現代信息技術對單位檔案管理的影響和對策研究

周信泉

濰坊市坊子區交通運輸局 山東 濰坊 261200

引言

檔案是單位工作中的信息載體，有效的檔案管理在于針對單位的諸多信息資源來進行收集、整合與利用，并同時形成后續工作經驗和指導建議，也為單位的風險規避提供必要的參考，有著十分顯著的重要價值。目前，伴隨著我國網絡技術的持續性發展，現代信息技術在單位檔案管理中的應用越來越廣泛，并延伸出了新的檔案管理理念和檔案管理模式。從二者對比來看，現代信息技術在檔案管理中的應用，有效提高了單位檔案管理的效率，優化了單位檔案管理的流程，并同時降低了單位檔案管理中的成本支出。同時，現代信息技術在檔案管理中的應用，也提高了檔案信息資源的整體利用率?；诖耍€需要單位方面進一步做好現代信息技術在檔案管理中的融入。

1 現代信息技術對單位檔案管理的影響分析

1.1 現代信息技術對單位檔案管理流程的影響

一般認為，在單位組織各項業務活動時，往往會保存一些具有價值的文件，而當這些文件經過篩選后，便會作為單位檔案的一部分被保管起來，這就是檔案形成的基本過程[1]。那么在單位面臨著大量文件資源時，文件資源的篩選同樣是一項十分龐大、十分復雜的工作。工作人員不僅僅要對其進行分析和判斷，也需要在完成篩選后，對有留存價值的文件材料，按照文件資源的類型、時間和載體類型等做好分類，最終形成可以進行存儲的檔案。由此可見，傳統模式下單位檔案管理的流程是十分煩瑣的，需要具備專業的檔案技術支撐，還涉及了大量人力成本的支出?；诖?，通過現代信息技術的應用，將傳統線下檔案管理方式轉變成了線上檔案管理方式。期間，僅通過計算機軟件，便能夠參照設計后的標準來對海量的文件資源進行統一處理，模式化的進行篩選，切實減輕了人員的工作量，也提高了單位檔案管理的整體效率。

1.2 現代信息技術對單位檔案管理人員的影響

在現代信息技術背景下，對單位檔案管理的影響體現在多個方面，在檔案管理人員的要求方面影響明顯。那么從具體的人員影響表現來看，主要如下[2-3]：①首先是檔案管理人員的總體工作量得到了顯著的降低。一些傳統的檔案管理工作，諸如檔案歸類、檔案接收、檔案時間排序等，都可以通過計算機來完成。同時，在簡化了人員工作量的同時，讓檔案人員與其他工作人員的溝通交流更加簡單，一定程度上弱化了人員之間的矛盾和沖突；②其次是對檔案管理人員的素質要求更高了?，F代信息技術的應用雖然在一定程度上減輕了人員的工作量，但隨著而來的是對檔案管理人員綜合素質的新要求。作為檔案管理人員，不僅僅要具備檔案管理的基本業務能力，也需要熟練掌握計算機技能。包括軟件的使用管理、計算機與檔案業務流程的融合操作等。因此，在今后檔案管理人員培養和考核中，針對計算機等現代管理技術的應用等，也必然會發生相應的轉變。

1.3 現代信息技術對單位檔案管理理念的影響

在現代信息技術應用的過程中，同樣給單位檔案管理的理念帶來了影響。一般認為，在傳統檔案管理工作中，管理人員對工作的認知僅僅停留在了檔案資源的收集和保管方面，普遍是一種基礎性的工作。是在明確制度指導下，按部就班地進行操作[4]。一方面是要維護好檔案的安全性，避免檔案出現丟失、損壞等問題。另一方面則普遍缺乏創新意識。而隨著現代信息技術的發展和應用，針對檔案管理的模式、制度、理念等多個方面都帶來了新的思路?，F階段的檔案管理已經成為單位內部管理的重要環節，也是單位運行發展的重要環節。

2 現代信息技術背景下單位檔案管理面臨的重要問題

目前，把隨著現代信息技術的持續性發展，現代信息技術的應用越來越廣泛，并不斷深入到了單位財務管理、人事工作等多個方面?；诖耍趩挝粰n案管理工作中，同樣需要做好現代信息技術的應用，切實發揮出現代信息技術的優勢和作用，以此來推動單位檔案管理的有效創新，切實提高檔案信息資源的利用率[5]。但是從目前實際情況來看，在部分單位檔案管理信息化建設的過程中，仍伴隨著一些問題。例如缺乏長效的檔案管理信息化建設機制，僅僅是在檔案管理信息化建設的初期投入了部分資金，購入了部分設備，但卻缺乏后續的投入，并同樣也缺少對信息化的維護，這就導致了信息化系統和信息化設備在長期得不到維護的基礎上，出現了諸多現代化設備閑置、與日常管理工作脫節等的問題，影響了信息化建設的價值和作用。此外，在單位完善信息化技術和設備的過程中，卻沒有對人員做好培訓來提升現代管理技術和技能，導致現有工作者，難以有效利用信息化手段，同樣影響了信息化建設的效果。

3 現代信息技術在單位檔案管理中的應用策略

3.1 建立完善的檔案信息化管理系統

結合以上問題，在單位檔案管理應用現代信息技術的過程中，首先需要建立起完善的檔案信息化管理系統。期間，單位方面需要結合自身檔案管理的實際情況和實際需求，切實做好相應方案的設計，并同時完善信息化檔案管理的配套預算，有針對性地導入資金，以此來確保檔案管理信息化系統的順利建設。在保證檔案管理文件接收、篩選、分類、存儲等多個環節，打造一站式的工作標準流程。那么在具體檔案管理信息化系統建設中，則是需要分別從信息化軟件建設和信息化硬件建設兩個方面入手[6]。首先從檔案管理信息化軟件建設來看，應當先行完善與業務相關的軟件。包括檔案自助查詢軟件、文件資源分類軟件、權限設置管理軟件等。其次，從檔案管理信息化硬件建設來看，主要包括掃描設備的購入、存儲設備的購入，服務器的更新等。其中，尤其是要做好單位內部數據庫的建設，并保證數據庫的充分存儲容量，以此來滿足單位運行中的檔案信息資源存儲需求。

3.2 制定健全的檔案信息化管理制度

在現代信息技術的單位檔案管理工作中，還需要進一步健全檔案信息化管理的制度。目前，基于現代信息技術的發展和應用，單位檔案管理正在從傳統的人工模式不斷向著信息化的模式邁進。因此，隨著模式的變化，相應的制度同樣要做好調整，以此來聚焦具體檔案管理工作的展開，構建起統一明確的標準、規范和流程，營造出穩定的工作秩序。那么從具體的檔案信息化管理制度建設來看，主要體現在以下兩個方面。首先，單位需要進一步健全檔案的接受制度。由于傳統的檔案管理是人工模式，那么檔案的接受自然時以紙質形式來完成的。而在現代信息技術應用的過程中，電子檔案逐漸取代了傳統的紙質檔案?；诖?，還需要切實完善有關電子檔案的相關接受制度。其次是要進一步健全檔案管理的借閱制度。期間，主要針對用戶的檔案借閱行為，切實做好用戶的資格審查，并明確具體的檔案借閱流程。

3.3 培養復合型檔案管理人才

前文中也曾談到，隨著現代信息技術的發展和應用，針對單位檔案管理的人才建設同樣提出了很多新的要求。作為檔案管理人員，不僅僅需要具備扎實的基礎能力，也要做好自身的信息素養提升。但是從目前的實際情況來看，單位方面對人員的素質建設仍存在一些問題。尤其是現存檔案管理人員，大都是臨退休人員或者是兼職人員[7]。一方面是本身便缺乏檔案管理的基礎能力，另一方面則是缺乏學習的態度，不能夠有效掌握現代信息技術?；诖?，單位的人才建設同樣要做好以下幾點工作。首先，強化人員的進入考核，明確具體的崗位標準。同時，做好與各大高校的合作，通過高校的教育資源導入和單位的實踐資源整合，來構建持續性的人才培養平臺。其次，做好現有人員隊伍的培訓。期間，可以導入實際的工作案例，通過案例分析來整理問題、總結方法、積累經驗，并結合現代信息技術的實際應用情況，一并做好人員的信息素養提升。尤其是對信息化軟件、硬件的操作、維護、保養流程方面的培訓。最后，進一步做好人員的管理工作，完善人員的責任機制和獎罰機制。不僅僅是從行為方面提高人員的整體水平，也需要從意識和理念角度來做好人員的引導，充分發揮出人員的積極主體作用。

3.4 做好單位電子檔案的安全保障工作

在單位檔案管理工作中，應當切實做好檔案的安全保障工作。尤其是隨著現代信息技術的普及，電子檔案也面臨著更多的風險。那么從單位工作的情況來看，針對傳統紙質檔案的安全保障，已經形成了一套相應完善的制度。但是在面對電子檔案時，仍需要進一步對管理方法進行創新和優化。其中，一方面是需要認識到電子檔案的特殊性，尤其針對電子檔案的源頭來做好把控，強化加密效果。另一方面則是針對電子檔案做好分級管理。主要是結合隱私性、重要性等不同指標來予以劃分。此外，單位方面還需要做好云服務器的建立，通過云服務器來對電子檔案進行存儲，達到更安全的效果。

3.5 積極轉變和更新單位的檔案管理理念

在基于現代信息技術的單位檔案管理工作中，還需要進一步做好單位檔案管理的理念革新。通過理念革新來認識到現代信息技術的重要性和價值，并對后續的行為進行指導[8]。同時，單位和管理人員也需要在新常態背景下，重新審視檔案管理工作，重新認識檔案管理工作的價值和意義，尤其是在單位決策、運行和風險規避等多個具體環節中的價值和意義。其次，通過理念革新，營造出由上至下的信息化氛圍。前文中也曾談到，目前現代信息技術不僅僅是投入到了單位的檔案管理中，也涉及著單位的財務管理、人事管理等多個環節。因此，信息化氛圍的建設同樣要滲透到單位內部的每一個部門中，強化每一個崗位的信息能力。此外，檔案管理工作本身也必然會與其他部門進行溝通和交流，形成互動。因此，整體內部氛圍的信息化建設，也能夠為檔案管理的信息化發展創造出更有利于的條件，夯實關鍵性基礎。

3.6 加強單位檔案管理中的現代信息技術設備投入

在單位檔案管理應用現代信息技術的過程中，應當切實做好信息化中的資金投入，完善技術設備。但是目前部分單位僅僅是前期的資金和設備投入，缺乏后續的維護與管理?；诖?，還需要從全過程來對其進行考量，完善配套機制。既要通過資金的投入，完善相應的技術、設備，也需要做好技術、設備的管理，加強檢查，做好維修養護。同時，針對人員一并開展培訓工作，結合單位檔案管理的實際情況和實際需求，有針對性地制定具體建設方案，具有十分重要的現實意義。

4 結束語

綜上所述，在新常態背景下，做好檔案管理工作是保證單位運行的關鍵。通過檔案信息資源整合與利用，有效融入單位決策、管理和風險規避等多個方面，進而推動單位的健康有序發展。其中，現代信息技術的應用，客觀上改變了傳統單位檔案管理的模式，但同樣也出現了一些新的問題，還需要切實做好現代信息技術背景下的優化處理工作，全面加速推進檔案管理理念轉變、方法革新、模式創新、安全保障、設備優化等，以此來提高單位檔案管理的整體效果。