基于協同辦公系統的全流程專利管理系統設計與實現

陳瑞雪，趙衛康，謝祎，萬振（通信作者），石璞硯

天津市海河醫院 （天津 300350）

在當今醫療環境下，醫院間的競爭日益激烈，提高醫院科研水平已迫在眉睫。加強科研管理工作是醫院發展的基礎和動力，而專利管理作為科研管理工作的重要部分，提高其管理水平尤為重要[1]。新冠疫情以來，天津市海河醫院作為定點醫院承擔著新冠救治任務，醫務人員在救治患者的同時也制作出許多便于工作的創新發明并申請了專利，而做好專利管理工作，不僅有助于保護醫院專利，提高我院科研管理水平，也有利于更好地完成新冠救治工作。

1 專利管理的工作內容及重要性

1.1 專利管理的工作內容

專利的類型分為發明專利、實用新型專利以及外觀設計專利。申請專利需要發明具有新穎性、創造性、實用性，未在國內外出版物上公開發表過，亦未提出過申請，該發明要有突出的實質性特點和顯著進步，并能在使用后產生積極效果[2]。醫院的專利管理工作主要包括專利的申請、授權、實施、維護、經費報銷、獎勵等[1]。在專利的申請過程中，醫院專利管理部門需審核由醫院科研及臨床工作人員提出的專利申請，并將通過審核的申請材料委托專利代理公司代辦或自行提交到國家知識產權局，其中通過國家知識產權局審查的專利將取得專利證書，被授予專利權；在專利的授權過程中，醫院專利管理部門需同專利代理公司或國家知識產權局及時溝通，確保專利申請的順利進行，避免專利申請材料滯留在國家知識產權局的相關管理部門或專利代理公司；在專利的實施過程中，醫院專利管理部門除需對醫院自身實施專利進行監管和督促外，還需注意維護好醫院的專利權，須通過簽訂合同的方式來許可他人實施專利，從而保護醫院的專利權，進而確保專利順利有效地實施；在維護專利的過程中，醫院專利管理部門應及時整理、匯總、統計出需要繳納年費的專利，及時通知到發明人，從而保護好專利權人的專利權；在經費報銷的過程中，醫院專利管理部門應及時收集整理發票等材料，并盡快報銷申請人墊付的專利申請等相關費用；在專利的獎勵過程中，醫院專利管理部門應對專利授權證書及相關獲獎材料進行審核，根據醫院相關規定適時發放獎勵。

1.2 專利管理的重要性

《國家中長期人才發展規劃綱要（2010-2020年）》中強調要實施專利保護政策，實施國家專利戰略[3]；2019年國務院下發的《國務院辦公廳關于加強三級公立醫院績效考核工作的意見》[4]中也明確指出三級公立醫院學科建設中的一個重要考核指標就是“每百名衛生技術人員科研成果轉化金額”，而專利作為科研成果轉化的一個重要標的，不僅是自主創新能力的主要標志和象征，還蘊含著極大的商業及產業價值[5-6]。黨的二十大報告中也提出，必須堅持科技是第一生產力、人才是第一資源、創新是第一動力，深入實施科教興國戰略、人才強國戰略、創新驅動發展戰略，開辟發展新領域新賽道，不斷塑造發展新動能新優勢。我國的大型綜合醫院是知識密集型的科研單位，專利是其科研創新的重要產出，在激烈競爭的市場環境中，以專利為核心的知識資產的戰略價值在醫院科研工作中已日益凸顯[7]。

2 專利管理現狀及存在問題

2.1 專利管理現狀

2012—2021年，我院共申請專利213項，其中實用新型專利190項，發明專利23項，共計獲得授權專利156項，其中實用新型專利154項，發明專利2項。我院近年來申請專利的數量呈上升趨勢，且自2018年起申請數量逐年增加，較之前有了非常大的提升。雖然專利申請的數量在增加，但每年的專利授權率（每年專利授權率=當年申請的專利中獲得授權的專利數量/當年申請的專利數量×100%）并未隨之提升，授權率忽高忽低也說明了專利申請文件撰寫質量不穩定（圖1）。

圖1 2012—2021年醫院專利授權情況統計圖

2.2 存在問題

專利申報數量的增加及專利授權率的不穩定，都為醫院的專利管理工作帶來了挑戰。過去，我院主要通過Word、Excel 軟件匯總記錄專利申請情況，結合收集紙質簽字申請材料的方式進行專利管理工作，存在工作效率低、重復勞動頻次高、專利管理各節點銜接不暢、對提交的專利申請材料撰寫質量把控不嚴等問題。2020年以來我院作為新冠定點醫院，醫院科研和臨床一線工作人員在新冠救治工作中有許多發明創造，一方面專利申請需求上升，另一方面要求在隔離區工作的申請人提交簽字的紙質申請材料也與實際工作情況不相適宜。且自2022年3月1日起，國家知識產權局不再發放紙質專利證書，也在推行倡導電子化服務。所以，施行專利信息化管理十分必要。

3 基于協同辦公系統的全流程專利管理系統設計

3.1 明確各流程環節

專利管理涉及到多個環節。首先，需由第一專利發明人提交申請并選擇是否依托課題申報，若依托課題申報，則需要所依托課題負責人審批同意，確認申請專利與課題內容相關，專利申報相關費用由課題經費支出，若不依托課題申報，則直接流轉至第一專利發明人所在科室負責人處；其次，需要第一專利發明人所在科室負責人審批同意申報該專利，確認該申請專利系發明人在實際工作中的發明創造；再次，需要科教科科研經辦人對專利申請材料進行形式審查，確認無形式上的錯誤；然后，將通過審核的專利申請材料送至委托的專利代理公司進行專業評估，通過評估的專利申請將上報國家知識產權局審批，未通過評估的專利將退回至第一專利發明人；最后，若專利未通過國家知識產權局的審批獲得授權，則由科教科科研經辦人填寫未授權信息，退回至第一專利發明人，若專利通過國家知識產權局的審批獲得了授權，則由科教科科研經辦人填寫相關授權信息并上傳電子版專利證書，并由科教科財務經辦人完善報銷信息，反饋至第一專利發明人，全流程結束。（圖2）。

圖2 專利管理流程圖

3.2 設置權限與角色

全流程專利管理系統是基于協同辦公系統自帶的人員自動同步功能，對協同辦公系統進行了功能性拓展。協同辦公系統管理員是全流程專利管理系統的整體運維人員，由系統管理員對第一專利發明人、課題負責人、科室負責人、科教科相關管理人員的職責和權限做出明確的區分，使用已區分的職責及權限來確定相應人員的具體使用功能，從而實現角色對應權限（圖3）。全流程專利管理系統權限分為專利申報權限、選擇依托課題權限、專利審批權限、授權信息完善權限、報銷信息完善權限等共計5種權限。角色設置包括如下6點。（1）第一專利發明人，負責發起申報專利的申請、選擇是否依托課題報銷以及依托哪一項課題報銷，對應專利申報權限、選擇依托課題權限；依托課題報銷的專利，由于依托的課題不同，課題負責人也不盡相同，所以課題負責人由第一專利發明人自行選擇；不依托課題報銷的專利，僅需選擇不依托課題報銷，無需選擇課題負責人。（2）課題負責人，負責對專利內容與所依托課題進行內容的相關性審核，并確認專利申報相關費用由課題經費支出，對應專利審批權限。（3）科室負責人，負責對專利內容與發明人的工作內容進行相關性審核，對應專利審批權限。（4）科教科科研經辦人，負責對申請材料進行形式審查、授權專利信息填寫，對應專利審批權限、授權信息完善權限。（5）科教科負責人，負責與專利公司對接，內容包括對專利內容進行新穎性、創造性、實用性的評估，對應專利審批權限。（6）科教科財務經辦人，負責費用報銷相關信息填寫，對應報銷信息完善權限。

圖3 專利管理權限及角色設置

3.3 系統的表單設計

表單主要分為申請信息、審核信息、授權信息3部分（圖4）。第一專利發明人發起專利申請流程，需填寫表單中的申請信息，包含申請人姓名、科室、職稱、聯系電話、郵箱、專利名稱、專利類型、專利內容摘要、是否依托課題報銷及依托課題的相關信息、學術規范自查表、技術交底書等方面的內容。如果“是否依托課題報銷”處選擇“是”，點擊“提交”時系統會提示選擇課題負責人，流程將提交到所選課題負責人處，課題負責人審核通過后將流轉到發起人處，發起人點擊確認后流程將提交到下一節點的科室負責人處；如果“是否依托課題報銷”處選擇“否”，點擊“提交”后，流程將提交到科室負責人處。審核信息部分體現課題負責人、科室負責人、科教科經辦人、科教科負責人等各節點的審核結果。授權信息部分體現專利的授權結果，包括是否獲得授權、發明人姓名、專利名稱、專利號、專利類型、專利申請和授權的日期、專利證書下載等信息，并體現專利費用報銷相關的信息。

圖4 系統界面

3.4 系統功能及特點

3.4.1 人員全覆蓋

全流程專利管理系統是基于協同辦公系統完成的功能性拓展，在實現專利管理系統自身流程、表單需求個性化定制的前提下，可繼承協同辦公系統全部基礎功能。協同辦公系統在搭建初期，已通過實時同步功能完成全院1 089人的工號信息同步工作，實現全院人員功能全覆蓋，院內職工只需登錄網站選擇相應功能模塊即可完成個人的專利上報及相關工作。

3.4.2 靈活的節點

基于協同辦公系統現有的特性，與對醫院專利管理工作需求進行充分挖掘后，通過協同辦公系統靈活的流程、表單設計工具，按需求對流程、表單完成設計并上線。流程流轉過程基于當前節點的屬性，在提交表單時，系統可完成“是否依托課題報銷”節點的判斷，根據選項確定流程下一步走向，同時當前節點的處理人員可根據表單的內容或流程節點的正確與否進行流程的退回或提交，每個節點處均可選擇返回到之前的任一流程節點，可以根據實際情況進行選擇。在用的流程及表單如需進行調整，還可根據工作需求完成升級，進一步滿足專利管理工作的要求。

3.4.3 全流程閉環

系統涵蓋了專利管理的全流程，實現了專利申請、授權、報銷的全流程閉環管理，一定程度上實現了協同辦公系統和HRP 系統的信息交互，保障了專利管理各環節的順暢銜接。后續工作將進一步提升全流程專利管理系統功能，實現專利申請中費用報銷環節與HRP 系統的深度信息交互，減少系統間的相互切換，讓數據流轉更加順暢。

3.4.4 數據可導出

系統前臺界面可按需求直接導出專利管理全部數據或管理中所關注的數據，由于系統前期已將填報信息結構化，導出后的數據免去了二次整理的工作，也避免了人為整理專利信息時出現的相關錯誤。同時可以通過查詢導出功能，按照專利獲得授權的時間明確哪些專利已經到期需要繳納年費，從而及時提醒專利發明人，做好專利維護工作（圖5）。

圖5 系統導出數據展示圖

3.4.5 全程可追溯

通過系統的查詢檢索功能，以及流程流轉過程中系統存儲的“申請時間”、“審核時間”、“審核人”等審核信息，全流程專利管理系統對個人申請專利流程實現全周期溯源，系統可以隨時為相關科室提供費用報銷及職稱晉升成果認定的依據。對于系統中檢索不到流程記錄的專利，即認定為未經醫院審核同意擅自申報的職務發明專利，醫院可以拒絕報銷該項專利的申報費用，也可以在職稱晉升中對該項專利不予認定。

4 應用效果

通過應用基于協同辦公系統的全流程專利管理系統，醫院專利管理工作效率獲得了極大地提升。自2022年7月系統上線以來，截至目前已成功受理了54項專利申請，其中有9項依托課題報銷，經過了所依托課題負責人的審批，共計經課題負責人、科室負責人、科教科科研經辦人、科教科負責人等共計審批171次，形式審查不合格退回修改12次，最終通過審批上報國家知識產權局的專利申請共計24項。相較于傳統的遞交簽字版紙質專利申請材料的方式，應用全流程專利管理系統使申請材料形式審查的時間從以前的3個工作日縮短至1個工作日，大大縮短了形式審查不合格退回修改及重新提交所耗費的時間。此外，全流程專利管理系統在實現了無紙化工作、節約資源的同時，還統一了申請表單的樣式，實現了填報內容的結構化，使存檔資料內容更加清晰、完整，方便隨時進行查閱。而且，相比于以前專利工作中需要人工錄入進行統計匯總的工作方式，全流程專利管理系統可以直接導出申請表單、申請流程記錄、申請材料附件，既節約了錄入統計的時間又降低了人力成本。我們在實際工作中發現，發明人獲得授權專利電子版證書后常常忘記留存，往往在需要使用時再到科教科查閱，應用全流程專利管理系統后，發明人可以直接在系統中查看下載專利證書，既能妥善留存，又能方便快捷地獲取證書。由于我院是新冠定點醫院，醫護人員大多在感染病區工作，需要施行嚴格的閉環管理，難以及時提交專利申請紙質材料，自應用基于協同辦公系統的全流程專利管理系統以來解決了感染病區工作人員的申報顧慮，受到了一致好評。

5 討論

我院的協同辦公系統可實現公文收發、行政審批、統計查詢、移動辦公等主要功能，目前該系統已平穩使用5年，并不斷完善其功能[8]。專利管理工作是科研管理工作中的重要組成部分，不僅是醫院謀求科研創新發展的基石，更是醫院保護自身合法權益、提高核心競爭力、實現可持續發展的重要措施。基于協同辦公系統的全流程專利管理系統有效地提高了醫院專利管理的工作效率，大大節約了時間和人力成本。但也存在不足，比如專利管理中專利的實施、維護和獎勵等方面的工作與專利成果轉化密切相關，但目前醫院專利轉化工作尚處于摸索時期，科研成果與市場轉化存在一定的脫節[9]，尚未制定出詳細的專利成果轉化實施細則，所以專利的實施、維護和獎勵等也暫時未能很好地融入到全流程專利管理系統中。隨著專利管理工作的不斷深入，醫院相關專利成果轉化制度的不斷完善，基于協同辦公系統的全流程專利管理系統也需不斷升級以適應新的需求。全流程專利管理系統是基于醫院協同辦公系統的功能拓展，具有靈活的節點，可以隨時根據專利管理的工作需求對在用的流程及表單進行調整，根據出現的新工作需求逐步完善功能，更好地服務于專利管理工作。并且全流程專利管理系統的應用對醫院其他科研管理工作有一定的啟發和借鑒作用，比如科研項目管理、科研合同管理等也可以以協同辦公系統為基礎進行功能拓展，實現科研項目管理系統、科研合同管理系統的搭載，甚至進一步與HRP 系統對接，將醫院管理工作和現代信息化技術進行更高效的融合，助力醫院各項管理工作實現可量化、可分析、可預測，從而進一步提高管理水平，提升工作效率。信息化建設如今已然是醫院建設發展的必然趨勢，各家醫院都在加快腳步提高信息化建設水平[10]，基于協同辦公系統的全流程專利管理系統的設計與實現有助于打好醫院管理信息化的基礎，一定程度上提高了醫院管理工作效率，為醫院的創新發展提供了有力保障。