提高事業單位檔案管理水平的對策分析

曹 凱

（調兵山市城市發展服務中心，遼寧 調兵山 112700）

引言

事業單位檔案是由事業單位在日常工作過程中形成的具有保存價值的信息記錄，隨之而來的便是檔案管理工作。事業單位肩負著教科文衛等重要的基礎性工作，管理著龐大而豐富的檔案信息資源。檔案管理集將檔案收集、整合、評價、檢索、統計、應用于一體的服務性、系統性和綜合性工作。做好檔案管理工作，可將凌亂、分散、孤立的檔案資料進行系統整合，使其滿足檔案管理的標準和要求，同時，通過信息技術等手段，滿足檔案利用者的檔案信息需求[1]。無論是內部管理，還是外部管理，效率都是其中一項重要的價值目標追求。“管理效率”是一種運用投入產出分析工具研究管理現狀的科學方法。保持較高效率，是事業單位檔案管理的基本要求，也是選擇適當的檔案管理模式的根本標準。從某種角度看，效率自身充滿矛盾，體現于效益與速度、質量與數量、目的與手段等沖突之中，需要通過資源整合、模式轉變、方法選擇等，不斷提升檔案管理效率，更好地發揮事業單位檔案的價值[2]。

一、事業單位檔案管理工作概述

事業單位檔案管理工作，是檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用的活動，包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。傳統環境下，事業單位檔案管理工作對象主要為紙質檔案，即以紙張作為載體的一種檔案，如公文、圖紙、信札、電報、戶籍、契約、證書、書稿等。紙質檔案具有真實性、安全性、直觀性及很強的憑證效力等優點，但也存在歸檔、立卷、裝盒等過程投入人力物力多、工作量大、占用空間大、不易查找、易損壞、無法再生等特點。比如，某事業單位在整理單位檔案時，需要從檔案柜里拿取某員工類別的檔案袋或者檔案盒，根據檔案袋或檔案盒里面排列的時間順序號碼，來查找相應員工的檔案資料，用完之后再根據檔案資料排列的時間順序號碼，放回檔案袋或檔案盒的某個夾層，最終將檔案袋放回檔案柜原處以便下次取用。

二、提高事業單位檔案管理水平的對策

1.建立健全檔案管理體系

只有建立健全檔案管理制度，才能保障檔案管理創新過程的有序進行。首先，要保證制度的科學性和合理性，不管是針對紙質檔案管理模式，還是新形勢下的信息化檔案管理模式，均需要制定適應事業單位檔案管理需求的制度和辦法，以促進檔案管理工作的發展。其次，要保證檔案管理制度的可行性和可操作性，在檔案管理創新過程中，檔案管理制度一定要簡便可行且規范，這樣才更有利于整個管理體系向著一體化的方向發展。第三，檔案管理制度是為事業單位的發展服務的，所以必須具有嚴肅性和雙向性，雙向性表現在既要約束員工也要約束管理層，以保證制度的有效實施，使其在檔案管理開拓與創新發展的路上發揮權威性作用[3]。

2.完善信息化檔案管理建設

當今時代是信息化、網絡化的時代，事業單位檔案管理工作也必須適應新時代發展要求，向著信息化的建設方向邁進，將信息化檔案管理模式與傳統檔案管理模式融合到一起，實現相互輔助，相互促進。比如聲像檔案、電子存儲等在事業單位檔案管理中的融入，不僅可以降低紙質檔案管理的勞動強度，延長檔案的保存壽命，還有利于保存和查詢。電子檔案管理的創新性還體現在能夠通過現代技術，將圖片、視頻、聲像等資料進行收集整理之后存儲到計算機或硬盤，讓網絡幫助檔案管理人員進行工作，既節約了人力，又提高了工作質量和效率，實現檔案信息的有效共享，促進事業單位檔案管理的數字化發展。

3.提升事業單位檔案管理的專項服務費用

在事業單位檔案管理信息化建設與發展狀態下，應當增加對事業單位檔案管理的專項費用，針對檔案管理的信息化技術更新和信息化紙質檔案的二次整理和梳理，存儲設備的更新和強化，計算機設備等強化更新及網絡設備等要求，予以大力支持，以有利于檔案管理的合理化運行和深化改革。

4.完善檔案閉環管理機制

根據歸檔流程設計，檔案在歸檔環節涉及若干部門，需要這些部門的密切配合與協作，例如辦公室、財務室、等，需要進一步完善歸檔機制，密切部門職責分工，暢通部門間溝通聯系，以健全的檔案管理機制，保障其閉環管理的高效運行。應建立相應的信息反饋機制，及時收集檔案管理過程中的各方意見和建議，用以改進和推動后續檔案管理。以建設項目檔案管理為例，在項目建設伊始需要征求檔案管理人員意見，明確項目檔案歸檔范圍、內容和要求，屬于歸檔范疇的，將其嵌入檔案管理流程，實現自動管理。此外，在檔案查詢、整理、鑒定等環節，均需建立相應的閉環管理機制，滿足機制中規定的標準和要求，便可進入下一環節，提升檔案管理各環節效率[4]。

5.保障檔案信息化資料信息安全

在經濟全球化、信息化的背景下，網絡環境也出現了很多問題，人們只要上網就會存在網頁瀏覽過的痕跡，一些不法分子或黑客通過IP地址就能夠快速地查找到另一個人上網的足跡，有可能出現信息泄露的事件。尤其是事業單位與國家相關政策緊密聯系在一起，關系到國家機密，這就使事業單位不得不高度重視這個問題。比如，事業單位可以通過聘請專業性、高素質及技術水平超高的人才，結合自身實際情況讓其編寫一套防盜信息安全軟件，在遇到不法分子或黑客攻擊單位網絡時，能夠及時、準確地阻止，從而發揮其保護事業單位網絡安全的作用。此外，事業單位應按照法律規章制度，對相關檔案信息管理人員進行約束。比如，事業單位可以與檔案信息管理人員簽訂保密協議，使其不得觸碰法律的界限，規范其道德行為，這樣就可以得到信息安全保密管理的加強；為了防止企事業單位信息泄露，可以以自身發展的需要為基礎，同時著眼于實際情況，以逐漸優化與規范檔案信息化管理機制，為實現檔案信息化資料安全奠定堅實的基礎[5]。

6.構建安全管理體系，保障檔案管理的安全性

新時代下事業單位檔案管理已經初步實現信息化建設，這意味著檔案信息的安全問題也將不斷凸顯，由于網絡信息具備一定的開放性，極易受到不法分子的侵入，工作人員要對檔案管理過程進行實時監管，建立網絡防火墻。對于一些重要資料，事業單位要嚴格設置權限，實現分區加密，如此一來，檔案信息就難以發生丟失和泄漏。且為防止一些不必要的損失，事業單位要在各個計算機安裝殺毒軟件，定期排查、殺滅計算機中的病毒，從根本上保障檔案信息的安全性。此外，管理人員要定期對數據進行核查、檢驗，加大對服務器的監督和管理，及時找出其存在的安全問題并加以修復，只有從計算機、數據庫及防火墻等多角度構建出完整的安全管理體系，才能真正保障檔案管理的安全性。

7.做好開發利用

充分發揮檔案資源的利用價值，是當前檔案管理工作的基本目標，因此應該做好檔案資源的開發及整合，并通過資源共享為事業單位的業務工作提供支持。在信息化建設中，應該做好檔案檢索功能的全面優化，真正提高檢索工作的效率，使各主體能夠快速找到想要的檔案信息。通過編制目錄可以真正使檔案信息做到一目了然，從而滿足規范化管理和查閱的要求。在制度規范下，積極提高檔案管理人員的服務能力及服務意識，全面了解不同部門的工作要求，在檔案管理系統的幫助下促進資源共享。做好檔案開發和編研工作，確保各類檔案的詳細性，以便于為社會提供更好的服務，體現出事業單位的社會服務功能。此外，為了讓人們了解檔案信息的價值，還應該積極開展宣傳工作，在全社會范圍內形成良好的風氣，使人們主動了解不同檔案的作用，以提高檔案利用率。除了電視、廣播和報紙等傳統媒體外，還要結合微信和微博等新媒體平臺來拓展檔案宣傳范圍，使更多人參與檔案資源的開發和利用。

8.規范和完善制度體系

對具體的檔案管理制度進行規范和完善，能夠為檔案管理工作的開展提供指導、規范以及保障。事業單位既要根據信息化特征與需求，積極創新檔案管理制度，結合具體工作程序及要求對具體制度加以明確；也要對傳統制度中存在的缺陷和不足進行糾正，動態化地完善制度體系。其中電子文件歸檔與管理制度、安全保密制度、數字檔案查詢利用制度、檔案數據管理維護制度、數字檔案鑒定銷毀制度、檔案數據網絡和信息設備維護使用制度、檔案庫房管理制度等，均需要根據信息化特征進行有效創新與優化。

9.提高人員素質是核心

一切規范、標準的執行都離不開具體的人員去操作和落實，可見，檔案管理人員的業務素質是提升檔案管理效率的核心。一是完善激勵機制。出臺檔案管理科學評價體系，統籌建立以效率、效果和質量為基礎的考核評價體系，將質量和效率作為其檔案管理工作的重要評價因素，以效能引導檔案管理工作，在物質和精神兩個方面給予激勵，從而充分調動其積極性。二是更新思想觀念。事業單位檔案管理人員應從傳統的被動式、重管理輕利用等舊有思維模式中解脫出來，創新檔案管理模式，真正落實好為黨管檔、為國守史、為民服務職責任務。三是強化業務素能培訓。提升檔案管理效率離不開過硬的檔案管理能力，為此，應要求檔案從業者不斷加強自我學習，單位組織人員強化業務培訓，不斷豐富檔案從業者專業知識，提升專業能力，養成專業精神，提升檔案管理的能力和水平。

10.領導思維應全面創新

在事業單位檔案管理信息化過程中，要不斷強化相關管理者的信息化思想，同時要高度重視檔案的信息化管理。組織領導只有具有超前的思想意識，正確認識科學檔案管理的重要性，才能實現檔案的信息化管理，為其提供充足的人力、物力和財力。管理者的思維意識一旦落后，就無法適應信息技術的發展趨勢，制約檔案管理的信息化發展。在這種情況下，機關的組織領導必須積極創新思想，認識信息管理的現實重要性。以檔案信息化管理為出發點，將檔案信息化建設內容納入工作計劃，嚴格檢查事業單位檔案信息化建設情況，協調解決存在的矛盾。

11.推進軟硬件建設

良好的軟硬件辦公環境，有助于檔案管理模式的快速革新和轉變，從而為事業單位的轉型發展奠定基礎。因此，事業單位應該加大在軟硬件建設中的資金投入力度，實現對各類設施設備的全面更新換代，從而為檔案歸檔、整理和查詢等工作提供可靠保障，并且增強各類檔案的利用價值。良好的硬件設施能夠避免檔案在整理和保存中出現丟失、損壞的情況，因此，應該從人防、技防和物防等角度出發，打造可靠的軟硬件環境。檔案用房建設過程中，應該與其他業務工作做好協同配合，提高土地資源利用率，同時明確內部環境情況，從防火、防蟲、防盜、防高溫等角度出發，創造良好的檔案整理、保存和閱覽條件。

12.強化檔案管理培訓

當前階段，我國事業單位的檔案管理依然采用的是人工操作模式，檔案管理的水平一直很難提升，面對這類情況，應當提高檔案管理人員的創新能力，以適應新形勢下對事業單位檔案管理的要求。要重視高新技術產業的發展，對當前存在的信息化技術在事業檔案中的應用，要強化訓練和加強學習，針對知識水平的掌握不足，可以委托一些單位進行培訓及教學，幫助提升事業單位檔案管理效率，降低人為錯誤的出現。事業單位的領導及主管單位也應當對現有工作隊伍進行相應的定期培訓，通過不斷完善檔案管理工作，借以提升工作效率。

13.加快檔案管理數字化建設

在計算機科學的背景下，事業單位應在短時間內實施檔案管理數字化建設，完成紙質檔案的數字化處理，以圖像存儲數據詳細記錄檔案信息。通過掃描功能，可以將檔案上傳互聯網，并進行電子注冊，確保檔案管理的科學化和數字化。數字檔案系統的運行可以為檔案的數字化管理提供強有力的保障，需要對傳輸的文件進行有效分類和排序，并在掃描儀處理后將其包含在系統中。在此基礎上，管理部門和個人可以查閱數字電子檔案，可以登錄電子檔案管理系統，使用關鍵字檢索和打印原始檔案。與手工檢索相比，檔案數字化可以顯著提高檔案工作效率，提供優質服務。同時，要充分保護檔案安全，充分發揮檔案自身的價值和作用。

結語

新時代下事業單位檔案管理面臨的挑戰不斷增大，傳統的管理辦法、模式都將不再適應新的需求，意味著事業單位檔案管理部門要加大檔案管理的重視度，提高工作人員的信息素質為主要方向，全面確保事業單位內控制度檔案管理工作的數字化、信息化、智能化落實，并最終實現其與現代化銜接，從而真正提升了檔案保管工作效率。