新形勢下工程檔案整理歸檔的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化路徑分析

石小勤

（漳州筑頁工程管理有限公司，福建 漳州 363000）

工程檔案是指在各個項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類真實資料，涉及到項目的初期規(guī)劃設(shè)計、中期實施、后期竣工驗收等階段，包括建設(shè)方案、施工圖紙、流程記錄、開工證明、竣工文件、質(zhì)檢安全等各類內(nèi)容，涉及到多種文書、音視頻、照片、實物等形式，與傳統(tǒng)檔案管理相比，工程檔案來源更為廣泛、表現(xiàn)更為多樣、內(nèi)容更加豐富，具有較強專業(yè)性。在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的 《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，要加強檔案資源建設(shè)，推進其實現(xiàn)信息化管理，在整理歸檔、開發(fā)利用等方面進一步提高工程檔案的管理效率及質(zhì)量。因此，對工程檔案的管理內(nèi)容及重難點問題進行深入分析、提出解決對策十分必要。

1 新形勢下工程檔案流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的特征及意義

在新形勢下，工程檔案的管理模式發(fā)生了巨大變化，著力開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)其整理歸檔、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，可為相關(guān)部門、企事業(yè)單位提供及時、有效的服務(wù)，也為社會未來各方面基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供真實準(zhǔn)確依據(jù)，利于工程行業(yè)管理全局加快轉(zhuǎn)型升級，實現(xiàn)提質(zhì)增效。

1.1 工程檔案流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的特征

一是穩(wěn)定性，由于工程檔案自身屬性，其流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理具有較為固定的框架及流程，穩(wěn)定性主要體現(xiàn)在其收集整合、分類整理、歸檔保存、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)上，通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的工程檔案管理業(yè)務(wù)體系，避免因人為因素導(dǎo)致整理歸檔不統(tǒng)一。二是全面性，工程檔案包括各類檔案文件資料，本身夾雜各種結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息，從項目準(zhǔn)備到開工驗收各個階段，都需要專人專班負(fù)責(zé)全流程、全過程收集、整理、歸檔，避免存在漏洞和缺失，進而為相關(guān)部門單位提供全面詳實的檔案信息。

1.2 工程檔案流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義

一是提高工程管理水平，在工程項目進行過程中產(chǎn)生的檔案信息資源，是各項工作的最原始記錄，可以幫助領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員全方位、多角度、直觀地了解工程建設(shè)實際情況，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而推動工程建設(shè)順利、規(guī)范開展。二是提供決策參考，整理完善、歸檔科學(xué)的工程檔案可為今后多項建設(shè)工程提供準(zhǔn)確、可靠、可追溯的基礎(chǔ)性資料，包括建設(shè)過程中的成功經(jīng)驗做法及失敗教訓(xùn)，也可為新項目制定標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計圖紙、施工方案提供依據(jù)，進而節(jié)約投資，提高建設(shè)效率，減少人力物力損失。三是發(fā)揮宣教作用，工程檔案記錄各項工程項目的發(fā)展歷程，在移交進當(dāng)?shù)鼐C合檔案館之后，相關(guān)人員可開發(fā)利用形成編研文章、書籍、紀(jì)錄片，例如將1949 年以來公路工程檔案匯編成冊，表現(xiàn)時代變遷下我國公路建設(shè)事業(yè)的發(fā)展歷程及取得成績，通過新媒體方式面向社會宣傳，可激發(fā)社會公眾愛國熱情、自豪感和榮譽感，充分彰顯檔案育人作用。

2 新形勢下工程檔案流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理存在問題及挑戰(zhàn)

在新形勢下，雖然各項技術(shù)、制度、手段為工程檔案實現(xiàn)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化治理帶來了極大的便利與推動作用，但是目前在工程行業(yè)內(nèi)，仍然存在檔案意識淡薄、管理體系不健全、干部隊伍不專業(yè)、信息化管理水平低等問題，嚴(yán)重制約了工程檔案的高效管理，其潛在價值難以發(fā)揮。

2.1 檔案管理意識簡單化

目前，大多工程建設(shè)部門單位及相關(guān)企業(yè)“重建設(shè)、輕管理”思想嚴(yán)重，存在檔案管理意識不足的問題，領(lǐng)導(dǎo)者與管理同志習(xí)慣于將工作重點放在項目的實施進度、安全質(zhì)量、經(jīng)濟效益等方面，雖有及時做好檔案的日常收集、集中歸檔等常規(guī)性工作，往往是在工程最后的竣工階段，為了應(yīng)付檢查而突擊整理補充，使得工程檔案嚴(yán)重缺乏完整性、準(zhǔn)確性、可靠性，整體雜亂無章，為后期的開發(fā)利用帶來了嚴(yán)重的阻礙。同時由于工程建設(shè)周期長、時間跨度大，如果沒有及時收集、及時保存，極易導(dǎo)致資料永久性丟失或損壞，從而對檔案資源造成不可逆的損失，無法為后續(xù)相關(guān)工程建設(shè)提供完整服務(wù)。

2.2 檔案管理體系表面化

2019 年國家頒布的相關(guān)政策文件，對工程項目審批制度改革進行全面解讀，正式取消預(yù)驗收程序，在宏觀層面形成了較為規(guī)范的管理機制。但是由于工程檔案信息規(guī)模較大，且分布區(qū)域較廣，管理內(nèi)容極為復(fù)雜，受傳統(tǒng)模式影響，整體管理體系尚不完善。一是組織架構(gòu)問題，在工程開展過程中，相關(guān)部門尚未成立獨立的檔案管理部門，職責(zé)劃分不明確，大多由工程管理同志兼職檔案工作，人員流動性大，崗位設(shè)置混亂，管理工作專業(yè)性較低，且容易出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。二是制度建設(shè)問題，大多工程主管部門尚未針對檔案工作設(shè)置統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、流程化文件，加之監(jiān)督力度不夠，使得參與工程的各單位整理歸檔水平參差不齊，容易出現(xiàn)收集不齊全、歸檔范圍交叉、移交不及時等問題，相關(guān)檔案征集、整合、管理、利用工作難以高效開展，導(dǎo)致最終工程檔案材料完整性、規(guī)范性程度大打折扣。

2.3 檔案管理隊伍業(yè)余化

一是工作人員不專業(yè)，管理人員多為普通人員或新入職員工，工作經(jīng)驗缺乏，沒有進行專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)便上崗整理，缺少全面的專業(yè)知識體系與現(xiàn)代檔案管理技能，使得大多工作被動開展，從而使得檔案整理歸檔效率與質(zhì)量不高。二是部門開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，大多部門單位關(guān)注如何推動工程實施，而忽略了檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，在工程實施過程中開展理論研學(xué)、調(diào)研交流、專家指導(dǎo)相關(guān)活動較少，管理人員視野打不開，無法全面了解新形勢下各種檔案信息化管理手段，不利于達到科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范、高效、安全開展檔案管理工作的要求，使得整體檔案歸檔管理始終處于較低水平。

2.4 檔案管理方式滯后化

在2020 年，住建部發(fā)布的《住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于進一步深化工程建設(shè)項目審批制度改革推進全流程在線審批的通知》(建辦〔2020〕97 號)中重點指出，要對工程建設(shè)項目數(shù)字化圖紙進行全閉環(huán)管理，并在驗收過程中進行數(shù)據(jù)共享。由此可見，新形勢下工程檔案信息化管理已成為大勢所趨，但是目前只有較少部門完成信息化管理的要求。一是受傳統(tǒng)管理模式制約，仍采用人工的方式去項目施工現(xiàn)場各個地方采集檔案紙質(zhì)文件，在查詢利用過程中也是利用手工查詢的方式，加上新時代工程檔案的復(fù)雜性提升，使得整體工程檔案管理的效能較低，精準(zhǔn)性不高。二是工程負(fù)責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員信息化意識不夠，認(rèn)為檔案工作由一兩名工作人員負(fù)責(zé)即可，無需投入大量人力物力財力，在頂層設(shè)計層面尚未出臺推動檔案數(shù)字化、信息化管理進程的政策文件與財政支持，使得系統(tǒng)平臺建設(shè)永遠(yuǎn)是“紙上談兵”。即使有的地區(qū)建成管理系統(tǒng)，也僅僅是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成電子文件管理，系統(tǒng)功能達不到互聯(lián)互通、共建共享的多樣化管理要求，信息流轉(zhuǎn)形式相對獨立，無法充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢。

3 新形勢下工程檔案流程化、標(biāo)準(zhǔn)化管理未來優(yōu)化路徑

工程項目各個負(fù)責(zé)部門單位面對工程檔案文件數(shù)量的與日俱增、內(nèi)容復(fù)雜度的上升以及需求程度的不斷增大，需要摒棄傳統(tǒng)檔案管理模式及手段，推動管理思想、管理體系、管理制度、人員建設(shè)、信息化建設(shè)不斷優(yōu)化升級，是工程檔案向著數(shù)字化轉(zhuǎn)型、系統(tǒng)化管理、共享化利用方向轉(zhuǎn)變，進而滿足新時代工程建設(shè)事業(yè)對檔案工作的應(yīng)用需求。

3.1 增強工程檔案管理意識

在早年間國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委、國家計委引發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》中明確指出要努力開發(fā)檔案信息資源，積極提供有效及時的服務(wù)，在新形勢發(fā)展情況下，相關(guān)部門單位及企業(yè)要從思想上充分認(rèn)識到工程檔案規(guī)范化管理的重要性，時刻提升全體員工的檔案意識，徹底根除“用時管、不用不管”的思維以及傳統(tǒng)檔案管理模式，并將其滲透到工程項目的各個環(huán)節(jié)中。同時要不斷加大工程檔案管理宣傳推廣力度，在工程項目進行過程中，針對國家立法部門頒布的《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《公路工程建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》等文件開展集中培訓(xùn)、會議、交流等活動，全面加大檔案規(guī)范化整理歸檔的宣傳和推廣力度，從而在思想意識上推動相關(guān)工作正常開展。

3.2 健全工程檔案管理體系

一是組織建設(shè)方面，工程項目主管部門要成立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由主管單位領(lǐng)導(dǎo)為組長，水利、住建、城管、交通等參建部門領(lǐng)導(dǎo)為副組長，工程各節(jié)點檔案管理者為組員，領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)工程檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、任務(wù)分配、重點工作落實、難點問題協(xié)調(diào)、日常工作調(diào)度監(jiān)督等工作，形成“有規(guī)劃、有落實、有監(jiān)管”的工作體系。二是制度建設(shè)方面，規(guī)范化、流程化的前提是標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化，這也是工程檔案高效化管理的基礎(chǔ)，為此領(lǐng)導(dǎo)小組要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號）《住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于進一步深化工程建設(shè)項目審批制度改革推進全流程在線審批的通知》(建辦〔2020〕97 號)等國家標(biāo)準(zhǔn)及制度，結(jié)合自身工作實際，建立統(tǒng)一、行之有效的管理制度，例如《工程檔案管理流程規(guī)定》《工程檔案涉密數(shù)據(jù)處理辦法》《工程檔案信息化管理條例》等。同時要保證規(guī)章制度與時俱進，以制度化措施減少工程檔案管理漏洞，確保相關(guān)工程檔案管理業(yè)務(wù)流程有據(jù)可依、有章可循，切實滿足工程檔案全方位管理要求。

3.3 優(yōu)化工程檔案干部隊伍

一是要優(yōu)化干部隊伍結(jié)構(gòu)，提高人才招聘門檻，領(lǐng)導(dǎo)者要全面分析自身工作崗位漏洞、缺陷，明確管理人員招聘標(biāo)準(zhǔn)，點對點、有針對性地開展人才引進相關(guān)工作，可通過社會招聘、考選遴選、外來借調(diào)的方式，從各機關(guān)單位、企業(yè)選擇既懂得現(xiàn)代工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及實操技能，又了解新形勢下信息化管理技術(shù)的專職人員。同時工程主管部門要實現(xiàn)參建部門機構(gòu)協(xié)作意識，在人員配置過程中要涉及立項、規(guī)劃、施工、驗收各個階段，要實現(xiàn)分層劃分管理網(wǎng)絡(luò)和等級，明確各級管理人員崗位職責(zé)，整體上實行扁平化、網(wǎng)絡(luò)化的分級管理辦法，保證工程檔案管理流程監(jiān)督有力、全面覆蓋、有序銜接，專人專崗。二是要實行系統(tǒng)化培訓(xùn)，在工程項目正式開展初期要扎實開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、理論教學(xué)、技能培訓(xùn)、外出調(diào)研等系列活動。可邀請當(dāng)?shù)貦n案主管部門業(yè)務(wù)骨干或者高校教授，針對國家政策、制度標(biāo)準(zhǔn)進行全方位指導(dǎo)講解，也可帶領(lǐng)檔案管理隊伍外出觀摩，開拓眼界，取長補短，樹立創(chuàng)新性思維，提高工程檔案的主觀能動性，進而促進檔案管理人員逐漸向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變。

3.4 打造工程檔案管理平臺

一要樹立信息化管理意識，從思想上認(rèn)可科技為檔案管理帶來的優(yōu)勢，在政策、財政、人力資源等方面向信息化建設(shè)傾斜，劃撥專項資金采購計算機終端、服務(wù)器、存儲器、高速掃描儀等先進硬件設(shè)備，深度應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計算、計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)挖掘等先進技術(shù)，大力開發(fā)軟件系統(tǒng)檢索平臺，嚴(yán)格按照 GB/T 39784-2021《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》推動工程檔案高效管理與信息化建設(shè)同步發(fā)展。二是加大協(xié)同管理能力，統(tǒng)一工程檔案電子數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)，并利用系統(tǒng)平臺在線歸檔將各參建方、各個工作流程產(chǎn)生的檔案資源分類、整編、匯集到數(shù)據(jù)庫或者云存儲平臺，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)構(gòu)建互聯(lián)互通、信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的工作環(huán)境，使得檔案資源的整理歸檔、開發(fā)利用線上完成，便于后期分析研究，減輕時間、空間對于檔案管理的限制，突破“信息孤島”的弊端，實現(xiàn)長期、穩(wěn)定且可持續(xù)的保存，提高檔案資源管理質(zhì)量和綜合利用率，使工程檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化和高效化，充分發(fā)揮公路工程檔案資源的價值。

4 結(jié)語

總之，工程檔案整理歸檔的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化是各項工程不可或缺的一環(huán)，新形勢下工程檔案管理部門要與時俱進，切實樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，不斷完善管理體系，全面打造優(yōu)秀團隊，在符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上敢于創(chuàng)新，保證檔案資源真實性、完整性、精確性、科學(xué)性，使其更好地發(fā)揮工程檔案信息“存史資政育人”的實用價值。