RPA財務機器人在煙草企業數字化轉型的應用

馬曉昱 廣東煙草湛江市有限公司

引言

財務管理工作開展水平能夠直接影響到煙草企業階段性生產經營建設效益。隨著數字化技術發展速度不斷加快，財務管理工作也融入了更加先進的信息技術和數字化技術。在傳統企業財務管理過程中，財務信息采集與財務風險判別主要依靠財務報表。在數字不斷向企業管理工作滲透期間，財務管理也需要突破原有管理模式，從根本上提升財務管理質量。

一、概述RPA財務機器人

RPA財務機器人主要就是將先進的數字技術與自動管控技術結合在一起，實現流程自動化財務管理目標。借助專項財務軟件自動化設備，可以將各項財務管理流程進行積極處理。RPA財務機器人的應用能夠改變財務管理中重復、單調、較為機械化的事務性操作。RPA財務機器人也可以模擬人工作業方式，通過預先設定程序，自動化完成財務管理工作，從根本上提升財務管理期間的業務水平，控制財務管理期間的人力與物力成本投入量，使企業財務管理工作朝向智能化與數字化方向轉變。

通過分析RPA財務機器人原理，發現RPA財務機器人需要結合專業軟件技術，在規定的腳本平臺上高效完成人工財務管理工作，促進財務管理智能化發展。利用集成系統、聯通系統以及各項辦公軟件，在配合操作系統底層技術的同時，識別并處理各項財務管理程序。

由此可見，RPA財務機器人主要就是以現有計算機系統構架為中心，借助自助設定流程、計算機設備執行方式，轉變計算機執行以及業務工作內容[1]。

二、RPA財務機器人管理方向

現階段，企業財務管理工作面臨著不同來源的大體量數據，需要展開數據分析、解讀、展現工作。在數據分析過程中，RPA財務機器人主要就是將海量數據以靜態或動態圖形的方式展示給用戶，確保數據特征、數據關系以及數據發展切實能夠更加直觀地表現出來，使用戶能夠更好地分析數據背后價值，從根本上提升數據利用率。企業財務管理工作可以充分使用RPA財務機器人平臺，對財務數據管理決策進行有效且實時支持。

為積極響應2021年煙草行業的“十四五”規劃號召，由當前煙草企業財務管理工作朝向智慧化、數字化方向轉變，RPA財務機器人可以實現自動化數據捕捉，運行應用程序管控、觸發響應與其他系統通信的關系、執行各類任務的創新技術手段將是煙草行業財務管理工作下一步轉型的有效手段。由于RPA是流程數字化再造的低成本工具，對于煙草行業部分簡單、重復的財務管理工作是可以用的。如研究財務發票整理工作時長影響、財務報表數據核對等工作，通過運用RPA財務機器人預先設定程序，模擬并加強人類與計算機交互過程，代替財務人員操作電腦與軟件自動執行發票及數據整理任務，實現了業務自動化目標，有效解決了機械工作時間過長問題[2]。

（一）財務風險管理

通過結合煙草企業生產經營要求，建立起與省級統一營銷平臺等關聯業務系統的數據庫，明確企業財務風險預警管理要求，做好數據采集、數據清洗工作，確保數據價值能夠更加直觀地展現出來，建立起企業財務內部指標以及外部宏觀管控場景。通過建立數據模型，從根本上提升企業風險管控水平，還可以更為全面地掌握卷煙經營情況，促進企業財務資源高效利用，實現企業財務業務協同管理目標。

（二）資產管理

類似其他國有企業，目前煙草行業企業財務管理工作中也面臨固定資產總額較多、數據量大、流動性強的情況。在原有資產管理環節，精細化管理理念的落實難度較高。通過配合使用RPA財務機器人，可以與全國統一的財務管理軟件對接，對企業財務數據進行自動化管控，能夠將資產數據以圖形的方式直觀地展現出來，切實保障資產管理效率[3]。同時，為實現固定資產可視化管理目標，還需要對煙草企業工、商業態下固定資產進行分類，結合固定資產管理流程，構建資產結構化數據模型，真正意義上實現決策可視化管理目標。

三、RPA財務機器人在煙草企業數字化轉型中的應用重要性

（一）滿足企業自動化管理流程

RPA財務機器人能夠被更好應用在煙草企業數字化轉型工作中，應用時的積極作用具體體現在實現煙草企業流程化中。結合數字化技術原理，確保財務管理工作中的重復性業務流程能夠得到高效開展。結合現有企業閉環規則交易活動，提高RPA財務機器人實際應用水平。

由于行業的特殊性，煙草企業財務管理的規則性較強，在從事各項業務工作中會出現大量重復性的流程工作。原有財務管理需要手工作業完成，更加適配RPA財務機器人應用條件。因此在實踐工作開展期間，RPA財務機器人可以結合煙草企業財務管理情況、財務管理流程，模擬人工財務管理方式，盡量避免出現數據偏差問題。現階段，煙草企業也需要做好服務中心建設工作，優化財務管理期間處理費用報銷、采購、銷售以及資金管理等工作，確保財務管理目標能夠更好實現[4]。

（二）提升人力資源利用率

使用RPA財務機器人，也可以模擬勞動力，切實提升煙草企業升級轉型管理水平，提升人力資源利用成本。結合RPA財務機器人應用原理，遵循現有成本管控效益，確保財務管理職能能夠被充分發揮出來，促進財務管理工作轉型工作有序開展，使財務管理人員能夠從簡單且重復的工作解放出來，實施財務業務分析、決策支持、財務預測等專業活動，確保財務管理部門能夠推動企業穩定發展。

（三）構建組織層次化

煙草企業在制定專項數字化體系環節，應當首先做好組織層次監督工作。為實現企業數字化轉型目標，在實際工作中還應當重點培育高素質數字化人才，對組織層次進行頂層設計。積極落實管理部門、應用型人才及技術型人才的教育培訓任務，構建專業財務管理團隊。配合使用RPA財務機器人，將現有財務核算人員朝向管理人員轉變，使企業組織架構得到進一步優化。舉例而言，通過將RPA財務機器人與財務共享服務中心結合在一起，自動化處理海量財務數據，使財務管理工作者能夠將自身工作重點放置在服務業務、決策支持、風險預測分析等方面[5]。

不僅如此，RPA財務機器人還可在制定企業財務戰略、實現財務共享目標、促進財務業務結合方面發揮出重要作用。

（四）促進企業職能升級

通過將RPA財務機器人應用在煙草企業財務管理創新工作中，也可促進企業財務職能升級，為企業財務管理與決策工作提供充足的理論依據。一方面，RPA財務機器人可以有效參與到企業戰略決策中。在企業經營發展環節，財務部門主要履行效益統計的重要職責，需要著重做好各經濟往來活動的記錄工作。借助RPA財務機器人，能夠有效驅動數字化轉型，將較小數據集成升級為大數據中心，轉變原有財務管理功能。另一方面，RPA財務機器人也可以配合各項業務有序開展。在現階段企業生產建設環節落實信息循環、業務循環等信息管理工作。具體來說，信息循環就是利用RPA財務機器人，將業務循環及管理循環工作結合在一起，使企業生產經營工作能夠高效開展[6]。

四、RPA財務機器人在煙草企業數字化轉型中的應用管控重點

（一）明確RPA財務機器人管理要求

RPA財務機器人管理工作并不是僅在財務管理環節使用信息技術或構建人機對話界面，而是需要將RPA財務機器人管理理念涵蓋到企業戰略規劃、業務管理流程、業務系統對接建設等多個方面。在RPA財務機器人工作開展期間，財務管理工作需要從根本上轉變原有管理理念、管理方式，以RPA財務機器人管理意識與管理形式為基礎，對財務實施全過程進行根本上轉變。

（二）轉變企業財務管理理念

為充分發揮出RPA財務機器人在推動企業數字化轉型中的積極作用，還需要管理部門能夠轉變傳統財務管理方式，積極開展財務管理創新工作。針對存在于企業原有財務管理模式中較為單一且重復的問題，還需要借助RPA財務機器人，提升重復工作實施效率，確保財務人員均能夠認知到推廣 RPA 財務機器人對促進企業數字化轉型工作的重要性[7]。

（三）增強企業數據連通性

為避免在企業數字化轉型以及RPA財務機器人應用過程中出現數據孤島問題，還需要在設計RPA財務機器人中，結合數據成本以及財務管理系統各項功能，擴大可用數據收集覆蓋面，避免數據在采集以及應用過程中出現漏洞問題。結合企業數字化發展要求，提高RPA財務機器人開發水平。在當前社會經濟體系日漸完善的背景下，企業獲取市場途徑更為便捷，需要結合自身的發展要求，對財務數據進行高質高效應用。

在增強企業數據的連通性期間，管理部門還需要大力提高財務共享服務中心開發水平，確保RPA財務機器人能夠被更好應用在財務共享服務中心中，對財務共享中心中的數字信息進行深入整合，及時調整并糾正核算結果，從根本上提升企業財務管理水平[8]。借助網絡技術構建起規范的財務共享服務模式，將處于分散狀態的組織體系匯集到財務共享平臺中，更好實現了信息數據共享及企業不同部門之間的協調運營目標，將企業各部門之間的核心數據與業務數據匯集在一起。

以煙草企業費用報銷工作為例，在報銷環節使用財務機器人，能夠將智能提單、自動付款、自動賬務處理、費用分析等功能結合在一起。結合RPA財務機器人關鍵技術手段，對各類發票單據進行自動化識別。依照自動規則開展票據自動化處理工作，并及時分發給各部門，確保財務信息能夠在各部門中實現高效流通。RPA財務機器人能夠代替人力資源開展報銷單據審核及校對工作，對預算費用控制規則進行業務處理，有效控制報銷異常情況，進一步優化報銷流程，防止在財務處理期間存在誤差問題。

（四）保障財務數據的安全性

針對存在于RPA財務機器人應用期間風險性較高問題，還需要采用合理方式提升數據的安全性。設置身份認證、使用者權限劃分，加強訪問控制力度。配合使用密鑰管理方式，對企業財務平臺中的數據進行加密處理，防止財務數據被其他人員獲取；應當遵照相關法律法規進一步提升數字技術在重要性企業財務會計管理工作中的應用嚴謹性及有序性，在現有基礎上加快信息安全立法進程。

（五）培養高素質財務管理團隊

通過編制并定期更新數字化財務管理的業務指導手冊，從而規范會計核算，不斷優化現有財務內部控制體系，做好企業財務管控工作，增強企業財務管理效果。要求在企業階段性發展環節也應當定期組織財務部門培訓、考核等活動，落實先進財務管理理念。財務管理人員應當積極投入到先進財務管理方式的學習過程中，提升自身關于RPA財務機器人以及財務軟件的操作水平。

在將RPA財務機器人應用在企業數字化轉型過程中，還需要通過構建起一支高素質財務管理團隊，增強RPA財務機器人的應用效果，引進更加適宜的管理方式，以及財務管理技術手段，確保RPA財務機器人能夠在推動企業發展環節得到充分利用，提升企業數字化建設水平，提高財務管理軟件實際應用效果。

做好關于財務部門人員技能的教育培訓工作，確保財務管理人員能夠掌握更加先進的財務管理理念與財務管理技術手段。配合使用業績考核方式，對財務管理人員的專業素質以及職業素養進行綜合考量，確保財務管理人員能夠認清企業數字化轉型重點與難點，配合企業完成建設財務機器人以及財務共享中心的建設與推廣工作。

（六）落實數字化財務管理戰略

為確保企業能夠更好適應數字時代環境，應當配合使用更為先進的財務管理理念與財務管理信息平臺，落實財務管理各項任務。著重關注RPA財務機器人及財務管理軟件應用期間的兼容性。做好企業生產經營建設環節的信息數據收集工作，配合使用信息平臺分析財務管理不足之處。建立起更加通暢的信息傳輸通道，確保各類財務信息能夠高效傳輸給各部門，實現公開共享目標。對財務管理網絡進行切實優化，推動財務管理工作自動化、現代化發展進程，從根源處預防財務風險。

結語

總而言之，數字技術的快速發展為RPA財務機器人的實際推廣與應用奠定了堅實的技術基礎。確保RPA財務機器人能夠在提升企業財務管理水平上發揮出重要作用，還需要切實優化RPA財務機器人功能，構建起一支更加專業的財務管理團隊。分析RPA財務機器人在實際應用期間存在的各類問題，通過建立健全企業財務數字化管理機制，落實財務管理數字化任務及目標。