數(shù)字化背景下J集團(tuán)費(fèi)用報(bào)銷流程再造研究

劉柳君 張晨曦

【摘? 要】企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)，其關(guān)鍵措施之一就是依托數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)流程再造。費(fèi)用報(bào)銷是財(cái)務(wù)工作的重要內(nèi)容，利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)其進(jìn)行流程再造，能加速企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率。論文以J集團(tuán)為例，通過(guò)分析其傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷流程的弊端，引入數(shù)字化技術(shù)，按照費(fèi)用報(bào)銷事前管理、事中監(jiān)督、事后分析3個(gè)階段進(jìn)行流程再造設(shè)計(jì)，并提出保障措施，為其他企業(yè)在優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程時(shí)提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化技術(shù)；費(fèi)用報(bào)銷；流程再造

【中圖分類號(hào)】F275? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2023）12-0124-03

1 引言

“大智移物云”、區(qū)塊鏈等數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用提高了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為企業(yè)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段，而財(cái)務(wù)的數(shù)字化是企業(yè)數(shù)字化的起點(diǎn)。在時(shí)代變革的背景下，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程也因此逐步呈現(xiàn)出難以適應(yīng)現(xiàn)代管理需求的跡象，財(cái)務(wù)流程再造勢(shì)在必行。費(fèi)用報(bào)銷在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)占比很大，具有工作簡(jiǎn)單重復(fù)、流程分散繁雜、耗時(shí)較長(zhǎng)的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷流程嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)工作效率。因此，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行流程再造，從流程、組織、系統(tǒng)優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)，有助于提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率，助力企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。但目前仍然有很多企業(yè)在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷流程再造時(shí)，仍然不能充分利用數(shù)字化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷流程的高效化。J集團(tuán)是一家大型國(guó)有企業(yè)，費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)繁多且仍以人工辦理為主，效率低下，分析其傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷的弊端，運(yùn)用流程再造理論，引入數(shù)字化技術(shù)，按照費(fèi)用報(bào)銷事前、事中、事后3個(gè)階段進(jìn)行流程再造設(shè)計(jì)以及對(duì)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，并且提出相應(yīng)的保障措施，對(duì)于提高費(fèi)用報(bào)銷效率，進(jìn)而提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 流程再造理論

流程再造這一概念最先是由Michael Hammer等美國(guó)學(xué)者于20世紀(jì)90年代提出，其內(nèi)核是指在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，對(duì)業(yè)務(wù)流程做根本性思考和重建，在成本、質(zhì)量、服務(wù)和效率上得到重大改進(jìn)，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，使得企業(yè)能夠最大限度地適應(yīng)顧客、競(jìng)爭(zhēng)、環(huán)境等變化。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，流程再造理論就是根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)需求，對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析、診斷和再設(shè)計(jì)，同時(shí)，還要考慮人力和組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷流程再造來(lái)說(shuō)，就是以費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)流程為主，對(duì)現(xiàn)有的流程進(jìn)行分析、優(yōu)化，全面整合業(yè)務(wù)流、核算流、資金流，使用數(shù)字化平臺(tái)打破信息壁壘，重新構(gòu)建組織和分工，從而實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷流程優(yōu)化，提升財(cái)務(wù)運(yùn)作效率和服務(wù)質(zhì)量。

3 J集團(tuán)傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷流程分析

J集團(tuán)成立于1984年，經(jīng)過(guò)30多年的發(fā)展壯大，已成為一家集“科研、設(shè)計(jì)、施工、檢測(cè)、監(jiān)理、信息化服務(wù)”的國(guó)有大型交通類高新技術(shù)企業(yè)。J集團(tuán)下設(shè)3個(gè)事業(yè)部、19個(gè)生產(chǎn)研發(fā)部門、7個(gè)子公司。其業(yè)務(wù)多為機(jī)電施工、勘察設(shè)計(jì)、咨詢檢測(cè)項(xiàng)目，具有項(xiàng)目周期長(zhǎng)、業(yè)務(wù)流程復(fù)雜、工程耗費(fèi)人力物力大、項(xiàng)目差異性大、報(bào)銷項(xiàng)目雜多且頻率高的特點(diǎn)。J集團(tuán)傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷流程具體為：在申請(qǐng)階段，員工要收集、保管發(fā)票及相關(guān)憑證、填制申請(qǐng)單，并把發(fā)票等紙質(zhì)憑證粘貼在報(bào)銷單的附件頁(yè)上并簽字；在業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批階段，員工拿著報(bào)銷單找審批環(huán)節(jié)所需的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行紙面簽批；在財(cái)務(wù)審核階段，財(cái)務(wù)人員要根據(jù)報(bào)銷要求人工核對(duì)金額、發(fā)票內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，若不符合規(guī)則還要通過(guò)工作人員自行跟進(jìn)進(jìn)度發(fā)現(xiàn)或電話通知退單；在財(cái)務(wù)記賬階段，財(cái)務(wù)人員要根據(jù)報(bào)銷信息填制記賬憑證；在出納付款階段，需要出納在系統(tǒng)上進(jìn)行支付審核和支付確認(rèn)。

在以紙質(zhì)報(bào)銷單作為介質(zhì)的傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，難免會(huì)存在以下弊端：

第一，涉及大量人工操作，效率低。傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)都基本依賴于人工操作，效率低且出錯(cuò)率高。對(duì)于報(bào)銷人員來(lái)說(shuō)，不僅要人工收集、保管、填制、跨科室遞送單據(jù)，還要時(shí)不時(shí)到財(cái)務(wù)部門咨詢報(bào)銷進(jìn)度，報(bào)銷體驗(yàn)感差，影響員工工作積極性；對(duì)于審批領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，要零散地處理審批工作，導(dǎo)致無(wú)法集中注意于企業(yè)重大事項(xiàng)決策工作上。對(duì)于財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，要人工查驗(yàn)發(fā)票、審核單據(jù)、錄入信息、人工記賬，由于每個(gè)人對(duì)制度理解不一致，經(jīng)常出現(xiàn)單據(jù)填寫(xiě)不規(guī)范，不僅加大審核工作量，時(shí)間成本高且出錯(cuò)率大，還容易出現(xiàn)漏檢、錯(cuò)檢的現(xiàn)象，影響企業(yè)內(nèi)部整體運(yùn)行效率。

第二，報(bào)銷系統(tǒng)板塊獨(dú)立，形成信息孤島。J集團(tuán)已形成了相對(duì)完善的信息管理系統(tǒng)，包括OA辦公系統(tǒng)、人力宏景系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP合同管理系統(tǒng)等，但各系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，信息無(wú)法實(shí)時(shí)傳遞，數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)時(shí)共享，造成信息壁壘。傳統(tǒng)報(bào)銷流程僅在出賬時(shí)會(huì)登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)的報(bào)銷模塊，在報(bào)銷申請(qǐng)、審批、審核階段均采用人工方式，其人力信息、具體報(bào)銷信息等都無(wú)法傳遞至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，且財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的各業(yè)務(wù)模塊也相對(duì)獨(dú)立，不能實(shí)時(shí)監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行情況，無(wú)法形成有效的信息閉環(huán)。

第三，事前無(wú)控制，事后無(wú)分析，費(fèi)用難以管控。傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷流程中采用面批紙質(zhì)單據(jù)，人工審核，沒(méi)有設(shè)置事前費(fèi)用申請(qǐng)環(huán)節(jié)，因此無(wú)法對(duì)企業(yè)做出準(zhǔn)確的費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃，同時(shí)，無(wú)法與年初編制的預(yù)算費(fèi)用直接關(guān)聯(lián)，審批領(lǐng)導(dǎo)不能實(shí)時(shí)監(jiān)控部門的預(yù)算執(zhí)行情況，費(fèi)用情況難以管控。事后也沒(méi)有及時(shí)、有效地分析費(fèi)用使用情況，僅僅是在編制年報(bào)時(shí)導(dǎo)出數(shù)據(jù)粗略分析每個(gè)部門費(fèi)用支出情況，容易產(chǎn)生超預(yù)算情況，導(dǎo)致企業(yè)資源浪費(fèi)。

4 J集團(tuán)費(fèi)用報(bào)銷流程再造

運(yùn)用流程再造解決J集團(tuán)在傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷流程中出現(xiàn)的問(wèn)題：一方面，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷流程按照事前管理、事中監(jiān)督、事后分析3個(gè)階段進(jìn)行流程再造；另一方面，對(duì)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，讓企業(yè)的流程更加簡(jiǎn)便高效，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

4.1 利用數(shù)字化技術(shù)，智能化報(bào)銷流程

通過(guò)梳理費(fèi)用報(bào)銷流程每個(gè)節(jié)點(diǎn)，將其總結(jié)為事前管理、事中監(jiān)督、事后分析3個(gè)階段，基于數(shù)字化平臺(tái)，利用OCR、RPA等數(shù)字化技術(shù)對(duì)每個(gè)階段的環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷流程智能化，減少人工操作，并實(shí)現(xiàn)與外部系統(tǒng)互通，打破信息壁壘，提高費(fèi)用報(bào)銷效率。流程再造具體設(shè)計(jì)如表1所示。

4.2 優(yōu)化財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)，避免舞弊風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)報(bào)銷模式下J集團(tuán)的財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)分散，每個(gè)子公司、事業(yè)部都有其財(cái)務(wù)部門，各自負(fù)責(zé)自己部門的報(bào)銷業(yè)務(wù)，規(guī)則不明確且理解不一，導(dǎo)致報(bào)銷效率低下。為實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷流程智能化，進(jìn)而推動(dòng)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，J集團(tuán)應(yīng)做好調(diào)研工作，借鑒轉(zhuǎn)型成功的公司的經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)自身實(shí)際情況，對(duì)財(cái)務(wù)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。

首先，對(duì)于分散的財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行集中管理，將原來(lái)的總部、事業(yè)部、子公司、分公司相互獨(dú)立的財(cái)務(wù)部門集中劃分為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和財(cái)務(wù)管理部門，前者主要負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算等基本職能，后者主要負(fù)責(zé)政策制定、投融資管理、稅務(wù)籌劃等綜合職能，而子公司的財(cái)務(wù)部門僅保留財(cái)務(wù)分析、稅務(wù)、業(yè)務(wù)支持等部分職能。

其次，建立財(cái)務(wù)數(shù)字化專項(xiàng)小組，從財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門抽調(diào)工作人員，了解財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)及財(cái)務(wù)流程，與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合，提升業(yè)務(wù)處理質(zhì)量、擴(kuò)大信息采集范圍、實(shí)現(xiàn)跨部門信息高效傳遞。

5 費(fèi)用報(bào)銷流程再造的保障措施

5.1 完善報(bào)銷制度

完善制度是費(fèi)用報(bào)銷流程再造的基礎(chǔ)保障措施，因?yàn)樗梢源_保公司內(nèi)部的財(cái)務(wù)流程更加透明和規(guī)范。根據(jù)企業(yè)自身業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，建立清晰的費(fèi)用報(bào)銷制度，規(guī)范各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷的條件，包括允許報(bào)銷的種類、金額限制、審批流程、文件要求等方面的規(guī)定，從而在數(shù)字化平臺(tái)設(shè)置規(guī)則時(shí)可以更加明確和規(guī)范，減少濫用和錯(cuò)誤報(bào)銷的可能性。

此外，完善的制度也有助于提高效率，減少管理成本，并為員工提供明確的操作指南，使他們更容易理解和遵守費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定。并且，企業(yè)還應(yīng)定期監(jiān)督并評(píng)估制度的執(zhí)行情況，根據(jù)實(shí)際情況做出必要的調(diào)整和改進(jìn)。

5.2 強(qiáng)化技術(shù)支撐

運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行流程再造后，大部分流程都是基于系統(tǒng)自動(dòng)操作，減少了很多人為干預(yù)的工作，為保障系統(tǒng)能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)應(yīng)不斷強(qiáng)化數(shù)字化技術(shù)支撐。

首先，根據(jù)報(bào)銷制度置入規(guī)范的規(guī)則尤為重要，系統(tǒng)只需根據(jù)已設(shè)定好的指令運(yùn)行即可，并且要根據(jù)不斷完善的制度實(shí)時(shí)更新系統(tǒng)規(guī)則。

其次，實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)集成，將報(bào)銷系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等其他關(guān)鍵系統(tǒng)集成，穩(wěn)定系統(tǒng)接口，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和自動(dòng)化流程，避免數(shù)據(jù)重復(fù)輸入和錯(cuò)誤。

同時(shí)，技術(shù)人員要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)的優(yōu)化和更新，包括修復(fù)漏洞、改進(jìn)用戶體驗(yàn)等，以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求的變化。

5.3 加強(qiáng)員工培訓(xùn)

費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)與每一位員工都息息相關(guān)，加強(qiáng)員工培訓(xùn)力度在優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷流程中至關(guān)重要，不僅可以提高整體執(zhí)行效率，還可以確保合規(guī)性、降低錯(cuò)誤率，并提高員工對(duì)公司制度的理解和接受。在系統(tǒng)上線過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓、不兼容或者員工使用習(xí)慣等問(wèn)題。面對(duì)新事物，員工剛開(kāi)始可能會(huì)出現(xiàn)抵觸心理，因此需要加強(qiáng)員工對(duì)于新系統(tǒng)操作的培訓(xùn)，如財(cái)務(wù)部門可以開(kāi)展新制度講解培訓(xùn)，數(shù)字化專項(xiàng)小組開(kāi)展系統(tǒng)操作培訓(xùn)，讓員工更好地了解報(bào)銷制度，接受新系統(tǒng)，發(fā)揮新系統(tǒng)的價(jià)值。

6 結(jié)語(yǔ)

本文分析了J集團(tuán)傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷流程的弊端，并對(duì)其費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行流程再造設(shè)計(jì)，去除無(wú)效環(huán)節(jié)，引入OCR、RPA等數(shù)字化技術(shù)彌補(bǔ)傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷流程中人工操作煩瑣雜亂、信息系統(tǒng)孤島、報(bào)銷全流程監(jiān)督功能乏力等不足，并對(duì)財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，達(dá)到節(jié)約大量人力物力，提高費(fèi)用報(bào)銷效率，并推動(dòng)了企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)展的目的。同時(shí)，提出并分析了實(shí)施費(fèi)用報(bào)銷新流程落地的保障措施：一是完善報(bào)銷制度，明確各項(xiàng)費(fèi)用相關(guān)管理辦法，提高費(fèi)用報(bào)銷流程的透明度和規(guī)范性；二是強(qiáng)化數(shù)字支撐，規(guī)范系統(tǒng)操作增強(qiáng)其安全性，并根據(jù)企業(yè)需求持續(xù)優(yōu)化升級(jí)，提高用戶滿意度，確保系統(tǒng)能穩(wěn)定、高效地運(yùn)行；三是加強(qiáng)員工培訓(xùn)，幫助他們更好地理解和適應(yīng)優(yōu)化后的費(fèi)用報(bào)銷流程，提高整體執(zhí)行效率和合規(guī)性。綜上所述，企業(yè)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷流程再造時(shí)，應(yīng)依托數(shù)字化技術(shù)，深化流程再造，提升財(cái)務(wù)工作效率，推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促進(jìn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的有效提升。

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