文書檔案管理信息化建設利用率與安全保護研究

梁漢冬 廣西壯族自治區橫縣公路養護中心

事業單位是為經濟社會發展提供公益服務的主體,是我國社會主義現代化建設的重要力量。近年來事業單位的發展受到了人們越來越多的關注和重視，在黨和政府的帶領下邁進了發展新階段。與此同時，受到信息化建設不完善、安全保障不到位等問題的影響，部分事業單位的文書檔案管理工作還存在一些不足，現簡單介紹文書檔案管理信息化建設的現狀及其意義，對提高文書檔案管理信息化建設水平，保障檔案安全的有效措施進行分析。

傳統紙質文書檔案管理工作一直存在管理效率較低、文書檔案破損嚴重等一系列問題，這明顯不符合事業單位文書檔案管理的準確性、高效性要求。信息化技術的出現和應用，給諸多行業帶來了前所未有的發展契機，將文書檔案管理工作和信息化技術結合起來，是提升文書檔案管理效率的不二之選，再加上完備的安全保護技術支持，事業單位的文書檔案管理工作水平必將會更上一層樓。

文書檔案管理現狀及特點

傳統文書檔案管理現狀

新時代下，很多事業單位的文書檔案管理工作進入了新階段，但是仍然存在一些突出問題亟待解決，比如信息化建設落實不到位，造成這一現象的主要原因一是文書檔案管理思路沒有及時更新，很多事業單位的領導層忽略了文書檔案管理信息化建設的實際意義，未及時給予有力的資金支持；二是部分事業單位文書檔案管理人員的綜合素質有待提升，在文書檔案管理工作不受重視的情況下，很多事業單位的文書檔案管理崗位都由其他工作人員兼職，這部分工作人員雖然在自己的本職工作中有所建樹，但是沒有接受過專業的文書檔案管理教育，這使得他們對文書檔案管理的信息化建設知之甚少，最終的檔案管理效果可想而知。因此，當前傳統文書檔案管理現狀不容樂觀，相關工作人員應盡快認識到文書檔案管理信息化建設的意義，并采取有效措施保證文書檔案的安全，這是現階段事業單位文書檔案管理工作的重中之重。

文書紙質檔案與電子檔案的特點

紙質檔案是指記錄在紙質文件上的檔案資料，常見的紙質檔案有報紙、日記、文書、證明、合同等。每個人的書寫方法不同，字跡也各不相同，除非是經過長期的訓練，否則不可能出現兩種高度吻合的字跡，因此紙質檔案資料被仿造的可能性極低，安全系數也相對較高。但是，紙質檔案有一個不容忽視的問題，便是其保存難度相對較大，容易受外部環境和空氣中含水量的影響出現霉斑、破損等情況。另外，紙張是由木漿制作而成，容易遭受蟲子侵蝕。因此，在紙質檔案的保存過程中，需要密封性相對良好的儲物空間，還需要投入大量的財力和人力。此外，在對相關資料進行查閱和搬運的時候，也容易造成紙質資料的破損，一旦發生突發事件，將會給檔案造成不可挽回的損壞。

電子檔案是指利用多媒體信息技術在移動終端記錄的檔案資料，是信息時代發展出來的產物。相比于傳統紙質檔案，電子檔案的內容和數據相對較多，但是通過輕便小巧的CD卡和U盤就可以進行保存，更方便傳輸。區別于傳統紙質檔案，電子檔案的構成更加多元化，電子檔案中不僅有文字信息，還涵蓋豐富的圖片、視頻、音頻，內容更加簡潔明了，信息覆蓋更加全面。另外，電子檔案的傳播并不受時間和空間限制，只要網絡暢通就可以完成檔案的調取和傳輸，避免在借閱的過程中出現檔案損毀或遺失的情況。隨著科技的進步，檔案的數量日漸增多，傳統紙質檔案的管理過程相對復雜，一些機密性較高的檔案，還需要層層審批才能借閱。而在使用電子檔案時，只需在檢索框中輸入關鍵詞，就可以獲取所需資料，大幅度提升了檔案管理和查詢的時效性。

文書檔案管理信息化建設的意義

第一，能夠提升文書檔案管理效率。在文書檔案管理信息化建設之前，檔案管理人員往往只能通過人工方式對文書檔案進行收集、整編、管理等，工作量非常大，所耗費的時間比較長。而在進行信息化建設后，文書檔案管理開始朝著網絡化、自動化方向發展，錄入到數據庫的文書檔案可反復調用，電子檔案也不存在紙質檔案風化、破損的問題，整體的管理難度會有所下降。在傳統的紙質檔案管理保存過程中，如果出現相關文件資料擺放不整齊或者忘記歸檔的問題，工作人員需要將所有的檔案重新歸檔。但是這一過程可能會導致檔案資料順序混亂，工作人員又需要重新對相關檔案進行排序、裝訂等，無形中增加了工作量。而且紙質檔案資料的存儲往往需要大量空間，簡陋狹窄的環境不利于紙質資料的存放，對調取工作也會產生一定的影響。進入信息化時代后，將紙質檔案轉變為數字化檔案，不僅使檔案的查找調取更加便捷，還能在一定程度上節約存儲空間，即使是倉庫缺乏的情況下，大量的檔案資料也能得到妥善保存。文書檔案管理信息化建設可以降低成本，減輕工作人員的工作量，提升文書檔案管理的效率。傳統紙質檔案的存儲歸檔工作難度相對較大、管理效果較差。文書檔案管理信息化建設，不僅可以使文書檔案的存儲歸檔工作更加輕松有效，文檔查找也更加快捷。第二，文書檔案管理信息化建設使文書檔案查詢和調閱的難度減小。在傳統文書檔案管理模式下，工作人員需要根據入庫信息到檔案室中翻閱檔案，從繁雜的檔案資料中找出所需內容，整個過程效率低、時間長，不符合新時代事業單位高效的需求，而完成信息化建設后，工作人員可根據需求，采取模糊查詢、組合查詢、分類查詢等多種方式在數據庫中快速檢索文書檔案，這樣可以提升文書檔案服務水平，對文書檔案管理的發展有一定積極作用。在對紙質檔案進行數字化處理時，檔案管理部門需要根據實際情況，重點關注檔案信息化的轉化速度和可用范圍。針對實際意義相對較低、應用價值不足的檔案資料可以延后數字化。將珍貴資料、歷史信息、實用性高的數據、歷史意義重要的資料優先處理，避免出現資料的遺漏和損毀。在對紙質檔案數字化時，必須要重點注意相關信息和數據的真實性，將需要歸檔處理的數據全部收集，復印資料也必須保持原樣，并進行統一的歸檔和管理。在上傳信息時，應將數據和圖像全部上傳到計算機系統中，形成格式統一的文本資料，方便工作人員利用搜索引擎完成檔案查詢。除此之外，文書檔案管理信息化建設還要根據我國的相關法律法規，針對電子檔案的歸檔與管理制定科學合理的管理機制，在實際過程中，應始終保持操作的規范性，確保檔案資料的管理和查詢更加標準化。根據我國的相關規定，電子檔案和傳統紙質檔案一樣具備同等的法律效應。針對無法永久存儲、保存意義較低的電子檔案，還有不能轉化為電子檔案的紙質檔案，可以只用單一的檔案形式完成歸檔，檔案管理信息化建設的重要保證就是檔案一體化。

提高文書檔案管理信息化系統利用率的有效措施

完善文書檔案管理信息化長效機制

第一，盡快建立規范性機制。在信息化技術高度發展的今天，文書檔案管理信息化建設已成必然，在此過程中工作人員應對元數據進行綜合收集，在錄入數據系統的時候也需要采取掃描等方式盡可能保存文書檔案的原貌，從而保證文書檔案管理的規范性。同時，還需將現有的文書檔案中難以識別的圖像信息轉化為文本內容，從而讓后續的模糊檢索、條件檢索等更加順暢。另外，在進行文書檔案管理信息化工作的時候，還需要秉持分離式的規范原則，根據不同文書檔案的特征，按照不同的管理規定開展工作，從而確保文書檔案管理的有效性。在對文書檔案進行信息化處理時，應保證數字檔案管理符合真實性要求，將原有數據全部完成信息化處理，歸納進電子檔案信息管理系統進行統一歸檔、保存。另外，在復制紙質檔案中的相關資料時，應對紙質檔案中的全部信息進行掃描，將圖像、音頻等資料轉變為文本數據，為搜索引擎的創建和使用提供便利條件。除此之外，還要嚴格注意檔案信息格式的標準化和統一化，建立科學有效的電子檔案管理機制，將國家制度的相關規定作為參照，全面了解檔案管理工作的職責所在。另外，在對電子檔案進行管理時，依照離散式的行為規范，建立相應的管理制度，保證電子檔案的歸檔工作更加合理有序，避免重要資料和信息丟失。

第二，建立實用性機制。文書檔案管理信息化工作模式的落實可以提升檔案管理的效率，工作人員必須根據本單位的實際情況，對文書檔案管理信息化建設的范圍進行分析，并從全局出發對檔案內容進行處理，對其中重要的、易丟失和破損的文件優先進行處理，對那些有保存價值、但使用價值比較低的文書檔案，可適當地暫緩其錄入，真正做到“好鋼用在刀刃上”，提升文書檔案管理信息化建設的有效性。在文書檔案管理信息化建設過程中，將紙質文檔和電子文檔進行同步歸檔是其中十分重要的步驟。在初步完成信息化檔案建設后，工作人員需要重點關注紙質文檔和電子文檔之間的轉化，降低轉化過程中出現的數據丟失問題和數據安全隱患。為提升檔案資料的安全系數，工作人員在將紙質文檔和電子文檔進行同步處理時，可以選用同種管理模式，保證兩類檔案信息的連續性，更有利于檔案管理信息化的有序開展。

加強文書檔案管理信息化建設

第一，要提升檔案管理人員的綜合素質。目前，一部分事業單位的文書檔案管理工作仍然存在問題，其主要原因是檔案管理工作人員的綜合素質有待提升，他們在長時間的工作中適應了紙質檔案的特點，因此在接觸信息化、電子化文書檔案管理時，往往力不從心，這顯然不符合文書檔案管理信息化建設的要求。因此在今后的發展中，必須著力提升檔案管理工作人員的綜合素質，通過組織有效的培訓活動、聘請專家學者到單位舉辦講座等方式，把文書檔案管理信息化建設的要求和適應方法準確傳達給工作人員。第二，要盡快建立科學的文書檔案管理模式。在傳統的文書檔案管理模式中，人工管理是主要的管理手段，但是在信息化建設完成后，事業單位需要認識到文書檔案管理模式的轉變，從年度預算、政策措施等方面為文書檔案管理信息化提供支持，確保信息化檔案的利用率。

做好文書檔案管理信息化安全保護工作的策略

加大組織領導力度

事業單位的文書檔案管理部門承擔著重要的檔案管理工作，因此必須建立文書檔案管理信息化模式下的管理新方法，并采取行之有效的任務分配制、責任落實制等，保障文書檔案管理信息化的安全性。工作人員要嚴格執行相關的安全保障制度，并提升管理人員的信息化安全意識，將檔案信息化安全問題納入工作人員定期培訓的內容中，發揮部門的組織管理作用。同時，還需盡快建立安全管理及維護制度，確定文書檔案管理信息化系統的安全維護周期等，以事業單位的角色與互聯網企業達成合作意向，提升文書檔案信息化安全建設的效率。

定期組織管理人員參加培訓活動

文書檔案管理工作人員是規避信息化安全風險的主力軍，必須要做好工作人員的培訓工作。首先，要讓他們認識到文書檔案信息化的安全風險，加深其責任意識，使之在保障信息安全的過程中發揮應有的作用。其次，要做好檔案管理信息化安全保障措施的培訓，讓每一個文書檔案管理工作人員都能在合理利用檔案信息化系統的基礎上，了解和熟悉安全保障措施，有效規避信息化安全問題。

做好內部安全防范工作

文書檔案管理的信息化建設是一把雙刃劍，它有效地提升了文書檔案管理的效率和便利性，但同時也增加了文書檔案丟失、泄露的風險，因此，檔案系統內部的安全防范是保證文書檔案管理安全性的必然手段。在工作中可通過加強內外網通道管理工作、有效處理計算機中文件內容等方法，降低出現信息安全問題的概率。同時還可以通過落實權限審核制度、利用文件加密技術等方法，規避不必要的安全風險。比如：管理人員可運用防火墻、動態監測技術提高文書檔案的安全性，通過利用專門的系統，更好地應對外部入侵以及網絡病毒，第一時間阻斷對信息安全有害的程序軟件，對存在安全隱患的文件及時進行清理。同時管理人員也可對信息數據進行加密，利用技術手段使重要數據變為亂碼，只有掌握解密手段的人才能實現數據還原，最大程度地提高數據信息的安全性。此外，工作人員還要做好文書檔案的備份工作，確保當電子文書檔案受到損壞時能夠及時修補檔案數據信息，恢復檔案內容。例如：系統災難恢復，即采用光盤備份服務器，將備份在磁帶庫中的硬盤內容恢復至災難機。這樣無論災難機的數據容量有多大，都可以存放在備份設備的備份系統中，實現統一管理；數據遠程復制，是指將數據在另外的地方實時生成可用備份，該方法的優勢在于副本數據立即可用，且無數據恢復時間，但也存在數據復制系統的價格較高，需要額外硬盤存儲空間的不足之處。

事業單位的文書檔案管理質量影響著其發展水平，因此必須要順應時代發展趨勢，積極主動地進行文書檔案管理信息化建設，通過完善文書檔案信息化建設長效機制、加大組織領導力度、做好內部安全防范工作等一系列措施，保證文書檔案管理信息化建設的效果。在今后的工作中，還需要不斷探索保障文書檔案信息化安全的措施，推動事業單位文書檔案管理工作的綜合發展。