招標采購合同管理中存在問題分析及措施

□ 武漢 曹愷祺

新時期，企業在招標采購合同管理工作中需要對其中所涉及到的各項元素進行分析、評估，結合全過程、動態化的招標合同管理機制，對其中所存在的各種問題進行有效管控，同時企業在招標采購合同管理工作期間也需要規范管理行為，明確管理制度，構建良好的市場競爭環境，及時應對招標采購合同管理工作中所存在的各種隱患問題。

一、招投標采購合同管理工作的重要性分析

1.規范行為。在招標采購合同管理工作中，項目部門需要與承包商達成某種協議，通過招標方式來完成對目標物資的合理采購以及選用保障，在此過程中所涉及到的管控工作相對較多，而為了更加規范高效地明確雙方的職責義務，實施招標采購合同管理工作，借助法律手段能夠確保采購活動正常穩定地進行，保證合同簽訂雙方履行相應的合同條款直至合同結束。在物資采購管理過程中實施合同管理是整個采購工作的核心，從某種層面上講，通過合同管理來實施物資招投標采購管控能夠進一步規范各項工作的開展程序。物資招標采購合同貫穿到整個招標采購管理工作中，在此期間相關部門、機構需要對承包單位的資質進行審核分析，同時在完成合同簽訂之后還需要對承包商的生產過程、銷售管理過程進行監督管控，最后在物資交付前還需要實施高質量、高效率的驗收管理，嚴格參照合同約定，對各項合同內容進行審核分析，明確合同款項，確保將合同款項在物資采購環節落實到位。

2.有利于提高采購效益。在項目招標采購合同管理工作中，實施高質量、高效率的合同條款管理工作能夠明確合同主體之間所存在的關系，隨著當前我國市場經濟體制得到進一步優化完善，在物資采購合同管理過程中，采購方與供應商之間所存在的關系也發生了相應的轉變，企業應當根據自身經營發展的情況，選取合理的承包商，通過招標采購合同，將各項工作落實到位，通過招標工作減少在采購管理環節所投入的各項成本，同時通過招標活動以及合同管理，幫助采購部門以最合理的價格來獲取物資。在招標采購合同管理工作中需要明確雙方的利益關系，承包商需要嚴格參照合同條款向采購方交付滿足使用標準、使用需求的產品，而相應的標準需求則需要體現在合同款項上，同時采購方也需要及時派遣專項人員進入到承包方進行實時監督，確保將采購合同落實到位，保障企業合法權益。

二、招標采購合同管理存在的問題

1.招標采購合同管理缺乏外部環境約束。相比較于西方發達國家，我國市場經濟發展起步時間相對較晚，還未構建完善的市場競爭環境，現階段我國缺乏良性的市場競爭環境導致招標合同管理工作受到外部市場不良競爭的影響。長時間以來，我國在計劃經濟體制上所開展的采購活動具備指定性，久而久之，大部分企業在經營運作過程中對招標活動所具備的公信力逐漸產生了認知偏見，由于當前缺乏良性有序的外部市場競爭環境，在招標活動中大部分企業單位還保有計劃經濟思想，以至于在招標合同管理期間不具備競爭意識。

在招標采購合同管理工作中由于缺乏良好的外部競爭環境，部分企業在招標管理過程中不按照相應的規范條例來開展相關工作，以至于招標合同管控流于表面形式。在招標管理工作中，各方需要嚴格依托市場經濟的運作機制，參照《招投標法》《中華人民共和國民法典》完成相應的合同管理工作，但是在采購環節，由于各主體單位對營造公平公正的市場競爭氛圍未引起足夠的重視，以至于在招標階段無法篩選出優質的供應商，最終提高了采購成本。

2.招標采購過程中存在價格風險。在項目招標管理過程中，由于現有的監督管理機制不完善，投標人在該環節可通過圍標、串標等多種方式來獲取項目承包權，最終獲得高額利潤。在此期間，部分投標人還可能借用各種惡劣手段來獲取相對較為低廉的中標價格，在該過程中由于部分投標人存在惡意投標的行為，導致成本價格極度不均衡，為后續相關項目的開展埋下隱患。比如在當前工程項目施工建設活動中，部分投標商未對工程量清單進行合理制定，通過拆東墻補西墻的方式，將關鍵信息要素的價格壓得很低，從而使得項目總價減少，但是在后續履行合同項目的過程中若出現相應的風險隱患問題，則會導致相關工程項目無法穩定有效地實施。此類惡性投標的事件在建筑工程領域時有發生，因此在招投標管理工作中，各主體單位應當對投標文件、招標文件進行細致分析、審核，招標方也不能夠一味選取最低的合同價，而應當開展高質量、高效率的審標工作，審核相應的資質文件，以此來選取優質的承包方。

3.招標采購合同管理體制需要得到改善。當前由于招標合同管理體制不完善，導致現有的招標采購管理工作無法穩定有效地實施，由于缺乏明確的合同管理機制，在采購管理工作中企業內部各機構、各部門存在信息交流溝通方面的障礙，在招標采購合同管理期間，管理部門、執行部門未實現完全分離，在合同簽訂以及后續審核管理工作中由單一機構來落實相關工作，導致采購機構在整個合同管理過程中相對較為獨立，而缺乏相應的監督管控。

由于部分企業對招標合同管理以及采購管理認知不充分，在工作管理期間存在多頭管理的現象，相關管理人員以及合同管控工作者只關注各自的工作管理重心，比如當前簽訂合同的部門與實施采購管理的部門存在交流溝通缺陷，從而使得招投標管理流于表面形式，在此過程中，合同管理人員只負責簽訂合同，明確合同款項，而采購人員則根據所簽訂的內容來完成采購，兩者之間缺乏穩定高效的交流溝通，使得采購工作的開展不具備高效性、完整性。

4.招標采購合同管理思想方法過于陳舊落后。新時期，在落實項目招標采購合同管理過程中需要結合全過程、全生命周期、動態化的管控思想，但是在實際的工作管理過程中，相關單位、機構還未結合電算化、信息化、高效化的管理作業，各部門之間信息交流不到位，同時各部門在招標采購合同管理工作中所承接的工作項目也存在相應的差異，但是整個合同各個要素環環相扣，彼此影響，如果在工作管理過程中企業內部各機構采取分段管控，則會出現顧此失彼的現象。

由于當前企業在招標采購合同管理期間未構建體系化、高效化的交流溝通機制，導致各部門之間的交流溝通還存在相應的限制，信息資料無法快速流通，使得相關工作的開展流于表面形式，并且在當前招標采購合同管理工作中所應對的信息相對較多且復雜，實現網絡化、數字化的合同管控在當前迫在眉睫，但是企業對招標采購合同信息化管理工作認識不充分，未結合現代管理理論將信息管理思想融入到招標采購合同管理作業中。除此之外，在當前采購合同管理信息化建設工作中，由于缺乏統一領導、統一調度，缺乏穩定高效的管控平臺來實現各部門之間有效的交流溝通，以至于各主體單位工作銜接配合不到位，導致各部門在招標采購合同管理期間各自為陣，各系統缺乏兼容性、互聯性，導致企業資源浪費嚴重。

三、加強招標采購合同管理的對策

新時期，加強招標采購合同管理工作需要構建良好的內外部環境，在此過程中，企業以及政府單位應當對現有的招標管理工作流程進行合理制定完善。企業還需要構建科學合理的招標采購合同管理體制，對現有的管理方法進行革新、完善，融入數字化、信息化的管理要素，提高工作管理效率。具體來說，加強招標采購合同管理的對策涉及以下幾個方面的內容。

1.構建良好的外部環境。通過對上文的分析可以看出，當前我國市場經濟發展建設水平會影響招標采購管理工作中的最終成效，隨著市場經濟發展水平的不斷提升，招投標管理工作更加具備公平性、公正性。在此過程中，招標方需要向社會發布項目采購信息，廣泛吸引具備實力的優質單位參與到招投標競爭過程中，同時招標方還需要對各個單位的資質進行嚴格審核，在完成審核之后則需要開展穩定高效的招投標活動，在招投標活動期間，企業應當明確各項管理標準、管理指標，將工程項目或采購項目的具體需求向廣大的投標商進行展示，在公開、公正、透明的環境下穩定高效地開展招標采購活動。在選取最終承包單位的工作進程中，企業需要開展質量、高效率的審標作業，構建完善的審標委員會，選取優質的承包商，企業不僅需要考慮價格因素，還需要對產品質量以及整個采購活動所具備的企業效益、社會效益進行分析評估，因此在招投標工作中構建良性競爭的市場環境具有較大的現實意義。

在招標采購合同管理過程中還需要依托完善的法律法規，嚴格參照《中華人民共和國民法典》來開展相關工作，當前企業應當全方位認知到招投標管理工作中所涉及到的法制元素、法制事項，順應新時代、新環境的發展變化，對現有的招標采購合同管理工作進行優化完善，政府部門也需要加大對相關法制文件的整合力度，明確法治事項，并且進一步完善《中華人民共和國民法典》，企業應當從初期合同簽訂到后續合同履行實施嚴格監督、管控，及時處理合同糾紛，在合同定價以及資金支付管理方面加大監督管控力度，嚴格參照專項招投標工作管理程序、監督管理流程以及糾紛處理的法制法規，明確各項管理工作事項。

2.建立科學招標采購合同管理體制。通過組建科學完善的招標采購合同管理制度，明確合同管理分工，構建完善的合同管理體系，對于提高招標采購合同管理工作的效率具備較大的促進作用，在此過程中，企業應當構建完善的合同管理責任機制，采取三級責任管控制度，第一級由相應的合同管理機構、管理部門來負責對相關合同的簽訂，并且在后續嚴格參照合同款項履行相應的合同事項，同時在該過程中指導采購部門以及其他部門完成各項工作；第二級合同管理機制則是由具體物資需求部門負責，與承包單位簽訂子合同，而子合同則應當囊括到上一級合同文件中，明確甲乙雙方所需要履行的職責、義務；第三級合同責任管理制度中，主要是由執行單位以及相應的監督管理部門完成對采購項目質量監督以及后續的檢驗、驗收等各項管理工作。

除此之外，在整個管理體系中還需要將其中所涉及到的關鍵要素，如決策管理、執行管理、監督管理等敏感性職能進行分開設立，將其劃分給不同的管理機構來行使，避免權力過于集中而出現徇私舞弊的現象，在此過程中，企業需要及時借鑒先進的管理經驗，在整個合同簽訂到后續的履行管理、審計以及資金支付方面建立分權管理制度，實現各部門之間相互制衡。例如在合同簽訂期間，相應的簽訂部門需要由專項辦公室負責，而履行合同的管理機構則不需要參與到前期的合同簽訂作業中，并且嚴格參照合同簽訂事項，履行相應的條款義務。而在后續的審計以及經費支出管理方面，審計部門以及支付部門所開展的工作也需要分開行使，但是彼此之間也需要實現高效溝通，確保將相關工作落實到位。

而在后續合同履行以及項目驗收、質量檢測工作中，企業也需要及時派遣專業人士進入到承包商企業，監督指導項目的開展，對相關物資的生產制造實施嚴格的質量把關，對物資的生產流程、生產制程進行分析評估，比如在部分招標采購合同中可能涉及到工藝文件、工藝需求方面的內容，企業應當及時派遣專項監管人士進入到承包商，對承包商在生產以及施工建設活動中所使用到的技術、文件、材料進行評估、評判，以此來將質量問題遏制在源頭，而在監督管理過程中，企業也需要細化規章，規范管理制度，制定完善的監督檢查機制，采取公正、公開的監管機制，盡可能引入社會監督元素，規范承包商不正當的工作行為。

3.采用高效的招標采購合同管理方法。在當前招標采購合同管理工作中，企業需要做到統籌兼顧，結合全過程、全生命周期、動態化的招標采購合同管控措施，落實相應的管理工作，履行管理事項。企業應當制定完善的物資項目采購最佳效益總體管控目標，結合全系統、全生命周期的管理方式，在工作管理期間落實貫徹各項管理工作。其次，企業還需要對現有的物資采購經費進行科學合理地分配使用，將相應的采購經費實施集約化集中管控，改變過往在物資采購管理過程中分模塊、分板塊的資金管控策略，盡可能提高物資采購經費的實際使用管控效率。

除此之外，企業還需要實施全生命一體化的管控策略，將單項物資采購以及在各個階段所開展的采購管理事項設置為一個整體，在此過程中實施維修、保障、訂貨一體化循環化的管控制度，對不同階段實施不同的管控內容。例如對于部分涉及到研發管理的項目，在采購管理工作中，企業需要對科研階段設置專項管控合同，在生產制造階段設置完善的訂貨合同，而在后續設備使用或者技術保障管理階段也需要簽訂相應的技術保障合同，將各類合同在各個時期所具備的作用最大限度地釋放出來，同時還需要實現各個合同之間的有效連接。使得整個招標采購合同管理工作環環相扣，為下一個階段工作的開展提供強有力的數據支撐。而在全要素一體化的工作管理進程中，企業除了需要落實對合同文件中所包含的質量、進度以及價格等相關款項進行約束管控之外，還需要對總系統與分系統之間所存在的各個要素進行評估考量，比如對可靠性、保障性問題進行確認，突出整個采購活動所具備的平衡性，以此來獲取采購項目的最高效能。

此外，在當前招標采購合同管理工作中，可以結合CALS采購管理方式，即持續采辦以及壽命周期保障政策，結合數字化、信息化技術，在當前招標采購管理工作中融入數字化元素。當前大部分企業在招標采購合同管理工作中結合CALS工作管理模式相對較為常見，在此期間，企業需要建立健全采辦合同信息化管理平臺，構建信息管控機構，參照在合同管理過程中所設置的三級合同管理機制，在不同等級設立不同的管理機構，實現數字信息有效流通，而總部總機構需要實施宏觀管控，不同子合同則需要對各自項目實施集約化、集成化的管控。企業內部各部門應當實現信息資料有效流通，并且及時向項目負責人推送當前的項目開展狀況以及采購活動的實際進程，在遵循采購合同管理本質規律的大前提下，對其中存在的各種信息進行有效組織以及集約管控。而在對招標采購合同信息管理網絡進行構建打造的工作進程中，也需要注重安全性、保密性，實施對網絡體系定向化的構建、打造，實現內部規范化、整體化運作，以保密為原則，實現對數據信息收集、整合、發布、共享，確保招投標采購合同管理工作在數字化、信息化管理體制的支撐下能夠穩定、高效地進行。

四、結束語

總體來說，在招標采購合同管理工作中，企業應當對其中的各項要素進行分析、評估，結合精益化、精細化的管控思想，在招標采購合同管理期間采取公平、公正、公開管理策略，并且及時融入信息化管理要素，提高工作管理效率，確保企業所開展的招標采購合同管理工作能夠穩定有效地實施。