采購業務的具體流程來制定防范機制，要求所有采購人員嚴格按照管理機制來開展日常采購工作，不得出現徇私舞弊的行為。

四、結語

總而言之，煤炭企業加強對物資采購的內部管理控制，不僅可以降低物資采購過程中的操作和業務風險，還能夠讓采購人員明確采購職責，形成良好的內部監督氛圍，有效提高風險防范能力，為企業的健康發展形成重要推動力。■