財務共享服務中心費用報銷流程優化探討

□文/劉妍秀 劉 瑩

（哈爾濱商業大學 黑龍江·哈爾濱）

［提要］在探討財務共享模式時，大多數企業集團都是從費用報銷業務入手。本文以“費用報銷”作為研究的重點，針對財務共享模式下報銷過程中出現的問題，在費用申報、單據提取、員工觀念和管理等方面進行優化，以提高企業費用報銷流程效率。

近年來，隨著大數據和云會計的快速發展，企業集團形成一股建立財務共享服務中心的新趨勢。作為共享服務的一個重要組成部分，費用報銷是一個受到學術和實踐關注的研究課題。為此，本文從費用申報、單據提取、員工觀念和管理等多方面對報銷流程進行優化。

一、企業集團FSSC費用報銷現狀及問題

（一）企業集團FSSC費用報銷現狀。企業間的競爭愈演愈烈，各大企業集團紛紛采用多元化的發展方向和國際化的發展策略，大肆收購、兼并國內外中小型企業，在實現自身可持續發展的同時，達到進軍其他市場的目的。然而，公司的規模越來越大，經營的領域也越來越廣，下屬分、子公司的分散程度也大幅度增加，從而導致集團管控能力下降、管理成本急劇上升。隨著財務共享服務中心的興起，企業通過建立和運營FSSC平臺，來優化企業的信息系統，將一些簡單、重復的操作統一管理，從而減少業務處理時間。費用報銷作為財務共享服務的一個重要部分，在建設財務共享平臺的初期就建立了費用報銷組，針對費用報銷業務的處理設立了多個部門，隨著公司經營領域越來越廣，費用報銷的業務量不斷增多，但由于各個信息系統間的交互需要較高投資成本，且建設周期較長，因此，在實現業務流程自動化的設計與現實應用之間存在著較大的差距，特別是票據數據采集的過程中，紙質發票的存在使企業人力資源的投入并未得到根本的降低，掃描技術無法真正實現全面覆蓋，員工觀念也一時難以轉變，造成人員的冗余和流失，這給費用報銷組帶來了沉重的打擊。

（二）企業集團FSSC費用報銷存在的問題

1、紙質發票大量存在無法有效降低成本。發票作為報銷過程中的最主要的憑證，所以發票的無紙化是實現報銷自動化過程的關鍵。然而，目前大部分企業在諸多流程均使用紙質發票，致使紙質發票在企業中仍占比較大，在企業運營中，發票的報銷、錄入等都需要耗費大量的人力、物力。除此之外，還存在報銷票據造假、運輸中丟失、儲藏破損等問題，繁瑣的手續極大地造成了企業資源浪費。此外，在涉及到某些特殊業務時，企業要運用大量的紙質單據，在銀行，上下游企業，公司的分、子公司間進行傳遞，上級簽名審批，工作效率大幅下降。一般情況下，企業的文件審核都是依靠大量的人來完成，而這些人大多是用來處理各種跨系統、跨部門的基礎性工作。所以，如何有效地減少大量的紙質發票，是企業集團實現報銷自動化的關鍵所在。

2、無法實現單據智能掃描提取。我國經濟快速發展，許多大型企業都面臨著對票據信息的收集與管理的雙重壓力。財務共享服務的費用組人員通過雙屏幕切換查閱PDF格式附件單據資料，每張PDF格式附件單據資料都要手工填寫相應的費用報銷文件編號，而在審核的過程中要進行人工比對，隨著單據數量的逐漸增多，這就要求企業投入更多的人力成本和時間處理單據，不僅抬高了經營成本，而且由于長時間的工作，會計人員的錄入速度會大幅度下降，錯誤率會有所提高，這對提高業務處理的時間和質量產生了消極的影響。尤其是在對各種類型發票的真實性進行審查時，需要花費大量的時間和精力進行手工掃描、識別、核對、抵扣等，由于缺乏智能終端，無法提取和處理關鍵信息，造成了人力資源浪費，從而影響到公司的其他部門，比如公司的戰略管理與決策、內部控制和管理等方面出現了嚴重的人員缺口。

3、員工觀念轉變慢。費用報銷的升級改造涉及諸多流程，因此管理者必須時刻監督、關注，并將其與公司的戰略目標相結合，確保共享模式下的費用報銷能夠穩步推進，順利進行；當然，除了公司高層管理者要重視系統的開發，還要求財務人員迅速轉變固有思想，以適應新的業務流程；同時，也需要操作員依照如今報銷系統的要求，進行報銷。然而，在推行費用報銷的過程中，問題層出不窮。如，有的部門的主管、財務人員都是經驗豐富的老員工，他們已經習慣了紙質的報銷文件，習慣于看到上級的簽字審批，不習慣通過影像系統查看電子文件，心里有些抗拒，所以在初期實施的時候會有一定的壓力。

4、部分人員冗余與流失。財務共享中心將企業集團的多個財務處統一到共享平臺，進行集中管理，實現業務統一核算，精簡了財務人員的數量，節約人力、物力，解決了崗位重復設置的問題。與應收賬款模塊比較，費用報銷易于實現流程上的通用操作，在賬齡、結算方法上有較大差別。在財務共享服務中心建成后僅僅需要不足100名員工，導致人力資源過剩。基于人性化的原則，在設立財務共享中心后，不太可能裁減員工，企業會將多余的財務人員調到非財務崗位。此外，在未建設財務共享服務中心前，集團的下屬分、子公司的財務處都有一位處長級別的直屬領導，他們在長期的工作實踐中積累了大量的管理經驗，擁有了經營決策能力，但是這類高級財務人才可能會出現不能接受領導層討論得出的轉崗決策的情況，因此這類高質量人才或許就會選擇辭職，去尋找合適的機遇，企業就會面臨人才大量流失的危機。

二、FSSC費用報銷流程優化

（一）利用RPA技術減少企業人力成本。面對以上諸多問題，電子發票的問世解決了票據操作中的難點問題。企業可以利用財務軟件將電子發票中的數據提取出來，自動生成各種會計憑證和報表，使會計報表的填制、匯總等重復的賬務工作避免手工操作，減少財務操作中的人為錯誤。費用報銷的流程一直是單調、繁瑣、耗費人力物力的。所以，電子發票系統的自動化是減少紙質發票和實現費用報銷自動化的關鍵要求。實施電子發票能實現開票、報銷、審批、核算、支付的無縫連接，貫徹這一流程的自動化，使業務和財務工作達到一體化，數據和信息也將得到規范，有效減少了報銷流程。電子發票可以從源頭上解決發票報銷問題，進而達到減少人力成本的作用。

由于深度學習技術的發展，加上大數據的推動，網上的語音識別功能得到了發展，在電子申報系統中也可以使用語音指令進行支付。利用自動化的語音識別系統，該系統由神經網絡和循環神經網絡組合，再加上計算機的語音識別系統，語音信號就轉變為電子信息發送到識別系統的輸入端，在前端進行預處理，并由解碼器使用基于人聲特征的概率計算的隱馬爾可夫模型（HMM）進行建模，對輸入的聲音進行分析和統計，并通過反復訓練得到最優的輸出信號符合率，然后利用該模板提取出數據庫中的關鍵信息，并將其轉化為文字或指令，減少了繁瑣的人工操作。

1、費用申報自動化程序。基于RPA對費用報銷過程進行優化，首先通過登錄財務系統（ERP中的財務模塊），根據自身的需要選擇合適的付款模板，將具體的報銷項目和金額按照模板中的規范化要求完成填寫，也可以通過手機的語音界面進行在線申報，申請人可以對著麥克風說話，語音會在麥克風中被錄入，再由語音識別技術錄入，此時，所有的報銷單據都會按照事先設定好的權限交給財務部經理，由其通過網絡和手機進行審核，系統會自動識別出申請者的號碼，并根據資信級別將其分為幾類，優先選擇信譽最好的，如果是最高級的客戶，則無需審核，直接提交給FSSC的審計部門進行下一步的核算，排名靠前的申請人，會按照審核程序對其進行后續的審查和預算控制，對于排名在后面的人，會在第一時間通知他們不要再申請了。

2、以RPA為基礎的報銷預算批準程序。首先，根據預設的賬號和密碼，RPA機器人進入預算管理系統，實現對企業預算的查詢；其次，RPA機器人可以讀懂所需要的價格；再次，RPA機器人會根據預算審查申請的數目向RPA報告；最后，如果申請的經費超過了預算上限，RPA機器人會將被否決的消息及時反饋到公司的財政和申請者，如果申請金額在合理的限度內，RPA自動程序就會將審核金額發給金融經理和申請者，而且預算系統中的約束信息也會被更新。

在此期間，需要人工配合，并由專門人員負責上傳單。若為電子發票，可使用RPA機器人OCR技術進行付款；若為紙質文件，工作人員會將文件掃描并上傳到付款平臺，RPA機器人利用計算機視覺技術對重要信息進行抽取。另外，按照付款銀行的要求分類，RPA機器人會按照一定的時間向資金支付平臺發送指令，從而最大限度地降低人工成本。

（二）利用OCR掃描和電子圖像提取發票的關鍵信息

1、發票審批自動化流程描述。首先評估單據形態，然后OCR掃描和上傳圖像來實現發票審批流程的自動化，因為僅僅通過捕捉實際費用報告上的數據是無法智能掃描和提取的。FSSC審核處收到的單據會將所有的收費和掃描功能合并在一起，然后再將電子發票和紙質發票一起錄入，如果是紙質的，可以用高速掃描儀集中或分散掃描，將其轉化為電子圖像。掃描普通發票和增值稅發票的混合物，可以在掃描軟件中預先設置增值稅發票的OCR識別模塊，并將其與掃描器自動分離，從而實現對發票的歸納管理。同時，為防止重復使用發票，采用圖像識別技術對企業的增值稅發票進行系統的設計，使成本報銷過程更加規范、可控，并能高度仿真人工進行數據的識別與收集。

2、票據審核及會計自動化過程描述。在驗證數據的真實性和合法性時，所有的數據都被自動采集并輸入銀行的數據庫。核查員使用預先定義的票據規則，模擬手工報表的真偽，并比較數據與FSSC收入和支出數據庫的一致性，從而確保非操作性和快速對賬。核對后的發票會自動轉發給FSSC的會計部門，在那里利用Hadoop、Hpcc和Spark等先進的數據處理技術自動生成發票并進行會計分析。

（三）轉變觀念，提高人才質量與能力。財務共享模式是將財務人員從簡單、繁復的工作中解脫出來，并對他們提出更高要求的一種新的財務管理方式。企業財務管理需要改變其觀念，從業務流程轉為決策支持，從“會計”轉為“士兵”，從“資源消費者”轉為“價值創造者”。為了應對這種變化，財務人員需要掌握新的專業技能，不斷提高個人素質、實踐能力和專業知識，建立思想網絡以提高效率、溝通和協作，建立復雜的知識結構以改善商業決策，并創造專業競爭優勢，更加專注于工作。加強企業財務管理的培訓，提高對通過財務共享模式優化報銷的認識。

（四）財務共享中心人員合理設置。由于工作人員的工作年限、專業知識和專業水平存在差異，公司應合理分配工作以滿足FSSC的需要。工作時間較長的會計人員可以從事審計等工作，更好地利用他們已有的財務經驗。后來加入的員工能夠勝任標準的、重復的會計工作，他們學習能力強，能夠更快適應新的業務流程。創立一只優秀的管理人才隊伍，對曾經擔任過財務總監的，要主動地進行溝通，把他們向財務分析、預算管理、成本控制等管理和核算職能轉變。此外，必須厘清FSSC的利弊，重新制定績效體系，強化經營能力與專業技術，定期提供關于財務共享的培訓，以幫助工作人員更快地融入新的財務管理模式，優化財務在支持決策方面的作用。

對財務冗余員工進行人事調動。為了充分利用財務人才的專業知識，推動公司的發展，對財務冗余人員進行適當的調職。將成本核算的人員調入采購部門，既能降低企業的采購費用，又能將資金轉移到生產部門，從源頭上控制企業的生產成本。會計主管可以調任銷售部門，運用自己的專業知識，制定銷售計劃，對產品的收益進行分析，以提高公司的銷售收入。適當安排好財務冗余人員，有利于企業內部人員的流動，使其更符合FSSC的需要，促進公司的發展。

三、總結

隨著大數據和云計算等信息化技術的不斷應用，共享服務中心的各項業務也隨之在技術上不斷創新。作為財務共享服務的重要組成部分，費用報銷系統的優化可以減少企業的人力成本，提高財務工作的效率，提高財務人員的質量與能力。本文從企業費用報銷的發展現狀和存在的問題出發，對技術應用與人力資源管理進行了論述，希望能為財務共享模式下費用報銷流程的優化提供思路和啟發。