“互聯網+”背景下信息化技術在血站檔案綜合管理中的運用探析

文/福建省血液中心 林燕英

隨著血站工作的進一步發展，實現檔案管理信息化、提升檔案資源管理水平是現階段的一項重要任務。當今血站檔案信息化管理仍存在管理體系混亂、人員水平低下、共享水平較差等問題，嚴重制約了血站檔案事業的轉型升級，需要領導者和管理者不斷探索信息化建設的實踐路徑，積極把握新時代“互聯網+”新優勢、新機遇、新特點、新挑戰，不斷優化管理理念，強化工作措施，尋求解決現存問題的解決方案，實現更加便捷高效、科學合理的信息化管理體系，從而推動血站檔案事業實現可持續發展，使其更好地為獻血者、用血者、血站工作者提供優質檔案服務。

一、血站檔案信息資源實現高效綜合管理的意義

（一）便于多方數據信息整合。經過幾十年的努力，我國的血液采集、血液驗血、血液供應、血液質量管理、臨床用血等業務流程已形成嚴格、規范、科學的管理模式。相對于其他類型檔案，其在檔案生成、歸檔、存儲、利用等方面更加嚴謹，一份普通的采供血業務檔案包含耗材、血液采集、血液檢測、工作人員信息、出入庫記錄等信息，其中涉及數據種類多、范圍廣、內容復雜，且包括文書、圖像、音頻、視頻等非結構化信息，需要采取多種措施進行分類、保管及利用[1]。在“互聯網+”時代背景下，可充分利用人工智能、云計算、數據挖掘等技術，依照設置好的原則，在眾多數據中將其進行規范化分類，將檔案管理者從紛繁復雜的工作中解脫出來，使其更加清晰明確地了解血液的整體情況，同時通觀采供血流程，分析評估現存采供血業務中的不足，有利于推動工作改進，統籌規劃，穩步前行。

（二）切實提升信息安全管理水平。血站檔案包含大量珍貴、有價值的信息，包括公民個人信息、血液采集管理過程等，在傳統的檔案管理模式下，主要以紙質檔案保管、人工查詢利用為主，受外界因素影響，在利用過程中容易導致檔案實體老化、霉變、丟失、破損等不可逆傷害，嚴重侵害了社會和公民利益，同時也涉及法律問題。目前，借助于數字化技術，大量的紙質檔案轉化為電子數據，人工移交的方式轉化為在線歸檔，不僅實現數據集中、安全、規范保存，而且在管理過程中大大減輕了一線工作人員的工作負擔，節省了大量的人力物力財力，實現了檔案信息資源的高效管理。在信息共享過程中，采用訪問控制技術、加密技術和電子簽章技術，可防止信息數據在傳送間被竊取和損害，達到信息安全的最高級別。

二、血站檔案信息資源信息化管理面臨的問題與挑戰

（一）信息化管理平臺混亂。在血站系統傳統檔案管理模式下，受當地政策、工作重點、財政資金等因素影響，大多血站及相關部門檔案信息化管理體系尚未完善，嚴重制約了整體發展。一是未針對血站等專業性較強的組織機構設置專門的檔案信息化管理部門，相關責任分工不細化，檔案工作責任制的硬性指標不明、職責細化不明、監督檢查不明、考核問責不明，從而造成血站檔案部門管理不科學、工作不規范、治理能力低下、檔案事業發展緩慢；二是缺乏信息化管理意識，領導者普遍認為檔案工作僅僅是把各部門文件資料進行簡單匯總，檔案數字化基本就是把現有的紙質檔案轉化成電子形式或是各信息化平臺與檔案管理平臺的數據對接。沒有及時在業務信息化建設初期將檔案信息化轉型升級納入管理和未來建設范疇，制約了檔案信息化建設的發展；三是制度標準不統一，血站工作專業性較強、涉及范圍較廣，在制度建設方面難以借鑒當地其他衛生機構的管理模式，導致信息化管理難以實現協同和統一，規范性較差；四是信息化基礎設施不完善，缺少配套業務用房和硬件基礎設施，不僅對檔案存儲安全造成威脅，而且不利于信息化工作的有效開展。

（二）人員綜合素質有待提升。一是血站檔案管理者大多是辦公室或者其他業務科室抽調的兼職人員，缺乏相關信息化管理專業技能和理論知識，難以在工作開展過程中實現高效管理，無法為檔案完整性、安全性、規范性提供保障；二是領導對人員素質培養重視程度不夠，沒有結合單位未來發展情況定向培養人才，開展針對性、實用性的理論培訓活動較少，整體缺乏系統性的培訓和指導人才政策支持，使得管理者對相關政策制度、法律法規理解不夠透徹，執行力較差，不利于信息化工作的開展；三是未制定考核獎勵機制，作風建設不夠扎實，監督力度不夠，長效發展機制還不夠健全，使得干部職工全局意識、主動意識、服務意識、創新意識薄弱，責任感、危機感、緊迫感、工作積極性不強，對本單位未來發展方向不關注、不關心，思想因循守舊，滿足于維持現狀，難以確保檔案歸檔、管理、存儲、利用等各項任務落實到位。

（三）信息資源共享水平較差。在“互聯網+”背景下，信息技術發展迅速并逐漸應用于各行各業中，部分血站雖然開展了信息化工作，但是沒有將其充分運用到共建共享、在線歸檔等實際工作中，導致整體建設停留在表面。一是多數衛生部門工作人員尚未參與到檔案信息化建設中，科學性、系統性管理意識不強，大多仍采用傳統的人工采集、實體匯總的模式開展歸檔工作，沒有借助信息化的優勢實現線上自主歸檔或填報，難以保證歸檔質量；二是血站針對檔案信息化工作的宣傳力度不夠，檔案服務意識較弱，檔案利用開發仍多以“中心模式”為主，局限于內部業務檔案，檔案資源受眾面窄，缺少與其他衛生部門的良性交流互動，服務內容較為分散，針對性不強，在一定程度上難以發揮血站檔案資源的內在價值。

三、“互聯網+”背景下血站檔案信息資源綜合管理優化路徑

（一）建立健全信息化管理體系。1.加強組織領導。領導者要高度重視血站檔案管理工作，第一時間成立綜合檔案管理工作領導小組，并設專職檔案管理人員，要求血站相關科室務必安排一名負責本科室檔案資料的收集、整理、立卷、保管、移交工作的工作人員，確保檔案整理工作按時按質按量完成，實現單位內檔案及時歸檔、全面整合[2]；2.提升檔案思想認識。堅持把學習檔案管理規定、強化管理能力作為日常工作的一項重要內容，相關科室要主動對接檔案主管部門，邀請當地檔案局專業人員不定期開展檔案培訓活動，不斷加深干部職工對檔案重要性的認識，進一步提升檔案高效管理能力，切實增強檔案相關規定貫徹執行的自覺性；3.完善檔案管理制度。根據自身發展實際面臨的重點任務和關鍵問題，制定并不斷優化血站檔案歸檔工作。為規范檔案歸檔、利用、日常保管、人員職責等工作提供制度保障與理論遵循，堅決杜絕在檔案管理各個環節中的不規范行為，以免造成檔案丟失、數據損壞、信息泄露等現象的發生[3]；4.專業硬件設施到位。單位主要領導要積極對接上級分管部門，根據自身需求爭取財政資金完成血站綜合檔案室改造，擴大檔案室規模，配備專業檔案密集架、防盜防火報警系統、精密空調、恒濕消毒凈化一體機、專用計算機、掃描儀、打印機、復印機、網絡存儲設備等，確保硬件設施齊全完備，符合“十防”要求，全面滿足血站檔案管理工作需要，推動檔案管理現代化[4]。

（二）不斷優化干部隊伍整體素質。不斷優化干部隊伍結構，持續提升管理人員綜合素質，是未來血站行業邁向更高臺階的重要保障。1.高度重視人才培養機制建設。多方式、多角度開展系列活動，大力培養檔案工作人員信息化管理意識，引導全體干部了解發展形勢，明確任務變化，理清個人發展需求，進一步增強主觀能動性，不斷提升堅決貫徹執行黨在新時期的政治路線和血站工作方針的自覺性[5]；2.完善理論培訓方案。將“引進來”與“走出去”相結合，由領導帶隊，選擇檔案業務骨干前往發達地區學習先進理念、創新思路、工作經驗，虛心采納好經驗好做法，學習借鑒先進發展理念，打破制約自身發展瓶頸、化解發展困局，并與其制定共同發展協議，實現檔案業務交流溝通常態化。同時可與當地高校、行政學院、互聯網公司、新興技術企業建立培訓方案，結合自身工作面臨的問題與實際需求研究制定針對性強的培訓課程方案，著力加大線上線下活動開展力度，進而提升檔案管理干部隊伍理論水平和實操經驗；3.完善績效考核機制。針對血站關鍵科室主要工作定期進行全面考察，要求各職能科室專題專項定期將檔案整理、移交、歸檔、信息化等工作通過總結匯報的方式進行全面匯總督導，以評促學、以評促用，以“說干就干、干就干好”的工作作風，找差距、補短板，形成干部隊伍檔案信息化工作效率全面提升的濃厚氛圍，確保各項指標按時完成[6]；4.完善表彰獎勵機制。對取得重要成果的干部要樹立典型、給予獎勵，充分調動新時代干部的積極性、主動性和創造性，不斷提升工作精氣神，鼓勵干部職工時刻以強烈的政治責任感、使命感和榮譽感投入工作，提高工作熱情，通過日常自主學習的方式營造良好的學習環境，同時提倡學、用結合，將新知識、新理論、新政策運用到日常工作中分析解決問題，成為“腦中有思路、手上有招數、腳下有路子”的綜合人才。

（三）多措并舉提升共建共享水平。為進一步加快數字血站事業發展和“互聯網+”背景下檔案信息資源共建共享規范體系建設，推動信息化技術在血站實際工作開展過程中的深度應用。各地血站負責同志要牢固樹立“平等互惠、優勢互補、互利共贏、共同發展”的原則，以促進本地域血站事業全面協調可持續發展為宗旨，著力優化要素配置和服務供給，不斷加大各單位之間檔案資源共建共享力度，補齊發展短板，提升服務效率，促進資源、人才、技術等生產要素在區域內優化配置、良性流動，共同推動血站產業轉型升級。第一，借助“互聯網+”優勢，全面推動本地內外各級血站在專業能力、管理運行、學術、科研、檔案信息化建設等方面實現合作共贏，發揮自身優勢，拓展合作渠道，努力推動血站建設和采供血工作高質量發展不斷取得新成效；第二，加強血站大數據創新應用和行業治理，大力實施科學管理和科研創新，整合信息平臺，共享服務資源，持續改進“質量、環境、職業健康安全、信息安全、風險管理”集約型一體化共建共享管理體系，豐富數據供給，提高數據質量，進一步促進信息資源在攻堅共享過程中合規開放、安全利用，從而提高血站行業治理能力，著力加快優質血站資源擴容和區域均衡布局，逐步構建優質高效健康的服務體系。積極構建血站大數據資源要素體系，推進大數據應用發展，充分釋放數據價值；第三，針對以往工作進行全方位多角度總結，尤其是在新冠肺炎疫情防控過程中積累的工作經驗，將日常檔案管理工作進行制度化、常態化，不斷完善“互聯網+醫療健康”服務體系，進一步拓展“互聯網+血站”服務模式，優化資源配置，提高服務效率，降低服務成本，滿足人民群眾對血站日益增長的需求。

（四）扎實推動檔案資源服務日常工作。在血站相關工作職能中，采供血、輸血等各個環節是臨床救治危重病人的重要手段之一，利用檔案信息資源庫實現對各環節進行嚴格的質量控制和監督管理就顯得尤為重要。血站工作人員要利用檔案信息資源數據庫，做好以下工作：首先，及時調閱與自身工作相關的檔案信息，了解醫療機構需求，總結臨床用血的工作方法，拋棄過去被動等待醫療機構預約用血的模式，采取主動與臨床溝通，科學合理調配血液資源，有效保證臨床血液供應；其次，合理利用檔案資源庫，促進其為社會群眾提供人性化服務，如設立義務咨詢臺，通過檔案信息檢索查詢利用的方式，進一步方便獻血者了解辦理資金報銷、血液申請等事項流程及所需資料，避免獻血者多跑路、跑冤枉路，提高辦事效率，提升辦事群眾對窗口服務的滿意度和對血站工作的認可度；最后，根據已整合的檔案資源，針對過去發生的血液質量問題和日常巡查過程中發現的血液安全隱患進行深入分析研究，結合學習質量分析報告和獻血者滿意度調查等情況，對影響血液質量和用血安全的關鍵控制點進行分析、討論和總結，進而強化血液質量意識，提高血液檢測標準，降低血液質量安全隱患，提升服務水平。

四、結語

檔案工作記錄歷史、服務社會、造福人民，在各項事業發展過程中都發揮著基礎性、支撐性的巨大作用，為醫療衛生、獻血供血行業提供了良好的發展機遇和保障，同時也面臨著更新更高的要求。在此發展態勢下，血站領導者和實際管理者要牢固樹立“檔案工作姓黨”這一政治屬性，牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣使命，緊跟“互聯網+”時代數字化建設發展步伐，解放思想，破除因循守舊觀念，增強創新意識、創新精神和創新能力，做到工作思路有創新，目標任務有創新，工作措施有創新，在血站檔案的接收、分類、整理等業務中突出資源信息化應用，不斷提升檔案管理現代化水平，為實現“健康中國”戰略和醫療衛生服務體系高質量發展貢獻檔案力量。