防疫常態化背景下高校突發事件檔案工作模式研究

竇海燕

（江蘇財經職業技術學院，江蘇 淮安 223003）

2020年新年伊始，新型冠狀病毒肺炎COVID-19在全球突然暴發，世界衛生組織將其定性為“國際關注的突發公共衛生事件”，中國啟動了史無前例的最嚴格、最徹底的防控舉措。疫情暴發以來，高校根據中央、省市各級要求并結合自身實際，全面落實防控舉措，并在做好疫情防控的同時，采取多種方式開展線上教育教學工作，也產生了大量疫情防控期間的特殊檔案，做好疫情防控檔案的收集整理利用對檔案工作者是一個考驗。在目前國內疫情基本穩定，防疫成為常態化的大背景下，高校開展面對重大突發事件的檔案工作模式研究，具有現實意義。

一、高校突發事件檔案的內容

根據2021年6月1日正式實施的國家檔案局第16號令《重大活動和突發事件檔案管理辦法》，“突發事件是指突然發生，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛生事件和社會安全事件。突發事件檔案，是指在舉辦重大活動和應對突發事件過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”［1］

高校突發事件是人為原因、自然原因或社會政治原因等多種因素引發的，無法事先預測，在校園內突然發生的，或者事件發生在校外，但與學校的人、事、物有密切聯系的，同樣對校園正常管理、教學、生活秩序造成巨大影響的事件。社會公眾對涉及高校的突發事件關注度極高，事件處置不當或不及時，會在事情的基礎上迅速發酵放大，甚至流言謠言四起，非常容易破壞正常校園秩序，給高校管理工作和師生身心健康帶來巨大壓力。突發事件檔案是高校在處理突發事件過程中直接形成的文字、圖片、音頻、電子信息等各種原始資料，是對事件有價值的最真實的記載，它是高校對事件進行系統、科學、客觀的分析與總結，以及對將來進行警示防范的重要參考資料，突發事件檔案也是屬于高校檔案資源基礎建設，構建“高校記憶”特殊而重要的組成部分。

按照高校管理的特點，高校以下幾種類型的突發事件發生頻率較高。一是公共衛生類突發事件。包括傳染性疫病、食品衛生安全事故等，如2020年江蘇徐州某大學獨立學院22名學生診斷為肺結核，給師生健康安全帶來極大影響，也引發了輿論強烈關注。二是公共安全類突發事件。包括消防安全、交通安全、實驗室安全等。此類突發事件易直接導致人身傷亡，危害性較大，容易在校園中形成不安、恐慌的情緒，甚至可能導致傷害再次發生，對社會、校園的安定造成威脅。三是大規模群體性突發事件。包括國內外重大政治事件引發的影響校園安全穩定、校園內部管理服務不足引發師生的不滿等問題，如引起集體靜坐、示威、網絡串聯引發輿情等。四是心理健康類突發事件。高校學生心理健康類事件發生呈增長趨勢。學生的意志、性格不成熟，敏感而脆弱，缺乏抗壓性和自我調節能力，容易導致心理異常和扭曲，在家庭、學業、戀愛、人際關系等各項活動中存在的極小問題，往往都能夠成為突發事件的誘因。五是自然災害類突發事件。包括洪水、地震、極端惡劣天氣等自然災害，一旦發生將對師生的生命安全和財產安全造成嚴重危害。

二、高校突發事件檔案的特征

（一）產生的不確定性

這是高校突發事件檔案最主要的特征。高校人員密集性大，集體的連接度高，人群來源廣，思想活躍，活動頻繁，事件發生的時間、地點和方式無法提前預知，前因后果無法提前預料和把控，相關檔案的內容、產生時間也就存在著不確定性，只能隨著事件發展而隨機變化。

（二）來源的分散與內容的廣泛性

突發事件的發生往往一果多因，可能涉及政治、自然、環境、人員、心理等眾多方面，事件的發生因素相互交織。突發事件是突然爆發的，但是事件過程有潛伏期、發生期、高潮期、緩解期、恢復期幾個階段，而且在處理過程中還有反復的可能。從事件的發生、應對、發展到處置結束，檔案的涉及面極廣，且并不屬于日常歸檔范圍。它既有國家層面的法律法規，上級的指示精神，有來自如公安、國安、消防、衛生防疫等部門的調查材料、處理決定，有學校黨委、行政、宣傳、教學、學生、保衛、后勤等參與事件處置部門形成的會議記錄、通知、申請、報告、決定以及對事件的詳細調查材料，有學校師生參與事件形成的材料，以及事件導致的正負面輿情材料、媒體網絡宣傳報道等，這一系列原始材料從各角度各環節完整、客觀記錄了事件的整個過程。凡是在事件過程中有價值的各種部門、載體的記錄材料都要納入收集范圍。

（三）載體的多樣性

現代社會信息來源載體具有多元化特點，要堅持“大檔案”的觀念，盡可能地完善檔案的收集范圍，除了傳統的文書、實物、照片檔案外，還有新媒體類平臺的相關內容如網頁新聞、官微、官博、貼吧以及社會自媒體的相關信息內容，都要納入收集范圍，才能全面系統地反映事件的全貌。這就要求檔案工作人員也要具有較強的信息素養和收集工作敏銳性，及時主動地收集歸檔相關信息和工作記錄。如果在事件發生時因特殊原因沒有能及時收集完整，也可通過開展口述歷史研究，將經歷過重大事件的師生員工的“個人記憶”落實為檔案。

（四）形成的階段性

對突發事件的處置短則數日，長則數月，在這個階段內檔案會迅速地大量地形成，事件處置完畢后，基本不會再圍繞此事件形成材料，也不再是相關部門的工作重點。因此，檔案部門要及時開展收集，加大收集力度，防止檔案散失，要同步開展設計簡潔實用的專題檔案數據庫和開展專題檔案編研，為整合檔案資源奠定良好基礎。

三、高校突發事件檔案工作的價值

（一）留存憑證

檔案是高校記憶的主要呈現方式，是歷史的真實反映。檔案具有記憶屬性，但是檔案并不是“記憶”本身，它是集體（社會）記憶的實物表現形式。在突發事件中留存的原始檔案資料，是記載高校在特殊時期應對危機最完整和直接的“第一手材料”，具有不可替代的憑證價值，是高校檔案資源特殊而重要組成部分，它真實地再現歷史事件發展的軌跡和過程，在未來研究此段歷史經驗時，它是最有說服力、最權威可信的資源，對今后的追根溯源、工作查證、表彰追責、歷史研究等，具有十分重要的意義。

（二）總結經驗

檔案是歷史的鏡子，加強突發事件檔案建設，是高校在發展過程中的特殊總結。突發事件檔案可以展現現實，多層次、多側面、多角度地反映現實高校文化內涵，在檔案中探尋事件內在的規律，探索經驗教訓，可為高校治理重大突發事件提供經驗和理性認識，為未來發展中預防和應對類似事件的科學決策提供歷史借鑒。

（三）教育警示

突發事件檔案是高校開展安全警示教育的重要資料來源。加強突發事件檔案建設，是對非常時期或校園特殊事件中的經驗教訓的完整總結。發揮突發事件檔案的警示、教育、宣傳作用，通過突發事件檔案可以幫助學校管理者和師生了解歷史經驗教訓，構建有效的突發事件預防體系，提高事件應對能力。如通過展示心理健康事件檔案編研成果，對師生進行心理知識宣傳與教育，引導師生注重心理健康，減少類似事件的發生。又如在新冠疫情防控過程中，協助相關部門利用檔案資源開展宣傳，讓公眾及時了解疫情知識，加強科學信息傳播，增強抗疫信心。還可以利用檔案展示其間涌現的先進模范人物的榜樣力量，倡導校園正能量，促進師生心懷家國、勇于擔當。

四、防疫常態化背景下高校突發事件檔案工作模式的構建

（一）健全面向突發性事件的檔案應急響應機制

2020年頒布的《中華人民共和國檔案法》第二十六條，“國家檔案主管部門應當建立健全突發事件應對活動相關檔案收集、整理、保護、利用工作機制。檔案館應當加強對突發事件應對活動相關檔案的研究整理和開發利用，為突發事件應對活動提供文獻參考和決策支持。”［2］給予檔案工作有力的法律保障。要從頂層設計層面明確檔案部門響應與參與機制，將檔案工作嵌入各項工作系統和各項應急預案中，明確職責，形成突發事件下健全完善的檔案網絡，使突發性檔案工作規范化、科學化。

（二）構建高校突發事件檔案應急預案框架

一方面學校要加強頂層設計，重構工作流程，建立科學、規范、切合本單位實際情況的檔案工作流程及其運行保障機制。檔案部門要“未雨綢繆”，制定《重大活動和突發事件檔案管理辦法》，還要開展多方調研，針對高校易發的不同類型的突發事件，編制不同類型的檔案工作預案。預案的內容要細，指導性要強，要對應不同類型事件界定不同的立卷歸檔范圍，規范收集整理標準，構建起高校突發事件檔案預案的基本框架。另一方面，在事件發生后，檔案部門要立即啟動預案，主動與相關部門聯系溝通，建立起通暢的資源收集渠道。根據事件的發展進程和事件性質，按照預案框架，制定檔案工作細則，全程跟進，保證檔案工作在突發事件處理過程中不缺位。

（三）加強“收、管、用”，優化突發事件檔案管理策略

1.突發事件檔案的收集

檔案的“收”永遠是檔案工作最關鍵最基本的問題。有完整的“收”，才有規范的“管”和有價值的“用”。

突發事件檔案的收集要遵循的原則。一是要遵循應急處置優先原則。雖然檔案部門要在第一時間介入檔案收集工作，但是鑒于處置突發事件時間的緊迫性，檔案的收集要靈活應變，此時首要保障的應該是事件應急處置順利進行，檔案工作者可密切關注事件發展但不可影響事件處置工作，當事件初步平穩后，及時開展收集工作。二是要遵循應歸盡歸原則。由于突發事件檔案具有階段性特征，在收集突發事件檔案過程中，如果錯過了收集的最佳時機，容易造成檔案缺失的遺憾。要堅持“寧寬勿嚴，寧多勿少，寧濫不缺”，先廣泛收集而后再進行整理、鑒定，形成最終歸檔檔案。三是要遵循保密原則。突發事件在沒有妥善處置完畢前隨意散播相關信息會造成較大的社會負面影響，某些事件也可能會涉及機密以及涉及個人隱私，檔案工作者在收集過程中要增強工作責任感，嚴守檔案保密制度。

突發事件檔案要創新收集方式。國家檔案局發布的新冠肺炎疫情期間防控檔案工作的通知中明確提出“各級檔案部門要充分利用現代通信技術，靈活采用電話、辦公網、短信、微信、移動客戶端等適宜方式，加強對疫情防控材料收集歸檔工作的業務指導，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸。”［3］在互聯網時代，各種辦公與教學APP、QQ、微信等都是重要的工作手段，在新冠疫情防控期間大量的文件、通知、信息都是通過新媒體平臺發布的。在這種特殊時期，檔案部門要打破常規模式，要變后端保管為前端干預，運用采取主動收集、跟蹤收集、線上線下同時收集、合作收集、征集等多種收集方式，保障檔案在第一時間應收盡收、應歸盡歸。面對檔案載體的多樣，檔案部門就要做好收集與歸檔方式的應變準備，使突發事件檔案資源更加詳細和立體。

2.突發事件檔案的管理

在資料大量收集后，檔案部門要及時組織專業人員進行鑒定，對缺少的資料及時補全，有疑問的資料要進行認證，去粗取精，去偽存真，開展專業規范的檔案整理。

高校突發事件檔案與傳統文書檔案不同，它不屬于某種單獨門類檔案，也沒有固定的組織機構，不能按照一般文書檔案整理。對于突發事件檔案應以事件發展時間線為軸，使用專題檔案的形式，統一保管期限，相對獨立地進行編目與排架，維護事件的內在聯系，杜絕同一個事件檔案因按照不同門類檔案被分散保管后，對信息編研以及后期利用造成不便的弊端。

3.突發事件檔案的利用

突發事件屬于低頻發生事件，利用意義更多在于它的警示作用。檔案部門要有效利用有關專題資料，要從提高突發事件檔案利用價值及利用便捷性出發，開展突發事件檔案的資源信息化數字化建設，對突發事件檔案進行原始檔案的粗加工的一次文獻編研、再對一次文獻編研中相關信息進一步提煉邏輯性更強的二次編研、在一次二次編研的基礎上進行系統分析開發研究的三次文獻編研，對檔案進行多維度、多層次綜合性開發，形成不同深度的專題資料和編研成果。按照突發事件檔案資源的多來源、多種類、多載體的特點，突發事件檔案編研的載體類型可劃分為以下幾種：一是文件類。主要包括事件管理過程中使用的相關政策、法律法規、學校制度、各類記錄、報告及上級批復等。二是圖片類。主要包括事件管理過程中產生的相關照片。三是音視頻類。主要包含在事件過程中產生的錄音、錄像及其他多媒體技術信息，展示事件治理相關過程。四是網頁信息類。妥善整合事件處理過程中的網絡反饋內容、新聞媒體報道、官微官博等各方面信息，為事件處理形成記錄完整的信息環。

五、結語

綜上所述，高校突發事件檔案工作模式要從重視頂層設計、健全響應機制、構建預案框架、優化管理策略入手，在突發事件檔案管理工作中同步推進，檔案工作“制度硬”“收得全”“管得好”“利用快”，檔案的價值才能得到最閃亮的體現。