計算機網絡辦公自動化及安全策略探析

吳 錫 張冠宇

（1.太極計算機股份有限公司，北京 100102；2.開灤（集團）有限責任公司，河北 唐山 063000）

人類社會的本質在于發(fā)展運動，自遠古時代至今，人們都在不斷地進步、不斷地發(fā)現、不斷地進取，三次工業(yè)革命不斷將生產力、生產方式進行了變革升級，尤其是以科技為標志的第三次工業(yè)革命的誕生更是將人類文明提升到了更高層次，將人類社會帶入了全新的信息技術領域，在這一階段計算機技術和網絡勢如破竹地迅速發(fā)展壯大，提升了我們的生活品質，對于企業(yè)而言更是大大提高了企業(yè)的辦公效率。在計算機網絡技術的大背景之下，在辦公領域衍生出了與二者緊密相關的計算機網絡辦公自動化技術，這項技術為企業(yè)提升工作質量效率、加強企業(yè)管理提供了捷徑，簡化了企業(yè)內部員工復雜的工作內容。盡管計算機網絡辦公自動化技術為我們帶來了一系列便利，然而美中不足的是它仍然存在著一些缺憾和弊端亟待解決完善，計算機網絡技術起步比較晚，存在的時間并不是很長，由于涉及方方面面導致發(fā)展也比較緩慢，在使用計算機網絡辦公自動化進行企業(yè)辦公時，仍然存在安全隱患，這些問題對于企業(yè)而言可以是致命的，一旦企業(yè)網絡被非法分子攻破，很容易導致企業(yè)機密文件信息被泄露出去，給企業(yè)造成無法估量且無法挽回的損失。因此，我們在企業(yè)中大力推廣計算機網絡辦公自動化技術時，一方面要正視它的優(yōu)點，另一方面一定要及時發(fā)現存在的安全問題，并采取強有力的手段正面應對，提高辦公系統(tǒng)的安全性能，保護企業(yè)內部隱私數據不被侵入泄露，讓企業(yè)在運用高效辦公系統(tǒng)提升辦公效率的同時，保障企業(yè)的信息安全，讓計算機網絡辦公自動化技術展現其應有的意義和價值。

1 計算機網絡辦公自動化概述

計算機相關技術的誕生和發(fā)展引發(fā)了第三次工業(yè)革命，改革了生產力，改變了我們的生活方式，促進了政治經濟文化在全世界范圍內的交流與傳播，隨之而來的是全球政治經濟一體化的深入發(fā)展。隨著網絡的出現，計算機技術不再單純的只是一種定義，而是可以結合起來，呈現出一種嶄新的面貌，即計算機網絡技術，將這種技術運用到實際工作中去可以大大提高我們工作的效率和速度，也就是我們常說的計算機網絡辦公自動化。傳統(tǒng)的辦公場所中，如果某公司或者某企業(yè)想要接收文件、對某項工作內容進行審計批復或者公司決策人企業(yè)領導者想要向員工傳達某項意見、某項工作，那么需要通過人工的方式來進行，這一過程非常復雜冗長，既浪費時間，又容易造成失誤，而通過運用計算機網絡辦公自動化這種辦公技術，我們可以盡可能地減少人工帶來的弊端，降低工作中的失誤率，提升辦公質量，復雜繁瑣的工作流程被摒棄，取而代之的是更為簡潔直接的辦公方式，正是由于計算機網絡辦公自動化自身擁有的一系列優(yōu)勢，所以很多公司企業(yè)都將這一技術運用到了實際運營工作中，用于幫助員工處理不同的工作事務。[1]

除了以上我們提到的方面，計算機網絡辦公自動化還具有很多優(yōu)點，譬如利用大數據在全網進行搜索然后整理總結相關數據并進行科學分析，為企業(yè)未來發(fā)展提供方向和建議，或者利用網絡優(yōu)勢為領導階級提供更為準確合理的資料數據等相關信息，幫助他們做出更科學準確的決定。

2 計算機網絡辦公自動化的優(yōu)點

2.1 高效、準確地傳輸信息

以往，企業(yè)內部如果想將某份文件或者某種信息傳達下去，那么必須在部門之間一層一層地通知，這種方式帶來的弊端無非有兩方面：一方面，耗時，在傳達信息的過程中會浪費大量的時間，導致信息傳遞緩慢，降低辦公效率；另一方面，多部門、多層級之間相互傳遞信息，難免會出現紕漏，導致信息傳遞出現錯誤或者信息傳遞不夠全面，漏傳錯傳，降低信息傳遞的準確性。而計算機網絡辦公自動化則可以解決以上兩方面的問題，簡化信息傳遞的過程，讓信息在最短的時間內得以傳達，且保證了信息的準確性和高效性，提升了辦公質量和工作效率。[2]

2.2 允許企業(yè)內部共享資源

通過大數據和網上搜索等功能，計算機網絡辦公自動化技術可以將全網信息資源進行收集、搜索、比較、分析、總結、整理，然后通過企業(yè)內部辦公網絡系統(tǒng)將這些資料進行上傳，企業(yè)員工可以隨便進行瀏覽、查看、下載、使用，企業(yè)內部可以共享這些資源[3]，這樣一來，信息傳遞不再受時間和空間的約束，信息收集傳遞的速度大大提高，員工的工作效率也獲得質的飛躍。

2.3 提升企業(yè)工作效率

第一，計算機網絡辦公自動化允許多個設備連接辦公系統(tǒng)，因此不同設備可以將數據分別進行處理，不管數據有多么龐大都可以及時被處理，使辦公速度和質量都得到保障。同時，該系統(tǒng)并不是一臺單一的計算機，而是由企業(yè)的全部辦公計算機組成，這樣一來，即使某一個計算機出現問題，也不耽誤剩下的計算機繼續(xù)進行工作，防止唯一一臺計算機出現問題導致信息泄露丟失，使得計算機辦公更加可靠。

第二，計算機網絡辦公自動化幫助每個員工建立屬于自己的檔案，錄入自己的信息，將自己的工作內容全都錄入系統(tǒng)，允許員工將這些內容進行整理保存，為他們提供全面的信息服務，使得企業(yè)工作效率大大提高。

3 計算機網絡辦公自動化存在的安全隱患

網絡信息技術在飛速發(fā)展的同時也帶來了很多的安全漏洞，多種多樣的網絡病毒伺機而動，準備隨時攻入我們的網絡系統(tǒng)，這些病毒具有高速的傳播速度，且具有較強的隱藏性，通常難以被發(fā)現，也因此企業(yè)不能及時查殺消滅這些網絡病毒[4]，這些病毒一旦侵入企業(yè)內部網絡，就會造成辦公系統(tǒng)出現問題甚至癱瘓，更為致命的是，因為這些問題，企業(yè)內部數據很有可能被泄露，導致不能正常運轉，降低企業(yè)的經濟利益，給企業(yè)運行帶來威脅和挑戰(zhàn)，盡管很多企業(yè)都發(fā)現了這一問題并采取了一定的手段，但是與此同時網絡病毒也在不斷進化發(fā)展，可以說網絡安全問題不容忽視，目前計算機網絡辦公自動化技術主要面臨以下問題。

3.1 網絡黑客頻頻攻擊

企業(yè)計算機網絡辦公系統(tǒng)中難免會出現一些不可避免的網絡漏洞，這些漏洞導致系統(tǒng)很容易受到網絡黑客的攻擊侵害，他們侵入企業(yè)內部網絡將企業(yè)機密信息盜竊流出。譬如在2021 年，美國最大的燃油管道運營商科洛尼爾就曾受到勒索軟件的攻擊，網絡黑客運用加密手段將該公司的計算機系統(tǒng)封鎖，并將該公司的機密文件竊取，勒索該企業(yè)交付贖金才給解鎖，因此企業(yè)被迫關閉數日，造成了巨大的經濟損失，公司形象受到侵害。

3.2 病毒入侵

人類經常會受到各種病毒的侵害導致生病，計算機也會遭受網絡病毒的入侵導致系統(tǒng)癱瘓崩潰，互聯網技術在隨著人類社會的發(fā)展不斷進步，各種網絡病毒也隨著網絡的發(fā)展不斷變化升級，如果企業(yè)計算機網絡自動化辦公系統(tǒng)被病毒入侵，那么會造成嚴重后果，往輕了說企業(yè)相關辦公系統(tǒng)會癱瘓，導致企業(yè)工作效率降低；往重了說，企業(yè)內部相關數據會泄露流失，經濟受損，損失慘烈。自從計算機網絡出現至今，很多企業(yè)內部網絡都曾經受到網絡病毒的入侵，內部網絡被破壞感染，機密信息數據被竊取，付出了巨大的經濟損失。

3.3 企業(yè)員工操作失誤

當前計算機網絡自動化辦公系統(tǒng)運用在企業(yè)內部中廣泛面臨的一個問題是企業(yè)員工并不具備嫻熟的計算機操作技術，手法生疏，經常會出現由于自身原因誤刪錯刪重要文件資料信息的情況，導致數據流失，這一問題亟須得到重視，不容忽視，否則長久下來，必定會對企業(yè)發(fā)展產生負面影響。

3.4 機器故障問題

計算機網絡辦公自動化系統(tǒng)由很多部分組成，大大小小的系統(tǒng)各司其職，其正常運轉需要良好機器狀態(tài)的維持，每臺計算機都包含很多組件，這些組件的完好是計算機系統(tǒng)保持運轉的基礎條件，假設其中某一組件或者多個組件產生問題，出現故障，就會產生一系列的蝴蝶效應，計算機會停止運轉，導致整個辦公系統(tǒng)崩潰，無法維持企業(yè)正常的辦公需要，給企業(yè)辦公帶來阻礙和隱患，危害企業(yè)的辦公安全，給企業(yè)帶來不可磨滅的損失。

4 計算機網絡辦公自動化安全策略

4.1 加強對自動化辦公系統(tǒng)網絡安全的監(jiān)督預警

網絡黑客和網絡病毒對于企業(yè)而言具有致命的打擊，因此企業(yè)要加大對內部辦公系統(tǒng)網絡安全的監(jiān)督檢查，設立相關督查小組按時進行病毒查殺，要提前建立一套及時有效的預警系統(tǒng)，從源頭上制止網絡入侵行為，實施監(jiān)測企業(yè)內部數據的流動情況，如果發(fā)現網絡出現異常，一定要立刻采取手段，準確定位到產生異常情況的位置，高效處理問題，同時相關部門和技術人員一定要不斷改進、提升相關安全技術，并按時進行整理分析總結，爭取再次發(fā)生類似情況時可以準確找出問題源頭并精準掌控，從而消滅網絡病毒，防止網絡黑客入侵。面對網絡病毒要以預防為主，普通治理消滅網絡病毒的方法是難以用于預防病毒的，相關技術人員和管理階級一定要加強配合，爭取建立一套完善強大的病毒預防查殺安全系統(tǒng)。

4.2 對生成的數據做好備份工作，出現問題及時恢復，預防數據丟失

前文提到，網絡病毒不僅是因為它的傳播速度之快讓人心生畏懼，而且它具有非常強大的破壞力，一旦入侵企業(yè)自動化辦公系統(tǒng)就會迅速破壞、竊取企業(yè)內部的機密信息，給企業(yè)造成巨大的損失，因此為了在類似情況發(fā)生時，企業(yè)能夠減小負面影響，繼續(xù)維持正常工作運轉，一定要及時對重要數據進行備份保存留檔[5]，備份方式企業(yè)可以根據自身的情況特點進行選擇，可以直接在云端進行備份，也可以用物理方式進行備份，或者兩種備份方式同時進行，保證即使有黑客入侵或者病毒入侵時，企業(yè)也能夠利用備份好的數據做好工作恢復[6]。截止到當前為止，我國的計算機網絡技術都在以一種極快的速度迅速發(fā)展壯大，但是不可否認的是，在發(fā)展過程中仍然存在著問題和缺陷，不能徹底阻斷網絡黑客和網絡病毒的入侵，在這種形勢下，企業(yè)為了維護內部資料信息安全，勢必要做好信息備份工作[7]。

4.3 提高員工計算機方面的技術素養(yǎng)

企業(yè)應該按時組織講座或者計算機技術培訓等相關活動，積極鼓勵員工提高自動化辦公職業(yè)素養(yǎng)[8]，提升計算機技能，開展計算機網絡辦公自動化安全主題活動，加強員工安全意識，在辦公過程中時刻注意安全風險，規(guī)避隱患，保證計算機系統(tǒng)和企業(yè)內部數據的完整和安全[9]。

5 結語

當前網絡技術以一種難以估量的模式飛速發(fā)展，面對如此形勢，本篇文章以高速、發(fā)達的計算機網絡技術為背景，立足企業(yè)辦公角度，分析了企業(yè)在運用計算機網絡辦公自動化進行高效辦公時的優(yōu)勢和存在的問題[10]。值得認同的是，在運用相關系統(tǒng)化自動化辦公技術時，對于企業(yè)而言確實存在諸多優(yōu)點，可以極大程度上提高企業(yè)內部的辦公速度和辦公效率，為企業(yè)辦公提供了便利，但是與此同時我們不能忽視在運用這些先進技術時所面臨的危險情況，黑客攻擊、病毒入侵仍時有發(fā)生，不僅會泄露企業(yè)信息，更會給企業(yè)發(fā)展帶來致命打擊。企業(yè)如果想要在運用計算機網絡辦公自動化系統(tǒng)提升企業(yè)辦公效率的同時保證內部信息安全，那么一定要確保所處的辦公場所、辦公環(huán)境以及辦公網絡的安全和嚴密，只有這樣才能在保證安全的前提下，平穩(wěn)、高效地提升辦公質量。