對以檔案為載體孕育企業管理文化資源的思考

□中鐵工程設計咨詢集團有限公司 張梅

從形式上看，檔案是一種“記錄”；對企業發展而言，檔案作為保存事實與記憶的歷史記錄，更是一筆寶貴的企業文化財富。如何以檔案為載體厚植企業文化，是創新管理的新視野。

一、檔案成為企業文化財富的內在邏輯

首先，從社會發展視角看，檔案連接了歷史與未來。國際檔案理事會以“雙面神”為會徽形象，兩個朝向相反的面孔喻示著檔案是一個兼顧過去與未來的角色，它將過去的記憶妥善保存，并將之傳承于未來。

中國“鐵路之父”詹天佑有每天堅持寫日記的習慣，從他于1905 年至1907 年之間的日記中可以看出當時的政治環境、京張鐵路工程的前期準備、修建過程中遇到的困難、勘測數據、每天的工程進度、員工管理等一系列問題，為了解當時的歷史、再現京張鐵路的修建場景提供了豐富、翔實而可靠的資料。此外，在工程中，詹天佑也注意收集積累檔案材料，他幾乎將所有的日記、文稿、賬冊、來信、來文以及工程的草圖、底圖、藍圖等全部保存下來。

其次，從企業視角看，檔案是企業發展的歷史記錄。企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式文件的集合，是企業各種智能活動的歷史記錄，更是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。檔案真實地記錄了企業發展的歷史，反映了企業發展進程中取得的成績和積累的經驗，是企業有形資產和無形資產的重要憑證，也是企業持續健康發展的重要基礎。

企業面對的新情況越來越多。企業投資項目增多、業務領域擴大，都涉及到檔案管理的跟進。利用好企業檔案，一方面能為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況、適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。同時，企業檔案本身存貯著科學文化知識，是對員工進行崗位培訓和科學技術再教育的特殊“教科書”，具有知識再生和科技創新的支撐作用。

二、影響檔案資源發揮價值的問題與對策

然而，目前企業內部管理中對檔案管理仍然存在不少問題。例如，業務部門不重視歸檔工作，認為檔案放在手邊，使用起來更為方便，導致大量檔案散布在業務部門；檔案體系化建設缺失，亟需多方協調配套；檔案工作各說各話，導致檔案規章制度形同虛設；信息化建設尚處在起步階段，網上查詢、借閱不完備，兼收兼容不完善；傳統載體數字化程度低，影響信息共享；信息工具的智能性、高效性沒有體現；檔案資源開發利用水平低；檔案隊伍素質能力有待提高。如此種種，導致當前企業檔案管理體系建設的整體水平不高，建立健全檔案管理體系、加強檔案資源建設迫在眉睫。

一是急需建立健全檔案管理體系

檔案管理具備全員性和全過程性特征。檔案管理的全員性，即指企業中凡與文件材料形成、辦理、使用和歸檔相關的崗位任職人員，都具有合規合法地形成和處置文件材料的職責。檔案管理的全過程性，即指在企業各項工作的過程中，特別是在文件材料處理的關鍵節點上，都應當有明確的管理內容和管理要求。因此，明確檔案管理人員職責、完善檔案管理體系，貫徹檔案管理的全員參與和全過程控制, 是提升檔案管理工作水平的關鍵。

二是需要從資源建設高度強化企業檔案管理

檔案管理效果是通過依法歸檔和利用來發揮作用和效果的，要建立企業文件材料積累、清理管理制度。文件材料積累是指企業各工作崗位任職人員針對自身形成和處理的各類文件材料所開展的規范化留存，此項工作既是各崗位的日常工作內容，也是保證文件材料高質量歸檔的基礎。企業文件材料清理是指對企業在各項工作中、各個部門（崗位） 中產生和處理的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報表、單據，以及它載體或數字格式的記錄等） 進行有計劃的排查，并根據文件材料的有關特征將其系統化。有效的文件材料清理將使企業各類信息數據類有所依，運行線路清晰，相關責任明確，為企業文件材料的歸檔管理提供準確的數據基礎。

三是創新檔案管理模式，充分展現其文化資源優勢

首先，要求企業檔案管理專業人員樹立主動研究、精準服務的工作意識。檔案管理專業性較強，因此檔案管理人員應當對企業有較深的研究。檔案人員應當熟悉館藏，了解企業發展的歷史，熟悉企業的內部結構和工作流程。檔案人員絕不僅僅是“收發員”，而是應當在資料中總結問題、研究歷史，找到對企業發展有用的資料。無論是紙質檔案還是電子檔案，做到快速檢索和借閱是檔案人員首要的基本功，也是快捷服務的必需。除了熟練掌握檢索工具，檔案人員在工作中也應當主動創造更便捷的檢索方式。

其次，要從企業戰略層面提升全員檔案的資源意識。將檔案管理作為企業戰略管理的重要組成部分，提高管理者和職工的資源意識，這也是創新檔案管理的關鍵舉措。以制度化路徑監督各部門做好文件積累，為歸檔工作奠定基礎；指導開展文件立卷整理工作，確保歸檔文件的質量；更應組織檔案人員業務培訓，提高檔案工作能力。同時，要將檔案管理中的監督指導職能落到實處，企業檔案部門或檔案人員應當參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件是否完整、系統。

再次，對檔案信息資源進行挖潛與拓展。開發檔案信息資源，最基本也最常用的措施是對檔案實體的第一次開發，亦稱第一次整理，即將檔案原件根據一定的原則和要求，進行收集、分類、立卷、排列、編目、鑒定、編制檢索工具以及統計等。其目的是方便讀者利用，保護原件，盡可能地延長檔案原件的壽命。檔案部門目前主要的服務方式是“你查我調，你走我收”，屬于“被動式”地提供給讀者利用。而對檔案的二次開發是對檔案信息資源的二次整理，要求檔案管理專業人員按照企業利用檔案信息的客觀規律，將價值較高的檔案信息從檔案實體中抽出來，經過科學的再加工，生產出檔案文獻信息產品。

第四，推動數字化檔案資源管理的落地。信息化管理環境和管理手段對企業檔案管理提出了新的要求。隨著信息技術和電子政務的發展，電子文件將是未來檔案信息資源的主要來源，所以在檔案信息資源開發過程中，檔案管理部門直接開發電子化的檔案信息資源以及將傳統檔案信息資源進行數字化處理以方便保管及開發利用，是現代檔案資源開發的兩種基礎行為。要逐步將數字化的檔案信息資源分等級接入網絡，讓用戶實現分等級網絡利用，通過互聯網進行檔案信息資源宣傳，開展檔案信息網絡化編研，接受用戶的檔案信息咨詢，從而實現檔案信息資源的網絡化應用。這樣做，不僅可以提高檔案信息資源的共享程度，方便用戶利用檔案信息資源，提高利用效率，還順應了企業管理網絡化的趨勢，為之后的檔案工作發展拓展空間，跟上時代的步伐。

沒有檔案就沒有繼承，而不繼承就不可能創新。檔案記載著企業發展的歷程，保證它的完整、準確、系統和有效，充分挖掘它的價值，滿足企業各層面工作的需求，為企業的發展戰略和重點工作提供全方位、多元素、主動優質的服務，是企業檔案管理工作的核心使命和永恒主題。唯有從戰略高度謀劃企業檔案管理工作，方能真正體現其在推動創新、提升管理效率、孕育企業文化方面的獨特價值。