機關檔案管理工作的重要性與優化建議

孫藝菲

（遼寧省朝陽市財政審計工作服務中心，遼寧 朝陽 122000）

引言

在機關單位的發展中，檔案管理具有重要意義。隨著我國社會經濟的不斷完善，對機關單位檔案管理的要求越來越高。傳統的檔案管理形式難以適應社會發展，檔案管理容易出現問題。在實際實施過程中，檔案管理缺乏規范性和嚴謹性，整理范圍不明確，整理效率低，許多檔案管理制度沒有得到有效落實，人員素質有待提高，使得當前的檔案管理難以及時有效地解決一些問題，也會對機關單位內部檔案管理的效率和質量產生嚴重影響。在新的時代背景下發展機關單位內部的檔案管理工作，提升工作質量，優化工作程序，使內部人員對檔案管理工作的重視不斷增強，不僅有利于檔案事業本身的發展，也能夠更好地助力單位內部其他活動的有效展開，為機關單位的平穩運行提供有效保障。

一、機關單位檔案管理的作用

在傳統的檔案管理模式下，當周圍環境潮濕或炎熱時，檔案主要使用的紙質材料增加了被損壞的可能性，需要安排一定的人力來完成檔案的保存和整理工作。這種狀況可以通過數字化檔案管理模式得到很好的改善。借助計算機工具，我們可以收集、整理和編目所有的檔案信息。在大多數情況下，我們還可以使用計算機自動化工具來大大增加信息存儲密度。而且機關單位的檔案種類繁多，從年代、形式、保密權限等方面都不一樣，在管理時需要采取針對性的處理方法。將數字化技術應用于檔案管理，可以將檔案信息上傳到統一的檔案管理平臺，系統將對不同類型的檔案進行科學合理的分類管理，提高檔案查閱和保存的便利性，從根本上避免查閱過程中對檔案造成的損害。一直以來，政府機關和單位都是采用傳統的手工方式進行檔案的歸檔和整理，檔案人員在檔案管理過程中可能因為業務不熟練或疏忽大意等導致檔案存儲不當、管理不規范，造成檔案信息丟失。個別檔案人員甚至可能隨意篡改檔案內容，破壞檔案信息的真實性和原始性。機關單位加快檔案管理信息化建設，利用信息化方式和檔案管理信息系統，可將辦公自動化系統與檔案信息系統無縫對接，自動存儲檔案資料，減少因人為失誤造成的損失?？稍O置檔案管理信息系統操作權限，避免人為篡改信息，也可對敏感檔案進行權限控制，最大限度保障檔案的真實性、準確性和安全性。準確無誤的檔案信息、規范的管理模式既方便人們查詢、利用檔案，又充分體現檔案的價值，幫助提高機關單位的服務質量，助力單位和社會的發展[1]。

二、機關單位檔案管理特征

在傳統的檔案管理中，歸檔、移交、整理、編目、上架需要耗費大量的人力、物力和財力，需要設立專門的檔案保管室或庫房。此外，隨著機關單位業務的發展，檔案數量越來越多，檔案的時效性難以保證，檔案不及時的情況時有發生。隨著計算機信息技術、互聯網數據技術的應用和“單軌制”等檔案管理理念的創新，政府機關和機關單位日常業務中產生的信息的采集、檢索和歸檔都可以通過數據處理技術來完成。檔案工作者可以根據辦公OA系統隨時收集整理相關檔案材料，實現檔案工作的常態化，保證檔案工作的時效性，有效避免因歸檔不及時造成檔案資料的損失。在傳統的檔案管理模式下，無論是檔案的收集還是歸檔，都是以紙質的手工管理為主、存儲以及檔案檢索，效率始終較低，檔案管理技術含量不高。計算機信息技術、大數據技術，以及檔案管理軟件的普及應用，將先進技術應用于檔案管理，實現技術與檔案管理有效結合和深度融合，有力促進了檔案管理效率提升。尤其是大數據、云計算、計算機信息技術應用于檔案管理數據庫建設及管理中，使檔案管理的各個流程技術含量更高，智能化、便捷性水平顯著提升[2]。

三、機關檔案管理工作存在的問題

1.缺乏專業的人才隊伍

據調查，數字檔案專業管理員普遍短缺，許多單位利用單位管理員兼職管理檔案。數字檔案管理不僅僅是數據的收集和存儲，各個單位的數字檔案服務功能也各不相同，這就需要技術專業人員及時對數字檔案管理系統進行部署和維護，以促進數字檔案管理的良性發展。對于真正致力于建設數字檔案館的機構來說，即使有足夠的建設資金，專業人員的短缺往往也是一個大問題。目前，數字檔案館數量少，主要原因是缺乏熟練的職業管理人員。70%以上的政府機關沒有專職檔案員，很多政府機關的檔案員采取的是輪崗制；一些機關單位檔案工作者不僅要保管檔案，還要執行保密、后勤等多項任務；有的機關雖然有專職檔案員，但不是檔案管理專業人員；此外，亦有一些機構雖然有專門的檔案管理員，但卻沒有機會接觸信息科技，對“互聯網+”、大數據技術、云計算等一竅不通。顯然，機關單位復合型檔案專業管理人才短缺非常嚴重[3]。

2.現代化管理設備問題

數字化技術在機關單位檔案管理中的有效應用，對提高檔案管理質量起到了促進作用?？v觀機關單位檔案管理的現狀，發現數字技術的應用缺乏全面性，很多機關單位采用的管理技術比較滯后，不能滿足檔案管理的實際需要。在數字化技術的應用上，大部分政府機關單位投入的資金遠遠不夠，無法在第一時間對檔案管理設備進行更新升級，導致設備越來越陳舊，無法滿足現階段檔案管理的應用標準，嚴重阻礙了檔案數字化管理的整體效率?，F階段，許多機關單位的檔案管理，計算機檢索至今尚未得到廣泛的普及，主要的方式仍然是手工檢索，增加了檔案管理的工作量，降低了檔案管理的效率。例如，機關單位人事部門在整理人員檔案時，由于檔案數量龐大，手工檢索方式耗時長，導致檔案管理效率較低，對檔案管理的高效推進帶來不利影響。

3.檔案管理意識問題

機關單位的很多重要信息都存儲在檔案中，關系到機關單位各項業務工作的順利開展。例如，如果機關單位的檔案管理存在問題，如內部工作人員的身份和經歷記錄，就很可能導致重要信息和數據泄露、侵犯個人隱私等一些嚴重問題。因此，機關單位的檔案管理應該得到更多的重視，相關工作人員必須高度重視這項工作。但在實際工作中，即使檔案管理工作做得再完美，也很難創造實際效益。所以檔案管理工作在很多機關單位被忽視，單位管理者不重視檔案管理，也會對檔案管理者的工作態度產生負面影響。在部分機關單位中，檔案管理人員也不了解檔案管理工作的重要性，只把檔案管理工作看作是一份簡單的檔案文件整理與保管工作，再加上單位領導的消極態度，檔案管理人員很難努力工作，導致機關單位檔案管理工作一直流于表面，并未有實質性的進步與發展，工作人員不能嚴格按照相關規定開展工作，導致一些重要檔案資料殘缺不全，檔案查閱效果不佳[4]。

4.理體系優化不足

從管理體制來看，在長期的發展過程中，機關單位不斷改革和完善，內部機制也得到一定程度的完善。但在管理上仍然采用傳統的管理方法，如管理流程和管理模式明顯滯后和混亂，造成檔案管理的落后，沒有及時進行檔案管理工作的優化和調整，更缺乏全面完善的檔案管理制度，工作效果受到嚴重影響，工作職責難以得到全面落實。

四、提高機關單位檔案管理措施

1.檔案信息資源管理

確保“兩套歸檔”。在信息化建設中，互聯網和信息技術得到廣泛應用，電子檔案更簡單、更方便、更準確、更靈活。因此，紙質歸檔系統不能滿足電子歸檔管理的需要，應建立和完善檔案信息資源的歸檔系統，實現網上電子歸檔。此外，為最大程度保證檔案安全，有條件的單位在歸檔紙質檔案的同時，應確保紙質檔案信息的安全管理。機關單位檔案管理信息化建設的目的是最大限度地發揮檔案信息資源的利用價值，為個人、單位和社會提供更好的信息服務。機構在制定檔案信息利用制度時，不僅要考慮檔案信息利用的便捷性，還要考慮檔案信息的安全性，尤其是一些敏感信息的使用更要慎重，敏感檔案信息的泄露是一個非常嚴重的問題。因此，在制定制度時，要征求各相關部門的意見，用最完善的制度實現檔案價值的最大化，保證檔案信息資源利用的便捷性和安全性。在檔案信息化建設中，機關單位的檔案信息要經過網絡進行整理、傳播，如果檔案信息保密制度不夠完善，容易出現意外泄露檔案信息的失誤，對單位及個人帶來損失，管理人員將受到一定程度的懲處，也會導致一些人對檔案的信息化管理產生抵觸情緒。因此，政府機構應完善保密制度。比如查閱政府機關內部資料或涉密檔案時，必須經相關部門負責人批準，必要時還要經分管領導審核。未經許可，任何人不得隨意復制和利用檔案信息，禁止隨意傳播涉密檔案信息；如需復制、摘抄涉密檔案信息，應經過審批、登記、保管，使用后按規定歸還；如有泄露，相關人員必須負起責任，嚴肅處理[5]。

2.加大資金投入

數字檔案基礎設施的配套需要資金支持，技術維護也需要大量的后續資金投入。因此，為了改善數字檔案館的基礎設施，必須首先有足夠的物質支持。無論是智能檔案館還是數字檔案館的建設，管理人員都應該首先認識到檔案信息化的重要性。數字檔案館的建設不可能一蹴而就，需要持續的資金支持。首先，政府機關和單位的領導要充分認識到資金管理對數字檔案館建設的重要性。只有精細化管理，精簡經費，數字檔案事業才能持續發展。此外，政府數字檔案館要爭取專項資金，如國家和地方政府經濟社會發展規劃項目、電子政務規劃項目、信息公開規劃項目、檔案數字化建設項目等，從其中獲取專項資金補貼。其次，若不能提供項目資金，科學規劃建設資金是最為必要的。對于軟硬件配置，不應盲目升級，也不應瘋狂擴充，堅持適量、適度，滿足機關數字檔案室建設需要。在檔案資源數字化方面，由于之前存在的財政限制，有針對性、分階段推動實體檔案數字化。最后，機關數字檔案室建設堅持成本效益的原則。

3.打造高素質檔案管理隊伍

如今，經濟社會發展已經進入快車道。為了提高機關單位檔案管理的核心競爭力，加快數字化檔案管理的建設是非常必要的。檔案人員的綜合素質是影響機關單位檔案數字化發展的關鍵因素。因此，建設一支知識淵博、高效、高素質的檔案管理隊伍至關重要。只有這樣，才能發揮檔案管理的作用，更好地為社會發展服務。目前，機關單位檔案管理隊伍在理論水平、專業技能、文化素養等方面存在一定差異，影響了數字化檔案管理水平的提高。鑒于此，政府機關和機關單位應采取有效措施，培養檔案管理人才，加強檔案管理隊伍建設，為數字化檔案管理注入動力。首先，多措并舉，開展多樣化訓練。對于檔案管理人員，不斷擴大和延伸培訓內容和范圍，做到主次分明，提供更廣泛的培訓內容。檔案管理人員也應該不斷加強學習，增強對計算機的熟悉程度，提高自身的計算機操作水平，擴充自身數據管理知識儲備庫，循序漸進提升自身對信息化數據的整合、分析、編研等綜合能力。其次，積極引進高水準、專業性強的檔案管理人員，并組建相應的管理團隊，更好地輔助檔案數字化管理的各項工作，為檔案數字化管理提供技術人才支撐。最后，進一步細化檔案管理崗位職責，將責任落實到每個檔案管理人員身上，增強檔案管理人員的責任意識，打造一支紀律嚴明、技術過硬的綜合性檔案管理團隊，逐步提升檔案管理工作水平[6]。

4.轉變管理方式

信息化的重要前提之一是將傳統的檔案數字化，將各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式相互連接，用計算機系統管理，形成有序的檔案信息庫，能夠及時提供和利用，實現資源共享。為了實現檔案資源的共享，必須建立檔案數據庫。數據庫信息檢索方式的科學性和合理性決定了政府機關檔案的利用效率，政府機關應根據實際情況定期更新檔案數據庫的信息檢索方式。為了便捷獲取準確的檔案信息，機關單位應進一步完善目錄檢索，加快推進全文檢索的實現，做到目錄檢索、全文檢索的全檔案數據庫信息覆蓋，更好地實現檔案信息資源共享。

5.構建多元治理體系

新修訂的《檔案法》將檔案行政主管部門修改為“檔案主管部門”，顯示檔案管理正朝著“去行政化”趨勢發展，規范檔案管理行政權力，使檔案管理更加符合國家治理體系和治理能力現代化的內在要求。因此，要突出共建共治理念，尤其是機關單位機構改革后，應突出檔案管理的專業化建設，設立專門的檔案管理部門，同時借助檔案行業學會、第三方專業機構力量，共同推動檔案事業高質量發展，滿足人民群眾日益增長的信息需求[7]。

結語

綜上所述，新形勢下，機關單位檔案管理面臨著巨大的挑戰，但也有其發展機遇。檔案人員的業務能力也應進一步提高，以適應檔案信息化建設的需要。機關單位檔案管理信息化建設是一項復雜的系統工程，各單位必須積極創新，進一步加快檔案信息化建設步伐，持續提高檔案信息化管理工作質量，為單位、個人和社會提供更高效、更準確、更安全的檔案服務。