信息化背景下高校財務網上報銷審批模式的發展趨勢
——以某G大學為例

李 慧 羅麗獻 廣西科技大學

近年來，為響應國家政府會計制度改革，要實現網上審批、網上報銷的辦理模式。學校進行信息化建設也是尤為重視，隨著財務信息化建設的發展，G大學相繼推出了網上預約報賬系統、其他收入申報系統及工資查詢等財務系統。雖然G大學現行采用會計人員接單，報銷人通過在網上填報并生成報銷單，將報銷單打印出來簽字蓋章，再連同附件一并交給會計人員審核報銷，該模式仍然無法實現報銷人少跑一次的目標。由于財務報銷審批主要還是采用傳統的紙質版審簽模式，這種模式會因不確定性因素導致前期審批流程效率低下，也是降低財務報銷效率的一項重要原因。

利用信息化技術實行網上審批模式，引進網上報銷審批系統主要是解決面臨大量報銷業務從原來的線下審批改為線上審批，審批權限可以不受時間和地域的限制，通過網絡完成財務的報銷審批手續，報銷人可通過掃描報銷單形成電子版通過審批系統提交審批，節約了大量的時間，提高網上辦事效率，解決 “審批難、報賬難、報賬煩”等難題，提高了財務報銷審批的效率。

一、高校傳統的財務報銷審批現狀分析

(一)審批流程多、報銷慢、簽字難

目前，G大學的收入每年呈遞增的趨勢，經費種類和經費來源渠道呈現與日俱增的態勢，經費來源不同歸口和不同部門負責人管理審批，根據報賬金額大小簽字審批的領導層級不盡相同，造成審批流程復雜。

財務報銷普遍出現審批流程多、報銷慢、簽字難等現象，報銷人根據發票信息在網上預約系統里面填寫報銷相關信息，打印已形成有預約號的財務報銷填報單，將發票原始資料后附填報單一并拿到計財處報銷。此種報銷模式解決了報銷集中扎堆的現象，但是審批簽字還是要根據財務制度找分管經費的各級領導簽字；手工報銷還是最傳統的報銷模式，報賬人人拿著已簽好的網上預約單到計財處報銷。

(二)報銷單退單量大、服務效率低

由于國家出臺新的科研報銷和財務會計相關制度，高校也會據此及時進行重新修訂調整，新舊制度往往存在一定的差異，導致報銷人覺得財務制度總是在變化，短時間內難以及時熟悉新規定，報銷單據就會因不符合制度規定而產生退單的情況。

高校的教學科研人員都不是具有財務專業背景的人員，由于平時教學科研工作任務比較繁重，很少報賬，必然造成對報賬流程不熟悉的現象，對取得原始憑證的合規性、真實性和完整性都是無法進行專業判斷。繁瑣的報銷審批工作占用了師生的大量時間，大大降低了報賬人和審核人的工作效率，使得他們不能集中精力專注于教學和科研工作，影響了教學和科研人員的積極性。

(三)報銷單據審核量大，管理層工作隨時被中斷

由于高校經費數量巨大，經費審核繁重，報銷單據審核也隨之增多。學校領導每天都要面臨著大量而繁重的行政管理工作，根據學校財務制度規定，財務報銷金額大小按相應管理層級別的領導簽字審批，經常面臨在處理公務的時候，會被突如其來的報銷人員中途打斷，偶爾還出現在領導辦公室排隊扎堆審批的現象，容易造成領導缺乏時間對需要簽署的報銷材料進行深度思考和審核，甚至還會造成超額度審批簽字而不知的現象。

(四)財務人員線下審核，主觀因素甚多

財務人員對報銷的單據進行線下審核時，財務人員每天都需要承載著大量的審核和檢查等基礎工作，審核紙質原始憑證資料是否合法、合規和完整等要求，還有審核報賬業務審批權限是否符合財務制度規定，僅憑財務人員的經驗和記憶力來進行判斷，會受到主觀因素的影響。

二、建立學校財務網上報銷審批系統模式

隨著互聯網技術的不斷革新，信息化技術已逐漸進入人們的工作和生活，尤其在人們的工作中顯得尤為重要。為了提高工作效率，直接通過電腦或手機連接互聯網就能完全處理完各項具體事務，現代信息技術能夠使我們在辦公時間和辦公地點上實現充分自由，最大限度地節約了辦公時間，大大地提高了工作效率。

G大學對網上報賬引入網上審批系統流程，以學校OA辦公系統為基礎，將學校財務制度和網上審批要求都融入到審批流程當中，從根本上改變原來簽字難、報銷難、報銷煩、效率低的現象，從而大大提高了財務報銷審批的效率。

(一)引入財務制度，制定系統流程

G大學根據國家教育經費使用政策的規定，制定了《G大學經費使用審批辦法》，根據公務卡要求，修訂了《G大學公務卡管理實施辦法》、根據差旅費管理辦法，修訂了《G大學差旅費管理暫行規定》。

G大學推進網上審批系統之前，財務人員先調研了其他高校，并學習其先進經驗和方法，計財處把財務報銷和經費審批制度進行梳理，修改并完善了相關制度，向網上審批系統引入財務規章制度，確保各級領導是否清楚審批權限，在網上審批系統試運行后，積極向師生進行廣泛宣傳，并開展網上審批系統業務培訓，讓教職工了解各項經費的審批權限和要求。

(二)搭建網上審批系統服務平臺

由于學校資金量大，教學科研項目多，行政人員少，工作量越來越繁重。為了解決審批簽字煩、審批簽字難、審批簽字排長隊等問題，建立網上審批系統服務平臺緩解現場排隊等候。G大學根據學校財務管理信息化發展的需要，結合師生的需求，已經提供了網上報賬，網上申報和網上工資查詢等系統的財務服務平臺，報銷人可以隨時進行網上預約報銷，辦理借款，其他收入申報等業務，為構建網上審批系統提供了基礎。

(三)實現線上與線下審批相結合

高校財務報銷實行網上審批仍然甚少，要想讓學校老師和學生從原來線下審批轉到線上審批，這種轉變仍然還是需要一些時間去接受和改變。G大學結合學校的實際情況，在校內全面推行網上審批系統時，采用線上審批和線下審批相結合，由于信息技術受到限制，網上審批系統還不能全覆蓋所有的審批事項，尚有部分特殊業務仍需線下進行，G大學本著以人為本，為全校師生帶來方便，以提高教學與科研積極性為原則，推行線上審批與線下審批相結合的方式同時并行，先采用部分項目進行網上審批，不斷解決網上審批系統的問題，逐步完善線上審批，慢慢取消傳統的紙質審批，最終實行網上審批。

(四)借助數字化智慧校園，追蹤審批流程信息

依托學校數字化智慧校園建設，網上審批系統通過網頁或微信物流信息等途徑推送審批信息，還可以通過電腦或手機方便報銷人隨時查詢審批業務流程的進度，通過微信，在重要節點推送信息，如有退單情況，會看到備注退回原因，以便報銷人員及時修改或完善審批信息，使整個網上審批過程高效便捷。

(五)通過CA認證，保障簽章效力和信息安全

我國的《電子簽名法》于2019年4月重新修訂，第十四條規定 “可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。《電子簽名法》規定可靠的電子簽名需同時符合下列條件：

1.電子簽名制作數據用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有。

2.簽署時電子簽名制作數據僅由電子簽名人控制。

3.簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發現。

4.簽署后對數據電文內容和形式的任何改動能夠被發現。

G大學的網上報銷審批系統中的電子簽名都是通過CA認證，以保證網上信息傳遞身份的真實性、保密性和完整性，確保網上報銷審批具有法律效力。要求全校師生提供本人真實的簽字圖片，并通過簽章密碼和手寫簽章等兩項進行雙重保險，充分保證網上簽字的安全和法律效力。

實現網上審批與網上報銷兩個系統的全面對接，需要將內網與互聯網對接，進行數據交換，因網上報銷系統采用的是財務系統專網，必須確保網絡信息安全。財務系統如果在校外網絡環境下，非常容易受到攻擊，造成信息外露。在經費審批的權限方面，存在著忘記密碼、保管不善和處理不當的情況，存在信息泄露的隱患，給網上審批帶來了潛在的危險。

G大學為了給網上審批系統建立一個安全的網絡環境，并作以下幾點要求：

1.加強網絡安全知識的宣傳和教育，強化全體師生的安全意識。

2.安排專人負責監控網絡審批系統的安全，確保網絡信息安全。

3.要求各位采用數字簽名的審批人，必須提供手寫簽名，確保數字簽名的真實性。

4.要求各位網上系統審批人需要設置安全系數比較高的密碼，確保密碼的絕對安全。

三、高校實行網上報銷審批系統的作用

(一)解決簽字難和排長隊的現象

G大學實施網上審批系統后，報銷人只需將報銷的材料電子版上傳到網上審批系統附件區，轉交下一步給領導進行審批，無需親自到領導辦公室排隊等待審批簽字，也不會因領導出差、開會等不在辦公室的原因而無法審批，解決了財務報銷審批簽字排長隊的問題，每一層級審批人無需在辦公室等待簽字，而只需在工作合適的時機，且有網的地方都可以通過網上審批系統的利用數字簽名審批各種報銷單據，這樣既不影響各層級領導的行政事務性工作，報銷人還可以查看審批流程的進度，在審批環節結束后，在網上報賬系統填寫報賬信息，形成報賬預約單并打印預約單，將原始憑證單據和預約單一起拿到計財處進行辦理報銷手續，財務人員也可以通過網上審批系統查看報銷業務的審批情況，對于已審批完但未提交預約報銷的報銷單，計財處財務人員可以善意地提醒，催促盡快完成發票的報銷工作。

(二)加強業務培訓，減輕報賬壓力

高校師生都不是專業的財務人員，對財務知識和制度規定缺乏理解，為了減少報銷人現場排隊等待報銷和避免退單的情況，則要求報銷人必須非常熟悉學校的各項財務制度，保證報賬遞交的發票符合財務報銷規定，否則容易造成票據不符合學校財務報銷制度，出現退單的情況，最終可能會對財務報銷工作產生負面影響。G大學每年6月和9月份都要對新報到的教師開展財務報銷業務培訓，讓師生了解學習學校的財務制度，規范使用公務卡支付手續，了解各項經費的報銷制度和審批要求。

G大學網上審批系統正式上線之前，G大學財務人員必須熟悉掌握網上審批系統的各項功能，解決網上審批系統運行過程中發現的各種問題，向軟件公司反饋，不斷調試和完善，制作網上審批系統的操作指南和業務流程，積極組織師生通過線下培訓，全面熟悉財務報銷網上審批系統的全流程，會后將操作指南和業務流程分發給各部門的老師和學生，并建立QQ群、微信群為師生解答財務報銷網上審批系統有可能出現的各類問題，快速讓學校師生熟悉掌握網上審批系統的流程和要求。采取一系列的措施，使學校師生對網上報銷系統和網上審批系統進行熟悉，逐步減輕財務人員的報賬壓力。

(三)與其他系統端口進行對接，全面實現網上審批系統

目前，G大學將網上審批系統、網上報賬系統和網上申報系統等三個系統基本上可以實現對接，但是要想全面實現網上審批系統，還需要與多個部門的系統進行打通，才能實現完全對接。正著手與學校其他部門的系統進行對接得準備工作，學校已經把預算申報審批、合同審批、固定資產入庫審批、政府采購審批、科研經費審批等都設計了合適的業務流程，并且把內部控制的各個審批環節都與審批系統進行打通和對接，搭建系統共享平臺，全面實現網上審批系統。

(四)規范財務管理制度，推動內部控制信息化

實現網上審批系統是財務管理制度在實踐中的具體運用，報賬人通過網上審批系統進行審批時，將審批單轉交下一級審批人，審批人在權限范圍內進行審批，如超出權限范圍內，審批系統會轉到高一級審批人進行審批，網上審批系統的工作流程簡單，易于操作。審批人進行審批時，要明確審批意見，對于每一位審批人的審批意見都會留有痕跡，將每一個流程環節落實到具體人，各級領導在權限范圍內，可以查詢本部門的報銷情況和經費余額，既能及時了解財務信息，同時也加強了對財務的監管作用。利用網上審批系統推動內部控制信息化，各項目經費的審批人根據各自的權限完成各項業務的審批，實現學校內部控制的信息化。

(五)積極發揮網絡技術，提高財務報銷審批效率

充分利用學校數字化智慧校園技術，將財務網上報銷審批系統與報銷人、審批人緊密聯系起來，進一步提高財務工作效率。對于已審批的報銷事項，審批完成后再轉交下一步處理。發票上需要報銷人簽字，完成網上審批和網上報銷預約，財務人員審核發票后，在財務系統完成審核，并通過銀校直聯將報銷款項轉到報銷人的銀行卡或供應商的對公單位賬戶。財務報銷和審批工作都通過運用網絡技術，變得省力省時，徹底改變了以往的簽字難、審批難、報銷難、報銷煩等問題，實實在在做到提高財務工作效率。

隨著高校不斷擴招，學校規模不斷擴大，教育科研經費不斷增加，高校財務工作越來越繁重，工作壓力與日俱增。高校財務工作要求越來越細化，財務服務質量要求越來越高。在財務工作中引入信息化已勢在必行，實現網上報銷審批系統，加快了審批進度，縮短了報銷人和審批人的工作時間，提高了財務工作效率，激發了教學科研工作者的積極性；加強了預算管理，避免了超預算報銷的情況；審批流程和報銷憑證自動生成電子檔案，做到有跡可循；通過電子簽名認證確保線上身份傳遞信息的真實性，保證審批流程是真實有效的。