醫療保險服務中心的檔案管理工作

閆麗青 定襄縣醫療保險服務中心

隨著信息化社會的不斷發展，信息技術逐漸應用于各個行業、各個領域，為提高檔案管理效率，醫療保險檔案管理工作的信息化發展迫在眉睫。醫療保險檔案為醫療事業的發展提供數據支撐，是醫療事業發展的核心。醫療保險檔案管理工作的優劣，關系著醫保中心的發展。醫療保險檔案是人民群眾參與醫療保險交費，參保國家醫療的唯一憑證，關乎人民切身利益。醫療保險服務中心作為主要責任單位，要切實加強檔案管理工作，貫徹落實相關檔案管理制度，不斷提升服務于群眾的責任意識，促進惠民工程高質量發展。

一、醫療保險檔案管理的重要性

醫療保險工作服務于眾多人民群眾，每一位群眾進行醫療保險報銷時，都要憑借一定的憑證。而醫療保險檔案管理就是對這些參保憑證進行收集、整理、歸檔、保存。檔案管理工作是否完善，直接關系著群眾醫療保險報銷能否順利進行。如果醫療保險檔案管理工作不到位，造成人員參保檔案遺失或不健全，將對參保人員的正常報銷造成不利影響，危害群眾利益，打擊群眾參與醫療保險的積極性，對醫療保險事業的發展產生毀滅性打擊。

在新的發展時期，醫療保險參保人員不僅僅只限于行政事業單位工作人員，很大一部分的社會自由工作者也逐漸參與進來[1]。醫療保險參保人員數量成倍增長，相關檔案也不斷增加，檔案管理工作難度日益提高。創新檔案管理方式，引入信息化技術，實現智能化管理，勢在必行。醫療保險檔案的使用者不僅僅是參保人員，還有醫療保障體系，醫保大體系對檔案數據有著的較大依賴性。醫保體系的發展離不開檔案數據的支撐，醫保體系取得發展能夠為廣大群眾謀福利，滿足群眾需求，因此檔案管理工作意義非凡。

二、醫療保險服務中心檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏對檔案管理工作的重視

隨著醫療保險參保人員的逐漸增多，醫療保險服務中心對檔案管理工作采取了一定的規范手段，但仍然存在重視度不夠的問題。具體體現在以下幾個方面：

1.在人員配置方面，隨著醫保檔案數量的不斷增多，醫療保險服務中心配備了更多的檔案管理人員，進行檔案管理工作。表面上看加大了對檔案管理工作的投入，但所配備的人員大多是由其他部門調整過來的，不是專業檔案管理人員。對檔案認識不夠，缺乏檔案管理規范化意識，沒有過硬的專業技術，不能對檔案管理工作起到促進作用。

2.對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳。領導層對業務工作的重視程度遠遠大于檔案管理工作，忽視醫療保險服務中心各個部門對檔案管理部門開展工作的協作義務，認為檔案管理完全是屬于檔案管理部門和工作人員的工作。缺乏對檔案管理聯合工作機制的重視，嚴重影響著檔案管理工作的效率。

3.檔案管理部門對自身工作的重視度不夠，缺乏責任意識。或是在檔案整理過程中不夠細致，對檔案整理工作開展馬虎，經常出現檔案資料不完整、資料遺漏、資料行文格式不正確等問題。或是在發現醫療保險檔案出現問題時，沒有及時檢查落實，進行整改，而且抱著與自己無關的心態，選擇忽視，極大地制約了檔案管理工作的高質量發展。

（二）檔案收集不及時，連續性較差

檔案管理工作中，資料收集環節是一切工作有序開展的基礎。由于醫療保險工作復雜繁多，對檔案收集管理有著較高的專業化要求，在實際檔案管理工作中，經常出現檔案收集不及時、檔案收集出現遺漏等問題。例如：

1.流動人口參保方面。隨著經濟化的發展，外出務工人員越來越多，本地務工人員也不斷增多，流動人口數量增加。流動人口醫療保險參保信息收集難度較大，檔案管理工作較為復雜。經常出現流動人口參保數據沒有及時建檔、歸檔，造成檔案移交跨年度進行。

2.工作人員態度方面。由于醫療保險檔案管理工作強度較高，檔案管理人員或是為了節約時間，或是工作態度懶散，經常出現不及時移交檔案的問題。長此以往，導致了參保人員檔案遺失，甚至無法查明是在各個業務轉交部門遺落不見，還是流失到了參保人員手中，嚴重影響著醫療保險檔案的完整性。

（三）檔案管理人員專業素質不高

醫療保險檔案管理人員，除了通過專業對口的招聘考試錄取錄用的之外，大多為行政管理人員，缺乏專業的資料管理基礎知識，制約著檔案管理工作取得進步。檔案管理人員專業素質不高主要體現在兩方面：

1.大部分檔案管理人員所擁有的檔案管理技術，都是在日復一日的檔案管理工作中摸索而來的。沒有受過專業的技術培訓，管理手段和管理方式缺乏科學性。隨著醫療保險檔案數量的不斷增加，經驗性管理素養已經不再適用現今工作，管理工作開始出現大規模紕漏。

2.醫療保險檔案管理人員，除零星幾個年輕力量之外，都是資歷較深的年長工作者，缺乏技術創新，對新的管理知識接受度較低。信息化管理不斷發展的今天，革新陳舊的管理手段勢在必行。但由于管理人員計算機操作水平有限，醫療保險檔案管理很難取得創新性發展。

（四）檔案管理工作信息化程度較低

互聯網的全面覆蓋與計算機技術的產生，給人們的生活帶來了極大的便利，各個行業、各個領域都在積極開展技術革新，醫療保險服務中心也順應時代發展的潮流，引進了相應的電子化檔案管理系統，將對互聯網技術的應用融入日常檔案管理工作。但依然存在信息化程度較低的現象，主要表現在以下幾個方面：

1.很大一部分的檔案管理人員缺乏信息化系統操作能力，且對互聯網技術的學習能力較差，難以使用電子化檔案管理系統開展日常的檔案管理工作，制約著檔案管理信息化的發展。

2.醫療保險服務中心所引進的電子化檔案管理系統，并不是最新的科技系統，信息化程度不夠高，還不能實現全智能化管理。人力與電腦相結合的工作方式，雖然相較于以往傳統的工作方式，給工作人員帶來了一定的便利性[2]。但相較于互聯網行業的發展程度，醫療保險服務中心檔案管理系統的信息化程度，依舊存在較大的上升空間。

（五）檔案資源利用率較低

傳統的檔案管理理念下，醫療保險檔案的整理歸檔，最大意義在于對檔案進行保管，忽視了檔案對醫療保險工作取得進步的重大意義，檔案資源利用率較低。主要體現在以下幾個方面：

1.在完成參保人員醫療保險檔案收集、整理、歸檔工作之后，醫療保險檔案或是被束之高閣，或是僅僅在參保者產生需求的情況下，為參保者提供檔案查閱、復印等服務[3]。資料使用面單一，沒有充分整合檔案資料，沒有下挖隱性價值，嚴重影響著醫療保險檔案的使用率。

2.醫療保險檔案資源在醫保制度制定、拍板決策等方面，都有著巨大的參考意義。在實際工作中，由于對檔案資源缺乏重視，使其失去了為醫療保障體系的發展提供參考依據的作用，導致檔案資源效用發揮不到位，徹底淪為“館藏化石”，無人問津。

三、醫療保險服務中心檔案管理問題的應對策略

（一）提升對檔案管理工作的重視

對醫療保險檔案管理工作的重視程度，直接影響著醫療保險服務中心檔案管理工作的優劣。為了提升醫療保險服務中心工作質量，要切實加強對檔案管理的重視程度，具體措施有以下幾點：

1.對檔案管理工作進行意義探究，明確檔案管理工作的重要性，樹立正確認識。在工作開展之前進行全面的摸排分析，制定合理的檔案管理措施，促進檔案管理工作規范化開展。

2.加大檔案管理工作專業化人員配置，實現每一位醫療保險檔案的管理人員都有扎實的基本功、過硬的專業技術，實現真正意義上的高質量管理，杜絕濫竽充數[4]。

3.加強對檔案管理工作重要性的宣傳力度，領導層面不僅要重視業務工作，還要重視檔案管理工作，加強醫療保險服務中心各個部門對檔案管理部門工作的協作力度，實現檔案管理聯合化辦公機制。

4.檔案管理部門要加強自身意識培育，從自身做起，重視檔案管理工作。在檔案整理過程中要嚴格仔細，避免疏漏。發現問題及時分析、研判、解決。

（二）建立健全檔案收集管理機制

嚴格的規章制度能夠為醫療保障中心檔案管理工作提供堅實的制度依靠，推動檔案管理工作順利開展。檔案管理部門應該根據自身工作實際，擬定檔案管理制度，經領導探討、審批，嚴格落實規章制度。例如：

1.對檔案收集不及時的問題。要制定切實可行的流動人口參保制度，利用大數據信息系統，精準把握當地流動人口參保數據，及時建檔、歸檔。

2.在工作人員工作態度不端正方面。制定嚴格的工作要求，與處罰機制。對工作態度懶散、工作基礎性失誤進行合理處罰，與職工薪酬掛鉤，促使工作人員端正工作態度。

3.在醫療保險檔案查閱、復印等方面，制定嚴格的規章制度，建立健全檔案查閱資格審查，各部門環環相扣，嚴肅檔案查閱流程，確保檔案管理安全。

（三）加強檔案管理人員業務培訓

檔案管理人員專業素質水平的提升，對醫療保險中心工作的有序開展具有重大意義，要通過多種手段，增強對檔案管理人員的業務培訓，提升其專業素質水平。具體措施有以下幾點：

1.聘請檔案管理專業的高學歷人才，對醫療保險服務中心檔案管理部門的工作人員進行定期技術培訓，增強其專業素養，促進檔案管理工作的高效開展。

2.利用網絡信息技術，借助信息化交流平臺，下載管理培訓課件，組織管理人員進行集中觀看學習，達到提升管理人員基礎知識水平和專業素養的目的[5]。

3.帶領檔案管理部門工作人員到工作水平較高的同類單位進行參觀學習，交流訪問。吸取兄弟單位優良的管理理念，促進自身醫療保險檔案管理工作取得進步。

（四）創新檔案管理方式，實現智能化管理

隨著參保人員的增加，醫療保險檔案數量與日俱增，陳舊的檔案管理方式已不再適用于當前的工作形勢，檔案管理方式的創新迫在眉睫。主要創新方式有以下幾點：

1.引進先進信息化檔案管理系統，實現互聯網技術與檔案管理技能的充分融合，利用先進的互聯網技術對醫療保險檔案信息進行錄入、分析、整合，實現檔案管理智能化。對年代久遠的檔案信息進行統一錄入，減少檔案信息因紙張損壞而遺失的可能性，增加檔案信息安全度。

2.利用微信平臺建立醫療保險服務中心公眾號或小程序，上線檔案管理查詢功能，創新醫療保險檔案管理部門服務群眾的方式。使參保人員能夠足不出戶完成對自身檔案信息的檢索、查閱，增加便民力度。同時，建立健全醫療保險檔案轉檔、歸檔流程，實現異地轉檔網絡化服務，提升醫療保險服務中心服務于群眾的能力。

（五）開發資源利用方式，提升檔案資源利用率

醫療保險檔案的收集整理，并不是為了增加所謂的“館藏量”，檔案的使用價值遠遠大于目前人們對它的定義。醫療保險檔案管理工作不僅能夠為人們提供檔案查閱的便利性，還能夠促進醫療保障體系的發展，為醫療保障體系的進步提供數據支撐[6]。因此，要大力開發醫療保險檔案利用方式，提高資源利用率。具體做法有以下幾點：

1.堅持以人為本，服務大眾的理念，調查研究參保人員具體需求，提供個性化服務，促進醫療保險檔案的個人使用率。

2.添設檔案信息自助查詢設備，張貼設備使用流程，實現自助化查詢。參保人員能夠通過自助查詢設備快速檢索自己所需資料，提高資料查詢效率，提升檔案資源利用率。

3.建立健全檔案數據匯總系統，不僅要為管理層面制度制定提供參考依據，還要深挖檔案隱性價值，為社會服務體系的建立與發展做出貢獻，實現社會醫療保險檔案管理工作的社會效益。

四、結語

加強醫療保險服務中心檔案管理工作，是我國惠民理念切實落地必不可少的環節。醫療保險檔案管理工作的提升，有利于促進醫療保險服務中心取得新的工作成就，最終實現醫療保障體系蓬勃發展，助力民生工程質量實現質的飛躍。面對醫療保險服務中心檔案管理問題，要做到心中有數，處理有方。正視醫療保險服務中心檔案管理工作中，缺乏對檔案管理工作的重視、檔案收集不及時、檔案管理人員專業素質不高、檔案管理工作信息化程度較低、檔案資源利用率較低等問題，通過提升對檔案管理工作的重視、建立健全檔案收集管理機制、加強檔案管理人員業務培訓、創新檔案管理方式、提升檔案資源利用率等方式，完善醫療保險服務中心檔案管理工作，推動醫療保障領域持續發展。