做好城鄉(xiāng)建設(shè)檔案利用工作的措施分析

劉志超

（凌源市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，遼寧 凌源 122500）

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案無論是類型還是數(shù)量均非常多且復(fù)雜，包括了文字、圖紙、圖標(biāo)、聲像、電子文件以及實(shí)物等多種載體和記錄形式，無論是管理還是利用均存在著較大的困難。想要充分地挖掘城建檔案具有的價(jià)值，對(duì)其進(jìn)行合理的利用，使其轉(zhuǎn)化為重要的資源，就需要有專業(yè)人員負(fù)責(zé)，基于檔案特點(diǎn)進(jìn)行綜合分析，尋求最高效的利用方法，堅(jiān)持多措并舉，為社會(huì)發(fā)展提供更多支持。

一、城鄉(xiāng)建設(shè)檔案利用需求

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案資源的利用對(duì)象主要為工程建設(shè)的各參與單位，包括建設(shè)方、施工方以及監(jiān)理方，城建檔案管理部門要做的就是根據(jù)各單位的實(shí)際需求，來對(duì)相應(yīng)檔案資源進(jìn)行開發(fā)，為各部門單位提供檔案數(shù)據(jù)的支持，滿足其利用需求。工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位需要確定項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模、總投資額以及建設(shè)工期等相關(guān)信息，施工方作為工程的主要實(shí)施者，對(duì)城建檔案信息的關(guān)鍵點(diǎn)在于成本、質(zhì)量以及進(jìn)度等方面，還需要兼顧安全要求，為工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行提供支持。監(jiān)理方主要負(fù)責(zé)工程實(shí)施過程的監(jiān)督管理，協(xié)助建單位解決工程建設(shè)過程中遇到的問題，重點(diǎn)在于工程質(zhì)量、工期以及成本等方面的管理，因此需要查詢監(jiān)理大綱、監(jiān)理日志等文件，爭(zhēng)取可以進(jìn)一步加快工程建設(shè)進(jìn)程，縮短工期，提高工程建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益[1]。除了建設(shè)期間的需求以外，在工程項(xiàng)目投入使用以后對(duì)城建檔案同樣有較大的利用需求，尤其是對(duì)于擴(kuò)建工程來講，需要在意見項(xiàng)目的基礎(chǔ)上對(duì)原有設(shè)施以及工藝條件做進(jìn)一步的擴(kuò)充性建設(shè)，甚至是大規(guī)模的改造，因此必須要對(duì)建筑工程本身有一個(gè)全面的了解，即通過城建檔案獲取到建筑工藝、建筑信息、建筑規(guī)模等信息，在結(jié)合實(shí)際需求確定擴(kuò)建改造的設(shè)計(jì)方案，預(yù)防施工問題的發(fā)生。可以說城建檔案在城市的規(guī)劃建設(shè)中起到了重要作用，除了要做好收集管理以外，還要重視后續(xù)的開發(fā)利用，將其所具有的功能更好地發(fā)揮出來。

二、城鄉(xiāng)建設(shè)檔案利用現(xiàn)狀

1.檔案價(jià)值性較差

城建檔案利用的前提是要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的編研，確定其存在的價(jià)值，然后進(jìn)行分類以及聚合處理，為后續(xù)的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。但是就目前來看，這一方面還存在較多的問題，很多僅僅是就檔案的內(nèi)容形式進(jìn)行了分類，以及聚合、展覽等，信息化處理程度較低，對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的應(yīng)用性低，未對(duì)檔案信息做更進(jìn)一步的挖掘，難以體現(xiàn)出檔案存在的價(jià)值[2]。城建檔案在城市發(fā)展中具有一定的作用，但是其本身所含有的價(jià)值更多，通過有效的利用甚至可以創(chuàng)造出更高的價(jià)值量，需要相關(guān)部門提高重視。

2.整體利用率偏低

雖然城建檔案具有較大的作用，但是對(duì)于部分的城市來講，并沒有足夠的人力和財(cái)力支持來完成檔案資源的開發(fā)利用，基本上均停留在簡(jiǎn)單的收集、整理、歸檔以及保管等簡(jiǎn)單的工作上，利用更是簡(jiǎn)單的查閱以及展覽等基礎(chǔ)層面。目前來看只有部分特大城市加深了對(duì)城建檔案的開發(fā)利用，多數(shù)地區(qū)則是只編不研，以及只存不用。另外，城建檔案本身也就有一定的特殊性，鑒于涉密要求，以及相關(guān)制度的不完善，導(dǎo)致大部分的工作人員對(duì)檔案信息的研究開發(fā)重視不足，甚至是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的信息化處理存在比較隱蔽的抵觸心理，從根本上影響了檔案利用的發(fā)展，甚至還存在著檔案損壞、收集不完整以及信息更新緩慢等情況，無法滿足檔案開發(fā)利用的要求，整個(gè)工作無法順利進(jìn)行[3]。

3.缺乏專業(yè)技術(shù)支持

在信息化水平不斷提升的背景下，以往的紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變，但是整體上依然是紙質(zhì)檔案占主導(dǎo)地位，尤其是早期的城建檔案更是以紙質(zhì)的形式被保存。為進(jìn)一步提升城建檔案的管理與利用效率，在時(shí)代的推動(dòng)下，大部分城市均更新了電子計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。但是受思想意識(shí)以及資金投入等因素的限制，所應(yīng)用的軟硬件系統(tǒng)經(jīng)常是滯后于市場(chǎng)化需求的存在，部分軟硬件剛上線使用不就要面臨技術(shù)升級(jí)乃至淘汰的風(fēng)險(xiǎn)，又或者是與實(shí)際業(yè)務(wù)需求不符，無法達(dá)到預(yù)期的應(yīng)用效果，反而會(huì)造成更大的經(jīng)濟(jì)損失。另外，因?yàn)樗枷肷系恼J(rèn)知不足，并未為城建檔案利用的信息化發(fā)展創(chuàng)造有利的條件，很多制度并不完善，或者與實(shí)際情況存在著較大的差別，不能夠?yàn)樾畔⒒ぷ魈峁┲笇?dǎo)以及支持，在缺乏專業(yè)運(yùn)維管理的情況下，技術(shù)設(shè)備盲目上馬，必定會(huì)與所期望的結(jié)果產(chǎn)生較大的差距[4]。

4.部門融合度較差

城市建設(shè)進(jìn)程在不斷加快，需要政府各職能部門之間協(xié)同合作，面對(duì)城市規(guī)劃建設(shè)問題要進(jìn)行跨部門的討論，這樣就對(duì)信息共享提出了較高的要求。但是就城建檔案利用方面來看，因?yàn)樾畔⒒潭炔⒉桓撸鞑块T之間的檔案信息基本上就處于信息孤島狀態(tài)，多數(shù)是在部門內(nèi)部單向流動(dòng)，無論是查閱還是展覽均存在明顯的封閉性特點(diǎn)。隨著電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，公共服務(wù)部門建立了統(tǒng)一的運(yùn)行平臺(tái)，為信息資源的整合與共享創(chuàng)造了條件，各部門之間可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同辦理，信息數(shù)據(jù)的利用率大大提升。但是對(duì)于城建檔案信息來講，其為獨(dú)立自主的檔案體系規(guī)則，完全獨(dú)立于電子政務(wù)相關(guān)機(jī)制規(guī)則，因此在電子政務(wù)共享平臺(tái)上的信息資源融合性較差，可以為城建檔案開發(fā)利用提供的支持有限，還需要對(duì)其做更加專業(yè)性的二次開發(fā)與轉(zhuǎn)碼，只有這樣才能夠更好地融入電子政務(wù)共享平臺(tái)，提高城建檔案的利用率[5]。

5.專業(yè)人才嚴(yán)重不足

城建檔案的開發(fā)利用需要有專業(yè)人才作為支持，不僅僅是要對(duì)其進(jìn)行初步的整理、歸檔和管理，更重要的是要利用專業(yè)方法深度挖掘檔案中存在的價(jià)值，然后以合適的方式達(dá)到最高效率的利用。目前來看各地城建管理部門中，相關(guān)工作人員嚴(yán)重不足，在職人員無論是年齡、知識(shí)結(jié)構(gòu)還是技能水平均存在著很大的提升空間，較低的專業(yè)技能水平限制了工作模式的創(chuàng)新，面對(duì)城建檔案利用率底下的情況更是無法認(rèn)識(shí)到其中的不足，缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)工具的認(rèn)知。另外，還存在著部分的身兼數(shù)職以及一人多崗情況，也會(huì)對(duì)城建檔案的管理和利用水平產(chǎn)生影響，較大的限制了工作效率的提升，因此必須要提高對(duì)專業(yè)人才培養(yǎng)的重視。

三、城鄉(xiāng)建設(shè)檔案開發(fā)措施

1.重點(diǎn)項(xiàng)目檔案

隨著城鄉(xiāng)建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量在逐漸增多，其中在城市發(fā)展的整個(gè)歷史進(jìn)程中，更是不會(huì)缺少重點(diǎn)工程以及標(biāo)志性建筑的存在，且與社會(huì)發(fā)展以及人們生活有著密切的聯(lián)系，對(duì)此類檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用，可以為城市進(jìn)一步發(fā)展提供更大的支持。應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，對(duì)相關(guān)的城建檔案信息進(jìn)行整合編輯，用以完成對(duì)工程建筑的針對(duì)性介紹，更可以通過專欄、專刊等方式向社會(huì)公布，這樣人們會(huì)對(duì)城市標(biāo)志性建筑工程有更加全面的了解和認(rèn)識(shí)[6]。在整個(gè)過程中城建檔案的重要性會(huì)被更多的部分和人發(fā)現(xiàn)，起到了一定的宣傳效果，對(duì)于檔案價(jià)值的開發(fā)有明顯的推動(dòng)作用。

2.歷史文化檔案

我國(guó)地域幅員遼闊，歷史文化源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，在歷史長(zhǎng)河中留下了大量獨(dú)具特色的建筑痕跡，以及對(duì)應(yīng)的歷史建設(shè)檔案資料，不僅是城市歷史文化發(fā)展的重要見證，而且對(duì)建筑發(fā)展史的研究提供了重要的參考。對(duì)城市建設(shè)歷史文化檔案進(jìn)行開發(fā)，在城市宣傳中發(fā)揮巨大的作用。城市建設(shè)發(fā)展中歷史是不可被忘卻的，在城建檔案的開發(fā)利用中，必須要重視對(duì)歷史文化類檔案的研究，爭(zhēng)取將其所具有的功能更大程度地發(fā)揮出來。

3.宣傳成冊(cè)開發(fā)

城建檔案蘊(yùn)含著豐富的資源信息，與社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益有一定的聯(lián)系，包括地下結(jié)構(gòu)建設(shè)檔案以及城市土地征用檔案等，對(duì)城市下一步的規(guī)劃建設(shè)有重要的指導(dǎo)意義。選取與當(dāng)下城市規(guī)劃關(guān)聯(lián)密切的檔案資源進(jìn)行開發(fā)，再以宣傳冊(cè)的形式交由相關(guān)單位提供信息支持。即城市工程項(xiàng)目開發(fā)過程中，不可避免地會(huì)涉及地下管線項(xiàng)目，為盡量避免造成管線損壞，降低施工難度，就需要掌握區(qū)域內(nèi)已存以及在建的管線工程。這種情況下城建檔案管理部門就可以為其提供相關(guān)的檔案資源宣傳冊(cè)，為工程規(guī)劃以及施工提供參考，可以有效避免很多不必要的麻煩。城建檔案管理部門必須要轉(zhuǎn)變思想，根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，并有針對(duì)性地來進(jìn)行宣傳強(qiáng)化，以滿足不同對(duì)象的需求，更主動(dòng)地將城建檔案具有的價(jià)值更大程度上地發(fā)揮出來。

四、城市建設(shè)檔案利用措施

1.基于類型確定利用方向

1.1 聲像檔案。城建檔案信息涉及的形式多種多樣，包括文字、圖片、音頻以及視頻等，不僅信息豐富，而且更加真實(shí)以及富有沖擊力。因此，城建檔案的開發(fā)利用要適當(dāng)?shù)貙?duì)聲像檔案加以重視，根據(jù)需求進(jìn)行相關(guān)檔案信息的收集整理，并作進(jìn)一步開發(fā)利用，以更加直觀的方式體現(xiàn)出檔案內(nèi)容。隨著信息技術(shù)的普及，城市建設(shè)工程的運(yùn)行期間，聲像檔案具有更強(qiáng)的具體性、生動(dòng)性以及直接性特點(diǎn)，大大降低了開發(fā)利用的難度，對(duì)于需求部門的共享、查閱等操作更加的靈活，為新的城建項(xiàng)目提供高質(zhì)量的信息支持[7]。

1.2 電子檔案。在計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息化技術(shù)的支持下，電子政務(wù)已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，城建檔案管理部門的信息化水平也在不斷地提升，信息化技術(shù)的覆蓋面積在逐漸擴(kuò)大。現(xiàn)代工程項(xiàng)目和的建設(shè)以及管理正在向信息化管理的方向發(fā)展，無論是技術(shù)還是工具均在不斷地更新?lián)Q代，所形成的各類數(shù)據(jù)信息直接被計(jì)算機(jī)所記錄和存儲(chǔ)，最終以電子檔案的方式被收集和入檔。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的便利性以及安全性有了巨大的提升，而且可以更好地打破信息孤島的問題，在不同部門之間實(shí)現(xiàn)共享的可能性大大提高，為城建檔案的利用創(chuàng)造了十分有利的條件。正是以為電子檔案的需求，城建檔案管理部門要重視工作模式的轉(zhuǎn)變，加大信息化建設(shè)的投入力度，積極推進(jìn)電子檔案管理和開發(fā)，為相應(yīng)部門提供更好的檔案支持。

2.創(chuàng)新城建檔案管理模式

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想。信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必要要求，城建檔案管理部門必須要認(rèn)清這一點(diǎn)，及早進(jìn)行思想意識(shí)的調(diào)整，進(jìn)行檔案開發(fā)利用模式的創(chuàng)新，大力推進(jìn)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，建立專業(yè)基礎(chǔ)上的信息化開發(fā)模式，為存在需求的部門提供可靠的城建檔案支持。其中，城建檔案的開發(fā)利用需要與城市建設(shè)進(jìn)程相結(jié)合，城建檔案管理人員需要實(shí)時(shí)了解當(dāng)下發(fā)展的需求，主動(dòng)自身能力的提升，掌握更多檔案管理信息化開發(fā)利用的方法，以高新技術(shù)作為支持，對(duì)城建工程活動(dòng)的建設(shè)文件進(jìn)行同步跟蹤和管理[8]。

2.2 信息管理平臺(tái)。建立城建檔案信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)所有城建檔案信息的集合，所有用戶通過驗(yàn)證登錄后，便可以根據(jù)需求進(jìn)行查閱和利用，真正做到信息的共享。城建檔案信息平臺(tái)的建立，使各政府部門之間的聯(lián)系更加密切，可以自助完成工程建設(shè)檔案的上傳，再由檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的區(qū)分管理，有效縮減了檔案收集管理的工作量，為后續(xù)的開發(fā)利用爭(zhēng)取了更多的時(shí)間。為提高城建檔案的利用率，可以在檔案形式以及數(shù)據(jù)庫形式上進(jìn)行創(chuàng)新，根據(jù)檔案利用需求的差異性，進(jìn)行多樣化的設(shè)計(jì)，創(chuàng)建多種形式的城建檔案，滿足不同用戶的需求，以此來刺激其利用檔案信息的積極性。另外，信息管理平臺(tái)的建立和使用要強(qiáng)調(diào)安全問題的重要性，進(jìn)行信息加密和防護(hù)，避免信息泄露損壞，提高城建檔案信息的安全性。

3.數(shù)字化城建檔案管理

城建檔案高效利用的前提在于高質(zhì)量的管理，面對(duì)時(shí)代發(fā)展提出的全新需求，在信息化技術(shù)的支持下，可以建立數(shù)字化城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，同時(shí)結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行針對(duì)性的規(guī)劃，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以電子檔案的形式管理保存。重視數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，建立專門的數(shù)字化城建檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)所有電子城建檔案進(jìn)行匯集，統(tǒng)一保存在數(shù)據(jù)平臺(tái)內(nèi)，更便于檔案信息的開發(fā)利用。同時(shí)，要落實(shí)相應(yīng)的管理體系，落實(shí)管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，基于網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化城建檔案信息數(shù)據(jù)的共享和利用。

結(jié)語

城鄉(xiāng)建設(shè)檔案利用目前還存在諸多的問題，尤其是對(duì)于中小型城市來講，對(duì)此方面的重視度并不高，面對(duì)時(shí)代的發(fā)展必須要及時(shí)的轉(zhuǎn)變思想，從多個(gè)方面入手，以信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)為支持，推動(dòng)城建檔案利用模式的創(chuàng)新。