大數據背景下事業單位檔案信息化管理存在問題及發展對策

蘇文靜

（山東省青島市西海岸新區檔案館，山東 青島 266555）

引言

對于事業單位而言，檔案管理是事業單位目標考核的重要指標，檔案管理是指事業單位對檔案的收集、整理、保管、鑒定和提供利用的活動。隨著信息化、智能化、網絡化技術的發展，大數據背景下事業單位檔案信息化工作管理發生了巨大改變，事業單位檔案管理工作一直以來都是一項較為瑣碎又復雜的工作，由于受各種外來因素影響，導致事業單位檔案管理工作存在諸多問題，因此事業單位的檔案信息化管理工作必須緊跟時代發展，采取相應的措施，應對各種機遇和挑戰，才能有效推進檔案信息化管理工作的穩定運行。

一、事業單位檔案信息化管理存在的問題

1.檔案管理信息化管理意識不強

從目前的情況來看，事業單位的許多工作人員對檔案的信息化管理工作并不重視，因此檔案信息發展受到了一定影響，致使檔案信息不完整，檔案資料得不到合理運用。尤其是在大數據背景下，大數據是將種類多、數據流量大各種價值高的復雜數據融合在一起，導致檔案信息復雜多樣。各種檔案信息都是需要先經過技術化處理再進行保存的，因此一旦管理員的檔案管理意識薄弱，不但會影響檔案管理工作的順利開展，還會造成檔案資源的浪費，從而導致檔案管理工作效率低下。在目前許多檔案管理部門對檔案管理信息化管理意識不強，思想觀念落后，對檔案信息化管理工作模式持有一種事不關己高高掛起的觀望式態度，覺得檔案信息化服務較為煩瑣，因此都是被動式服務，對主動服務客戶的積極性不高，只做好眼前的工作，不會和客戶進行及時溝通。另一方面，有關當前的檔案管理工作都是采用較為傳統的管理模式，致使事業單位檔案管理工作漏洞百出，部分員工還認為檔案管理只是日常性工作，無須相關的技術要求，從而忽略了管理的作用，難以緊跟時代思想這也是成為制約事業單位檔案信息化管理的因素之一[1]。

2.檔案管理流程不規范

對檔案工作實行標準化的信息管理有助于保證檔案信息數據的真實性、提升管理工作的安全性。檔案工作的基本要求是保持檔案的完整性和安全性，檔案資料的完整性和安全性是檔案工作的基本前提。檔案的完整性是保證檔案內容的關聯性與真實性，檔案數目的完備，檔案的安全同樣是指檔案實體的安全和檔案機密的安全。

此外，通過大數據技術，事業單位的檔案能針對相關的信息資料進行全方位的信息收集，并對收集的數據做出系統性的分析。但是，由于各種原因，事業單位檔案管理工作上還存在一定的問題，例如，各部門之間管理上存在差異，檔案管理部門缺乏統一的管理標準，導致檔案數據信息的真實性降低，對檔案信息的資源貢獻造成了重要影響，從而造成檔案信息管理工作開展緩慢。

3.缺乏檔案信息化管理技術

由于信息技術的引入，檔案的管理工作得到了極大的改善，不但使檔案信息的采集、加工等工作變得更加便捷、高效，同時也大大地提高了檔案的利用率，減少了檔案的管理費用。利用信息技術輔助檔案管理工作有如此多的好處，但是很多事業單位似乎并沒有認識到這一點，或是意識到了卻不敢進行嘗試，致使檔案管理仍然停留在老舊的模式，無疑影響了檔案管理工作的進步和效率。

與此同時，事業單位檔案信息化建設由于缺乏資金支持，導致信息技術較為落后，信息化管理技術較為薄弱，容易出現檔案信息缺失、被盜等行為。檔案信息化建設是一個循序漸進的過程，不能一蹴而就，需結合本單位的實際情況，在確保檔案信息化系統安全運行的基礎上，對檔案實際工作進行充分研究，研發真實有效的檔案信息管理系統，但是由于資金短缺，許多事業單位并沒有將此項計劃落實成功[2]。

4.檔案管理技術人員基礎薄弱

由于檔案管理的操作性很強，檔案工作從業人員應具備相關的操作能力，主要有文字處理能力、書寫能力和運用現代化辦公設備的能力等。文字處理能力主要是指從業人員對檔案文字材料的處理能力，包括檔案材料的閱讀、分析、提煉和總結等綜合處理技能。書寫能力主要是指從業人員經常需要動筆書寫文字，因此從業人員要力求做到字跡工整、美觀大方、語言通順及簡潔明了。另外，由于科技的飛速發展，辦公設備越來越現代化，這就需要從業人員熟練運用現代化辦公設備，從而能高效地完成工作。然而，事業單位的大多數檔案管理人員以單位內退休人員為主，受年齡和精力的影響，多數人對檔案管理工作沒有一個清晰的認知，只是認為檔案管理是不需要任何技術和腦力活動的閑職。沒有學習新技術的熱血，缺乏檔案信息管理建設基礎。另外，事業單位管理檔案的工作人員業務水平較低，整體素質較差，對變化多端的大數據市場環境做不到及時地分析與預測，從而導致檔案信息管理化進程遲緩。

二、事業單位檔案信息管理的發展策略

1.加強檔案信息化服務建設

強化檔案行政管理部門的監督職能，加強對檔案信息化服務建設管理的重視程度，對促進檔案工作順利發展，具有十分重要的意義。在大數據背景下，加強檔案信息化服務建設已然成為事業單位辦公室檔案管理發展的重要趨勢，正確認識事業單位人事檔案信息化管理的基本內涵以及加強檔案信息化服務建設，能為事業單位檔案信息化管理的發展現狀和問題成因打下堅實的思想基礎。要想順利開展事業單位的檔案信息管理工作，首先應轉變員工的工作態度，首先，事業單位的各部門領導們應充分認識到檔案信息化管理工作的重要性，并利用大數據時代發展特色進行檔案管理工作。其次，行政管理部門要專門成立檔案管理監督小組，小組成員應明確自身定位，在傳統管理方式的基礎上添加互聯網思維，提升檔案服務意識，優化信息管理方式，改變被動化的服務態度，反客為主。在不違反檔案信息保密性的前提條件下，事業單位檔案管理員應對檔案資料進行系統收集，并整理成報告形式進行公示，以便人們查詢，從而加強檔案的利用效率。最后，檔案作為事業單位聯系個人和組織之間的紐帶和橋梁，是組織了解個人及其經歷的一手資料和記錄經驗，為事業單位選拔人才提供物質依據。事業單位高層管理者為領頭人，應增強檔案管理的工作意識，協調內部人員工作秩序，并做出相關的工作管理與指導。將檔案管理理論工作與實踐相結合，突破傳統檔案管理模式，學習先進的管理理念，善用信息化技術，將大批的現代信息技術應用到事業單位檔案管理工作中來，從而改進檔案管理功能[3]。

事業單位檔案信息的管理目的是實現檔案資源共享，事業單位檔案資料作為單位日常工作中的基本材料，記錄各單位的基本情況，因此加強檔案信息化服務建設對事業單位檔案信息管理具有重要意義。隨著社會科技的不斷進步，為了增強檔案信息化服務建設，政府和事業單位應加大投資力度，提高信息技術集成化水平，對檔案管理系統進行及時更新，提供健康綠色的網絡環境，確保檔案信息系統的安全性。

2.實施標準現代化管理方式

檔案管理的目的是健全機關檔案的保管制度，促進檔案開放與運用，發揮檔案功能。一套完整的檔案管理，能使工作秩序井井有條，為事業單位的重大決策提供數據支持，對事業單位的發展起到了重要影響。為了順應大數據時代的發展，事業單位要想達成科學化管理目的，需對現有的管理模式加以改革創新，建設統一的標準化管理方式。首先，應積極采用大數據技術實現檔案信息的相互關聯，將檔案的資源共享發揮到最大限度。政府和相關部門應頒布相關政策，大力推進檔案信息化的標準服務建設。通過相關管理規定做好檔案建設的前期準備工作、中期錄入以及后期存檔工作。從整體結構上建立一種規范性管理模式，并積極響應國家政策要求，在學習其他優秀管理模式的同時結合自身的情況從而制定出實用性較高的管理標準[4]。

最后，實現檔案管理的標準現代化是開發檔案信息資源，服務社會主義現代化需要的必然趨勢。對當前實際情況進行檔案調整，能有效提高事業單位工作管理經驗。可以實行統一領導，分層管理模式。統一領導、分級管理是我國檔案工作的組織原則和管理體制。在各級人民政府的統一領導下，以及全國各地的檔案工作由各級檔案管理部門統一、分級、分專業進行管理。“統一領導”是指國家檔案工作的統一方針政策和文件規章，并實行統一的領導、監督和檢查。分級管理是國家檔案管理部門按層級劃分的方式來管理國家的檔案工作。國家和地方各級政府根據國家檔案工作的有關規定，根據國家和地區的具體情況，制定有關文件管理的法律、制度，指導、監督、檢查本系統各部門的檔案管理工作。

3.加強軟硬件基礎設備

當今社會人們對獲得信息資源的基本要求是迅速、準確，而大部分事業單位檔案工作的方式是仍保留手工操作階段，查詢和提供檔案信息的速度較慢，且準確性較差。電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入存儲和輸出數據，無論在一般的業務管理還是在檔案檢索編目和信息傳遞提供利用等方面，都具有速度快、準確性高的特點。俗話說“工欲善其事、必先利其器”，在科技發展的今天，現代化的先進設施的作用尤其明顯。隨著時代的發展進步為事業單位檔案管理提供了許多便捷渠道，從人才選拔到投入資金到完善基礎設施，都很好適應了大數據背景下事業單位檔案管理的發展節奏。為了提高檔案管理的質量和效率，應加強檔案管理的軟硬件基礎設備，將重要的檔案內容保存到相關軟件上，從而減少問題的出現。充分利用現代化設備能更好地解決各種檔案管理中的疑難問題。與此同時，事業單位還可以按要求建立檔案的數字化資源管理，例如，云計算，它滿足了在大數據時代進行分布式存儲和大量數據并行處理的需求，為信息系統提供了有效的信息服務。大量現代科技在事業單位檔案管理中的運用，如數碼掃描技術、影像音頻分析技術等，為事業單位檔案的管理提供了各種途徑，并在U盤擴充、性能提升等方面，不斷地更新完善。此外，龐大的數據儲存空間，已經足夠容納各種事業單位的檔案資源文件。為推進事業單位檔案信息化工作管理打下了良好的基礎[5]。

4.提高管理隊伍培訓教育

在大數據發展背景下對事業單位檔案信息化管理工作提出了更高的要求，也對檔案管理工作人員的綜合素質提出了諸多要求。事業單位檔案管理人員不但要具備相關的檔案材料管理知識，以及檔案管理業務水平，還要對大數據相關的知識內容進行系統的學習[6]。由于事業單位檔案管理技術團隊基礎較為薄弱，因此應提高管理隊伍培訓教育，主要從以下幾個方面進行。首先，提高事業單位內部檔案管理信息化建設，通過學歷、技術、經驗等對人才一一篩選，提高檔案管理人員的門檻以及綜合素質，還可定期地對檔案管理人員進行培訓從而加強管理技能。此外，主動引進專業的檔案管理人才，完善健全的人才機制，對檔案管理進行不斷地優化。設立科學的考核制度，促進檔案管理人員的公平競爭，積極帶動內部人員的工作積極性。

最后，在大數據時代的發展進程中，應充分體現大數據的積極價值觀，事業單位檔案管理者應加強團隊自身素質建設，在檔案整合中承擔起業務專家的重任，成為檔案資源管理的領路人。此外，事業單位檔案管理從業者除了要有過硬的檔案管理技能知識外，還能對未來大數據風險結構下的檔案管理做出正確的風險預判，給予檔案專業的解決方案，從而保證檔案資源的確定完整性，最大限度地滿足檔案管理資源的需要，實現檔案的實際價值[7]。

結語

綜上所述，檔案管理工作作為事業單位的重要組成部分，事業單位檔案管理工作的有效開展直接關系到事業單位能否健康、順利、穩定持續發展。基于大數據背景下，要緊跟時代步伐，抓住各種機遇，通過對事業單位的檔案管理進行創新與改革，從而形成實質性的研究與管理，借助合理化管理方案對檔案管理進行調整，在保證事業單位檔案信息安全的基礎上，解決將要面臨的各種問題，推動事業單位檔案信息化管理的穩定發展，最大限度發揮事業單位檔案管理信息化的實際作用，是順應大數據時代發展的必然需求。