大專院校數(shù)字檔案室建設(shè)的思考與實(shí)踐

張盛斌

（湖南省邵陽(yáng)市湘中幼兒師范高等專科學(xué)校，湖南 邵陽(yáng) 422000）

引言

檔案是一種重要的信息資源，大專院校的檔案氛圍兩類，一類是學(xué)生檔案，另一類是教職工的人事檔案。學(xué)生檔案是在學(xué)生在校期間的管理活動(dòng)中形成的，記錄著學(xué)生的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)表現(xiàn)；人事檔案以教職工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)為主，是其個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷的象征。考慮到檔案的私密性與實(shí)用性，大專院校檔案管理工作的實(shí)施尤為重要，為了更好地提升管理效率與質(zhì)量，數(shù)字檔案室的構(gòu)建勢(shì)在必行。相關(guān)院校要進(jìn)一步明確數(shù)字檔案室建設(shè)的意義，實(shí)踐中排除潛在的制約因素，加快檔案管理數(shù)字化步伐，賦予大專院校檔案管理工作新時(shí)代特征。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)的意義

在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展背景下，信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了大面積的普及，數(shù)字化成了當(dāng)前主要的發(fā)展趨勢(shì)，數(shù)字檔案室的建設(shè)符合社會(huì)主義現(xiàn)代化的發(fā)展要求，有利于數(shù)字化電子檔案的形成，便于檔案管理工作的開展，能夠促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量與工作效率的提升。與傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存形式與管理模式相比，電子檔案主要是將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子內(nèi)容，儲(chǔ)存在檔案資源庫(kù)中，既方便隨時(shí)查詢，又為管理工作的開展提供較大的便利[1]。隨著國(guó)家教育利好政策的出臺(tái)，職業(yè)教育受到了高度重視，為了更好地滿足學(xué)生的求學(xué)需求，職業(yè)院校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，生源數(shù)量急劇增加，教師隊(duì)伍日益壯大，導(dǎo)致檔案數(shù)量也隨之增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式涉及的流程復(fù)雜，由于檔案資料的重要性和隱秘性，管理起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容易因工作人員大意出現(xiàn)內(nèi)容上的錯(cuò)誤，降低檔案管理效率。數(shù)字檔案室的建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)，對(duì)存檔的資料進(jìn)行云儲(chǔ)存，這樣在檔案資料的收集、整理、分類和移交等工作環(huán)節(jié)可以有效地節(jié)省時(shí)間，而且只要確保網(wǎng)絡(luò)上的存檔真實(shí)可靠，在查閱過程中就不會(huì)出現(xiàn)其他錯(cuò)誤，能夠確保檔案管理工作的順利開展。另外對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源的合理利用，在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于受到多種因素的影響，無法對(duì)檔案資源進(jìn)行共享，尤其是在學(xué)生進(jìn)入實(shí)習(xí)階段，大部分用人單位都要求實(shí)習(xí)生提供檔案信息，攜帶紙質(zhì)檔案信息不僅會(huì)增加檔案丟失的概率，還不利于檔案的歸檔管理，在實(shí)施電子檔案管理模式后，用人單位利用計(jì)算機(jī)與學(xué)校檔案管理員進(jìn)行對(duì)接，就能了解實(shí)習(xí)生的檔案信息，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理中的諸多缺陷和不足[2]。

二、大專院校檔案管理現(xiàn)狀及數(shù)字檔案室建設(shè)可能遇到的問題

1.檔案管理工作現(xiàn)狀

對(duì)于個(gè)體來書，檔案是重要的資料，承接檔案的單位要做好檔案的保存與管理，作為各單位、企業(yè)、院校的管理內(nèi)容之一，要引起高度重視。在調(diào)查與分析大專院校檔案管理工作的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作還存在一定的問題，主要體現(xiàn)在以下方面。

1.1 忽略檔案管理工作的重要性

檔案管理工作在大專院校中起著重要作用，全體學(xué)生及教職工在校期間的檔案信息都由院校直接管理。當(dāng)學(xué)生畢業(yè)后，未落實(shí)工作單位的學(xué)生檔案會(huì)返回到其生源地的人社局，已經(jīng)落實(shí)工作單位的學(xué)生檔案會(huì)轉(zhuǎn)到其單位，有單位繼續(xù)管理，而教職工的檔案也會(huì)隨其工作的變更發(fā)生變動(dòng)。在實(shí)際的檔案管理工作中，管理人員通常會(huì)因?yàn)槭栌趯?duì)檔案的整理和儲(chǔ)存管理，導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)混亂，在需要進(jìn)行查閱時(shí)，需要很長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行檔案的查找，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)調(diào)取不到檔案的現(xiàn)象，這就需要引起管理人員的高度重視，在檔案資料的收集、整理、分類和移交等工作中，注意每個(gè)工作細(xì)節(jié)，將檔案管理的作用發(fā)揮出來[3]。

1.2 檔案管理機(jī)制不健全

要知道大專院校檔案管理工作涉及的內(nèi)容廣泛，系統(tǒng)化、復(fù)雜化程度高，要嚴(yán)格遵循工作程序，避免存在疏忽與披露，從而對(duì)檔案的機(jī)密性造成破壞。由于在信息化背景下，以往的檔案管理工作程序不符合時(shí)代的發(fā)展，工作效率較低，所以大部分大專院校開始嘗試新型的管理模式，不斷創(chuàng)新檔案管理方式。但是在嘗試創(chuàng)新檔案管理工作模式中，部分院校還沒形成完善的檔案管理工作體系，工作機(jī)制尚未健全。加之在創(chuàng)新過程中缺乏可參考的規(guī)范化流程，加大了檔案管理人員的工作壓力，管理人員的積極性會(huì)逐漸降低，這就增加了工作中的失誤率，使得管理效率無法進(jìn)一步提升[4]。

1.3 檔案管理工作人員的素質(zhì)偏低

大專院校中檔案室中儲(chǔ)存著在校學(xué)生的檔案和教職工的檔案，涉及了學(xué)生和教職工的真實(shí)信息和隱私資料，這就需要管理過程中確保檔案資料的真實(shí)性和保密性，要求檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)，這樣才能完成檔案管理工作。目前大專院校檔案管理工作人員的檔案管理工作中大部分管理人員的綜合素質(zhì)都跟不上檔案的信息化建設(shè)，因其不具備專業(yè)的檔案管理體系，所以無法保證檔案管理工作的全面落實(shí)，不僅降低了檔案管理的工作質(zhì)量，還不利于檔案管理工作的順利開展，容易在查閱過程中造成不必要的麻煩。

2.數(shù)字檔案室建設(shè)可能會(huì)遇到的問題

檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在憑證價(jià)值與情報(bào)價(jià)值，它是隨著社會(huì)發(fā)展而形成的，有理可依、有據(jù)可查，作為真憑實(shí)據(jù)的存在，是記載的第一手資料。作為大專院校的一項(xiàng)管理內(nèi)容，由于尚未形成系統(tǒng)的信息化管理模式，數(shù)字檔案建設(shè)過程中，要充分考慮可能遇到的問題，以便采取有效的措施規(guī)避，從而最大限度地激發(fā)數(shù)字檔案室的作用，彰顯數(shù)字檔案室建設(shè)的意義[5]。

2.1 資金短缺問題

數(shù)字檔案室的建設(shè)依托的是互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)設(shè)備，在原有檔案室的基礎(chǔ)上，建立檔案資源庫(kù)，然后將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，儲(chǔ)存到檔案資源庫(kù)中，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)具有較強(qiáng)的開放性，整體環(huán)境較為混亂，考慮到檔案資源的重要性，為了避免檔案資源被黑客盜取，造成學(xué)生與教職工的隱私信息泄露，對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)施要求較高。學(xué)校需要花費(fèi)大量的資金，購(gòu)置計(jì)算機(jī)設(shè)備，比較考驗(yàn)相關(guān)院校的資金量，所以數(shù)字檔案室的建設(shè)可能會(huì)受到資金短缺問題發(fā)熱影響。

2.2 安全隱患問題

數(shù)字檔案室建成后，管理人員的管理工作也會(huì)以信息化模式為主，依托互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，實(shí)施相關(guān)的管理工作。而網(wǎng)絡(luò)上的IP地址具有開放性，會(huì)留下訪問和瀏覽的痕跡，黑客可以通過IP地址，侵入管理人員的電腦，入侵學(xué)校的檔案資源庫(kù)，盜取其所需要的機(jī)密文件，繼而造成檔案信息泄露問題。加之，有些管理工作人員在使用計(jì)算機(jī)時(shí)，缺乏安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防的意識(shí)，檔案信息管理較為隨意，這也會(huì)直接增加安全隱患風(fēng)險(xiǎn)[6]。

2.3 檔案失真問題

傳統(tǒng)的檔案管理以管理紙質(zhì)版檔案為主，無法隨意涂改，而電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行復(fù)制粘貼，偽造、涂改起來較為容易，且不易被察覺，直接影響了檔案的真實(shí)性。在意識(shí)到這一問題后，大專院校在未來的信息化管理中，要注重從提升管理工作人員的綜合素質(zhì)出發(fā)，對(duì)其管理工作提出高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮其監(jiān)督作用，約束管理工作人員的行為與態(tài)度，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，使其真正做到為每一份檔案負(fù)責(zé)，以此來杜絕發(fā)生檔案失真問題。

2.4 管理主體問題

每所院校都規(guī)劃了專門的檔案室，由專門的管理人員進(jìn)行整理和保存，作為檔案管理的主體，數(shù)字檔案室建設(shè)后其信息化素養(yǎng)不容忽視。但是從目前大專院校檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，不難發(fā)現(xiàn)管理人員的信息化素養(yǎng)普遍偏低，他們習(xí)慣性的以傳統(tǒng)的管理模式為主，無法在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)信息化管理環(huán)境，計(jì)算機(jī)設(shè)備的操作水平有限，缺乏復(fù)合型檔案管理人才。所以大專院校數(shù)字檔案室建設(shè)中可能存在的管理主體問題，主要指的是管理工作人員的信息化素養(yǎng)。

三、大專院校數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)踐策略

1.加大建設(shè)資金投入

計(jì)算機(jī)是數(shù)字檔案室中不可或缺的設(shè)備，為了確保檔案信息化管理的順利進(jìn)行，推動(dòng)大專院校數(shù)字化檔案發(fā)展，高質(zhì)量高配置的計(jì)算機(jī)設(shè)備是基本。相關(guān)的院校要對(duì)數(shù)字檔案室進(jìn)行針對(duì)性的規(guī)劃，加大建設(shè)資金的投入，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建數(shù)字化管理機(jī)制，以提升檔案管理工作效率為整體目標(biāo)。這就需要大專院校做好資金的配置，結(jié)合自身發(fā)展中實(shí)際積累的資金量，在不影響學(xué)校正常育人工作的實(shí)施前提下，抽取一步資金進(jìn)行數(shù)字檔案室的建設(shè)。當(dāng)出現(xiàn)資金不足的情況，可向合作企業(yè)尋求幫助，獲取少量的資金支持，保障數(shù)字檔案室建設(shè)資金充足，避免影響數(shù)字檔案室的建設(shè)速度[7]。

2.賦予檔案管理工作信息化特征

考慮到檔案管理工作的機(jī)密性特征，以往的檔案管理工作的開展大多以實(shí)體檔案為對(duì)象進(jìn)行管理的，所以工作人員的工作量大，工作內(nèi)容煩瑣，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，直接影響了管理質(zhì)量的提升。數(shù)字檔案室的建設(shè)，為大專院校檔案管理工作提供了創(chuàng)新的機(jī)遇與依據(jù)，檔案管理工作要向著信息化、數(shù)字化、智能化的方向轉(zhuǎn)變。一方面創(chuàng)新檔案管理模式，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理不足，另一方面合理利用數(shù)字檔案室中的設(shè)備條件，提升檔案管理的水平，使檔案管理具備時(shí)代發(fā)展特征，實(shí)現(xiàn)檔案管體系的優(yōu)化與完善。例如，在信息技術(shù)的支持下，提高對(duì)檔案管理工作的要求，建立檔案管理規(guī)范化制度，借助制度為管理人員指明工作方向，約束工作人員的管理行為。同時(shí)結(jié)合院校自身的需求，參照國(guó)家的要求與標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施檔案信息的規(guī)范化錄入，建立檔案資源庫(kù)，這樣能夠方便對(duì)檔案的查找與使用，便于工作人員的統(tǒng)一管理與維護(hù)。

3.做好檔案管理平臺(tái)的維護(hù)工作

對(duì)于大專院校的檔案管理來說，工作人員要具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，秉承良好的服務(wù)姿態(tài)，投入到每日的工作中，以服務(wù)好檔案使用者為宗旨，形成科學(xué)的管理理念。考慮到數(shù)字檔案室建設(shè)和使用中可能發(fā)生安全隱患問題，所以在日常的管理工作中，還要增設(shè)對(duì)信息化平臺(tái)的維護(hù)，排查潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，以便杜絕檔案安全隱患的發(fā)生。大專院校檔案信息管理部門不僅要建立電子檔案信息安全保障體系，確保檔案室內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，對(duì)訪問IP設(shè)定用戶權(quán)限，將機(jī)密檔案信息加密儲(chǔ)存，在硬件設(shè)備上做好安全保障。還要在每日工作結(jié)束后，進(jìn)入到管理平臺(tái)，學(xué)習(xí)相關(guān)的操作技術(shù)，去維護(hù)平臺(tái)，一方面保障檔案管理工作的順利開展，另一方面識(shí)別安全隱患，更好的發(fā)揮數(shù)字檔案的作用，為學(xué)生和教職工的檔案提供保障。

4.提升管理人員的信息化素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案信息的密切接觸者，數(shù)字檔案室的使用過程中，比較考驗(yàn)管理人員的綜合素質(zhì)，其中信息化素養(yǎng)就是綜合素質(zhì)的一方面。要知道在進(jìn)行檔案信息上傳前，管理人員要向個(gè)人或者學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的示意，獲得領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后，再進(jìn)行相關(guān)的管理工作，確保電子檔案管理工作的合理性。所以在具體的工作開展中，檔案信息管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，端正的工作態(tài)度，本著為每一份檔案負(fù)責(zé)的原則，投入到管理工作中。為了有效提升管理人員的信息素養(yǎng)，可以從兩個(gè)方面出發(fā)，第一，引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的技術(shù)管理人才，增加檔案管理工作中優(yōu)秀管理人員的儲(chǔ)備。第二，做好現(xiàn)有管理人員的信息化培訓(xùn)，融入計(jì)算機(jī)的操作與數(shù)字檔案的管理步驟和要求，要求管理人員積極參加，促進(jìn)檔案管理人員信息素養(yǎng)的提升。另外，還可將電子檔案管理能力與其工資、職位晉升掛鉤，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，作為鼓勵(lì)與鞭策，使全體檔案管理人員積極地投入到電子檔案管理工作中。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案是寶貴的物質(zhì)資料，主要通過收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)，賦予檔案經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)等功能，維護(hù)階級(jí)關(guān)系與階級(jí)利益。大專院校在數(shù)字檔案建設(shè)過程中，要加快檔案管理改革步伐，創(chuàng)新檔案管理工作模式，賦予檔案管理工作信息化屬性。致力于改善檔案管理工作現(xiàn)狀，借助信息化元素，擴(kuò)大檔案管理范圍，推動(dòng)檔案管理的智能化、數(shù)字化發(fā)展，為院校的全體師生提供智能化服務(wù)保障，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。