淺談實驗室儀器共享管理系統的建設與管理

林陶然

廈門大學 材料學院 福建 廈門 361005

引言

高校實驗室儀器設備的信息化管理是近年來國內高校實驗室建設和管理工作中的熱點話題。隨著“雙一流”高等教育強國戰略的實施，國家財政對高等教育的投入不斷加大，高校實驗室的規模日益擴充，儀器設備數量和種類快速增加[1-2]，儀器設備管理的工作量也在不斷攀升。如何提高儀器設備管理效率，提高儀器對外開放使用率，使其更好地服務高校教學科研工作，充分發揮其應有的作用，是目前國內高校實驗室管理工作面臨的重要問題[3-4]。隨著物聯網、移動互聯網、云計算、大數據等新一代信息技術的發展，建設實驗室儀器共享管理系統[5-6]，將實驗室的儀器設備通過信息化手段進行整合，實現儀器對外開放預約使用的自動化和儀器使用效益統計的信息化[7-10]，成為當下高校實驗室儀器設備進行信息化管理的主要手段。

作為實驗室儀器設備使用管理的新模式，實驗室儀器共享管理系統（下文中部分簡稱為儀器共享管理系統或管理系統）必然存在逐步完善的過程。筆者通過調研發現，不少高校建成的儀器共享管理系統，確實給儀器管理、儀器開放共享和實驗室教學科研工作帶來了巨大的便利[11-12]。但也有部分高校建成的管理系統，其運行效果并不理想，系統投入使用后并未達到提升儀器管理效率、為教學科研工作提供便利的預期，反而使得儀器開放共享使用的流程變得更加煩瑣，實驗室人員相應的工作負擔不僅沒有減輕，反而加重。甚至于有的系統建成后，被棄之不用。因此，在儀器共享管理系統建設和管理過程中必須要科學論證、科學決策，才能使其更好地服務于實驗室教學科研工作。

1 問題分析

高校實驗室儀器共享管理系統的建設和管理工作內容繁多，包括建設必要性評估論證、系統供應商調研、招投標、基礎設施準備、開工建設、系統調試、項目驗收、數據遷移、日常管理維護、階段性升級等多個環節。一旦其中個別環節存在問題，就會使系統的運行效果打折扣。筆者通過調研，將存在的問題列舉如下：

1.1 系統供應商開發的管理系統，其穩定性、可靠性、安全性和易用性無法滿足高校實驗室儀器設備管理、使用和共享的需求

穩定性、可靠性、安全性和易用性是管理系統的基礎性指標，是其能否勝任儀器設備信息化管理工作的關鍵要素。穩定的實驗室儀器共享管理系統，能保證實驗室日常教學科研工作的穩定狀態不受干擾，提升實驗室人員的工作效率；可靠的儀器共享管理系統，能提高儀器設備開放使用率等相關信息統計的準確性，使統計人員和上級部門能通過信息化手段獲得真實的數據，進而對儀器開放使用效益做出準確評估；安全的管理系統，能使儀器實驗數據避免泄露的風險，保證高校實驗室教學科研成果的安全保密性不受威脅；易用性好的管理系統，能使實驗室人員無須耗費大量時間和精力來學習和適應系統的使用方法，從而提升他們的管理效率。

當下，隨著高校實驗室建設的不斷推進，實驗室儀器管理信息化升級的需求日益增加，越來越多的系統供應商參與了高校實驗室儀器共享管理系統的建設。但有些供應商開發的系統，無論是穩定性、可靠性、安全性還是易用性，都未能達到高校實驗室信息化管理要求。而有的高?；驅嶒炇覄t未對供應商的資質進行充分細致的審核，對其所提供的管理系統未給予深入和足夠的考察，最終導致選用系統的效能難以達到實驗室儀器管理信息化的要求。

1.2 管理系統的軟件架構未能很好地匹配相關高校實驗室的學科特點，且不具備開放的、自適應的升級擴展性

各個系統供應商開發的管理系統，其軟件架構可能各不相同，這就導致系統的用戶界面和操作邏輯各不相同。而不同高校、不同院系的學科特點也各不相同，故其教學科研模式、實驗室儀器設備管理和使用方式也各不相同。因此，有的管理系統可能與某些高校、某些學科的實驗室儀器管理模式和信息化需求較為匹配，而與其他高校、學科的模式和需求匹配度較低。如果相關高校或實驗室對管理系統軟件架構、用戶界面和操作邏輯的調研、評估和比較工作做不到位，就會導致系統建成之后，不僅普通用戶使用不順手，管理員維護也不方便，信息化管理效率無形中打了折扣。此外，有的高校學院所在的學科發展迅速，實驗室數量和規模擴充迅猛，實驗室儀器管理信息化需求的等級不斷提高，而其采用的管理系統軟件架構較為封閉、陳舊，可擴展性差，那么隨著時間的推移，該系統會因為逐漸跟不上學科發展和實驗室擴張的速度而淪為信息化升級路上的障礙。

1.3 系統管理員缺乏維護好系統所必需的技能，無法滿足信息化發展的要求

高校實驗室的教學科研儀器都需要扎實掌握儀器工作原理和精通儀器使用與維護的管理員，才能保證儀器很好地服務于日常教學科研工作；同理，實驗室儀器共享管理系統也需要扎實掌握網絡服務器技術和擅長操作系統維護的管理員，才能讓系統提升儀器管理效率的作用得到充分發揮，滿足儀器信息化管理的需求。目前，高校實驗室建成的儀器共享管理系統中，有部分是由非信息技術專業的實驗室工程技術人員兼職管理，而他們往往在網絡服務器和操作系統等相關領域缺少必要的知識儲備和足夠的經驗積累，這對管理系統的正常運行和定期維護是不利的。

1.4 管理系統的數據遷移工作沒有做到位，無法確保儀器的管理方式完全信息化

在儀器共享管理系統投入使用之前，實驗室的教學科研儀器設備都已建立各自的一套管理信息檔案，內容大致包括儀器管理規章制度、儀器操作流程和學習資料、使用記錄和實驗數據、培訓考核結果與上機人員信息、儀器維護與維修記錄等。管理系統投入使用之后，儀器管理員務必將對應儀器的管理信息檔案進行數據遷移，將其完整地遷移到系統上，才能保證信息化升級前后儀器管理工作的連續性與完整性。有些高校的實驗室由于各種原因導致數據遷移工作沒做到位，使儀器的管理信息檔案僅有部分成功上線管理系統，其他部分仍然游離于系統之外，這樣一來，儀器管理員管理儀器就不得不頻繁地在系統線上和線下之間來回切換，儀器管理的效率無法得到充分提升。

2 改進對策

實驗室儀器共享管理系統建設和管理中存在的各種問題會對系統運行產生不利的影響。因此，要想改善系統的運行效果，需要多管齊下，多措并舉，從多個方面進行改進。為此，筆者提出如下改進對策：

2.1 認真做好供應商及其開發的管理系統的調研工作

高校實驗室在建設儀器共享管理系統之前，應做好充分的調研準備：①審核并確定供應商是否具備從事開發管理系統的相關資質；②試用不同供應商開發的管理系統，認真分析系統的各項優缺點并進行比較，尤其是系統的穩定性、可靠性、安全性、易用性和軟件架構的比較；③結合實驗室所在學院的學科特點、學科發展狀況、儀器使用管理模式和信息化需求，遴選出最合適的管理系統。在此基礎上，可以結合參考該管理系統的市場占有率、用戶口碑及供應商的售后服務質量。調研工作應盡可能做到仔細、充分，以保證選用的管理系統達到要求。

2.2 加強信息技術人才隊伍建設，必要時組建儀器信息化管理團隊

高校實驗室在制定儀器共享管理系統建設計劃的同時，應著手信息技術人才隊伍的建設。所需的信息技術人才可通過招聘引進，也可通過對現有的工程技術人員進行培訓實現。不同學院的學科特點、學科發展狀況、儀器使用管理模式和信息化需求不同，其實驗室建設的管理系統在軟件架構上也有可能不同。各學院應從自身實際出發，根據管理系統的軟件架構培訓或引進符合需求的信息技術人才。有些學院的實驗室規模大，建設的管理系統體量大，內容多，架構復雜，在單個系統管理員無法保證系統正常運行時，就需要由學院組建管理團隊，由團隊中的各成員分工負責系統管理工作的各方面，如系統維護、信息增刪和收費統計等，大家各司其職，通力協作，共同把系統管理好。

2.3 認真制定數據遷移工作方案，做好數據遷移工作

實驗室儀器共享管理系統建成之后，之前各儀器所建立的各自管理信息檔案應當進入新的管理系統，此時認真制定數據遷移工作方案十分重要。制定方案必須做到：①盡可能做到所有儀器設備全覆蓋。這樣可避免少數儀器檔案數據未進行遷移而游離于系統之外，不利于儀器設備的統一信息化管理。②切勿急于求成。有的儀器使用率高，儀器管理信息檔案內容多，數據遷移所需時間長，盲目加快遷移工作進度會影響遷移效果，甚至造成遷移失敗。③注意兼容性問題。有的儀器管理方式較為特殊，與系統存在兼容性問題，短期內無法順利地進行數據遷移，需要進一步研究解決辦法，完善數據遷移工作方案。儀器管理員在保證儀器正常運行的前提下，可對儀器管理方式進行適當修改，使其適應管理系統。系統供應商也可為該儀器開發定制的兼容性模塊，改善儀器與系統的兼容性。④制定遷移工作應急預案。為避免數據遷移過程中因停電或系統停機而影響遷移工作的正常進行，管理人員和供應商應制定切實可行的應急預案，以保證遷移工作的順利進行。

3 結束語

實驗室儀器設備進行信息化管理是一個大趨勢，必然會有越來越多的高校實驗室推行和實施。隨著儀器共享管理系統建設的推進，必將對系統的建設和管理提出越來越高的要求，管理系統的建設與管理工作必然還會遇到新的問題與挑戰。這就需要每一位參與信息化管理工作的人員，從各方面努力思考和探索，解決所遇到的問題，使之逐步完善，充分提升儀器共享管理系統的運行效果，提高儀器管理水平和儀器對外開放使用率，更好地服務于高校教學科研工作。