基于內部控制的高校固定資產管理優化研究

武頔 天津醫科大學

引言

為提高行政事業單位內部管理水平，規范內部控制，防范廉政風險，財政部印發了《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21號），對行政事業單位建立與實施單位層面及業務層面內部控制的主要內容等進行了詳細規定。根據《財政部關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號）文件要求，行政事業單位應積極推進內部控制建設，規范內部權力運行。結合目前高校固定資產管理現狀，梳理建立完備的固定資產管理內部控制體系，能夠幫助高校提升風險識別及風險預警能力，防范可能發生的舞弊現象，進一步保證國有資產的安全和完整。

一、內部控制在高校固定資產管理中的意義

固定資產在高校總資產中占較大比例，是其總資產構成中尤為重要的部分。高校固定資產管理涉及采購、使用、日常維護、調撥、盤點、報廢等多個環節，以內部控制視角重新審視固定資產管理各業務流程，對提升高校固定資產管理水平的重要意義主要體現在：第一，建立完備的固定資產管理內部控制制度體系，可以使一切工作有章可循。第二，明確資產歸口管理部門、配備專業的管理人員、嚴格執行崗位人員的定期輪崗可以為固定資產管理營造良好的業務環境。第三，分析識別固定資產管理各環節的內控風險點、建立風險預警機制、制定風險控制措施，能夠有效防范、規避可能面臨的風險，優化固定資產管理流程，及時處理已經發生的問題，避免造成國有資產的浪費和流失。

二、高校固定資產管理問題分析

（一）內控環境不健全

良好的內控環境是完善固定資產管理內控流程，保障內部控制運行效果的前提。高校固定資產管理內控環境現狀主要呈現出以下問題：第一，資產管理意識淡薄，崗位人員專業能力不足。高校資產管理員多由教師及教輔人員兼職，其工作重心往往以教學、科研活動為主，資產管理意識及專業性難以保證。第二，制度體系建立不完備。高校固定資產管理相關制度性文件建立不全面、不及時，無法為順利開展后續工作提供制度依據。第三，管理架構設置不完善，未執行嚴格的不相容崗位職責分離。高校固定資產因其類別的多樣性，具體管理可能涉及多個業務部門，如未能及時設立統一的歸口管理機構，則固定資產管理工作將分散而無序。同時，不相容崗位職責分離執行的不嚴格不規范，給高校固定資產管理也帶來了一定的風險。

（二）風險評估工作不到位

高校由于風險防范意識不足，缺乏風險預警及風險預判能力，認為在形成了單位內部控制手冊、內部控制制度匯編后，內控工作就告一段落，而定期的風險評估往往被忽視，不利于對固定資產管理工作的風險規避。有的高校雖每年開展風險評估，但缺少對評估反饋問題的后續整改跟蹤。另外，評估工作常常由內控建設的牽頭部門，即財務部門或審計部門組織進行，風險評估的指標體系側重于經濟業務層面，對固定資產管理相關的指標設置不夠充分。

（三）控制活動執行不力

控制活動在內部控制中占據著核心地位，通過梳理建立內部控制手冊，高校已經針對各業務風險點制定了一系列控制措施，但在具體的控制活動執行過程中仍表現出執行不到位的問題。例如，在購置環節，由于缺乏科學論證，導致固定資產購置不能充分結合部門的真正需求制定采購計劃，呈現出購置隨意的問題。在使用環節，未能建立完善的固定資產調撥制度及流程體系，難以將固定資產調撥到有實際使用需求的院系（部門），造成較大程度的資產浪費，固定資產閑置比例較高。在驗收環節，驗收程序簡單走過場，或驗收不及時，時隔幾年仍未完成驗收，進而導致固定資產不能滿足使用需求，資產入賬、計提折舊不及時。在盤點環節，盤點時間隨意而沒有定期化，盤點范圍僅針對當年新增資產，而非截至盤點時點的所有固定資產，盤點工作流于形式。

（四）內部信息與溝通不及時

目前，高校大多建立了自己的固定資產管理信息系統，同時啟用了網絡版系統，以實現各院系（部門）資產管理員固定資產的錄入、調撥、處置等線上操作。但我們也發現，仍有高校存在固定資產調撥隨意，未在固定資產管理系統中及時更新調撥情況的問題，導致無法實現實時動態管理、系統反映的信息不準確。另外，固定資產管理系統與財務賬務系統尚未實現接口對接，對賬工作仍需大量依靠人力，兩個系統間信息共享度低，“信息孤島”現象大大降低了資產管理工作效率。

（五）內部監督力量不足

高校固定資產管理體系中，歸口管理部門應負責對學校各固定資產分管部門的管理工作進行日常監督、檢查，分管部門應做好對各資產使用單位日常資產管理、維護的指導與監督工作。但在實際工作中，高校固定資產規模較大，資產管理部門人力有限，單位日常的內部監管責任并沒有真正履行。另外，高校內審工作常以領導干部離任審計、經濟責任審計、建設項目審計等為重點，缺乏對學校固定資產管理方面的日常審計監督，在內部控制運行情況的監督與評價方面更顯得經驗不足。

三、基于內部控制的高校固定資產管理優化分析

鑒于上述高校固定資產管理中存在的問題，為規范固定資產管理工作流程，防范國有資產流失，高校應及時從內控環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督五方面進行優化完善。具體如下：

（一）增強資產管理意識，完善固定資產管理制度制定，建立歸口管理體系

高校固定資產管理應實行“統一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的管理體制，建立三級管理體系，包括：由歸口管理部門負責固定資產管理的統籌與監督；由各資產分管部門分管不同類別的固定資產；由各院系（部門）作為固定資產實際使用單位，負責固定資產的日常管理與維護。具體管理架構設置如圖1所示：

圖1 高校固定資產管理架構

此外，高校應加大對固定資產管理經辦人員的宣傳與培訓，幫助牢固樹立固定資產管理內控意識，增強控制活動的執行力。固定資產歸口管理部門需及時建立并完善包括固定資產管理辦法、固定資產出租出借管理辦法、固定資產處置管理辦法（實施細則）等相關文件制度，為具體工作提供制度性依據。高校人事部門應著手擬定內部控制關鍵崗位管理辦法，對固定資產管理不相容崗位的范圍及職責分離機制進行明確劃分。

（二）建立常態化風險評估機制，提升風險識別及風險預警能力

1.成立風險評估工作小組

高校應成立以單位負責人為組長，以各內部控制相關業務處室負責人為成員的風險評估工作小組，負責對學校內部控制建設存在的風險進行全面、系統和客觀的評估，常規評估每年至少進行一次，重大變化應及時對經濟活動風險進行重新評估。

2.全面梳理識別風險點，定性風險等級

高校應全面梳理識別各業務環節風險點，依托概率分析法和風險坐標圖法對風險發生的概率及風險的影響程度進行分析，完成風險評級。高校固定資產管理涉及的風險控制點應主要包括：固定資產采購（采購計劃編制與審批、采購執行、驗收、入庫與報銷、供應商管理）；固定資產日常使用及管理；固定資產調撥（調撥申請與審批、調撥執行）；固定資產出租出借（計劃申請與審批、公開招租執行、出租出借評價）；固定資產盤點（盤點計劃編制與審批、賬賬核對、開展盤點、盤盈盤虧情況處理）；固定資產報廢處置（報廢申請與審批、報廢執行）。

（三）結合風險點制定控制措施，規范內部控制流程

按照內部控制相關規定，高校應嚴格執行內部審批流程，防范越權審批風險，制定并執行切實有效的控制措施。除一些常見風險控制點外，高校還應關注以下業務環節對應風險點控制措施的完善，具體包括：

1.采購環節

供應商管理：由采購申請院系（部門）經辦人員根據合同履約過程填寫履約反饋表，提交至采購歸口管理部門。采購歸口管理部門定期組織對供應商的評價工作，匯總分析各供應商的供貨及服務情況，包括供貨速度、供貨質量、服務水平、報價、技術支持等，形成供應商資源庫。

2.調撥環節

調撥申請與審批：調撥雙方提前溝通，確認調撥資產情況。調出院系（部門）資產管理員在資產管理系統中提交調撥申請，相應負責人審批通過后，由調入院系（部門）資產管理員及負責人逐級審核，確認調撥資產是否符合需求。

調撥執行：調入院系（部門）資產管理員、接收領用人對調入的固定資產進行驗收，資產歸口管理部門負責人審批確認。

3.出租出借環節

出租出借計劃申請與審批：固定資產所屬院系（部門）組織對固定資產出租出借的可行性論證，編制可行性論證報告和書面申請，提交至資產歸口管理部門審批，經學校“三重一大”決策程序審議通過后上報上級主管部門審批。

公開招租執行：資產歸口管理部門根據上級批復開展招租工作，確定承租人后，與中標單位簽訂租賃合同，由資產分管部門、資產歸口管理部門及學校主管領導逐級審核。

出租出借評價：每年資產歸口管理部門聯合出租出借院系（部門）開展承租人履約情況評測，包括租金繳納的及時性、固定資產使用狀況、水電費繳納的及時性等。

4.盤點環節

盤點計劃編制與審批：資產歸口管理部門定期組織開展固定資產盤點，編寫盤點計劃，說明盤點范圍、盤點時間等，及時發布盤點通知。

賬賬核對：資產歸口管理部門與財務部門通過資產管理系統與財務賬務系統的自動對賬功能，完成賬賬核對。若對賬無誤，則雙方在對賬清單上簽字確認，若出現差異，則查明差異原因，進行調賬。

開展盤點：各固定資產使用院系（部門）開展具體盤點，將盤盈及盤虧情況及時上報資產歸口管理部門。資產歸口管理部門根據盤點結果，協助進一步核實，匯總統計學校整體盤點結果，提交至學校主管領導審批確認。

盤盈、盤虧情況處理：資產歸口管理部門與盤點院系（部門）資產管理員就盤盈、盤虧情況進行溝通，查明形成原因，經資產歸口管理部門負責人、學校主管領導逐級審批后報送上級主管部門。取得相關批復后，由資產歸口管理部門更新資產管理信息系統中對應的固定資產信息，并提供相關材料至財務部門完成相關賬務處理。

（四）加快信息化建設，構建內部聯動機制

一方面，高校固定資產管理內部控制信息化建設需要實現校內資產管理系統的網絡版升級，為資產管理員設置用戶權限，支持其固定資產登記入庫、調撥、處置申請等線上操作，保證資產信息及時更新。另一方面，要加快推進固定資產管理系統與財務系統的數據接口對接，打破“信息孤島”，加速數據共享。高校固定資產登記入庫后，相關資產信息將推送至財務賬務系統中，財務部門經辦人員通過掃描入庫單據上的二維碼，即可檢索到對應條目，直接選取生成記賬憑證，財務入賬信息也可通過中間庫反饋至資產管理系統，實現兩個系統間的自動即時對賬，保證固定資產賬賬相符，提升內部信息溝通效率。

（五）充實內部監督力量，輔助外部監督方式相配合

為保證對固定資產管理內部控制運行情況的實時監督檢查，充分發揮內部監督的持續監控作用，高校應從以下兩方面進行完善：

一是充實審計部門人員配備，切實履行內部監管責任。高校應充分保證審計部門人員的充足性及專業性，保持內審工作的獨立性，著力提升審計人員的資產管理意識，紀檢監察部門應與審計部門密切配合，共同履行監督監管責任，切實抓好資產管理部門的履職問題，防范廉政風險。

二是聘請第三方機構輔助開展專業性評價，實行內、外部監督相結合。高校可聘請第三方專業機構開展對固定資產管理的專項審計，以及對固定資產管理內部控制運行情況的有效性評價，實現內、外部監督相結合，創新監督形式，彌補內部審計專業性的不足。

結語

綜上所述，為切實保障高校資產安全，避免國有資產流失，一方面，高校要營造良好的內控環境，明確資產歸口管理部門，配備專業的資產管理人員。另一方面，要加強風險管控意識，全面分析、識別并梳理自身在固定資產管理方面的內控風險點，制定控制措施，推進資產管理系統與財務賬務系統的數據對接，提升內控水平，促進高校固定資產管理水平質的飛躍。