新形勢下不動產統一登記檔案管理分析

陳 晶

（凌源市不動產登記服務中心，遼寧 凌源 122500）

不動產登記檔案管理是圍繞著不動產物權的一系列檔案管理工作，包括對不動產權屬登記、變更等內容的留檔與管理，能夠為群眾和其他部門提供相應檔案資料支持。不動產登記檔案管理的工作質量影響著后續檔案歸檔與利用效率，而不動產統一登記檔案管理能夠通過對現行的工作規范完善、內容優化、人員素質提升等方式，提升其管理的質量。不動產統一登記檔案管理針對現階段檔案管理中常見的管理問題，運用更加系統化、先進化的管理方式，幫助提升檔案管理水平，有利于更好提升檔案的利用率。

一、不動產統一登記檔案概述

不動產登記檔案管理是不動產管理工作中的重要內容，主要對不動產權屬的登記、變更等內容進行留檔和管理，能夠為后續不動產的交易等活動提供有效的依據和支持。不動產物權是《物權法》規定的法律內容，詳細規范了不動產物權建立、消滅以及變更的相關內容，要求其管理按照法律規定嚴格進行登記，依法登記后的不動產權方具有法律效力，相關機構通過將不動產的權利歸屬及相關法律事項均通過信息系統或簿冊進行詳細記錄，創建登記檔案，從而進行對不動產的管理操作[1]。不動產統一登記檔案是對上述檔案內容進行統一管理的過程，主要圍繞著不動產權屬的登記、變更、轉移、調查等活動，對其歷史記錄、詳細信息等進行擠在，可以通過文字、圖標、數據、聲像等方式進行記錄，能夠為后續物權管理與物權糾紛問題提供有效的依據。

二、不動產統一登記檔案管理的重要性

1.強化物權登記

加強不動產統一登記檔案管理是強化物權登記的必要要求。不動產物權是《物權法》規定的法律內容，不動產登記制度是國家相關法律部門為了從根源上保證交易安全制定的法律規范，而不動產登記檔案則是其重要產物。不動產統一登記檔案管理是強化物權登記的重要內容，對于維護法律尊嚴，保障人民財產安全具有重要意義[2]。

2.優化便民服務

不動產統一登記檔案管理是優化便民服務的重要條件。不動產統一登記檔案管理是針對群眾不動產物權登記的管理工作，在這一過程中能夠對群眾需要登記的物權信息進行詳細記錄，并在后續物權變更等方面提供可靠依據，能夠解決由于物權信息不明確等造成的民事糾紛，為群眾提供優質的便民服務。

3.提升管理水平

不動產統一登記檔案管理有利于提升管理水平。不動產統一登記檔案管理是檔案管理的一項內容，統一登記檔案管理能夠對當前檔案管理中的不規范、不專業內容進行調整和優化，有效的提升檔案管理水平，讓各部門在利用不動產登記檔案過程中有更好的體驗，具有較高的應用價值[3]。

三、不動產登記檔案管理常見問題

1.檔案管理工作混亂

不動產登記檔案管理工作混亂是管理過程中常見問題，對于檔案的后續應用具有負面影響。目前很多部門對于檔案管理工作缺乏有效重視，不動產登記檔案管理作為不動物權的副產物，在實際管理中重視度不足，很容易出現權責不分明，管理混亂問題。管理機制不健全是工作混亂的一項主要原因，很多不動產登記檔案管理中參與檔案管理的工作人員多為兼職或臨時負責，本身參與檔案管理的職責不明確，后續受到崗位變動因素影響，檔案交接出錯或檔案遺漏等問題屢有發生。除此之外，不動產登記檔案管理的管理制度與當前工作內容不相適應，管理目標制定不合理，管理內容不得當等均會影響其工作質量。實際進行不動產檔案管理時，缺乏對不動產登記檔案的流轉時限、歸檔時限明確記錄，檔案分類方式與定期檢查工作不到位等，都是其管理中比較常見的問題[4]。

2.檔案開發利用效率低

不動產登記檔案開發利用效率低同樣是比較常見的管理問題。目前不動產登記檔案主要用于記錄不動產的產權變更等內容，受到管理意識和技術條件限制，不動產登記機關、稅務機關、住房保障機關、民政機關之間檔案信息交流互通較少，不動產登記檔案管理難以為其他部門工作提供良好的信息支持，無法發揮其應有的價值與作用。造成不動產檔案開發利用率低的原因是多方面的，首先是不動產登記檔案的開放水平較低，不動產登記機關內部人員方可進行檔案查閱，其他部門工作人員進行資料調取需要經過復雜的程序；不動產登記檔案的利用面比較狹窄，管理人員在進行不動產登記檔案管理時并不注重檔案內容的分析，欠缺良好遠見，無法對資料進行有效開發利用，影響了其利用率。檔案開發利用效率低一方面影響了不動產登記檔案本身的價值，另一方面也為其他部門工作造成了負面影響[5]。

3.信息化管理水平不足

信息化管理水平不足在不動產登記檔案管理中比較普遍。不動產登記檔案管理工作的信息化建設時間不長，很多單位尚沒有普及或者初步普及信息化，在檔案管理過程中難以發揮信息技術的優勢，導致檔案管理效率下降等問題。信息化管理對于不動產登記檔案管理的發展具有重要意義，在實際進行檔案管理中由于管理意識不到位、管理資金不足以及人才缺口等因素，不動產登記檔案管理的信息化建設仍然存在較大問題。很多檔案管理工作中并沒有針對不動產登記檔案的專門數據庫，檔案內容數字化與信息化管理進度相對緩慢，在實際進行信息化管理過程中，缺乏對資料的準確分析、高效處理、安全儲存能力，都不利于不動產登記檔案管理效率的提升[6]。另外信息化管理水平不足也進一步影響了不動產登記檔案管理的使用，在進行檔案歸檔、檔案檢索等工作時，由于信息化水平不足，工作效率慢，服務質量也隨之下降，影響了后續工作的順利進行。

4.管理人員素質較低

管理人員的素質水平對不動產登記檔案管理質量具有重要意義，在實際進行檔案管理中很多管理人員的素質偏低，并不利于管理工作的發展進步。管理人員專業性是制約檔案管理水平的重要條件，很多部門在進行不動產登記檔案管理時忽略人才隊伍的建設，在檔案管理人員的聘用中不注重人才專業性與工作能力的考核分析，導致工作人員的能力無法適應現階段不動產登記檔案管理需要，影響了其工作水平。檔案管理人員的信息技術能力不足，無法很好地推進檔案管理信息化建設；責任意識較差，在進行不動產登記檔案管理時缺乏細心與耐心，不利于工作質量提升；服務能力不足導致其檔案管理中容易發生糾紛和失誤。管理工作人員能力與工作需求之間的矛盾會進一步影響檔案管理質量，在推進不動產登記檔案管理時必須給予充分的關注。

四、不動產統一登記檔案管理措施

1.創新管理意識

創新管理意識是不動產統一登記檔案管理的重要措施，在思想上予以足夠的重視，不斷創新發展管理的意識才能夠更好提升其管理質量。不動產統一登記檔案管理要求對不動產登記檔案進行統一、系統、規范的管理，在管理工作中應該樹立牢固的責任意識與創新意識，將不動產登記檔案作為管理的重要內容，落實在不動產登記工作的方方面面，通過宣傳教育的應用，增強不動產登記過程中工作人員對檔案留存以及檔案分類的意識，在后續檔案管理中要求管理人員認真負責的完成檔案流轉與歸檔活動，提升管理質量。

2.健全管理規范

目前，不動產登記檔案管理中的很多問題出現與其管理規范不健全存在密切聯系，為此，在進行不動產統一登記檔案管理時，必須圍繞管理的規范性、專業性進行探討，分析當前管理漏洞和管理問題出現的原因，對管理規范進行強化，要求工作人員能夠按照管理規范順利完成各項檔案管理工作。不動產統一登記檔案管理需要根據物權法相關內容進行有效管理，管理人員在健全管理規范時必須遵循相應的國家規范，根據不動產登記檔案管理的目的、流程、內容等細節，提出檔案管理的具體要求，對工作人員在檔案記錄、檔案收集、歸檔過程、隱私保護等方面內容進行優化，要求管理工作更加系統、協調的展開。在管理過程中，對參與不動產統一登記檔案管理的工作人員職責進行明確劃分，要求每位工作人員能夠按照規范要求完成分內工作，在進行檔案流轉和檔案交接時，嚴格遵循檔案交接流程完成登記[7]。此外還需要注意管理規范中對信息化管理相關內容的要求，強化檔案的信息安全，提升信息管理質量等，更好的推動不動產統一登記檔案管理發展。

3.完善歸檔機制

完善歸檔機制對于不動產統一登記檔案管理具有重要意義。不動產登記檔案管理的歸檔環節是其管理重點，其要求對不動產物權相關信息進行全面、詳細、正確、真實的記錄，歸檔工作的有效性直接影響著后續檔案管理和利用質量。不動產登記檔案管理中，應該圍繞歸檔工作進行制定完善的管理機制，對不動產登記的格式規范、儲存方式等進行統一規范，要求歸檔的各項操作均符合規定標準。在檔案歸檔過程中，管理人員應該貫徹執行歸檔機制，對檔案的格式、內容、儲存情況等進行檢查，利用簿冊對各權利人的名稱、物權建立、終止、變更原因以及物權種類等信息進行詳細記錄，確保物權登記的準確性。不動產統一登記檔案管理的歸檔機制必須與當前工作內容相適應，能夠完整的記錄各項物權基本情況，在歸檔機制管理中必須保證統一的書寫規定與格式，嚴禁工作人員擅自變更或混淆歸檔信息，避免造成遺漏等問題[8]。

4.加強信息化建設

信息化建設是不動產統一登記檔案管理中的有效途徑。在進行不動產統一登記檔案管理時，應該關注信息技術的優勢，在工作過程中積極引入各項信息處理、信息儲存、信息安全技術，讓不動產登記檔案管理向著數字化方向發展。在信息化建設期間，管理人員需要圍繞當前的工作內容展開分析，詳細了解不動產統一登記檔案管理對于信息技術的要求，針對性引進信息化管理平臺，對信息服務的功能進行選擇，通過信息化建設讓不動產登記檔案能夠與其他部門工作相協調，提升各部門工作效率，創造更好的檔案服務條件。在信息化建設中，應該關注信息管理組織形式的分析，對不動產統一登記檔案管理重常用的信息檢索、數據處理、數據儲存等相關技術進行深入研究，定期進行信息化管理系統的升級與維護。注意信息化建設中不動產統一登記檔案管理安全性，做好數據安全防護，保證不動產登記檔案資料的安全性。在信息化建設中，還應該積極推進各項工作與信息化的連接程度，要求檔案管理人員能夠根據信息化建設要求，利用計算機等設備對不動產登記進行歸檔和流轉，要求檔案管理中的各項數據完成高效分類，便于后續進行數據資料的調取查閱，不斷提升其數字化、智能化建設水平。

5.加強人才隊伍建設

人力資源在不動產統一登記檔案管理中具有突出優勢，加強人才隊伍的建設也是當前檔案管理中的重要條件。管理人員的專業素質是影響不動產統一登記檔案管理質量的重要因素，在開展檔案管理工作時，需要對人力資源進行有效的管控，積極推進專業化人才隊伍建設，讓統一登記檔案管理更加順利進行。在不動產登記檔案管理工作中積極引進專業化人才，通過招聘考核、人才引進等方式增加管理型、信息型人才數量，并積極開展內部培訓工作對參與檔案管理的人員進行專業知識培訓，不斷強化其責任意識、崗位意識，對不動產法律法規以及登記檔案管理最新內容進行學習，提高人才隊伍的素養，增強其工作能力。在工作過程中，建立科學的績效機制，將不動產統一登記檔案管理工作完成度與績效掛鉤，提高工作人員的積極性與責任感，按照規范流程認真完成各項管理工作。此外，應該關注專業化團隊的建設，在不動產統一登記檔案管理中以小組為單位進行人才隊伍的培養，根據管理人員的專業、能力等進行職責劃分，更好的發揮人才優勢，提高檔案管理的質量。

結語

不動產統一登記檔案管理工作的應用對于提升檔案管理水平具有重要的意義，能夠為物權登記創造更好條件，在這一過程中分析不動產登記檔案管理中各類管理問題的成因和表現，應用有效措施進行處理是提升管理質量的關鍵。在管理意識方面不斷創新，對管理制度進行規范，完善不動產統一登記檔案的歸檔機制等，能夠讓不動產統一登記檔案管理向著規范化、系統化方向發展，而通過有效的信息化建設以及人才隊伍建設，能夠幫助不動產統一登記檔案管理更加先進、科學，不斷提升其服務能力和水平。