醫療控股集團分院設備資產的精細化管理

韓江

西安存濟醫學中心有限公司設備科 （陜西西安 710032）

醫療健康產業是我國國民經濟的重要支柱產業[1]。近年來，為促進醫療器械行業的健康發展，國家不斷推出新的政策措施，同時，隨著醫療科學技術不斷發展，醫療衛生行業也迅速發展，越來越多的醫療控股集團投資醫療產業。這些控股集團為加強對各分院的統一監管，醫療物資管理一般采用供應鏈物資采購管理模式，即物資采購由集團供應鏈部負責，各分院設備科承擔醫療設備的申報審查、醫療設備資產管理和設備維護保養等職責[2-3]。我院是由通策醫療投資股份有限公司投資建設的民營醫院，為發揮醫療設備的最大價值、利于集團管理，結合醫院實際情況，從建立兩級管理制度、檔案管理、設備臺賬建立及設備普查4個方面實現了醫院設備資產的精細化管理，并取得了良好的成效，現報道如下。

1 建立兩級管理制度

我院物資采購由集團供應鏈部負責，設備科需要負責全院的設備資產管理和維護維修，但是醫院設備科人員配置有限，設備管理員及工程師的配置一般為1～2名，難以對全院設備進行全方位的管理與維護，所以設置專職設備管理員、建立設備科和臨床科室二級管理制度具有重要意義，能極大提升設備管理效率[4-5]。未設置及設置臨床科室設備管理員的管理模式分別見圖1、2，比較兩種模式可以看出，設置臨床科室設備管理員后，設備資產由一人平面管理變為了兩級垂直管理，強化了設備管理效能。

圖1 未設置臨床科室設備管理員的管理模式

圖2 設置臨床科室設備管理員的管理模式

我院在應用供應鏈系統前采購了大量醫療設備，這些設備未能及時有效地進行記錄和管理，導致醫院供應鏈系統中醫療設備臺賬不全、部分設備重復登記等。為加強醫院醫療設備資產管理，醫院設置了臨床科室設備管理員，建立了兩級管理制度，通過兩級垂直管理，自上而下實行醫療設備的核查登記，形成了完備的設備臺賬，極大提高了醫療設備管理的效率和精度。

因臨床科室是醫療設備的直接使用者，設置臨床設備管理員后，要強化臨床設備管理員落實臨床科室的設備管理職責，定期對臨床科室設備管理員進行相關培訓，培訓內容包括設備銘牌信息介紹、日常清潔消毒、電氣安全及水路設施檢查、環境溫濕度監測、每日設備功能檢查及設備使用注意事項等[5]，以便設備管理員有效地發揮設備科與臨床科室的銜接作用。

2 建立醫療設備檔案

醫療設備檔案管理是醫院管理的重要內容之一。隨著醫療衛生行業及電子技術的迅速發展，醫療機構不斷引進、更新具有高新技術的醫療設備，設備種類繁多，此時更有必要做好設備檔案管理、提高設備的有效使用率。設備檔案必須保證真實性、完整性，內容涉及醫療設備采購前后的處理，應制定相應的管理流程并明確檔案管理的內容，具體包括申購資料、采購資料、安裝驗收資料、隨機資料、錄入設備資產資料及報廢資料等[6]。

隨著信息化技術的發展，電子檔案信息管理應運而生，將設備的所有信息掃描錄入歸檔并生成二維碼，一臺設備對應一份紙質檔案和一個二維碼（電子檔案），這種信息化方式可以使檔案查閱更精確、更快捷，且資料不易丟失[7]。目前大部分三甲醫院運用了該技術，即設備科保管紙質檔案，并將二維碼粘貼于設備的明顯位置，醫院工作人員通過手機掃描二維碼登錄個人賬號就可以隨時查閱相關資料。

為使新進醫務人員熟悉設備使用、醫院工作人員能夠隨時查看設備采購資料，結合設備科實際情況，利用信息化手段強化對醫療設備的檔案管理：對紙質醫療設備檔案資料按照使用科室、采購年度等進行了歸納整理，同時將設備申購資料、驗收隨機資料等掃描生成壓縮文件，上傳至醫院知識文檔庫，醫院工作人員只要登錄個人賬號就可以進行查詢和學習。

3 建立醫療設備臺賬

完整清晰的設備臺賬可以使管理者對醫院的醫療設備固定資產情況一目了然，從而強化醫療設備固定資產的管理，并為下一步醫療設備采購工作提供依據。醫療設備臺賬可以清晰地呈現醫院現有醫療設備的資產狀況，臺賬內容應包括但不限于表1中的基本信息，這些基本信息可以直觀反映使用科室的設備資產狀況，對于了解醫院整體的醫療設備資產構成及設備申購等具有重要意義。

表1 設備臺賬表

集團為方便對各分院進行管理和監控，建立了統一的供應鏈物資采購管理系統，該采購系統包括設備目錄，系統中預先設定采購、出入庫、資產編碼、設備保養維修等信息。供應鏈系統流程圖如圖3所示。

圖3 供應鏈系統流程圖

臨床使用科室在供應鏈采購系統中查找需要申購的醫療設備（科室下訂單）。設備科與院領導批準后，將該設備訂單發送至集團供應鏈部；集團供應鏈部匯總所有訂單后發送至相關醫療設備供應商；醫療設備供應商接收設備訂單信息后發貨，并在供應鏈系統中完成設備出庫操作；設備科收貨驗收，管理人員在供應鏈系統接收到供應商完成的設備出庫信息后進行設備入庫（進入醫院庫房）操作，再將設備出庫給使用科室；設備出入庫完成后，管理人員通過供應鏈系統生成設備唯一資產編號。由該流程可以看出，供應鏈系統物資申購模式是一個閉環系統，集團可以隨時監控設備供應情況、了解設備資產。但管理過程中仍存在一定的問題，具體包括3點。（1）醫療設備資產編碼不統一，存在重復登記情況：對于醫院應用供應鏈物資管理系統前采購的大量醫療設備及采購目錄中未包含的醫療設備，醫院設備科管理人員沒有供應鏈系統錄入權限，導致這些設備無法及時錄入，需要設備管理員單獨進行入庫、出庫記錄，并編輯資產編碼，但這種編碼與供應鏈系統自動生成的資產編碼形式不同，導致醫療設備臺賬形成兩種資產編碼方式、兩套臺賬，集團監管也比較困難；對于某些醫療設備，設備供應商后期可能會在供應鏈系統中進行系統訂單補加操作，設備科管理人員會按照供應鏈系統流程進行出入庫，但這些設備已經單獨進行過出入庫，并進行了設備資產的唯一編碼，這樣一臺設備會進行兩次登記，既容易產生混亂，又會增加管理人員的工作量。（2）醫療設備資產登記入賬不及時：使用該供應鏈物資管理系統，設備管理人員必須接收到供應商設備出庫完成的信息后，才能進行醫院內部設備的入庫和出庫操作；醫療設備供應商經常無法及時在供應鏈系統中完成設備出庫操作，特別是同一個供應商先后多次供應同一種設備時，管理人員后續只能根據供應鏈系統訂單順序自行判斷并進行入庫和出庫，增加了設備驗收的繁雜程度，而且后期需要大量的精力補充相關設備資料。（3）供應鏈系統目錄完全由供應商維護，錯誤信息無法得到及時修改：設備供應商中有的是設備生產廠家，有的是代理商，設備目錄的信息卻全部由供應商維護，如果設備目錄中的信息（型號、生產廠家等）維護不及時，設備驗收時便需要反復溝通、確認是否為申購設備，為設備驗收及之后的設備清查帶來很大困難。

針對以上問題，本研究提出以下解決方案。（1）通過Excle 建立設備臺賬，對臨床科室設備管理員進行培訓，臨床科室設備管理員根據表1的信息清查本科室設備資產，并提交給設備科設備管理員，設備科匯總各科室設備臺賬，建立醫院設備臺賬；這種方法的缺點是需要定期清查、更新數據，一些信息（如資產編碼）需要等設備入庫、出庫操作完成后才能得到更新，具有滯后性，另外，該表格信息也容易丟失，需要進行多重備份。（2）完善信息化系統：一是升級供應鏈系統，提高設備更新的時效性，增加設備科主動入庫、出庫模塊，即設備驗收完成后，不需要催促、等待供應商在供應鏈系統中進行出庫操作，設備科就可以自主完成設備的信息錄入，這需要設備科、信息科及供應鏈部協調完成[8]；二是配置醫院內部物資管理系統，隨著信息化的發展，各種物資管理系統層出不窮，可以選擇一種性價比高的物資管理系統，即將供應鏈系統作為一個設備采購平臺，臨床科室在供應鏈系統中申購設備，設備到貨、驗收完成后，設備相關信息就可以立即錄入物資管理系統，并生成院內統一編碼。

綜上所述，我院結合實際情況，通過建立兩級管理制度，加強對臨床科室設備管理員的培訓，并制定了設備臺賬表；由各臨床科室設備管理員核查本科室醫療設備，再由設備科設備管理員匯總各科室設備信息，形成醫院醫療設備臺賬；同時，及時完善信息化系統，與信息科協調溝通，綜合考慮升級供應鏈物資管理系統并建立醫院內部物資管理系統的成本，最后錄入表1中[9]，形成統一的醫院醫療設備電子臺賬。

4 醫療設備資產清查

醫療設備資產清查是醫療設備管理的一個重要環節，能夠直接、準確地發現醫療設備管理中存在的問題，反映醫院醫療設備的使用情況，為加強固定資產管理、減少不必要的醫療設備投入提供依據；同時，通過醫療設備定期清查，管理者可以掌握醫療設備資產的實際數額，實際固定資產在賬情況及在用情況，使各使用科室了解本科室具體固定資產的狀況，為今后醫院設備采購提供更準確的數據[10-11]。所以應嚴格落實資產清查核對制度，建議每年至少對醫院資產進行一次全面清查。

醫療設備清查的方法很多[10-12]，我院結合兩級管理制度和設備臺賬表，根據實際情況添加設備狀態（正常使用、停用）、完好情況（完好、損傷）和使用頻率等信息，制定清查表格。由醫療設備委員會組織，財務科、設備科和臨床科室組成清查小組，自上而下，以物對賬，全面、有序地對各科室的財產物資進行清查，如清查中發現賬實不符、非自然損壞等情況，應及時查找原因、明確責任，按照相應制度規定進行處理，以保證醫療設備的完好及醫療設備資產的賬物相符。

5 小結

通過以上管理模式，醫院形成了清晰的醫療設備管理臺賬，使管理者對醫院的設備資產情況一目了然，并可以準確了解醫療設備的使用情況，為醫療設備的申購提供重要依據。

綜上所述，對于控股集團各分院醫療設備資產管理來說，以供應鏈物資管理模式為基礎，結合設備科與臨床科室兩級管理制度，設置臨床科室設備管理員，通過管理醫療設備檔案、建立醫療設備臺賬、進行醫療設備清查等措施，有效提升了醫院設備資產的管理效能，實現了醫療設備精細化管理。